Trong kỷ nguyên số, email không chỉ là phương tiện liên lạc mà còn là kho lưu trữ thông tin quan trọng: từ tài liệu công việc, hợp đồng, hình ảnh gia đình cho đến những kỷ niệm cá nhân. Tôi đã từng trải qua nỗi lo lắng tột độ khi suýt mất đi toàn bộ email do một sự cố không mong muốn, từ đó nhận ra tầm quan trọng của việc sao lưu dữ liệu. Tuy nhiên, quá trình này không phải lúc nào cũng đơn giản, và tôi đã mắc phải không ít sai lầm. Nếu bạn đang sao lưu email một cách hời hợt hoặc thậm chí chưa từng sao lưu, những sai lầm dưới đây có thể khiến bạn phải hối tiếc.
1. Chần chừ giữa các lần sao lưu
Nhiều người có xu hướng tin rằng email của mình sẽ an toàn tuyệt đối trong hộp thư và trì hoãn việc sao lưu cho đến khi quá muộn. Nhưng mọi thứ có thể diễn biến không như mong muốn. Bạn có thể bị khóa tài khoản Google, hoặc vô tình xóa nhầm một hoặc nhiều email cùng với tệp đính kèm quan trọng. Tôi từng nghĩ rằng mình có thể sao lưu hàng tháng là đủ, cho đến khi mất cả một chuỗi email quan trọng.
May mắn thay, việc tạo thói quen sao lưu email hàng ngày hoặc hàng tuần không hề khó. Các bước thực hiện sao lưu sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email của bạn. Tuy nhiên, đối với Gmail – một trong những nhà cung cấp email phổ biến nhất, bạn có thể sử dụng công cụ Google Takeout để xuất dữ liệu của mình. Sau đó, bạn có thể lưu trữ dữ liệu này trên một ổ cứng ngoài, dịch vụ đám mây, hoặc một vị trí tương tự dễ dàng truy cập.
Màn hình giao diện Google Takeout với tùy chọn xuất dữ liệu email Gmail
2. Chỉ sao lưu chọn lọc các thư mục quan trọng
Có vẻ hợp lý khi chỉ sao lưu những email cụ thể hoặc email trong một thư mục nhất định. Tuy nhiên, cách làm này đôi khi lại phản tác dụng. Nhiều chi tiết quan trọng có thể bị bỏ qua trong các email nằm ở những nơi bạn ít nghĩ đến việc sao lưu, chẳng hạn như thư mục Quảng cáo (Promotions) hoặc Thư đã gửi (Sent). Tôi đã rút ra bài học này một cách khó khăn, và giờ đây, tôi luôn sao lưu mọi thứ.
Tất nhiên, chỉ bạn mới có thể quyết định điều gì đáng để sao lưu. Nhưng một nguyên tắc tôi thường tuân thủ là sao lưu dữ liệu quan trọng hai lần (một lần trên đám mây và một lần cục bộ), trong khi những dữ liệu ít quan trọng hơn chỉ cần sao lưu một lần. Bạn cũng có thể chọn sao lưu tất cả các tệp lớn của mình hai lần, vì chúng thường là những tệp khó phục hồi nhất khi bị mất. Đặc biệt, các tệp đính kèm như hợp đồng và tài liệu nhiều trang nên được ưu tiên để bạn luôn có quyền truy cập vào chúng.
3. Bỏ qua việc kiểm tra khả năng phục hồi của bản sao lưu
Khi mới bắt đầu sao lưu dữ liệu, tôi không nhận ra rằng các tệp của mình đã xuất không chính xác. Tôi cứ nghĩ rằng mình đã tải xuống các tệp và chúng đã sẵn sàng để sao lưu vào vị trí lưu trữ của tôi. Tôi chỉ nhận ra có điều gì đó không ổn khi cố gắng phục hồi một số email đó.
May mắn thay, tôi đã phát hiện ra sai lầm này khá sớm và không mất mát bất cứ thứ gì quá quan trọng. Vì vậy, nếu bạn mới bắt đầu sao lưu email, hãy đảm bảo rằng bạn thường xuyên kiểm tra xem mình có thể phục hồi dữ liệu từ bản sao lưu hay không. Hãy mở nội dung của các tệp sao lưu và kiểm tra xem mọi thứ có tải đúng cách không, và liệu bạn có thể truy cập tất cả dữ liệu của mình hay không.
4. Phụ thuộc vào một vị trí sao lưu duy nhất
Việc chỉ dựa vào một phương pháp sao lưu duy nhất là công thức dẫn đến thảm họa. Hãy thử nghĩ xem: bạn sẽ làm gì nếu tất cả các bản sao lưu của bạn đều được lưu trữ trên máy tính xách tay và đột nhiên chiếc máy tính đó bị hỏng hoặc mất? Đó là kiểu tình huống bạn không muốn gặp phải, đặc biệt khi bạn thực sự cần truy xuất một email cũ.
Ngay cả những vị trí lưu trữ an toàn nhất cũng có thể gặp sự cố. Ổ cứng có thể bị hỏng, trong khi các dịch vụ đám mây có thể bị tấn công. Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên có các bản sao lưu của mình ở ít nhất một vài nơi khác nhau. Lý tưởng nhất, bạn muốn có một bản sao lưu vật lý và một bản sao lưu trên dịch vụ đám mây. Mặc dù đây là cách tôi thực hiện, bạn cũng có thể áp dụng quy tắc 3-2-1, về cơ bản có nghĩa là:
- Bạn tạo ba bản sao của tất cả các email và tệp đính kèm quan trọng một cách thường xuyên.
- Bạn chọn hai loại vị trí lưu trữ để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu do lỗi phần cứng hoặc bất kỳ sự cố tài khoản/kết nối nào.
- Cuối cùng, một bản sao dữ liệu của bạn nên được gửi đến một vị trí vật lý ở xa (offsite).
Ổ cứng di động được kết nối với máy tính cá nhân để lưu trữ các bản sao lưu email
5. Để bản sao lưu không được mã hóa
Bất kỳ loại dữ liệu nào bạn sao lưu đều nên được mã hóa để bảo vệ khỏi việc truy cập trái phép. Tôi thích giữ mọi thứ đơn giản, vì vậy tôi đã không mã hóa các bản sao lưu email của mình trong một thời gian dài. Nhưng nếu bạn đang xử lý thông tin nhạy cảm, đây không phải là điều bạn nên trì hoãn. Nó có vẻ là một bước không cần thiết, nhưng có thể giúp bảo vệ dữ liệu của bạn rất nhiều nếu ai đó cố gắng truy cập các tệp của bạn.
Nếu bạn quyết định mã hóa dữ liệu, hãy đảm bảo lưu trữ các khóa mã hóa ở một nơi an toàn và tách biệt với bản sao lưu để bạn không bị mất chúng. Hãy nhớ rằng, nếu không có khóa, dữ liệu của bạn coi như đã mất.
Tôi từng nghĩ mình không bao giờ phải sao lưu email vì chúng đã an toàn trong hộp thư đến, và tôi không muốn làm phức tạp mọi thứ cho bản thân. Chỉ đến khi bắt đầu sao lưu email, tôi mới nhận ra rằng việc đó thực sự không khó chút nào. Sự an tâm khi biết mình có thể truy cập bất kỳ email hoặc tệp đính kèm nào vào bất cứ lúc nào hoàn toàn xứng đáng với công sức bỏ ra. Nếu bạn đã trì hoãn việc sao lưu email, hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác, hãy làm quen với những mẹo sao lưu nhanh chóng để giúp bạn duy trì thói quen này, đảm bảo dữ liệu quan trọng luôn trong tầm kiểm soát.
