Việc đặt mục tiêu là yếu tố cốt lõi để duy trì năng suất, nhưng cá nhân tôi thường xuyên cảm thấy choáng ngợp với danh sách công việc hàng ngày, đặc biệt khi cuộc sống xuất hiện những biến cố bất ngờ. Việc chuyển sang thiết lập các mục tiêu hàng tháng đã mang lại sự linh hoạt, rõ ràng và giảm đáng kể căng thẳng. Dưới đây là những lý do tại sao việc tập trung vào mục tiêu hàng tháng đã trở thành một bước ngoặt lớn đối với tôi.
1. Linh Hoạt và Khả Năng Thích Ứng Cao
Một trong những lý do lớn nhất khiến danh sách công việc hàng ngày không bao giờ hiệu quả với tôi là thiếu sự linh hoạt. Cuộc sống vốn dĩ không thể đoán trước, nhất là khi có con nhỏ. Việc cố gắng bám vào sự cứng nhắc của một danh sách việc cần làm hàng ngày chỉ khiến tôi cảm thấy thất vọng mỗi khi kế hoạch nhỏ nhất cũng cần được thay đổi.
Tôi “phải” hoàn thành công việc X, Y hoặc Z, nhưng nếu đột nhiên cần làm thêm V, tôi sẽ tìm thời gian ở đâu?
Việc chuyển sang mục tiêu hàng tháng đã tạo cho tôi không gian để điều chỉnh tức thì mà không cảm thấy mình thất bại. Chẳng hạn, nếu một trong các con tôi bị ốm và tôi cần dành cả ngày để chăm sóc, hoặc một cuộc họp đột xuất làm gián đoạn lịch trình, tôi có thể dễ dàng chuyển trọng tâm sang các nhiệm vụ khác hoặc tiếp tục công việc đang dang dở vào cuối tháng. Để quản lý dự án này, tôi đã sử dụng ứng dụng miễn phí Notion, cho phép tôi đăng tải các dự án hoặc nhiệm vụ muốn hoàn thành và đặt khoảng thời gian cho cả tháng. Những việc đang thực hiện có thể được đánh dấu, và sau khi hoàn tất, tôi chỉ cần nhấp để đánh dấu là đã xong. Khả năng thích ứng này đồng nghĩa với việc tôi không còn phải liên tục vội vã để “bắt kịp” tiến độ. Thay vào đó, tôi có thể ưu tiên công việc hiệu quả và duy trì động lực, biết rằng mình vẫn còn đủ thời gian để đạt được mục tiêu.
2. Tăng Cường Tập Trung và Đạt Được Sự Rõ Ràng
Một lĩnh vực khác mà mục tiêu hàng tháng đã mang lại sự cải thiện đáng kể là khả năng tập trung của tôi. Có vẻ như việc có một danh sách hàng ngày sẽ giúp dễ dàng hơn, chia nhỏ công việc thành từng phần dễ quản lý, nhưng đối với tôi, nó lại thiếu đi một định hướng rõ ràng và thay vào đó là một mớ hỗn độn các danh sách dài, liên tục thay đổi. Mục tiêu hàng tháng khuyến khích tôi suy nghĩ lớn và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.
Ví dụ, thay vì lo lắng về việc hoàn thành mười nhiệm vụ nhỏ mỗi ngày, tôi tập trung vào các mục tiêu rộng lớn hơn như “viết năm bài blog trong tháng này” hoặc “hoàn thành một dự án cải tạo nhà”. Khung thời gian dài hơn này giúp tôi duy trì sự tập trung vào các mục tiêu lớn hơn, giúp tôi dễ dàng bỏ qua những phiền nhiễu và ưu tiên thời gian một cách hiệu quả.
3. Giảm Áp Lực và Ngăn Ngừa Tình Trạng Kiệt Sức
Đối với tôi, các nhiệm vụ hàng ngày giống như một chiếc máy chạy bộ không ngừng nghỉ. Tôi may mắn nếu hoàn thành được mọi thứ trong một ngày, và việc để lại các mục chưa hoàn thành nhanh chóng trở thành nguồn gốc của cảm giác tội lỗi. Dồn nén áp lực đó mỗi ngày, tôi nhanh chóng cảm thấy kiệt sức. Mục tiêu hàng tháng loại bỏ áp lực này bằng cách cung cấp một góc nhìn rộng hơn – bạn không cần phải quá chi tiết hóa mọi hành động, mà thay vào đó, hãy nhìn vào bức tranh tổng thể.
Khi tôi tập trung vào những gì mình muốn hoàn thành trong một tháng, tôi không cảm thấy mình đang chạy đua với thời gian hàng ngày. Mục tiêu hàng tháng cho phép tôi nghỉ ngơi khi cần mà không cảm thấy bị tụt hậu.
4. Khuyến Khích Lập Kế Hoạch Dài Hạn
Mục tiêu hàng tháng tự nhiên thúc đẩy tư duy chiến lược hơn. Thay vì chỉ phản ứng với các yêu cầu tức thời, tôi có thể lên kế hoạch cho tương lai và điều chỉnh hành động của mình phù hợp với các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp lớn hơn.
Giao diện ứng dụng Notion minh họa cách sắp xếp mục tiêu và quản lý dự án dài hạn
Ví dụ, nếu tôi muốn cải thiện kỹ năng viết của mình, một mục tiêu hàng tháng như “hoàn thành một khóa học viết và gửi ba bài báo” giúp tôi chia nhỏ mục tiêu đó thành các bước dễ quản lý. Tôi có thể viết ba bài báo bất cứ khi nào có thời gian, và phân bổ khóa học viết trong suốt tháng, sắp xếp sao cho phù hợp. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng tôi luôn hướng tới sự phát triển có ý nghĩa, thay vì chỉ đơn thuần là gạch bỏ các nhiệm vụ.
5. Đánh Giá và Phản Tư Có Ý Nghĩa
Vào cuối mỗi tháng, tôi dành thời gian để xem xét tiến độ của mình, và thực hành này đã thực sự mang tính chuyển đổi đối với tôi. Khác với danh sách công việc hàng ngày, mà như tôi đã đề cập, có thể giống như một mớ hoạt động mơ hồ, mục tiêu hàng tháng cho tôi một cái nhìn rõ ràng hơn về những gì tôi đã đạt được và những gì tôi có thể cải thiện. Tôi thực sự ít trì hoãn hơn và dành nhiều thời gian hơn cho các mục tiêu của mình.
Nếu tôi đặt một mục tiêu mà không hoàn thành được, tôi có thể đánh giá điều gì đã cản trở và điều chỉnh kế hoạch cho tháng tiếp theo. Quá trình phản tư đó giúp nâng cao nhận thức về bản thân và giúp tôi tinh chỉnh chiến lược tổng thể để đạt được thành công lớn hơn.
Vì vậy, nếu danh sách công việc hàng ngày đang khiến bạn cảm thấy quá tải, tại sao không thử áp dụng mục tiêu hàng tháng? Bạn có thể sẽ nhận thấy rằng việc chuyển từ guồng quay hàng ngày sang mục tiêu hàng tháng sẽ giúp thay đổi cách bạn tiếp cận năng suất và tạo ra một hệ thống linh hoạt hơn, giúp giảm căng thẳng và thúc đẩy kế hoạch dài hạn. Điều quan trọng nhất là bạn tìm được phương pháp phù hợp với mình.
