Việc tổ chức và quản lý ảnh không chỉ dành riêng cho các nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp. Tôi từng tin rằng mình đã có các bản sao lưu đầy đủ và có nhiều thời gian để sắp xếp mọi thứ. Nhưng vài sai lầm tưởng chừng nhỏ nhặt đã khiến tôi mất đi hàng ngàn bức ảnh không thể thay thế. Nếu bạn quan tâm đến những khoảnh khắc quý giá đã ghi lại, hãy đọc bài viết này trước khi bạn cũng rơi vào hoàn cảnh mất mát tương tự. Kinh nghiệm cá nhân của tôi hy vọng sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có khi lưu trữ và quản lý kho ảnh số của mình.
Không Giữ Nhiều Bản Sao Ảnh
Trước đây, tôi có thói quen chỉ lưu trữ ảnh ở một nơi duy nhất, trừ khi có mục đích sử dụng cụ thể. Ví dụ, ảnh từ máy ảnh thường chỉ nằm trên ổ cứng ngoài cho đến khi tôi muốn đăng chúng lên Instagram. Khi đó, tôi mới chuyển file sang điện thoại thông minh.
Việc không giữ nhiều bản sao là một rủi ro lớn, và nó đã gây ra hậu quả nghiêm trọng vài lần. Điển hình là vào năm 2023, tôi vô tình làm rơi ổ cứng HDD xuống sàn. Ổ đĩa ngừng hoạt động ngay lập tức, và tôi mất trắng ảnh từ nhiều chuyến đi quan trọng.
Giờ đây, tôi luôn giữ ít nhất hai phiên bản của mỗi bức ảnh. Ngoài ổ cứng HDD, tôi còn lưu trữ ảnh trên Dropbox và/hoặc iCloud. Google Photos cũng là một lựa chọn tuyệt vời, cùng với một số dịch vụ lưu trữ đám mây khác tập trung vào quyền riêng tư. Việc phân tán dữ liệu giúp giảm thiểu rủi ro mất mát do lỗi phần cứng hay sự cố bất ngờ.
Không Tạo Thư Mục Phân Loại Chi Tiết Cho Ảnh
Tôi từng tổ chức ảnh của mình thành ba thư mục chính: “Chưa chỉnh sửa”, “Cần chỉnh sửa Photoshop” và “Đã chỉnh sửa”. Mặc dù cách này ban đầu có vẻ hữu ích, nhưng khi số lượng ảnh ngày càng tăng, tôi bắt đầu gặp khó khăn. Việc gom tất cả ảnh đã chỉnh sửa vào cùng một thư mục khiến tôi cảm thấy quá tải; thậm chí, việc xóa hết và bắt đầu lại còn dễ dàng hơn là sắp xếp lại chúng.
Hiện tại, tôi tạo các thư mục con (subcategories) chi tiết khi cần thiết để việc quản lý ảnh hiệu quả hơn. Ví dụ, tôi tạo các thư mục theo tháng cho những chủ đề và địa điểm chụp ảnh thường xuyên. Nếu cần, tôi còn tạo danh mục theo tuần hoặc cho từng buổi chụp cụ thể. Điều này giúp tôi dễ dàng tìm kiếm và quản lý kho ảnh khổng lồ của mình một cách khoa học.
Các thư mục phân loại ảnh trên máy tính giúp sắp xếp khoa học
Chỉ Giữ Một Định Dạng File Ảnh Duy Nhất
Mặc dù JPEG là định dạng file ảnh mặc định và phổ biến, nhưng việc không sử dụng các định dạng khác có thể gây ra nhiều vấn đề. Ví dụ, đôi khi ảnh JPEG không đủ chất lượng khi tôi muốn bán chúng hoặc in ấn với kích thước lớn.
Ngày nay, tôi lưu giữ những bức ảnh quan trọng ở ít nhất hai định dạng file. TIFF là lựa chọn tốt cho những bức ảnh tôi muốn bán dưới dạng poster nhờ khả năng bảo toàn chất lượng cao. Việc lưu ảnh dưới định dạng JPEG 2000 là lý tưởng cho các file không nén, đảm bảo không mất dữ liệu. Và tôi sử dụng định dạng PSD nếu biết rằng mình sẽ tiếp tục chỉnh sửa trong Photoshop sau này, bởi nó lưu trữ tất cả các lớp và thông tin chỉnh sửa.
Thư mục chứa các file ảnh định dạng PSD đã được lưu trên ổ đĩa
Không Có Quy Trình Ưu Tiên Ảnh Rõ Ràng
Dù là khi chỉnh sửa hay lưu trữ ảnh, tôi đã học được rằng việc ưu tiên những bức ảnh quan trọng nhất sẽ dẫn đến việc tổ chức tốt hơn. Tôi từng để các file ảnh của mình theo thứ tự ngẫu nhiên, điều này khiến tôi lãng phí rất nhiều thời gian khi sau này muốn tìm lại chúng.
Hiện tại, tôi thực hiện việc ưu tiên một cách nghiêm túc. Ít nhất, tôi đánh dấu các bức ảnh cần giữ lại bằng chức năng yêu thích trên iPhone. Trên máy tính, tôi quản lý ảnh gọn gàng hơn với Adobe Bridge, một phần mềm sử dụng hệ thống đánh giá bằng sao. Hơn nữa, tôi sử dụng ứng dụng này để loại bỏ và xóa những bức ảnh mà tôi biết mình sẽ không bao giờ dùng đến, giúp kho ảnh gọn gàng hơn.
Hệ thống đánh giá sao trong phần mềm Adobe Bridge giúp quản lý và ưu tiên ảnh
Không Đặt Tên File Ảnh Đúng Cách
Việc giữ nguyên tên file ảnh mặc định đã gây ra sự căng thẳng không cần thiết khi sau này tôi muốn tìm lại một bức ảnh cụ thể. “DSCF1234.jpg” rõ ràng không phải là một thuật ngữ dễ tìm kiếm chút nào. Tìm kiếm theo ngày đôi khi là một “cứu cánh”, nhưng tôi không phải lúc nào cũng nhớ chính xác ngày mình chụp những bức ảnh đó.
Mặc dù tôi không thể đổi tên file trực tiếp trên điện thoại, nhưng việc thay đổi chúng trên máy tính và các phần mềm đám mây lại rất dễ dàng. Tôi đặt tên ảnh theo cách mình có thể ghi nhớ, chẳng hạn như “Bo_Dao_Nha_Bien_Hoang_Hon_2018-06-05”. Sau đó, tôi có thể tìm kiếm trên ổ cứng hoặc nền tảng lưu trữ mà không cần phải vào đúng thư mục hay đoán mò.
Các file ảnh đã được đổi tên theo quy tắc dễ nhớ trong một thư mục
Xóa Phần Mềm Chỉnh Sửa Ảnh
Đã có lúc tôi xóa phần mềm chỉnh sửa ảnh vì nhiều lý do khác nhau. Khi tôi chuyển ra nước ngoài vào năm 2020, gói đăng ký cũ của tôi trên Adobe Lightroom không còn hoạt động. Tôi không nhận ra rằng việc tạo tài khoản mới sẽ dẫn đến việc mất tất cả các bức ảnh (và preset) đã lưu trữ trong đó.
Những dịp khác, tôi đã gỡ bỏ phần mềm chỉnh sửa vì các vấn đề về hiệu suất. Thật kinh hoàng, sau khi cài đặt lại ứng dụng, tôi phát hiện ra một danh mục trống rỗng.
Tôi cố gắng tránh xóa các ứng dụng của mình và thay vào đó tìm kiếm các giải pháp thay thế. Nhưng nếu buộc phải làm vậy, tôi sẽ lưu tất cả các file vào một ổ đĩa ngoài và sau đó nhập lại ảnh vào Lightroom. Lightroom CC là một lựa chọn khác vì tất cả các bức ảnh đều được lưu trữ trên máy chủ đám mây, giúp giảm thiểu rủi ro.
Phụ Thuộc Vào Ứng Dụng Ảnh Gốc Của Máy Tính
Trước khi mua MacBook và sử dụng iCloud, tôi thường phụ thuộc vào các ứng dụng ảnh gốc của máy tính cũ để tổ chức ảnh. Nhưng mỗi khi cần xóa sạch thiết bị (điều thường xuyên xảy ra), tôi đều mất tất cả các file của mình. Nhìn lại, tôi thấy mình thật ngốc nghếch vì vấn đề này hoàn toàn có thể khắc phục dễ dàng.
Thay vì dựa vào máy tính, tôi tải các bức ảnh quan trọng lên máy chủ đám mây. May mắn thay, máy Mac của tôi làm điều này theo mặc định—nhưng tôi khuyên bạn không nên sử dụng ứng dụng gốc trên tất cả các hệ điều hành. Một lợi ích bổ sung là việc lưu trữ ảnh trên đám mây giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên thiết bị của bạn.
Không Tổ Chức Ảnh Dựa Trên Mục Đích Sử Dụng
Trong khi tôi thường thay đổi kích thước ảnh Instagram thành tỷ lệ 4:5, tôi linh hoạt hơn khi đăng ảnh lên blog hoặc các phương tiện trực tuyến khác. Nhưng mặc dù cần thay đổi kích thước ảnh, tôi vẫn giữ tất cả trong cùng một thư mục.
Ngoài việc mất những bức ảnh lẽ ra rất tuyệt để chia sẻ, việc không tổ chức ảnh dựa trên nơi tôi sẽ sử dụng chúng còn đồng nghĩa với việc phải làm thêm nhiều công việc thủ công để tìm kiếm một bức ảnh cụ thể. Việc tạo các thư mục có tiêu đề như “Dành cho Instagram”, “Để chia sẻ với gia đình”, v.v., là một giải pháp dễ dàng và hiệu quả.
Các thư mục được phân loại theo mục đích sử dụng ảnh trên ổ cứng máy tính
Bỏ Qua Việc Gắn Thẻ Cho Những Người Khác
Tôi chưa bao giờ nhận ra rằng việc gắn thẻ một người nào đó trên Facebook có thể hữu ích cho việc tổ chức ảnh ở các nền tảng khác. Việc tìm kiếm hình ảnh của mọi người sẽ khó khăn hơn rất nhiều nếu chỉ dựa vào các thư mục, và tôi ước rằng mình đã thêm thẻ tên cho các bức ảnh chân dung sớm hơn.
Nhờ tính năng Nhận diện khuôn mặt trong ứng dụng Photos, tôi không cần phải tạo thẻ trên iPhone. Trên máy tính, tôi tạo chúng tương tự như cách tôi tạo các thẻ khác (chỉ khác là tôi dùng tên người thay vì một mô tả nào đó). Điều này giúp tôi nhanh chóng tìm thấy những bức ảnh liên quan đến một người cụ thể, đặc biệt hữu ích khi tìm kiếm kỷ niệm.
Không Sao Lưu Ảnh Thường Xuyên
Trước đây, tôi chỉ sao lưu ảnh khi thấy các thư mục của mình trở nên quá tải. Ngoài việc tốn nhiều thời gian hơn, điều đó còn có nghĩa là tôi luôn có nguy cơ mất file. Ngay cả trên iCloud, tôi cũng đã tắt tính năng sao lưu tự động. Trong trường hợp xảy ra lỗi hệ thống hoặc ổ cứng bị hỏng, tôi đã mất đi ký ức của nhiều năm.
Hiện tại, tôi thực hiện sao lưu định kỳ, gián đoạn. Tôi bật tính năng sao lưu iCloud tự động trên các thiết bị Apple của mình; nếu thiết bị của bạn có tính năng tương tự, tôi khuyên bạn nên sử dụng nó. Khi sử dụng Lightroom và Photoshop, tôi tải các bức ảnh đã chỉnh sửa lên Dropbox ngay sau phiên làm việc. Đây là một thói quen đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng để bảo vệ dữ liệu.
Tổ chức ảnh mất thời gian, nhưng không nhiều bằng việc khôi phục những bức ảnh đã mất. Vì đôi khi việc khôi phục là bất khả thi, tôi giờ đây luôn cố gắng giữ mọi thứ ngăn nắp. Nó đã trở thành một phần bình thường trong lịch trình của tôi và ít căng thẳng hơn nhiều so với việc phải sắp xếp lại mọi thứ sau này. Hãy bắt đầu xây dựng thói quen quản lý và sao lưu ảnh ngay hôm nay để bảo vệ những khoảnh khắc quý giá của bạn!
