Sao lưu dữ liệu không còn là một công việc phức tạp hay tốn thời gian như nhiều người vẫn nghĩ. Chỉ cần bạn thiết lập đúng hệ thống, quá trình này sẽ diễn ra tự động và bạn có thể an tâm về an toàn thông tin mà không cần bận tâm quá nhiều về các bản sao lưu của mình. Bài viết này sẽ chia sẻ các phương pháp sao lưu dữ liệu đơn giản, giúp bạn bảo vệ những thông tin quan trọng một cách hiệu quả nhất.
1. Bật Chế Độ Sao Lưu Tự Động Cho Phần Mềm Đám Mây
Sao lưu tự động là cách dễ dàng nhất để đảm bảo dữ liệu của bạn luôn được cập nhật và an toàn. Khi kích hoạt tính năng này, bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc ghi nhớ các thao tác cần làm hàng ngày.
Nhiều công cụ hiện nay cho phép bạn thiết lập sao lưu tự động một cách dễ dàng. Ví dụ, người dùng iPad có thể cài đặt để thiết bị tự động đồng bộ hóa và cập nhật dữ liệu lên iCloud. Tương tự, các công cụ dựa trên nền tảng đám mây như Notion hay Google Drive sẽ tự động đồng bộ mọi thứ trên các thiết bị của bạn mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào.
Một số dịch vụ lưu trữ đám mây hàng đầu, chẳng hạn như Dropbox, cũng tích hợp tính năng sao lưu tự động trong các gói trả phí của họ. Việc đầu tư vào các gói đăng ký này thực sự đáng giá nếu bạn muốn tự động hóa tối đa quy trình sao lưu dữ liệu cá nhân hay công việc.
Giao diện cài đặt tính năng sao lưu tự động iCloud trên iPad
2. Thiết Lập Lời Nhắc Sao Lưu Định Kỳ
Trong một số trường hợp, bạn có thể không có quyền truy cập vào công cụ đám mây để sao lưu mọi thứ. Hoặc bạn đang sử dụng ổ cứng di động (HDD) nhưng không đăng ký dịch vụ sao lưu tự động cho máy tính. Trong những tình huống này, việc thiết lập lời nhắc sao lưu định kỳ là một giải pháp hữu hiệu.
Bạn có thể sử dụng nhiều ứng dụng nhắc nhở đơn giản để đảm bảo mình luôn sao lưu các tệp và thư mục quan trọng. Các ứng dụng này sẽ gửi thông báo đẩy (push notifications) để nhắc nhở bạn. Sau vài tuần thực hiện đều đặn, việc sao lưu dữ liệu có thể sẽ trở thành một thói quen tự nhiên của bạn.
3. Sao Lưu Đồng Thời Lên Hai Ổ Đĩa Riêng Biệt
Tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn đang sao lưu, bạn có thể cân nhắc sử dụng hai ổ đĩa riêng biệt. Ví dụ, đối với công việc nhiếp ảnh chuyên nghiệp, việc chỉ dựa vào một ổ cứng duy nhất là rất rủi ro. Mọi ổ đĩa đều có tuổi thọ nhất định và có thể hỏng bất cứ lúc nào, vì vậy, việc có một bản sao lưu vật lý bổ sung là một ý tưởng tuyệt vời để bảo vệ dữ liệu.
Mặc dù các ổ cứng di động có vẻ tốn kém, nhưng chi phí đó không đáng kể so với thiệt hại khi mất đi những tài liệu quan trọng (ví dụ: một luận án bạn đã dành nhiều công sức).
Khi đã có ổ đĩa thứ hai, hãy sao chép và dán các tệp của bạn vào cả hai ổ cùng lúc. Bạn có thể để quá trình này chạy ngầm trong khi thực hiện các công việc khác.
Hình ảnh minh họa các ổ cứng di động và iPad, tượng trưng cho việc sao lưu dữ liệu kép
4. Tận Dụng Các Ứng Dụng Sao Lưu Chuyên Nghiệp
Ngoài việc kích hoạt sao lưu tự động cho các phần mềm đám mây cụ thể, bạn có thể cân nhắc mua các công cụ của bên thứ ba được thiết kế để lưu trữ toàn bộ dữ liệu của thiết bị mà không cần thêm thao tác nào. Một số ví dụ nổi bật bao gồm Handy Backup và Apotide. Với các chương trình này, bạn có thể thiết lập lịch trình sao lưu theo ý muốn.
Nếu bạn sở hữu máy tính Apple, bạn có thể tận dụng Time Machine để sao lưu các phiên bản trước đó của máy tính. Tuy nhiên, tại thời điểm tháng 3 năm 2025, bạn không thể lên lịch sao lưu với Time Machine. Người dùng Windows có thể sử dụng Windows Backup để bảo vệ dữ liệu, trong khi đó, người dùng Linux cũng có nhiều lựa chọn sao lưu dữ liệu khác nhau.
Nhiều ứng dụng sao lưu cung cấp bản dùng thử miễn phí trước khi bạn quyết định mua. Điều này cho phép bạn trải nghiệm từng ứng dụng để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu sao lưu của mình.
Cửa sổ ứng dụng Time Machine và menu thả xuống trên máy tính Mac, minh họa cách sao lưu trên macOS
5. Áp Dụng Quy Tắc Sao Lưu 3-2-1
Quy tắc 3-2-1 thường được các doanh nghiệp áp dụng, nhưng đây cũng là một phương pháp sao lưu dữ liệu cá nhân rất hiệu quả. Khi thực hiện quy tắc này, bạn sẽ tạo ba bản sao dữ liệu của mình và lưu trữ chúng trên hai loại phương tiện khác nhau (ví dụ: ổ cứng vật lý và phần mềm đám mây).
Sau đó, một bản sao vật lý nên được vận chuyển đến một địa điểm khác. Đối với mục đích cá nhân, điều này không hoàn toàn bắt buộc, nhưng bạn có thể cân nhắc để một bản sao ở một nơi khác trong nhà nếu lo lắng về việc mất ổ cứng chính.
Bạn có thể sao lưu dữ liệu của mình lên nhiều công cụ lưu trữ đám mây khác nhau, bao gồm các lựa chọn thay thế cho Dropbox và Google Drive. Ngoài ra, trên thị trường cũng có rất nhiều ổ cứng di động chất lượng cao; hãy đảm bảo bạn chọn một thiết bị có độ bền tốt.
Ổ cứng di động được cắm vào máy tính, biểu thị một loại hình lưu trữ trong quy tắc sao lưu 3-2-1
6. Tách Biệt Tài Khoản Sao Lưu Cá Nhân và Công Việc
Bạn sẽ không (hoặc ít nhất là không nên) sử dụng cùng một địa chỉ email cho mục đích công việc/học tập và cá nhân. Mọi thứ sẽ nhanh chóng trở nên lộn xộn, phải không?
Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho việc sao lưu dữ liệu của bạn.
Việc thiết lập tài khoản sao lưu riêng cho mục đích cá nhân và công việc chỉ mất vài phút. Google Drive là một lựa chọn dễ dàng và miễn phí, và bạn còn có thêm 15GB dung lượng miễn phí cho mỗi tài khoản. Khi áp dụng cách này, bạn sẽ không cần phải trả tiền cho một tài khoản lưu trữ đám mây bổ sung.
7. Đầu Tư Thêm Dung Lượng Lưu Trữ Đám Mây
Trừ khi bạn sử dụng Google Drive với 15GB lưu trữ miễn phí, việc sao lưu dữ liệu vào các công cụ lưu trữ đám mây miễn phí có thể nhanh chóng trở nên khó khăn do dung lượng hạn chế. Nhiều dịch vụ như iCloud chỉ cung cấp 5GB, trong khi một số khác như Dropbox chỉ cho phép 2GB. Thực tế, ngay cả 15GB của Google Drive cũng không đủ dùng lâu dài.
Dù việc dọn dẹp không gian lưu trữ là tốt, mua thêm dung lượng đám mây sẽ hiệu quả hơn nếu bạn không muốn xóa các tệp cần thiết. Hầu hết các giải pháp này đều khá phải chăng – ví dụ, 50GB iCloud+ chỉ tốn 0.99 USD/tháng.
Nhiều công cụ cho phép bạn lưu trữ nhiều hơn nữa với các gói trả phí của họ. Chẳng hạn, Dropbox Plus cung cấp 2TB dung lượng chỉ với 9.99 USD/tháng.
Giao diện quản lý tệp tin trên Dropbox, minh họa việc lưu trữ dữ liệu trên dịch vụ đám mây trả phí
Tóm lại, việc sao lưu các tệp và thư mục quan trọng của bạn tốn ít thời gian hơn bạn nghĩ, và phần lớn quy trình này có thể được tự động hóa. Đầu tư vào một công cụ lập lịch sao lưu là một khởi đầu lý tưởng, và bạn cũng nên cân nhắc áp dụng các quy tắc đơn giản để lưu trữ nhiều bản sao, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu của mình.
