Trong thời đại số hóa, việc sao lưu dữ liệu cá nhân là điều cực kỳ quan trọng để bảo vệ thông tin khỏi mất mát hoặc hư hỏng. Mặc dù các gói đăng ký phần mềm đám mây giúp việc sao lưu trở nên dễ dàng hơn, bạn không nhất thiết phải chi trả để giữ cho các tệp và thư mục của mình được tổ chức an toàn. Có nhiều lựa chọn thay thế tuyệt vời, hiệu quả và đáng ngạc nhiên là rất dễ sử dụng để bạn có thể sao lưu dữ liệu miễn phí, đảm bảo cuộc sống số của mình luôn được bảo vệ.
1. Tận Dụng Ổ Cứng Gắn Ngoài
Ổ cứng gắn ngoài (External Hard Drive – HDD/SSD) là một trong những cách đơn giản nhất để sao lưu các tệp và thư mục kỹ thuật số của bạn mà không cần đăng ký dịch vụ. Bạn chỉ cần cắm ổ cứng vào máy tính và bắt đầu chuyển nội dung của mình. Việc này nên được thực hiện ít nhất mỗi tuần một lần, nhưng nếu bạn là người dùng tạo ra nhiều dữ liệu số, sao lưu hàng ngày sẽ tốt hơn.
Ổ cứng gắn ngoài đang kết nối với máy tính để sao lưu dữ liệu
Dung lượng 1TB thường đủ cho hầu hết người dùng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sao lưu ảnh, video và các tệp lớn khác, bạn nên chọn ổ cứng có dung lượng 2TB hoặc cao hơn. Việc có nhiều hơn một ổ cứng gắn ngoài là một lựa chọn khôn ngoan. Mặc dù bạn có thể thực hiện các bước để kéo dài tuổi thọ ổ cứng của mình, nhưng tất cả chúng đều có thể hỏng hóc theo thời gian. Vì lý do này, bạn vẫn nên xem xét sao lưu thêm vào một dạng lưu trữ đám mây nào đó (kể cả phiên bản miễn phí). Khi chọn ổ cứng gắn ngoài, hãy tìm loại có độ bền cao để tránh hư hỏng nếu vô tình làm rơi.
2. Sử Dụng Time Machine (Dành Cho Người Dùng Mac)
Nếu bạn sở hữu một máy Mac, bạn nên tận dụng Time Machine. Công cụ tích hợp này cho phép bạn sao lưu các phiên bản của máy tính và khôi phục chúng khi cần. Đây là một chương trình cực kỳ hữu ích nếu bạn gặp sự cố với bản cập nhật phần mềm hoặc nếu máy tính của bạn bị nhiễm phần mềm độc hại (malware).
Giao diện Time Machine trên macOS cho phép sao lưu hệ thống
Với Time Machine, bạn có thể sao lưu tất cả các tài liệu quan trọng trên máy tính của mình. Để thiết lập công cụ này, bạn chỉ cần truy cập ứng dụng trên máy Mac và bắt đầu quá trình. Mặc dù hệ sinh thái của Apple được tích hợp tốt, bạn không thể sử dụng tính năng này trên iPhone hoặc iPad. Đôi khi, bạn có thể gặp vấn đề khi không thể sao lưu Mac bằng Time Machine. Trong những trường hợp này, hãy thử tắt các phần mềm quét virus và kết nối một ổ đĩa gắn ngoài khác.
Đáng tiếc, Windows không có công cụ tích hợp tương tự Time Machine. Tuy nhiên, có nhiều cách khác để bạn có thể sao lưu dữ liệu trên Windows, bao gồm tạo một bản sao đĩa hoàn chỉnh.
3. Sao Lưu File Nhỏ Với USB Flash Drive
Trước khi các dịch vụ đám mây trở nên phổ biến, chúng ta thường sao lưu công việc của mình lên USB flash drive (hay còn gọi là USB stick) với nhiều kích cỡ khác nhau. Những ổ đĩa lưu trữ nhỏ gọn này lý tưởng để lưu trữ các bản sao tài liệu Word, tệp PDF và các tệp có kích thước tương tự.
Cổng kết nối phía sau thiết bị với cáp HDMI và USB flash drive
USB flash drive hoạt động tương tự như các ổ cứng gắn ngoài lớn hơn. Khi bạn cắm chúng vào máy tính, bạn có thể truy cập tất cả các tệp của mình. Tuy nhiên, giống như các ổ đĩa lớn hơn, chúng không tồn tại vĩnh viễn. Hãy đảm bảo sử dụng một tùy chọn sao lưu phụ để tránh mất các tệp quan trọng. Khi làm việc với USB, hãy nhớ lưu tệp thường xuyên và luôn rút USB an toàn khỏi máy tính, tương tự như cách bạn làm với các ổ cứng gắn ngoài khác, điều này đôi khi dễ bị quên hơn so với các ổ đĩa lớn hơn.
4. Ghi Dữ Liệu Ra Đĩa
Mặc dù khá lỗi thời, ghi tệp của bạn ra đĩa (CD/DVD) là một cách để sao lưu dữ liệu kỹ thuật số của bạn lên phương tiện vật lý. Mua đĩa thường rẻ hơn so với ổ cứng gắn ngoài, vì vậy đây có thể là một lựa chọn rất tiết kiệm chi phí.
Khi bạn đã ghi tệp vào đĩa, bạn có thể truy cập chúng mỗi khi bạn chèn đĩa. Tuy nhiên, bạn sẽ cần một đầu đọc/ghi đĩa hỗ trợ điều này; nhiều máy tính xách tay hiện đại không còn trang bị ổ đĩa quang. Hãy đánh dấu mỗi đĩa để bạn biết nội dung được lưu trữ trên đó, bạn có thể dùng bút đánh dấu hoặc ghi trực tiếp lên vỏ hộp đĩa.
5. Khai Thác Công Cụ Đám Mây Miễn Phí
Không trả phí đăng ký không có nghĩa là bạn nên bỏ qua hoàn toàn các công cụ đám mây. Một số ứng dụng cung cấp một lượng lưu trữ miễn phí đáng kể; ví dụ, Google Drive cung cấp cho bạn tới 15GB. Đối với nhu cầu sử dụng thông thường, bạn thường không cần lo lắng về việc vượt quá giới hạn này.
Màn hình laptop hiển thị trạng thái dung lượng lưu trữ trên Google Drive
Bạn có thể tối ưu hóa để không phải trả tiền cho bộ nhớ Google Drive bằng nhiều cách. Ví dụ, bạn nên xóa các bản sao lưu điện thoại lỗi thời và loại trừ video khỏi các bản sao lưu WhatsApp. Trong trường hợp xấu nhất, bạn luôn có thể tạo một tài khoản Google Drive thứ hai nếu cần.
Các giải pháp đám mây miễn phí khác cũng có thể hữu ích, nhưng chúng thường có dung lượng thấp hơn, khoảng 2-5GB. iCloud là một ví dụ, nhưng may mắn thay, bạn có thể giải phóng không gian iCloud và giữ ảnh mà không cần trả phí.
6. Tải Bản Sao Dữ Liệu Cá Nhân
Ngoài việc sử dụng lưu trữ đám mây, bạn có thể tải xuống một bản sao dữ liệu của mình bằng nhiều công cụ. Bạn thường sẽ nhận được một liên kết gửi về email chứa thông tin của bạn; Google Drive cũng hỗ trợ tính năng này. Sau khi có liên kết, bạn có thể truy cập dữ liệu của mình khi cần, cho phép bạn dọn dẹp các tệp và giải phóng nhiều không gian hơn trên dịch vụ đám mây hoặc thiết bị gốc.
Việc tải xuống bản sao dữ liệu của bạn có thể tiềm ẩn rủi ro. Bạn phải theo dõi tất cả các liên kết và thư mục của mình; nếu không có chúng, bạn có thể mất nội dung của mình vĩnh viễn. Hãy cân nhắc tạo một tài liệu ngoại tuyến nơi bạn có thể ghi lại tất cả các thông tin quan trọng này.
Dù các gói đăng ký lưu trữ đám mây trả phí là một cách dễ dàng để sao lưu cuộc sống kỹ thuật số của bạn, bạn không cần phải phụ thuộc hoàn toàn vào chúng. Bạn có thể sử dụng một số giải pháp thay thế hiệu quả, chẳng hạn như ổ cứng gắn ngoài, USB flash drive, hay thậm chí ghi dữ liệu ra đĩa. Nhiều phương pháp này đòi hỏi sự can thiệp thủ công nhiều hơn, vì vậy hãy đảm bảo bạn thường xuyên sao lưu các tệp và thư mục của mình để tránh mọi rủi ro mất mát dữ liệu.
