Ngay cả những bảng tính đơn giản nhất – ngân sách, danh sách, công cụ theo dõi, v.v. – cũng có thể tận dụng các tính năng mạnh mẽ trong Excel mà bạn thường bỏ qua vì nghĩ chúng quá phức tạp. Thực tế, chúng dễ sử dụng hơn bạn nghĩ rất nhiều và có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc. Với vai trò là một chuyên gia SEO và biên tập viên công nghệ dày dạn kinh nghiệm tại thuthuat365.net, chúng tôi cam kết mang đến những kiến thức và thủ thuật công nghệ hữu ích nhất, giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Bài viết này sẽ đi sâu vào 6 tính năng Excel ít người dùng nhưng cực kỳ hữu ích, giúp bạn trở thành một chuyên gia Excel thực thụ.
1. Quick Analysis (Phân Tích Nhanh)
Giả sử bạn có một bảng tính chứa các bản ghi doanh số bán hàng. Khi bạn chọn một vài ô, công cụ Quick Analysis trong Excel sẽ ngay lập tức đề xuất thực hiện các thao tác sau cho bạn:
- Tính tổng Doanh thu hoặc Đơn vị đã bán.
- Thêm biểu đồ, có thể dùng để trực quan hóa Tổng Lợi nhuận theo Khu vực.
- Áp dụng thang màu (color scales) để làm nổi bật các đơn hàng có lợi nhuận cao nhất.
- Chuyển đổi dữ liệu của bạn thành Bảng Excel (Excel Table) để dễ dàng lọc và sắp xếp.
Cách hoạt động của tính năng này rất đơn giản: Khi bạn chọn bất kỳ phạm vi ô nào trong Excel, một biểu tượng nhỏ sẽ xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải (nó trông giống một hình vuông có ba dòng và một tia sét). Nhấp vào biểu tượng này, hoặc chỉ cần nhấn Ctrl + Q, và Excel sẽ ngay lập tức hiển thị một menu với năm danh mục phân tích: Formatting (Định dạng), Charts (Biểu đồ), Totals (Tổng cộng), Tables (Bảng), và Sparklines.
Trong mỗi danh mục này, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn được tùy chỉnh cho dữ liệu cụ thể của bạn. Khi tôi chọn mười lăm hàng với tất cả mười bốn cột từ bảng tính hồ sơ bán hàng của mình, Excel đã gợi ý các loại biểu đồ Clustered Column, Stacked Column, Clustered Bar và Stacked Bar trong danh mục Charts.
Các loại biểu đồ được đề xuất bởi tính năng Quick Analysis trong Microsoft Excel sau khi chọn tất cả các cột dữ liệu
Tuy nhiên, khi tôi chỉ chọn các cột Ship Date và Units Sold, các gợi ý biểu đồ đã thay đổi thành Line, Scatter, Clustered Column và Stacked Area.
Nếu vùng chọn của bạn nhỏ hoặc đủ dễ quản lý, bạn có thể xem trước từng tùy chọn chỉ bằng cách di chuột qua.
Xem trước Bảng Pivot được tính năng Quick Analysis trong Excel gợi ý
Trong khi xem trước, nếu bạn thấy tùy chọn nào ưng ý, bạn có thể nhấp vào nó để tạo ngay lập tức. Tính năng này không khả dụng trên phiên bản di động hoặc web. Để sử dụng, bạn cần Excel 2013 trở lên trên máy tính để bàn.
2. Data Validation (Kiểm Tra Dữ Liệu)
Hãy tưởng tượng bạn đang thu thập phản hồi RSVP cho đám cưới của mình. Bạn sẽ cần khách mời xác nhận việc tham dự, chọn món ăn ưa thích và có thể cho biết có mang thêm khách không. Nếu không có Data Validation, bạn chắc chắn sẽ nhận được một mớ hỗn độn các phản hồi: Yes, y, Attending, Chicken, Veggie, 1, one, hoặc thậm chí là các trường hoàn toàn trống.
Dưới đây là ví dụ về cách bạn có thể ngăn chặn nỗi đau đầu khi phải dọn dẹp dữ liệu như vậy:
- Chọn cột Meal Choice của bạn và truy cập tab Data.
- Tìm Data Validation trong phần Data Tools. Bạn sẽ nhận ra nó qua biểu tượng hai hình chữ nhật, một hình có dấu tích màu xanh lá cây và hình còn lại có dấu lỗi màu đỏ.
- Nhấp vào đó, chọn List trong phần Allow, và nhập các giá trị cho phép của bạn, phân tách bằng dấu phẩy.
- Nhấn OK hoặc Apply, tùy theo phiên bản Excel của bạn, và thế là xong.
Bây giờ, khi ai đó cố gắng nhập một lựa chọn món ăn nằm ngoài danh sách cho phép của bạn, họ sẽ nhận được một thông báo lỗi.
Thông báo lỗi của Microsoft Excel khi dữ liệu không hợp lệ theo quy tắc Data Validation
Bạn cũng có thể tùy chỉnh thông báo lỗi đó. Thay vì thông báo lỗi chung chung của Excel, bạn có thể hiển thị một thông báo thực sự hữu ích, chẳng hạn như Vui lòng nhập một trong các món sau: Gà, Cá, hoặc Chay.
Bạn có thể thiết lập các quy tắc kiểm tra dữ liệu cho hầu hết mọi thứ. Ví dụ, bạn có thể giới hạn một cột Status chỉ chấp nhận các giá trị Open, In Progress, và Complete, hoặc đảm bảo các trường Date chỉ chấp nhận ngày trong năm hiện tại. Điều quan trọng là bạn phải thiết lập điều này trước khi chia sẻ bảng tính của mình với người khác.
3. PivotTables (Bảng Tổng Hợp Pivot)
Tôi biết PivotTables trong Excel trông có vẻ đáng sợ, nhưng thực tế chúng là một trong những cách dễ nhất để hiểu rõ các bộ dữ liệu khổng lồ. Hầu hết mọi người tránh chúng vì nghĩ rằng bạn cần phải là người dùng nâng cao. Điều đó không đúng.
Giả sử bạn có một bảng tính bán hàng gồm 30.000 dòng và sếp của bạn muốn xem Tổng Lợi nhuận theo Khu vực.
Bạn có thể dành hàng giờ để viết công thức và lọc dữ liệu, hoặc bạn có thể tạo một PivotTable chỉ trong khoảng 30 giây:
- Chọn bất kỳ ô nào trong dữ liệu của bạn.
- Vào Insert > PivotTable > From Table/Range.
- Chọn New Worksheet và nhấp OK.
- Kéo Region vào khu vực Rows và Total Profit vào khu vực Values.
Ngay lập tức, bạn sẽ thấy mỗi khu vực và tổng lợi nhuận của nó được tóm tắt gọn gàng.
Nếu bạn muốn có thêm các lớp phân tích, bạn có thể kéo Country vào khu vực Rows và sau đó thêm Total Cost cùng Total Revenue vào khu vực Values.
Bảng Pivot trong Microsoft Excel tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo khu vực và quốc gia
PivotTables không chỉ hoạt động với dữ liệu bán hàng. Nếu bạn đang theo dõi hiệu suất học tập của học sinh và muốn xem học sinh nào đạt kết quả tốt nhất ở mỗi môn học, bạn cũng có thể kéo các trường dữ liệu xung quanh. Cùng một dữ liệu có thể trả lời hàng chục câu hỏi khác nhau mà không cần tạo nhiều bảng tính hay vật lộn với các công thức phức tạp. Hãy đảm bảo dữ liệu của bạn có tiêu đề rõ ràng và không có dòng trống để PivotTable của bạn hoạt động tốt.
4. Flash Fill (Điền Nhanh Tự Động)
Tính năng này về cơ bản là cách Excel “đọc suy nghĩ” của bạn. Bạn cho Excel biết bạn muốn gì bằng cách gõ một hoặc hai ví dụ, và Excel sẽ tìm ra quy luật, sau đó tự động hoàn thành phần còn lại.
Nếu bạn có một cột chứa các tên đầy đủ, như Jessica Doe và Sarah Lee, và bạn chỉ cần tên cuối cùng trong một cột riêng biệt, bạn không cần phải gõ từng cái một cách thủ công. Chỉ cần gõ Doe vào ô bên cạnh Jessica Doe, nhấn Enter, sau đó bắt đầu gõ Lee vào ô tiếp theo. Excel sẽ nhận ra bạn đang làm gì và đề nghị điền toàn bộ cột cho bạn.
Các ứng dụng của Flash Fill là vô tận: bạn có thể tách số điện thoại thành mã vùng và số, kết hợp tên và họ từ các cột riêng biệt, trích xuất tên miền email từ địa chỉ đầy đủ, hoặc thậm chí làm sạch định dạng văn bản lộn xộn.
Mẹo duy nhất để thành thạo Flash Fill là đưa ra các ví dụ tốt. Nếu hai ví dụ đầu tiên của bạn không cung cấp đủ thông tin để Excel hiểu quy luật, chỉ cần thêm một ví dụ thứ ba.
5. Formula Auditing (Kiểm Tra Công Thức)
Tất cả chúng ta đều từng trải qua: công thức của bạn đột nhiên tạo ra một lỗi kỳ lạ, và bạn không biết phải kiểm tra xem mình có gõ nhầm ở đâu đó trong hàng 247 hay không. May mắn thay, các công cụ Formula Auditing của Excel có thể chỉ cho bạn chính xác vấn đề là gì chỉ trong vài giây.
Giả sử bạn đang tính biên độ lợi nhuận trên hàng trăm dòng. Bạn có thể sẽ có một cột Tổng Biên độ (chia Tổng Lợi nhuận cho Tổng Doanh thu) và một cột Biên độ Điều chỉnh (nhân Tổng Biên độ với 0.9).
Bảng tính dữ liệu bán hàng với cột Lợi nhuận Điều chỉnh trong Microsoft Excel
Mọi thứ trông có vẻ hoàn hảo cho đến khi bạn cuộn xuống và thấy các thông báo lỗi rải rác khắp dữ liệu của mình. Đó là lúc Formula Auditing phát huy tác dụng.
Chọn bất kỳ ô nào hiển thị lỗi và truy cập tab Formulas. Nhấp vào Trace Precedents, và Excel sẽ vẽ các mũi tên chỉ đến chính xác các ô đang cung cấp dữ liệu cho công thức bị lỗi của bạn. Theo kinh nghiệm của tôi, bạn thường sẽ phát hiện ra vấn đề ngay lập tức—có thể tổng doanh thu bằng không, bạn đang tham chiếu đến một ô trống, hoặc ô đó chứa văn bản thay vì số.
Trace Dependents hoạt động ngược lại và có thể còn hữu ích hơn. Bạn có thể chọn bất kỳ ô nào để kiểm tra xem những công thức nào khác phụ thuộc vào nó. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn sắp xóa hoặc sửa đổi một ô và muốn biết điều gì khác có thể bị hỏng.
Mũi tên Trace Dependents (màu đỏ) và Trace Precedents (màu xanh) trong công cụ kiểm tra công thức Excel
Công cụ thay đổi cuộc chơi thực sự là Error Checking. Công cụ này tự động gắn cờ các vấn đề như chia cho số 0, tham chiếu đến các ô trống hoặc công thức không khớp với quy luật trong cột của chúng.
Những công cụ này biến việc gỡ lỗi công thức Excel từ một quá trình đoán mò khó chịu thành một quy trình liền mạch. Lưu ý, tính năng này không khả dụng trên phiên bản di động hoặc web của Excel.
6. Conditional Formatting (Định Dạng Có Điều Kiện)
Các con số trên bảng tính chỉ là những con số cho đến khi bạn đặt chúng vào ngữ cảnh. Lấy một bảng tính ngân sách làm ví dụ. Bạn sẽ phải nhìn vào nó một lúc trước khi có thể thực sự hiểu bạn đã chi tiêu tiền của mình như thế nào trong suốt tháng.
Thay vì tự so sánh chi tiêu thực tế của bạn với ngân sách trên hai mươi danh mục khác nhau, bạn có thể sử dụng Conditional Formatting để làm cho bảng tính của bạn trở nên đầy màu sắc đến mức bạn có thể ngay lập tức biết mình đã chi tiêu quá mức ở đâu và tiết kiệm được ở đâu. Trong ngân sách hàng tháng của tôi, tôi có một cột Variance (Chênh lệch) hiển thị sự khác biệt giữa số tiền tôi đã lập ngân sách và số tiền tôi thực sự chi tiêu. Sau đó, tôi để Conditional Formatting thực hiện công việc nặng nhọc.
Menu Conditional Formatting (Định dạng có Điều kiện) hiển thị trên bảng tính ngân sách trong Microsoft Excel
Đầu tiên, tôi chọn tất cả các ô trong cột Variance của mình và nhấp vào Conditional Formatting trên tab Home trước khi thực hiện các bước sau:
- Đối với Chi tiêu quá mức: Nhấp vào Highlight Cells Rules > Greater Than, nhập 0 vào ô, và chọn một màu tô sáng (ví dụ: Light Red Fill with Dark Red Text).
- Đối với Chi tiêu thấp hơn dự kiến: Quay lại Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Less Than, nhập lại 0, và chọn một màu khác.
- Đối với Chi tiêu chính xác: Sử dụng Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Equal To, nhập lại 0, và chọn một màu khác.
Ngay lập tức, các số dương (chi tiêu quá mức) của tôi sẽ hiển thị màu xanh lá cây, các số âm (tiết kiệm tiền) chuyển sang màu đỏ, và các giá trị khớp chính xác giữ nguyên màu vàng. Tôi biết lựa chọn màu sắc của mình hơi lạ, nhưng nó hiệu quả với tôi. Chỉ cần một cái nhìn là tôi biết mọi thứ cần thiết về tháng của mình.
Data Bars (Thanh Dữ liệu) cũng cực kỳ hữu ích để nhìn thấy các mẫu chi tiêu của bạn ngay lập tức. Bạn có thể áp dụng chúng vào cột Chi tiêu Thực tế của mình, và mỗi ô sẽ trở thành một biểu đồ mini. Bạn sẽ ngay lập tức thấy rằng bạn chi tiêu nhiều hơn cho thực phẩm so với tiện ích mà không cần phải so sánh các con số.
Thanh Dữ liệu (Data Bars) trong cột Chi tiêu Thực tế của bảng tính Excel
Icon Sets (Bộ Biểu tượng) cũng rất tuyệt vời để theo dõi xu hướng. Thêm chúng vào cột Change from Last Month của bạn, và bạn sẽ thấy mũi tên lên nơi chi tiêu tăng đáng kể, mũi tên ngang nơi tăng nhẹ, và mũi tên xuống nơi giảm.
Sai lầm lớn nhất mà những người mới bắt đầu với Conditional Formatting của Excel thường mắc phải là lạm dụng nó. Mục tiêu của bạn là làm cho thông tin quan trọng nổi bật, chứ không phải biến bảng tính của bạn thành một cây thông Noel. Vì vậy, hãy chỉ làm nổi bật những gì cần được chú ý.
Thành thạo ngay cả một vài trong số các tính năng này có thể thay đổi cách bạn làm việc trong Excel. Chúng không chỉ là những công cụ mạnh mẽ, mà còn là những giải pháp tiết kiệm thời gian, giúp bạn làm việc như một chuyên gia thực thụ, nâng cao năng suất và tạo ra những bảng tính trực quan, chính xác hơn. Hãy bắt đầu khám phá và ứng dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
