Trong nhiều năm, danh sách công việc (to-do list) là chiếc phao cứu sinh của tôi, nhưng dần dần nó trở thành một nguồn gây căng thẳng không ngừng. Những danh sách dài dằng dặc với hàng loạt nhiệm vụ chưa được đánh dấu hoàn thành khiến tôi cảm thấy lạc lối và choáng ngợp. Đó là lúc tôi quyết định phải thay đổi cách mình quản lý công việc và năng suất.
Vấn đề Cố Hữu Của To-Do List Truyền Thống
Ban đầu tôi không nhận ra, nhưng thực tế có một số vấn đề liên tục phát sinh với các danh sách công việc truyền thống mà hầu hết mọi người (bao gồm cả tôi) đều sử dụng. Một số vấn đề nổi bật bao gồm:
Danh sách công việc (to-do list) cũ quá dài với vô số hạng mục chưa hoàn thành gây áp lực
Danh Sách Dài Dằng Dặc Gây Áp Lực
To-do list dường như có một cách “len lỏi” và phát triển không ngừng cho đến khi chúng trở thành những danh sách khổng lồ mà rất ít người có thể hoàn thành. Danh sách công việc của tôi, được tạo ra vào cuối mỗi ngày và lưu trữ trong Google Doc, cuối cùng dài đến vài trang – ngày nào cũng vậy! Những gì bắt đầu chỉ là một vài nhiệm vụ dễ quản lý nhanh chóng biến thành một quả cầu tuyết lớn, và trước khi bạn kịp nhận ra, bạn đã bị mắc kẹt dưới một trận tuyết lở. Hơn nữa, ngay cả khi sử dụng các ứng dụng lập kế hoạch để giữ mọi thứ ngăn nắp, tôi vẫn cảm thấy lạc lối trong khối lượng công việc khổng lồ khi nhìn thấy tất cả được viết ra.
Khó Khăn Trong Việc Ưu Tiên Công Việc
Một trong những điều tôi vật lộn nhất với to-do list là làm sao để quyết định việc gì cần ưu tiên. Có quá nhiều nhiệm vụ cùng đòi hỏi sự chú ý của tôi. Nếu một ngày trôi qua, tôi sẽ thêm hai đến năm nhiệm vụ mới, và việc tìm ra vị trí phù hợp cho chúng gần như là không thể. Chưa kể đến việc thật dễ dàng bị cuốn vào công việc bận rộn là chỉ để “tích chọn” các mục thay vì tập trung vào việc hoàn thành chúng một cách “đúng đắn”.
Những Kỳ Vọng Phi Thực Tế
Một vấn đề khác nảy sinh là tôi đã tự đặt ra quá nhiều kỳ vọng phi thực tế cho bản thân. Khi tôi thất bại trong việc hoàn thành tất cả các mục trong to-do list, tôi cảm thấy như một thất bại. Dù tôi đã hoàn thành bao nhiêu, dường như lúc nào cũng còn nhiều việc phải làm hơn. Cảm giác liên tục không đạt được mục tiêu này thường làm giảm động lực và lòng tự trọng của tôi, điều này thực sự không tốt khi bạn muốn hoàn thành công việc.
Bước Ngoặt: Lý Do Tôi Từ Bỏ To-Do List
Tôi vẫn nhớ rõ ngày mà to-do list cuối cùng đã gây ra cho tôi nhiều sự thất vọng hơn là năng suất. Đó là một ngày thứ Tư ngẫu nhiên, và tôi đã lên kế hoạch từng nhiệm vụ cho ngày hôm đó, với ý định hoàn thành tất cả trước khi buổi tối đến.
To-do list được mã hóa màu sắc nhưng vẫn gây căng thẳng và khó khăn trong việc quản lý
Nhưng, khi thời gian trôi qua, tôi càng cảm thấy căng thẳng và choáng ngợp hơn, không thể đạt được bất kỳ tiến bộ đáng kể nào. Chính vào khoảnh khắc kiệt sức tột độ đó, tôi biết mình phải tìm một cách làm việc khác.
Nhận Thức Về Năng Suất Thực Sự
Để làm được điều đó, trước tiên tôi phải hiểu rằng năng suất thực sự không chỉ là việc tích chọn các nhiệm vụ một cách vô tâm khỏi danh sách – đó là việc tập trung vào các mục tiêu có ý nghĩa và đạt được tiến bộ dài hạn đối với chúng. Vì vậy, thay vì danh sách, tôi cần một hệ thống cho phép tôi điều chỉnh những gì tôi muốn làm hàng ngày với tầm nhìn và giá trị dài hạn của mình.
Chuyển Đổi Sang “Morning Review”
Cuối cùng, thay vì dựa vào các to-do list truyền thống, tôi đã áp dụng một phương pháp “morning review” (đánh giá buổi sáng). Đây là một buổi kiểm tra hàng ngày vào buổi sáng, tập trung nhiều hơn vào việc suy ngẫm về ngày hôm trước và đặt ra các ưu tiên rõ ràng hơn cho ngày sắp tới.
“Morning Review” Là Gì và Hoạt Động Như Thế Nào?
Morning review, đối với tôi, ít nhất, là một phương tiện có chủ đích và có ý nghĩa để bắt đầu mỗi ngày với sự rõ ràng và mục đích. Tôi dành vài phút để nhìn lại những gì mình đã hoàn thành vào ngày hôm trước, những gì đã học được và những thách thức đã gặp phải. Tôi cũng xác định hai hoặc ba mục tiêu chính mà tôi muốn đạt được cả ngắn hạn và dài hạn cho ngày sắp tới.
Khái Niệm Cơ Bản
Không giống như một to-do list thông thường, vốn chỉ tập trung vào số lượng và việc hoàn thành, morning review nhấn mạnh việc có chủ đích và ưu tiên những gì quan trọng nhất. Thay vì tự làm mình choáng ngợp với một danh sách dường như vô tận các nhiệm vụ và việc vặt, tôi cẩn thận chọn một số lượng hạn chế hơn các mục tiêu có ý nghĩa sẽ tác động tích cực đến các mục tiêu tổng thể của tôi.
Sự Khác Biệt Với To-Do List
Morning review của tôi cũng khuyến khích cả sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Nó nhận ra rằng các ưu tiên có thể, và sẽ, thay đổi suốt cả ngày và cho phép điều chỉnh mà không khiến tôi cảm thấy thất bại. Cách tiếp cận này giúp tôi tập trung vào những gì thực sự quan trọng và giúp tôi tránh bị lạc lối trong những điều nhỏ nhặt.
Tại Sao Phương Pháp Này Hiệu Quả Với Tôi
Nhìn chung, tôi cảm thấy morning review đã thay đổi cuộc chơi về năng suất và hạnh phúc tổng thể của tôi. Bằng cách tập trung vào một vài mục tiêu chính trong suốt cả ngày và dài hạn, tôi đã có thể cảm thấy bớt choáng ngợp hơn và kiểm soát ngày của mình tốt hơn.
Giảm Áp Lực và Tăng Khả Năng Kiểm Soát
Morning review của tôi cũng giúp tôi giữ vững các mục tiêu dài hạn và đảm bảo rằng các hành động hàng ngày của tôi phù hợp với tầm nhìn tổng thể của tôi về thành công. Bắt đầu mỗi ngày với một kế hoạch và mục đích rõ ràng đã cho tôi động lực để đối phó với đủ loại thử thách. Hãy thử nghiệm với các cách tiếp cận khác nhau và đừng ngại thử các phương pháp khác nhau để tìm ra thứ phù hợp nhất với bạn. Điều hiệu quả với tôi có thể không nhất thiết là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Công Cụ Hỗ Trợ “Morning Review” Hiệu Quả
Tôi nhận thấy rằng, giống như hầu hết mọi thứ, việc sử dụng công nghệ có thể giúp morning review của tôi dễ dàng hơn nhiều. Tôi thường sử dụng Google Doc, giống như với To-Do-Lists trước đây của tôi, để tập hợp suy nghĩ của mình, mặc dù chúng ít là danh sách các việc cần làm mà thiên về việc liệt kê các ưu tiên chính trong ngày. Tôi cũng đồng bộ Google Calendar để đảm bảo ghi lại các cuộc họp đã lên lịch, các thời hạn nghiêm ngặt và bất kỳ cam kết gia đình nào tôi biết sẽ diễn ra trong ngày đó.
Hãy đặt ra những kỳ vọng thực tế và trung thực về số lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong một ngày, sau đó ưu tiên các nhiệm vụ đó cho phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn tránh cảm thấy choáng ngợp hoặc thất vọng.
Và, khi tôi không có quyền truy cập vào laptop hoặc phải làm những việc khác như nấu bữa sáng, tôi thường sử dụng kỹ năng My Notebook trên Alexa để nói ra những suy nghĩ thay vì viết chúng ra ngay lập tức. Điều đó có nghĩa là tôi có thể làm hai việc cùng lúc, ngay cả khi tôi không nhất thiết thích chia sự chú ý của mình theo cách đó.
Các Phương Pháp Quản Lý Công Việc Khác Đã Thử
Trước khi ổn định với morning review, tôi đã thử nghiệm một số phương pháp khác.
Time-blocking (Khối thời gian)
Time-blocking là một trong số đó. Đây là phương pháp mà bạn lên lịch các khoảng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ thay vì liệt kê chúng ra. Nó hoạt động khá tốt để tập trung vào các dự án lớn, nhưng lại khó duy trì khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch.
Day-theming (Chủ đề theo ngày)
Tôi cũng đã thử áp dụng chủ đề cho mỗi ngày, ví dụ như “ngày chạy việc vặt” hoặc “ngày sáng tạo”. Điều đó giúp tôi tập trung, nhưng nó không tốt khi có việc khẩn cấp phát sinh và làm xáo trộn lịch trình.
Kết Luận
Cuối cùng, dù bạn gắn bó với to-do list truyền thống hay áp dụng một cách tiếp cận mới, chìa khóa thực sự là tìm ra bất kỳ phương pháp nào phù hợp với bạn và giúp bạn duy trì sự ngăn nắp, có động lực và tập trung. Morning review đã là một công cụ vô giá trong thói quen hàng ngày của riêng tôi, và tôi hy vọng nó cũng có thể mang lại những lợi ích tương tự cho bạn. Hãy bắt đầu nhỏ bằng cách kết hợp danh sách hiện tại của bạn với morning review để dần làm quen với thói quen lập kế hoạch cho ngày của mình.
