Trong kỷ nguyên số hóa, việc quản lý thời gian hiệu quả trở thành yếu tố then chốt để duy trì năng suất và cân bằng cuộc sống. Cá nhân tôi từng là người luôn lập kế hoạch chi tiết từng giờ cho mỗi ngày làm việc, ghi chú tỉ mỉ vào bảng Excel. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi nhiều công sức và không thực sự phù hợp với thói quen làm việc của tôi. Kể từ đó, tôi đã tìm thấy một giải pháp thay thế hiệu quả hơn: phương pháp Task Batching, giúp tối ưu hóa công việc với ít nỗ lực hơn.
Task Batching là gì?
Ngành công nghiệp quản lý thời gian và năng suất luôn xoay quanh ý tưởng làm thế nào để khai thác tối đa mỗi phút trong ngày. Điều này đã thúc đẩy sự ra đời của nhiều chiến lược và hệ thống được thiết kế để tối ưu hóa những khoảnh khắc quý giá đó.
Task Batching là một trong những chiến lược nổi bật hứa hẹn mang lại một ngày làm việc hiệu quả hơn. Nói một cách đơn giản, Task Batching là kỹ thuật nhóm hóa các công việc từ danh sách cần làm dựa trên sự tương đồng hoặc loại hình nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng. Chẳng hạn, tất cả các tác vụ liên quan đến việc viết email, gọi điện thoại hoặc động não sáng tạo có thể được nhóm lại và thực hiện trong một “lô” (batch) công việc duy nhất.
Mục tiêu cốt lõi của Task Batching là giảm thiểu gánh nặng nhận thức (cognitive load) gây ra bởi việc chuyển đổi nhiệm vụ thường xuyên, vốn có thể làm suy yếu sự tập trung và năng suất. Bằng cách tập trung vào một nhóm công việc cụ thể tại một thời điểm, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và dễ dàng đạt được trạng thái dòng chảy (flow state).
Task Batching khác Time Blocking như thế nào?
Task Batching có thể nghe có vẻ tương đồng với một kỹ thuật năng suất khác là Time Blocking, nhưng thực tế chúng đại diện cho hai cách tiếp cận khác nhau trong quản lý thời gian. Time Blocking chia nhỏ một ngày dựa trên số giờ có sẵn, với mỗi hoạt động được gán cho một khung giờ làm việc cụ thể.
Ngược lại, Task Batching phân chia lịch trình dựa trên số lượng nhiệm vụ cần thực hiện và mức độ liên quan giữa chúng. Với Task Batching, tôi có thể làm việc trên các nhóm công việc khác nhau trong thời gian cần thiết, mà không cần gán các khung thời gian cụ thể. Mặc dù Task Batching vẫn liên quan đến việc chỉ định các khoảng thời gian cho hoạt động, nhưng thời lượng và tần suất của những khoảng thời gian này không phải là trọng tâm chính.
Phương pháp Time Blocking chưa bao giờ thực sự hiệu quả đối với tôi. Nó mang lại sự tổ chức chặt chẽ cho ngày làm việc, đôi khi quá mức. Làm việc theo một lịch trình Time Blocking cố định khiến tôi cảm thấy vội vã hơn, và thật khó chịu khi tôi không thể hoàn thành một cuộc hẹn hoặc phải trì hoãn một nhiệm vụ đã lên lịch trước.
Tại sao Task Batching hiệu quả hơn?
Task Batching có vẻ hợp lý hơn với cách tôi làm việc và mang lại trải nghiệm ít gây khó chịu hơn. Tôi ít phải chuyển đổi giữa các tác vụ thường xuyên hơn, và tôi cảm thấy thoải mái hơn khi dời một nhóm tác vụ sang một khoảng thời gian khác. Tôi có thể phân bổ năng lượng tốt hơn trong suốt cả ngày, điều này giúp tôi tự tin hơn về những gì mình đã hoàn thành vào cuối ngày.
1. Giảm thiểu chi phí chuyển đổi (Switching Costs)
Ưu điểm quan trọng nhất của Task Batching là khả năng ngăn chặn “chi phí chuyển đổi” (switching costs). Chi phí chuyển đổi, hay còn gọi là “thuế chuyển đổi,” là tác động tiêu cực đến hiệu suất và trạng thái dòng chảy khi bạn phải chuyển sự chú ý giữa các tác vụ. Nếu bạn đã từng cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, ví dụ như lái xe và sử dụng điện thoại hoặc xem phim trong khi nhắn tin, bạn sẽ nhận thấy một khoảng thời gian điều chỉnh trước khi sự chú ý của bạn có thể tập trung lại vào tác vụ hiện tại.
Giao diện Google Calendar minh họa phương pháp quản lý thời gian Time Blocking với các khối giờ cố định
Việc chuyển đổi giữa các tác vụ tiêu tốn thời gian và nỗ lực, và việc bị gián đoạn trong khi làm việc, dù chỉ trong chốc lát, đã được chứng minh là khiến mọi người lo lắng và thất vọng hơn. Task Batching giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách nhóm các hoạt động tương tự lại. Các nhiệm vụ này sẽ được hoàn thành trong một phiên làm việc tập trung duy nhất, điều đó thường có nghĩa là chúng cần ít thời gian và nỗ lực hơn để hoàn thành. Để tránh bị xao nhãng, bạn nên thông báo giờ làm việc tập trung của mình cho gia đình và đồng nghiệp.
2. Tính linh hoạt cao
Task Batching là một kỹ thuật năng suất linh hoạt hơn Time Blocking. Tôi có thể linh hoạt với các khoảng thời gian được chỉ định cho các hoạt động, điều này đặc biệt hữu ích cho các nhiệm vụ sáng tạo. Ví dụ, tôi có thể chỉ định một khối “Viết lách” và quyết định hoãn các công việc khác cho đến khi tôi hoàn thành tất cả các nhiệm vụ viết lách trong ngày.
Mặc dù nên tránh gián đoạn càng nhiều càng tốt, Task Batching thường có khả năng chống chịu tốt hơn với những gián đoạn không thể tránh khỏi so với Time Blocking. Khi một sự gián đoạn xảy ra, tôi có thể tạm dừng và tiếp tục nhóm công việc mà không làm gián đoạn hoàn toàn quy trình làm việc hoặc phải lập kế hoạch lại toàn bộ ngày của mình.
3. Nâng cao năng suất thực tế
Mặc dù đây là một nhận định mang tính chủ quan, tôi đã đạt được nhiều thành công hơn với Task Batching so với Time Blocking. Tôi hoàn thành các tác vụ trong thời gian kỷ lục với ít nỗ lực hơn. Làm việc theo các nhóm công việc cũng có nghĩa là thời gian của tôi dễ theo dõi hơn, và tôi có thể nhanh chóng biết mình đang dành phần lớn thời gian cho việc gì.
Điều quan trọng là phải lên lịch các khoảng thời gian nghỉ ngơi đều đặn để duy trì mức năng lượng và tránh kiệt sức, bất kể bạn sử dụng phương pháp năng suất nào. Tôi cũng có thể lên lịch các hoạt động ít tốn năng lượng hơn vào những khoảng thời gian mà mức năng lượng của tôi xuống thấp nhất.
4. Kỳ vọng thực tế hơn
Với Time Blocking, tôi có xu hướng lấp đầy từng giây bằng các hoạt động và tự ép buộc mình phải làm việc hiệu quả ngay cả khi điều đó không hợp lý. Tôi muốn trở thành một người đa tài và cố gắng sắp xếp một hoạt động từ mọi sở thích của mình vào một ngày. Điều đó tốn thời gian, gây choáng ngợp và hầu như không mang lại hiệu quả.
Ngược lại, Task Batching giúp tôi giữ vững thực tế. Các nhiệm vụ thường mất nhiều thời gian hơn so với thời gian tôi gán cho chúng và có giới hạn về số lượng hoạt động tôi có thể đảm nhận trong một ngày. Việc tập trung năng lượng vào các nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ hợp lý hơn là phân tán bản thân quá mức cho nhiều nỗ lực khác nhau.
Với Task Batching, tôi hiểu rõ hơn về một ngày làm việc điển hình trông như thế nào, và tôi có thể đặt các ưu tiên của mình hiệu quả hơn. Tôi sử dụng Microsoft To-Do và Google Calendar, nhưng cũng có một số công cụ quản lý thời gian khác có thể hữu ích.
Bất chấp những gì Cal Newport và các chuyên gia năng suất khác nói, việc lên lịch từng phút trong ngày có thể không phù hợp với tất cả mọi người, đặc biệt là những người cảm thấy lo lắng khi nhìn vào một lịch trình Time Blocking được lấp đầy hoàn toàn. Với Task Batching, việc đắm mình vào công việc mà không cần theo dõi số phút đã trôi qua và còn lại bao nhiêu thời gian sẽ dễ dàng hơn, và đó chắc chắn là cách tôi thích làm việc.
Task Batching là một công cụ đáng kinh ngạc trong kho vũ khí năng suất của tôi, nhưng nó cũng không phù hợp với mọi phong cách làm việc. Đã có những lúc Task Batching không thực sự hữu ích. Tuy nhiên, sức mạnh của Task Batching nằm ở tính linh hoạt và khả năng thích ứng của nó. Bạn có thể điều chỉnh mọi thứ cho đến khi có được một hệ thống phù hợp với mình.
