Việc bắt đầu viết một nội dung nào đó trên trang trắng có thể là một thử thách khó khăn. Dù bạn đang soạn thảo một email quan trọng hay viết một bài luận học thuật phức tạp, chứng “bí từ” (writer’s block) luôn rình rập tất cả chúng ta. Khi con trỏ nhấp nháy trên màn hình khiến tôi như bị tê liệt, tôi thường tìm đến những thủ thuật Microsoft Word tuy đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích dưới đây để thoát khỏi bế tắc và khơi thông dòng chảy ý tưởng. Những mẹo này không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề tạm thời mà còn nâng cao đáng kể năng suất viết lách của bạn với công cụ quen thuộc này.
1. Giải Tỏa Ý Tưởng Bằng Tính Năng Gõ Giọng Nói (Dictate)
Việc gõ câu đầu tiên đôi khi cảm thấy như đang lội qua bùn. Khi các ngón tay của tôi từ chối hoạt động, tôi tận dụng lợi ích năng suất từ tính năng gõ giọng nói (Dictate) của Microsoft Word để hóa giải chứng bí từ. Chuyển sang tư duy giải thích một cách thoải mái cho một người bạn tưởng tượng giúp tôi dễ dàng thể hiện suy nghĩ thành lời trên trang giấy.
Bạn cần có gói đăng ký Microsoft 365 để sử dụng lệnh Dictate. Nếu không, bạn có thể sử dụng tính năng nhận diện giọng nói của Windows bằng cách nhấn phím tắt Win + H.
Để bật gõ giọng nói, hãy vào Ribbon > Home > Dictate.
Giao diện tính năng Dictate (gõ giọng nói) trong Microsoft Word giúp người dùng nhập liệu bằng giọng nói.
Việc nói chuyện bỏ qua “người phê bình nội tâm” của bạn. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả cho các buổi động não hoặc khi đối mặt với những ý tưởng phức tạp. Chỉ cần đọc ra phiên bản đơn giản nhất bạn có thể nghĩ đến. Việc hoàn thiện nó có thể đến sau.
Bạn có thể sử dụng các lệnh giọng nói như “phẩy” (comma) hoặc “xuống dòng mới” (new line) để định dạng văn bản ngay trong khi nói.
2. Yêu Cầu Copilot Tạo Bản Nháp Thô
Tôi thường tìm đến Microsoft Copilot khi hoàn toàn bế tắc. Có ba cách để kích hoạt Copilot trong Word:
- Nhấp vào nút Copilot trên Ribbon.
- Chọn biểu tượng Copilot trên trang Word.
- Nhấn phím tắt Alt + i.
Bạn có thể bắt đầu với một câu lệnh đơn giản để phá vỡ bế tắc: “Hãy cho tôi ba đoạn mở đầu khác nhau về [chủ đề] với giọng văn thân mật.”
Ở giai đoạn này, tôi không nghĩ đến việc tạo ra một câu lệnh hoàn hảo để có phản hồi tốt nhất. Hãy sử dụng Copilot để khơi dậy suy nghĩ của bạn, chứ không phải để thay thế chúng. AI sẽ không phán xét câu lệnh của bạn, nhưng bạn phải đánh giá câu trả lời của nó.
3. Tăng Cường Tập Trung Với Chế Độ Tập Trung (Focus Mode)
Chế độ Tập trung (Focus Mode) biến Microsoft Word thành một trình soạn thảo không gây xao nhãng. Nó loại bỏ sự lộn xộn của Ribbon và giúp giảm bớt tình trạng bí từ.
- Nhấp vào nút Focus Mode ở phía dưới bên phải trên thanh trạng thái. Hoặc, vào Ribbon > View > Focus.
- Trong Chế độ Tập trung, di chuyển con trỏ chuột qua ba dấu chấm ở đầu màn hình để hiển thị Ribbon.
- Chọn Background (Nền) bên cạnh nút Focus trên Ribbon và chọn một nền khác khi bạn muốn.
Màn hình Microsoft Word ở chế độ Focus Mode (Chế độ Tập trung) loại bỏ xao nhãng để viết tập trung.
Nhấn phím Esc để thoát Chế độ Tập trung và trở về chế độ xem thông thường.
Bạn có thể thiết lập màu trang khác từ Ribbon > Design > Page Color.
4. Tăng Tốc Viết Với Văn Bản Giữ Chỗ (Placeholders)
Hãy nhớ rằng, đây chỉ là một bản nháp thô. Bạn không cần phải viết mọi thông tin ngay lập tức vào tài liệu của mình. Khi việc tìm kiếm cụm từ hoàn hảo đang cản trở tiến độ của bạn, hãy đánh dấu các phần khó bằng ký hiệu như [dấu ngoặc vuông].
Tôi thường viết [ví dụ] hoặc [url] để duy trì động lực thay vì sa lầy vào việc tìm kiếm một siêu liên kết.
Bạn không thể viết toàn bộ một phần? Tạm thời, hãy điền vào chỗ trống bằng văn bản giả (dummy text) Lorem Ipsum ngẫu nhiên. Gõ =lorem() và nhấn Enter.
Điều này sẽ tạo ra năm đoạn văn, mỗi đoạn ba câu. Bạn có thể chỉ định số lượng đoạn và câu bạn muốn bằng cách nhập số trong dấu ngoặc. Ví dụ, =lorem(2,3) sẽ chèn hai đoạn văn với ba câu mỗi đoạn.
Bạn cũng có thể gõ =rand() để có văn bản giữ chỗ ngẫu nhiên. Cả hai loại văn bản giữ chỗ này có thể giúp bạn hình dung tài liệu sẽ trông như thế nào sau khi bạn bắt đầu viết.
Văn bản giữ chỗ (Lorem Ipsum) trong Microsoft Word, minh họa cách sử dụng lệnh =lorem().
Sử dụng tính năng Text Highlight Color (Màu Tô Sáng Văn Bản) để đánh dấu các từ và phần bạn muốn xem lại sau.
5. Viết Tự Do Bằng Dấu Đầu Dòng (Bullet Points)
Nạn nhân đầu tiên của chứng bí từ là cấu trúc viết có tổ chức. Dấu đầu dòng trong Word là một phương pháp ít căng thẳng hơn để nhanh chóng ghi chú ý tưởng trên một trang trống.
Thay vì các nút trên Ribbon, tôi thích sử dụng phím tắt cho danh sách dấu đầu dòng để tăng tốc việc ghi chú ý tưởng vào tài liệu.
- Phím tắt cho danh sách dấu đầu dòng là Ctrl + Shift + L.
- Cách nhanh nhất để bắt đầu danh sách dấu đầu dòng là với nút dấu hoa thị: Shift + 8 (
*). - Để tạo dấu đầu dòng con (sub-bullets), sử dụng Alt + Shift + Right Arrow.
Khi bạn đã ghi lại các điểm chính, hãy biến chúng thành các câu và đoạn văn hoàn chỉnh.
Cách sử dụng dấu đầu dòng (Bullet Points) trong Microsoft Word để ghi chú nhanh các ý tưởng.
Đánh dấu các điểm với các loại dấu đầu dòng khác nhau từ The Bullet Library (Thư viện Dấu đầu dòng) trên Ribbon. Bạn thậm chí có thể thay đổi màu sắc của các dấu đầu dòng.
6. Đạt Các Mốc Quan Trọng Với “Huy Hiệu Thành Tích”
Chứng bí từ thường xuất phát từ sự thiếu động lực. Vì vậy, tôi đã trò chơi hóa quá trình viết của mình bằng cách đặt ra các cột mốc và tự thưởng cho bản thân.
Microsoft Word giúp việc này trở nên thú vị với các biểu tượng cảm xúc (emoji), hình ảnh stock và biểu tượng (icons). Tôi chèn những “huy hiệu” nhỏ tại các điểm kiểm tra. Những phần thưởng trực quan nhỏ này giúp tôi duy trì sự hứng thú, giống như việc mở khóa các cấp độ trong một trò chơi.
- (Rocket) Đã hoàn thành dàn ý bài viết
- (Hand clap) Đã viết 500 từ
- (High-Five) Bản nháp đầu tiên đã hoàn thành!
Để thêm chúng, hãy vào Insert > Icons hoặc sử dụng Windows + . (dấu chấm) để mở bảng biểu tượng cảm xúc.
Hãy đặt ra những phần thưởng thực tế bằng cách thu thập “ngôi sao” như điểm cho mỗi cột mốc đạt được.
7. Lấp Đầy Khoảng Trống Với Tính Năng Đọc To (Read Aloud)
Thông thường, tôi dành tính năng đọc to để xem xét và chỉnh sửa một tài liệu đã hoàn thiện. Tuy nhiên, việc nghe đọc to trong Microsoft Word có thể giúp bạn điền vào các khoảng trống khi không có ý tưởng nào khác xuất hiện.
Vào Review > Read Aloud (Đọc to) để nghe bản nháp của bạn được đọc lại.
Trong khi lắng nghe, hãy ghi chú lại những ý tưởng còn thiếu hoặc bất kỳ đoạn văn nào có dòng chảy chưa tự nhiên giữa các câu. Với tư cách là người nghe, liệu nội dung có truyền tải được ý chính của nó không?
Giao diện tính năng Read Aloud (Đọc to) trong Microsoft Word, giúp người dùng nghe lại nội dung đã viết.
Thay đổi giọng đọc của tính năng Đọc to (Settings > Preferences > Speech) sang giới tính khác – sự mới lạ có thể giúp bạn nghe tác phẩm của mình một cách khách quan hơn.
8. Chia Sẻ Để Thu Thập Ý Tưởng Cộng Đồng
Tính năng cộng tác thời gian thực của Microsoft Word cho phép tôi động não với bạn bè, đồng nghiệp hoặc biên tập viên – mà không cần mở một ứng dụng nào khác. Bằng cách nhấp vào Share (Chia sẻ) và mời người khác, tôi nhận được phản hồi tức thì. Đôi khi, chỉ cần nhìn thấy một bình luận như “hãy mở rộng phần này” hoặc “phần này rất hay” là đủ để khôi phục lại động lực cho tôi.
Chức năng chia sẻ và cộng tác thời gian thực trong Microsoft Word, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu.
Tính năng cộng tác chỉ hoạt động với các tài liệu được lưu vào OneDrive hoặc SharePoint.
Nếu bạn không có đồng tác giả, hãy chia sẻ tài liệu của bạn với một người bạn viết lách và hỏi ý kiến nhanh. Một góc nhìn mới có thể tạo ra điều kỳ diệu để phá vỡ bế tắc viết lách. Những người có cái nhìn mới có thể phát hiện ra những khoảng trống, đặt câu hỏi hoặc đề xuất những góc độ mà bạn đã bỏ lỡ.
Chèn các văn bản giữ chỗ trong tài liệu và yêu cầu người khác đóng góp ý tưởng cho các phần đó.
Khi Microsoft Word là một phần trong quy trình làm việc của bạn, những mẹo này sẽ giúp bạn nhìn nhận lại các tính năng quen thuộc của nó dưới một góc độ mới. Sau cùng, chìa khóa để đánh bại chứng bí từ là biến việc viết lách trở nên thú vị hơn.
