Đôi khi, chỉ nghĩ đến khối lượng công việc khổng lồ trong danh sách việc cần làm cũng đủ khiến tôi choáng váng, dẫn đến căng thẳng tột độ hoặc lãng phí hàng giờ liền chỉ để “xem thêm một tập phim Netflix nữa”. Đó là lý do tại sao tôi có thói quen lên kế hoạch cho từng phút trong ngày. May mắn thay, tôi đã tìm thấy một công cụ AI thực hiện điều đó tốt hơn tôi rất nhiều. Công cụ này, Reclaim.ai, đã thay đổi cách tôi tiếp cận việc tối ưu hóa thời gian và quản lý công việc, giúp tôi đạt được năng suất cá nhân cao hơn mà không cảm thấy quá tải.
1. Lập lịch tác vụ thông minh dựa trên ưu tiên và khả năng sẵn có
Thay vì dành thời gian tự mình sắp xếp tất cả các tác vụ vào lịch, tôi để Reclaim.ai xử lý giúp. Reclaim là một công cụ lập lịch bằng AI đồng bộ với Google Calendar của tôi và tự động sắp xếp các tác vụ dựa trên độ ưu tiên cũng như thời gian rảnh của tôi.
Reclaim thực hiện tất cả điều này đồng thời đảm bảo không có tác vụ nào bị trùng lặp hoặc được lên lịch trong những khoảng thời gian tôi đã chặn thủ công, hoặc khi Reclaim đã dành thời gian cho các tác vụ khác. Nếu một tác vụ có ưu tiên cao hơn xuất hiện, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại các tác vụ đã lên lịch trước đó và ưu tiên những tác vụ có thời hạn sắp đến hoặc còn nhiều công việc phải hoàn thành.
Giao diện lập kế hoạch Reclaim.ai với danh sách tác vụ và lịch trình
Ví dụ, tôi có những tác vụ không thể thay đổi như các buổi học đã được chặn trên lịch. Khi tôi thêm các tác vụ vào Reclaim, công cụ này sẽ tính đến điều đó và tránh lên lịch bất kỳ tác vụ nào trong những khoảng thời gian đó – trừ khi tôi xóa chúng khỏi lịch hoặc có những khoảng nghỉ giữa các buổi học. Đây là một tính năng vượt trội giúp tôi quản lý lịch trình một cách linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo các cam kết quan trọng.
2. Phân chia tác vụ lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý
Một trong những phần tôi yêu thích nhất khi sử dụng Reclaim cho việc lên lịch là nó cho phép tôi phân chia các tác vụ và chia chúng thành các phần nhỏ hơn, có thể trải đều qua nhiều ngày. Ví dụ, tôi sắp có kỳ thi cuối kỳ, và tôi ước tính mình sẽ cần khoảng 40 giờ để ôn luyện ngoài giờ học.
Thay vì phải tự chặn thời gian trên Google Calendar cho đến tuần thi, tôi chỉ cần vào Reclaim, tạo một tác vụ tên là “Chuẩn bị thi cuối kỳ”, và đặt thời lượng là 40 giờ. Tôi đánh dấu vào ô Split Up (Chia nhỏ) để Reclaim có thể phân bổ tác vụ này ra nhiều ngày.
Tạo tác vụ mới 'Chuẩn bị thi cử' trong Reclaim.ai, thể hiện tùy chọn chia nhỏ công việc
Sau đó, tôi thêm thời lượng tối thiểu và tối đa, chỉ rõ thời gian ít nhất và nhiều nhất tôi có thể dành để học trong một phiên. Cuối cùng, tôi đặt ngày đến hạn là ngày đầu tiên của kỳ thi. Chỉ trong vài phút, Reclaim đã tự động lên lịch các buổi học của tôi trên lịch, tất cả mà tôi không cần phải làm gì! Nếu thời gian gấp rút và tôi có những tác vụ ít quan trọng hơn đã được chặn trước, Reclaim sẽ điều chỉnh chúng để đảm bảo tôi hoàn thành việc chuẩn bị trước “ngày đến hạn” mà tôi đã đặt. Điều này thể hiện khả năng tối ưu hóa lịch trình và điều chỉnh tự động của Reclaim.
3. Tự động điều chỉnh lịch trình khi có thay đổi hoặc bỏ lỡ tác vụ
Mặc dù tôi rất muốn sống trong một thế giới mà tôi có thể hoàn thành mọi tác vụ trong danh sách mỗi ngày, nhưng cuộc sống luôn có những điều bất ngờ, và điều đó đơn giản là không thực tế. Một tính năng khiến Reclaim khác biệt so với nhiều ứng dụng lập lịch khác là khả năng tự động điều chỉnh lại các tác vụ nếu tôi bỏ lỡ chúng hoặc nếu có thay đổi trong lịch trình, ưu tiên của tôi.
Như tôi đã đề cập trước đó, nếu một tác vụ quan trọng hơn xuất hiện và thay đổi ưu tiên của tôi, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại tác vụ bị bỏ lỡ. Điều này đảm bảo không có gì bị bỏ sót, giữ cho các tác vụ của tôi đi đúng hướng mà không cần bất kỳ nỗ lực bổ sung nào từ phía tôi.
Công cụ này cũng cho phép bạn chọn liệu bạn muốn các tác vụ bắt đầu tự động khi đã lên lịch hay thủ công.
Thiết lập cài đặt khởi động và quản lý trạng thái hoàn thành tác vụ trong Reclaim.ai
Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên, Reclaim sẽ mặc định bạn đã bắt đầu tác vụ vào thời gian đã định. Với tùy chọn thứ hai được bật, bạn cần phải tự tay nhấn nút Start trước khi bắt đầu một tác vụ. Nếu bạn không làm vậy, Reclaim sẽ cho rằng bạn đã bỏ lỡ nó và lên lịch lại. Tôi đã bật tùy chọn thứ hai, và nó thực sự là một cứu cánh giúp tôi quản lý công việc hiệu quả hơn.
4. Thêm thời gian nghỉ ngơi để chống kiệt sức và tăng hiệu suất
Một điều tôi không thực sự tự hào là thói quen xếp kín lịch của mình mà không để lại bất kỳ khoảng trống nào cho việc nghỉ ngơi. Tôi có xu hướng lấp đầy từng phút trong ngày, nghĩ rằng mình có thể vượt qua mọi tác vụ với cùng một động lực, mà không cần một phút nghỉ nào. Nhưng hãy thành thật mà nói, tôi đang tự lừa dối mình sao?
Tôi đã tích cực cải thiện cân bằng công việc và cuộc sống và dần nhận ra rằng, việc cố gắng làm việc liên tục không nghỉ có thể giúp tôi hoàn thành công việc trong nửa đầu ngày, nhưng nó không bền vững về lâu dài. Đây là lúc Reclaim phát huy tác dụng. Nó tự động thêm các khoảng nghỉ giữa các tác vụ, ngăn chúng không bị lên lịch liên tục.
Cài đặt thời gian đệm và khoảng nghỉ tự động trong Reclaim.ai
Bạn có thể chọn khoảng nghỉ từ 15 phút đến một giờ (hoặc không nghỉ chút nào). Tôi đã đặt nó thành 30 phút trước các tác vụ. Reclaim cũng thêm “Thời gian giải tỏa” (Decompression Time) sau các cuộc họp, mặc dù tôi không thường xuyên sử dụng tính năng này vì tôi hiếm khi tham dự các cuộc họp. Tính năng này đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa kiệt sức và duy trì sự tỉnh táo.
5. Theo dõi chi tiết thời gian để hiểu rõ thói quen làm việc
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất là theo dõi thời gian của bạn đã đi đâu. Reclaim cung cấp một loạt các số liệu thống kê trong ba khoảng thời gian: 2 tuần gần nhất, 4 tuần gần nhất, và 12 tuần gần nhất. Trong phần phân tích “Thời gian của tôi” (My Time breakdown), nó phân loại thời gian của bạn thành Di chuyển (Travel), Công việc chuyên sâu (Deep work), và Công việc bề mặt (Shallow work).
Reclaim cũng cho biết bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho các mục “Thói quen & Tác vụ” (Habits & Tasks) trong cùng các khoảng thời gian đó. Ngoài ra, Reclaim theo dõi thời gian trung bình dành cho các cuộc họp bên ngoài, cuộc họp một đối một và cuộc họp nhóm. Phần tôi yêu thích nhất là mục Cân bằng công việc-cuộc sống (Work-life balance), nơi hiển thị số giờ cá nhân trung bình, số giờ nghỉ phép và số giờ làm việc ngoài giờ làm việc bình thường của bạn.
Biểu đồ phân tích thời gian dành cho Thói quen & Tác vụ cùng với phần cân bằng công việc-cuộc sống của Reclaim.ai
Mỗi lần kiểm tra, tôi lại nhận ra mình thực sự cần phải điều chỉnh lại lịch ngủ của mình! Những số liệu thống kê này cũng giúp tôi xác định các mô hình, chẳng hạn như liệu tôi có đang dành quá nhiều thời gian cho công việc bề mặt và cần chặn thêm thời gian tập trung cho công việc chuyên sâu hay không. Đây là một công cụ mạnh mẽ để theo dõi năng suất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Cá nhân tôi tin rằng Reclaim là một trong những công cụ đã thay đổi cuộc sống của tôi theo hướng tốt đẹp hơn, và nó chắc chắn đã giảm số giờ tôi dành cho việc sắp xếp lại các sự kiện trên lịch, cho phép tôi đảm bảo thời gian của mình được dành cho những gì thực sự quan trọng. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tự động để quản lý thời gian bằng AI và cải thiện hiệu suất, Reclaim.ai là một lựa chọn đáng để trải nghiệm. Hãy thử và chia sẻ cảm nhận của bạn về công cụ tối ưu hóa lịch trình thông minh này nhé!
