Việc dần dà xây dựng và mở rộng kiến thức về các phím tắt Excel đã thực sự giúp tôi làm việc với bảng tính hiệu quả hơn rất nhiều. Một khi bạn bắt đầu tích hợp các phím tắt vào quy trình làm việc hàng ngày, thực sự sẽ không có cách nào để quay trở lại phương pháp cũ. Các phím tắt này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn thao tác nhanh chóng, chính xác, từ đó nâng cao năng suất đáng kể và biến Excel thành công cụ mạnh mẽ trong tay bạn.
6 Phím Tắt Di Chuyển Chính Trong Excel
Di chuyển nhanh chóng trong bảng tính
Di chuyển trong các bảng tính lớn từng là một công việc tẻ nhạt cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng các phím tắt điều hướng. Thay vì cuộn liên tục hoặc nhấp chuột qua vô số hàng, bạn có thể nhảy đến chính xác vị trí mình cần.
Các phím mũi tên là công cụ thiết yếu để điều hướng cơ bản, nhưng đôi khi chúng có thể ngừng hoạt động đúng cách trong Excel. Nếu bạn gặp phải vấn đề này, có nhiều cách để khắc phục lỗi phím mũi tên không hoạt động trong Excel có thể giúp bạn nhanh chóng trở lại làm việc.
| Thao tác | Phím tắt |
|---|---|
| Nhảy đến ô đầu tiên của bảng tính (A1) | Ctrl + Home |
| Nhảy đến ô cuối cùng có dữ liệu | Ctrl + End |
| Di chuyển đến cạnh vùng dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Mũi tên |
| Đi đến một ô hoặc vùng cụ thể | Ctrl + G hoặc F5 |
| Di chuyển đến đầu hàng hiện tại | Home |
| Chuyển đổi giữa các bảng tính | Ctrl + Page Up/Down |
| Nhảy đến đầu cột hiện tại | Ctrl + Mũi tên lên |
| Nhảy đến cuối cột hiện tại | Ctrl + Mũi tên xuống |
Những phím tắt này cực kỳ tiện dụng khi làm việc với các bộ dữ liệu kéo dài hàng trăm hoặc hàng nghìn dòng. Cùng với việc sử dụng các phím tắt điều hướng, bạn có thể theo dõi các điểm dữ liệu quan trọng với cửa sổ Watch Window của Excel trong khi điều hướng giữa các phần khác nhau của bảng tính.
Phím tắt Ctrl + End xứng đáng được nhắc đến đặc biệt vì nó ngay lập tức đưa bạn đến ô cuối cùng chứa dữ liệu, điều này rất hoàn hảo để nhanh chóng đánh giá kích thước bộ dữ liệu của bạn.
Nếu Ctrl + End đưa bạn đi xa hơn dự kiến, có thể bạn có định dạng ẩn trong các ô trống. Hãy xóa định dạng trong những vùng đó để khắc phục hành vi này.
5 Phím Tắt Chọn Dữ Liệu Hiệu Quả
Tăng tốc lựa chọn vùng dữ liệu
Việc chọn các vùng dữ liệu thủ công có thể rất tẻ nhạt, đặc biệt khi xử lý các bộ dữ liệu lớn. Những phím tắt lựa chọn này loại bỏ nhu cầu kéo chuột qua hàng trăm ô.
Phím Shift trở thành người bạn tốt nhất của bạn để mở rộng vùng chọn. Giữ phím này trong khi sử dụng bất kỳ phím tắt điều hướng nào, và bạn sẽ chọn mọi thứ giữa điểm bắt đầu và điểm đến của mình.
| Thao tác | Phím tắt |
|---|---|
| Chọn toàn bộ hàng | Shift + Space |
| Chọn toàn bộ cột | Ctrl + Space |
| Chọn toàn bộ bảng tính | Ctrl + A |
| Chọn đến cuối vùng dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Shift + Mũi tên |
| Mở rộng vùng chọn từ một ô | Shift + Mũi tên |
| Chọn từ ô hiện tại đến đầu bảng tính | Ctrl + Shift + Home |
| Chọn từ ô hiện tại đến cuối bảng tính | Ctrl + Shift + End |
Những phím tắt này hoạt động hoàn hảo khi bạn cần sử dụng hàm CHOOSE của Excel để chọn dữ liệu dựa trên tiêu chí hoặc áp dụng định dạng cho các vùng cụ thể.
Khi chọn nhiều vùng không liền kề, hãy giữ Ctrl trong khi nhấp vào từng vùng bổ sung. Kỹ thuật này hoạt động với cả nhấp chuột và phím tắt.
4 Phím Tắt Định Dạng Giúp Bảng Tính Chuyên Nghiệp
Làm cho bảng tính trông chuyên nghiệp
Các bảng tính được định dạng tốt tạo ra sự khác biệt đáng kể trong cách dữ liệu của bạn được nhận thức. Các phím tắt định dạng văn bản cơ bản rất đáng học để nhấn mạnh dữ liệu quan trọng, vì các tiêu đề in đậm và ghi chú in nghiêng có thể biến một bảng tính đơn giản thành một cái gì đó trông được thiết kế chuyên nghiệp.
Giao diện Excel minh họa việc áp dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật dữ liệu quan trọng.
Các phím tắt định dạng sau đây giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện công việc của mình mà không cần tìm kiếm trong các menu ribbon.
| Thao tác | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng định dạng in đậm | Ctrl + B |
| Áp dụng định dạng in nghiêng | Ctrl + I |
| Áp dụng định dạng gạch chân | Ctrl + U |
| Định dạng tiền tệ | Ctrl + Shift + $ (Dollar) |
| Định dạng phần trăm | Ctrl + Shift + % (Percent) |
| Thêm đường viền xung quanh vùng chọn | Ctrl + Shift + & (Ampersand) |
| Xóa đường viền | Ctrl + Shift + _ (Underscore) |
| Mở hộp thoại Format Cells | Ctrl + 1 |
| Tăng cỡ chữ | Ctrl + Shift + > (Greater than) |
| Giảm cỡ chữ | Ctrl + Shift + < (Less than) |
| Sao chép chỉ định dạng | Alt + Ctrl + C |
| Dán chỉ định dạng | Alt + Ctrl + V |
Hộp thoại Format Cells Ctrl + 1 là một phím tắt mạnh mẽ, vì nó cho phép bạn truy cập mọi tùy chọn định dạng có sẵn. Phím tắt này tiết kiệm vô số lần nhấp chuột khi bạn cần kiểm soát chính xác các định dạng số, căn chỉnh hoặc giao diện ô.
Bạn có thể sử dụng Alt + Ctrl + C và Alt + Ctrl + V để sao chép định dạng từ một ô và áp dụng cho các ô khác một cách nhanh chóng. Bằng cách này, bạn có thể duy trì sự nhất quán trên toàn bộ bảng tính của mình mà không cần phải điều chỉnh thủ công từng ô.
3 Phím Tắt Công Thức Cần Biết Để Tăng Năng Suất
Hoàn thành công việc nhiều hơn với công thức
Hiểu các công thức Excel là gì chỉ là bước khởi đầu – biết cách làm việc với chúng một cách hiệu quả mới là nơi đạt được năng suất thực sự.
Ví dụ về công thức cộng đơn giản trong bảng tính Excel, minh họa cách nhập công thức vào ô.
Làm việc với công thức trở nên nhanh hơn nhiều khi bạn biết các tổ hợp phím phù hợp. Những phím tắt này loại bỏ quá trình tẻ nhạt khi nhấp qua các menu hoặc gõ thủ công các hàm lặp đi lặp lại.
| Thao tác | Phím tắt |
|---|---|
| Chèn công thức AutoSum | Alt + = (Dấu bằng) |
| Chỉnh sửa công thức ô hiện hành | F2 |
| Chuyển đổi giữa các loại tham chiếu (tuyệt đối/tương đối) | F4 |
| Chèn ngày hiện tại | Ctrl + ; (Dấu chấm phẩy) |
| Chèn thời gian hiện tại | Ctrl + Shift + ; (Dấu chấm phẩy) |
| Tính toán lại tất cả các bảng tính | F9 |
| Hiển thị/ẩn tất cả công thức | Ctrl + ` (Dấu huyền) |
| Tự động điền công thức xuống dưới | Ctrl + D |
| Tự động điền công thức sang phải | Ctrl + R |
| Hủy nhập công thức | Esc |
Phím F4 rất hữu ích khi xây dựng công thức; nó luân chuyển qua các loại tham chiếu khác nhau ($A$1, A$1, $A1, A1) mà không cần gõ thủ công. Điều này tiết kiệm thời gian khi tạo các công thức phức tạp cần tham chiếu hỗn hợp.
Nếu bạn nhấn Ctrl + ` (dấu huyền), nó sẽ chuyển sang chế độ xem công thức. Nếu bảng tính của bạn đột nhiên hiển thị công thức thay vì giá trị, hãy nhấn tổ hợp này một lần nữa để trở lại chế độ xem bình thường.
2 Phím Tắt Quản Lý Dữ Liệu Giúp Dữ Liệu Ngăn Nắp
Giữ thông tin có tổ chức
Quy trình làm việc hiệu quả đòi hỏi bạn phải giữ dữ liệu của mình được tổ chức và cấu trúc tốt. Cho dù bạn đang sử dụng các mẫu bảng tính Excel để quản lý tài chính hay theo dõi thông tin dự án, những phím tắt này giúp duy trì cấu trúc một cách hiệu quả.
Những phím tắt quản lý này giúp bạn sắp xếp, lọc và cấu trúc thông tin mà không cần liên tục chuyển đổi giữa các tab ribbon.
| Thao tác | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng AutoFilter cho vùng chọn | Ctrl + Shift + L |
| Mở hộp thoại Find & Replace | Ctrl + H |
| Chèn hàng mới phía trên hàng hiện tại | Ctrl + Shift + + (Dấu cộng) |
| Chèn cột mới bên trái cột hiện tại | Ctrl + Shift + + (Dấu cộng) |
| Xóa các hàng đã chọn | Ctrl + – (Dấu trừ) |
| Xóa các cột đã chọn | Ctrl + – (Dấu trừ) |
| Nhóm các hàng/cột đã chọn | Alt + Shift + Mũi tên phải |
| Bỏ nhóm các hàng/cột | Alt + Shift + Mũi tên trái |
| Ẩn các hàng đã chọn | Ctrl + 9 |
| Ẩn các cột đã chọn | Ctrl + 0 |
| Bỏ ẩn các hàng | Ctrl + Shift + 9 |
| Bỏ ẩn các cột | Ctrl + Shift + 0 |
Phím tắt AutoFilter Ctrl + Shift + L ngay lập tức thêm các mũi tên thả xuống vào tiêu đề của bạn, giúp việc lọc dữ liệu trở nên dễ dàng. Bạn có thể kết hợp nó với Find & Replace Ctrl + H để nhanh chóng làm sạch và sắp xếp các bộ dữ liệu lộn xộn.
Khi chèn hoặc xóa hàng và cột, hãy đảm bảo bạn đã chọn toàn bộ hàng hoặc cột trước, vì việc chọn một phần có thể làm gián đoạn cấu trúc dữ liệu của bạn.
1 Nhóm Phím Tắt Tiết Kiệm Thời Gian Thực Tế
Xử lý các tác vụ nhàm chán
Những phím tắt này giải quyết các tác vụ lặp đi lặp lại, nhàm chán mà thường chiếm hết thời gian của bạn mà không tạo ra nhiều giá trị. Mặc dù chúng có vẻ cơ bản, nhưng việc thành thạo các thao tác hàng ngày này khiến việc làm việc với Excel trở nên dễ dàng.
| Thao tác | Phím tắt |
|---|---|
| Sao chép vùng chọn | Ctrl + C |
| Dán | Ctrl + V |
| Cắt vùng chọn | Ctrl + X |
| Hoàn tác hành động cuối cùng | Ctrl + Z |
| Làm lại hành động đã hoàn tác | Ctrl + Y |
| Lưu bảng tính | Ctrl + S |
| Mở bảng tính mới | Ctrl + N |
| Mở tệp hiện có | Ctrl + O |
| Đóng bảng tính hiện tại | Ctrl + W |
| In | Ctrl + P |
| Tìm kiếm văn bản hoặc giá trị | Ctrl + F |
Phím tắt hoàn tác có lẽ là phím tắt được sử dụng nhiều nhất trong bất kỳ ứng dụng nào. Kết hợp với làm lại, bạn có thể thoải mái thử nghiệm, biết rằng bạn luôn có thể quay lại.
Tôi khuyên bạn nên tập thói quen nhấn Ctrl + S thường xuyên khi làm việc. Đúng vậy, các tính năng tự động lưu rất hữu ích, nhưng việc lưu thủ công đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất công việc quan trọng trong các trường hợp gặp sự cố bất ngờ hoặc mất điện.
Những phím tắt này thực sự giúp thay đổi cách bạn làm việc với Excel một khi chúng trở thành bản năng thứ hai. Tôi bắt đầu với một vài phím tắt yêu thích và dần dần thêm nhiều hơn. Mặc dù có một quá trình học hỏi nhất định, nhưng khoản đầu tư thời gian này sẽ nhanh chóng mang lại lợi ích. Việc thành thạo chúng sẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn, chính xác hơn và tự tin hơn với mọi loại dữ liệu, khẳng định vị thế của bạn như một người dùng Excel chuyên nghiệp.
