Microsoft Office là bộ công cụ văn phòng đã quá quen thuộc với hàng tỷ người dùng trên toàn thế giới. Dù đã tồn tại từ rất lâu, nhưng vẫn có những “cánh cửa bí mật” ẩn chứa các tính năng cực kỳ mạnh mẽ, có khả năng cắt giảm hàng giờ công sức chỉ với vài cú nhấp chuột. Những thủ thuật Microsoft Office này giúp công việc trở nên dễ dàng đến mức đôi khi bạn sẽ cảm thấy như mình đang “gian lận”. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá 8 mẹo hay trong Microsoft Office, biến bạn thành một người dùng chuyên nghiệp và tối ưu hóa quy trình làm việc.
8. Bảng Điều Khiển Nổi (Word, Excel, PowerPoint)
Khi làm việc với các tài liệu dài hoặc tập dữ liệu lớn, việc có một cái nhìn rõ ràng về tài liệu luôn là điều hữu ích. Một số công cụ trong Microsoft Office, như Bảng Biên tập (Editor Pane) của Word hoặc Clipboard, đều có thể được di chuyển và đặt ở bất cứ đâu trên màn hình.
Cách Sử Dụng Bảng Điều Khiển Nổi
Bất kỳ mục menu nào có tùy chọn Di chuyển (Move) đều có thể được tách ra và đặt ở bất cứ đâu trên màn hình Office. Ngoài việc mang lại tầm nhìn tốt hơn, nó còn giúp giải phóng không gian màn hình. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước một số bảng điều khiển bằng cách kéo đường viền của chúng.
Bảng điều khiển Copilot nổi trong Microsoft Word
Tôi thường di chuyển và thay đổi kích thước bảng điều khiển Copilot để tài liệu có thêm không gian. Bạn chỉ cần chọn Mũi tên xuống trên bảng điều khiển Copilot và sử dụng mũi tên bốn chiều để di chuyển phiên bản thu nhỏ của bảng điều khiển đến bất cứ đâu trên màn hình. Đây là một mẹo nhỏ nhưng hiệu quả để tối ưu giao diện làm việc của bạn.
7. Điều Hướng Bằng Phím Alt (Word, Excel, PowerPoint)
Phím Alt là một “cánh cửa bí mật” dẫn đến các phím tắt bàn phím trong Office. Chỉ với một lần nhấn, bạn có thể truy cập bất kỳ lệnh nào trên thanh Ribbon mà không cần dùng chuột để điều hướng.
Cách Sử Dụng Điều Hướng Bằng Phím Alt
Nhấn phím Alt, và các tổ hợp chữ cái sẽ xuất hiện trên mỗi nút lệnh trên thanh Ribbon. Điều này mở khóa các phím tắt bàn phím cho mọi thứ trong Office.
Alt + H mở tab Home, Alt + N truy cập tab Insert, và Alt + P đưa bạn đến tab Page Layout. Khi đã ở trong một tab, nhiều chữ cái khác sẽ xuất hiện cho các chức năng cụ thể. Bạn sẽ hoàn thành các tác vụ trong vài giây thay vì phải tìm kiếm trong các menu bằng chuột.
Tiếp tục gõ chuỗi phím hiển thị cho lệnh bạn muốn. Để thoát, nhấn Esc.
Sử dụng phím Alt để điều hướng trong Microsoft Office
Khi tôi bắt đầu sử dụng các phím tắt Alt, quy trình làm việc của tôi đã được tăng tốc ngay lập tức. Không còn phải nhấp chuột xung quanh thanh Ribbon, và tôi cũng không cần phải nhớ hàng loạt phím tắt Microsoft Office phức tạp.
Hãy nhớ rằng, bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trái và phải để di chuyển qua các tab Ribbon sau khi bạn nhấn Alt. Đây là một kỹ thuật điều hướng hiệu quả, đặc biệt khi bạn cần thực hiện các thao tác nhanh chóng.
6. Dán Đặc Biệt > Chuyển Vị (Excel, Word)
Nếu bạn đã từng cần chuyển đổi hàng thành cột hoặc ngược lại, tùy chọn Chuyển vị (Transpose) là lựa chọn tối ưu. Trong Excel, thao tác này sẽ đảo ngược hướng dữ liệu của bạn ngay lập tức.
Cách Sử Dụng Dán Đặc Biệt (> ) Chuyển Vị trong Excel
Chọn và Sao chép (Copy) phạm vi dữ liệu bạn muốn đảo ngược. Chuột phải vào vị trí bạn muốn dán. Chọn Dán Đặc Biệt (Paste Special) > Chuyển vị (Transpose) (hoặc từ danh sách thả xuống Dán trên tab Home, tìm biểu tượng Chuyển vị). Cuối cùng, nhấp OK.
Trong khi có nhiều cách để dán văn bản trong Word, thì Word lại không có tùy chọn Chuyển vị trực tiếp. Để khắc phục điều này và định dạng bảng Word của bạn một cách hoàn hảo, bạn có thể dán danh sách của mình vào Excel, thực hiện chuyển vị ở đó, sau đó sao chép lại vào Word. Bất cứ khi nào tôi cần sắp xếp lại dữ liệu, Chuyển vị giúp tôi tiết kiệm đáng kể thời gian và tránh sự phiền toái.
5. Chổi Định Dạng (Word, Excel, PowerPoint)
Bạn không cần phải lặp lại các bước định dạng giống nhau. Chổi Định Dạng (Format Painter) sao chép tất cả kiểu định dạng từ một nơi và áp dụng nó sang nơi khác chỉ với một thao tác đơn giản. Nó có thể sao chép loại phông chữ, kích thước, màu sắc, kiểu in đậm và in nghiêng, tô sáng văn bản, định dạng đoạn văn, và thậm chí cả đường viền ô trong Excel.
Cách Sử Dụng Chổi Định Dạng
Chọn văn bản hoặc đối tượng có định dạng bạn muốn sao chép. Nhấp vào Chổi Định Dạng (biểu tượng cây cọ) trên tab Home. Con trỏ của bạn sẽ biến thành hình cây cọ.
Tô sáng hoặc nhấp vào phần bạn muốn định dạng. Đối với nhiều mục tiêu, nhấp đúp vào Chổi Định Dạng, sau đó “quét” định dạng đến bất cứ đâu bạn muốn. Nhấn Esc để dừng.
Tôi thường xuyên sử dụng công cụ này trong Microsoft Office để tiết kiệm thời gian định dạng và giữ cho phong cách tài liệu nhất quán mà không gặp rắc rối. Chỉ với một “nét cọ”, mọi thứ đều đồng bộ.
4. Từ Điển Đồng Nghĩa và Từ Thay Thế (Word, Excel, PowerPoint)
Kể từ khi Microsoft ngừng hỗ trợ tính năng Smart Lookup tiện lợi, người dùng Office đã tìm kiếm một giải pháp thay thế.
Bạn có thể truy cập các từ đồng nghĩa theo hai cách: chọn một từ hoặc cụm từ, nhấp chuột phải và chọn Từ đồng nghĩa (Synonyms). Hoặc, đi đến tab Review và nhấp vào Từ điển đồng nghĩa (Thesaurus). Bảng điều khiển sẽ mở ra ở phía bên phải tài liệu của bạn với các từ liên quan mà bạn có thể trực tiếp chèn vào tài liệu.
Cửa sổ từ điển đồng nghĩa trong Microsoft Office
Tính năng này đặc biệt hữu ích cho tôi với tư cách là một người viết. Tôi có thể nhanh chóng tìm kiếm các từ tương tự và sử dụng chúng để làm cho văn phong của mình bớt đơn điệu hơn. Đây là một công cụ tuyệt vời để nâng cao chất lượng bài viết và làm phong phú vốn từ vựng.
3. Chuyển Văn Bản Thành Cột (Excel, Word)
Chuyển văn bản thành cột (Text to Columns) giúp biến dữ liệu lộn xộn, bị nối vào nhau thành các cột riêng biệt, có tổ chức. Tính năng này rất cần thiết khi làm việc với dữ liệu nhập khẩu thường nằm trong một cột duy nhất nhưng cần được tách ra dựa trên các ký tự phân cách như dấu phẩy, dấu cách hoặc tab.
Cách Sử Dụng Chuyển Văn Bản Thành Cột trong Word & Excel
Trong Excel, chọn cột dữ liệu của bạn và đi đến Data > Chuyển văn bản thành cột (Text to Columns). Chọn xem dữ liệu của bạn được phân tách bằng ký tự cụ thể (delimited) hay có độ rộng cố định (fixed-width), sau đó làm theo hướng dẫn để chỉ định cách bạn muốn tách dữ liệu.
Chức năng Chuyển văn bản thành cột trong Microsoft Office Excel
Word cũng cung cấp một tính năng tương tự cho bảng biểu. Chọn văn bản của bạn, đi đến Insert > Table > Chuyển văn bản thành bảng (Convert Text to Table), và chỉ định ký tự phân cách của bạn. Điều này biến các danh sách hoặc giá trị được phân tách bằng dấu phẩy thành các bảng được định dạng đúng cách ngay lập tức.
Tôi sử dụng Chuyển văn bản thành cột bất cứ khi nào tôi nhận được dữ liệu lộn xộn. Ví dụ, để tách họ tên đầy đủ hoặc phân chia các địa chỉ. Tùy chọn này nổi bật hơn trong Excel. Vì vậy, nếu bạn đang làm việc với các tác vụ liên quan đến nhiều dữ liệu, hãy chuyển văn bản của bạn sang Excel để tiết kiệm thời gian.
2. Nhập Dữ Liệu Đa Ô (Excel, Word)
Bạn muốn nhập cùng một giá trị vào nhiều vị trí cùng một lúc? Excel có một thủ thuật tiện lợi giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian trong các tác vụ nhập liệu.
Cách Sử Dụng Nhập Dữ Liệu Đa Ô trong Excel
Để điền cùng một dữ liệu vào nhiều ô trong Excel, trước tiên hãy chọn các ô bạn muốn (bạn có thể giữ phím Ctrl và nhấp chuột để chọn các ô không liền kề). Tiếp theo, nhập dữ liệu của bạn vào ô đang hoạt động (ô cuối cùng có đường viền đôi) và nhấn Ctrl + Enter. Thao tác này sẽ điền dữ liệu vào tất cả các ô đã chọn.
Nhập dữ liệu vào nhiều ô cùng lúc trong Microsoft Excel
Để điền vào bảng tính của bạn nhanh hơn, bạn có thể sử dụng Flash Fill và Auto Fill.
Dán văn bản vào nhiều ô trong bảng Word hoạt động hơi khác một chút. Chọn và sao chép văn bản; sau đó chọn các ô trống mà bạn muốn chèn. Nhấn Ctrl + V hoặc nhấp vào Dán (Paste) để điền vào các ô đã chọn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Clipboard để dán bất kỳ đoạn văn bản nào vào nhiều ô bằng cách chọn các ô cụ thể trước. Tôi thường sử dụng tính năng nhập dữ liệu đa ô để đánh dấu tất cả các tác vụ đã hoàn thành hoặc điền cùng một ngày trên nhiều hàng.
1. Đọc Chính Tả (Word, Outlook, PowerPoint)
Tính năng đọc chính tả (Dictation) đặc biệt mạnh mẽ để soạn email trong Outlook, tạo nội dung trình chiếu trong PowerPoint, hoặc viết các tài liệu dài trong Word khi việc gõ phím trở nên mệt mỏi. Và nó cũng có thể giúp bạn bảo vệ bản thân khỏi các chấn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại.
Cách Sử Dụng Đọc Chính Tả
Nhấp vào biểu tượng Microphone trong tab Home hoặc nhấn Windows + H để bắt đầu đọc chính tả. Nói tự nhiên, và Office sẽ chuyển đổi giọng nói của bạn thành văn bản trong thời gian thực. Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh bằng giọng nói cho dấu câu và định dạng, như nói “chấm”, “phẩy” hoặc “xuống dòng”. Các lệnh thoại trong công cụ Đọc chính tả của Microsoft Office rất dễ nhớ và tiện lợi.
Tính năng đọc chính tả và Transcribe trong Microsoft Office
Tính năng đọc chính tả ngày càng được cải thiện qua mỗi phiên bản của Microsoft Office. Tính năng này hoạt động trên nhiều ứng dụng Office khác nhau và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và giọng điệu.
Tôi sử dụng tính năng đọc chính tả khi muốn ghi lại ý tưởng nhanh chóng, đặc biệt là đối với các email dài hoặc bản nháp đầu tiên.
Nằm bên dưới nút Đọc chính tả là tùy chọn Chuyển ngữ (Transcribe) (chỉ có trong Word). Vì nói (hoặc ghi âm bất kỳ âm thanh nào) nhanh hơn gõ, tôi sử dụng tính năng chuyển ngữ giọng nói trong Word để chuyển đổi nhật ký giọng nói của mình thành ghi chú hoặc tạo biên bản cuộc họp dễ tiếp cận. Bạn sẽ cần đăng ký Microsoft 365 để sử dụng tính năng Chuyển ngữ.
Hầu hết chúng ta chỉ mới chạm đến bề mặt khi sử dụng Microsoft Office. Ngoài Excel, vốn là một công cụ mạnh mẽ theo đúng nghĩa của nó, các ứng dụng khác như Word, PowerPoint, Outlook, v.v., cũng có đủ các tính năng bị đánh giá thấp mà chúng ta thường bỏ qua. Mỗi mẹo trong số này đều thân thiện với người mới bắt đầu nhưng lại mang lại hiệu quả vượt trội về thời gian tiết kiệm và sự phiền toái được loại bỏ. Hãy bắt đầu áp dụng những thủ thuật này ngay hôm nay để nâng cao năng suất làm việc của bạn!
