Mỗi buổi sáng là một khởi đầu mới. Nhưng cũng giống như thư mục khởi động trên máy tính, tôi không muốn bị đè nặng bởi quá nhiều thứ cùng lúc xuất hiện trong tâm trí mình. Việc lập kế hoạch vào đêm hôm trước mang lại cho tôi lợi thế, giúp tôi bắt đầu công việc ngay lập tức một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Tại Sao Lập Kế Hoạch Ngày Từ Tối Hôm Trước Giúp Tăng Động Lực Vượt Trội
Cái cảm giác uể oải sau khi thức dậy cho thấy não bộ của tôi chưa sẵn sàng cho việc đưa ra các quyết định quan trọng. Lập kế hoạch từ tối hôm trước khai thác một thủ thuật tinh thần mạnh mẽ: những lợi ích tinh tế của giấc ngủ. Trong khi chúng ta ngủ, tiềm thức xử lý các ưu tiên cho ngày hôm sau, giúp chúng ta trở nên hiệu quả hơn trong một số nhiệm vụ nhận thức. Nó giống như một vận động viên vào vị trí trước tiếng súng hiệu lệnh.
Thay vì lúng túng với danh sách việc cần làm khi uống cà phê, tôi biết chính xác mình phải bắt đầu từ đâu. Tôi không cho phép bộ não có cơ hội tranh cãi về nhiệm vụ đầu tiên; nó đã được hoàn thành. Sự rõ ràng giúp giảm bớt ma sát và thúc đẩy sự tập trung ngay từ đầu.
Bạn không nhất thiết phải nhìn vào điện thoại di động hay bật máy tính, nhưng các công cụ kỹ thuật số có thể giúp việc này dễ dàng hơn. Tôi từng thử nghiệm sử dụng ChatGPT để thiết lập thói quen buổi sáng. Gần đây, tôi đã chuyển đổi bài tập này sang buổi tối hôm trước.
Hình ảnh minh họa ChatGPT đang đóng vai trò là trợ lý lập lịch trình, hỗ trợ người dùng xây dựng thói quen buổi sáng hoặc kế hoạch hàng ngày hiệu quả.
Thói quen này có thể giúp bạn tiết kiệm 15 đến 30 phút do dự vào buổi sáng và chuyển hóa năng lượng đó thành công việc hiệu quả. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải tuân theo hệ thống của tôi. Thói quen lập kế hoạch hiện tại của bạn cũng có thể hiệu quả – chỉ cần thử nghiệm với việc thực hiện nó vào tối hôm trước và xem liệu nó có giúp ích gì không. Bạn cũng có thể sử dụng những lợi ích tuyệt vời của giấy cho danh sách việc cần làm và tránh xa màn hình.
Lập Kế Hoạch Buổi Sáng Dễ Dẫn Đến Sự Trì Hoãn
Việc lập kế hoạch vào buổi sáng thường che giấu sự trì hoãn dưới vỏ bọc của năng suất. Ý chí thường thấp nhất ngay sau khi thức dậy. Đối mặt với hộp thư đến tràn ngập, tiếng chuông Slack không ngừng, hoặc một danh sách nhiệm vụ lớn, không rõ ràng sẽ tạo cảm giác choáng ngợp. Não bộ của chúng ta không còn biết ranh giới giữa thế giới thực và thế giới kỹ thuật số nữa, vì vậy chúng ta trì hoãn.
Bạn có thể tự nhủ, “Tôi sẽ chỉ kiểm tra email nhanh thôi,” và đột nhiên 45 phút biến mất vào việc phản ứng theo lịch trình của người khác thay vì của chính bạn. Hoặc bạn bị mắc kẹt khi nhìn chằm chằm vào một danh sách nhiệm vụ đáng sợ và đầu hàng những công việc dễ dàng hơn như sắp xếp màn hình máy tính.
Việc lập kế hoạch buổi sáng thường biến thành công việc mang tính phản ứng. Các thông báo và yêu cầu khẩn cấp đánh cắp sự tập trung trước khi bạn kịp sắp xếp các ưu tiên của mình.
Một số công cụ kỹ thuật số mà tôi sử dụng đã làm vấn đề này trở nên tồi tệ hơn theo nhiều cách khác nhau:
- “Sóng thần” thông báo: Các ứng dụng email và nhắn tin như WhatsApp làm tôi ngập lụt với các cuộc hội thoại chưa đọc, làm mất đi sự tập trung trước khi tôi có thể ngồi xuống để lập kế hoạch cho ngày.
- Bẫy danh sách vô tận: Mở một danh sách nhiệm vụ khổng lồ, không được sắp xếp trong Asana mà không có ưu tiên rõ ràng sẽ gây ra tình trạng tê liệt.
- Tìm kiếm ngữ cảnh: Cố gắng nhớ tại sao tôi đã thêm các nhiệm vụ hoặc tài liệu quan trọng nằm ở đâu.
Lập kế hoạch vào buổi tối hoạt động như một liều thuốc an thần chống lại điều này. Tôi có thể chủ động thiết lập ngày làm việc của mình, trước khi sự hỗn loạn và phiền nhiễu kỹ thuật số chiếm lấy.
Mẹo Thực Tế Lập Kế Hoạch Ngày Từ Tối Hôm Trước (Theo Cách Kỹ Thuật Số)
Bắt đầu rất đơn giản. Hãy sử dụng cấu trúc chung để xây dựng nghi thức buổi tối của riêng bạn, chỉ mất từ 5 đến 10 phút. Hãy nhớ rằng, các công cụ không quan trọng bằng hệ thống hay thói quen.
“Brain Dump” & Thu Thập Ý Tưởng
Giải phóng tâm trí bằng cách ghi lại những suy nghĩ hoặc nhiệm vụ ngẫu nhiên.
Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Apple Notes, Google Keep hoặc Evernote để ghi chú nhanh. Nếu muốn, việc ghi lại suy nghĩ dưới dạng nhật ký giọng nói là một thử nghiệm tiết kiệm thời gian đáng để thử.
Đánh Giá & Ưu Tiên
Mở ứng dụng quản lý tác vụ chính của bạn. Đó có thể là bất kỳ ứng dụng phổ biến nào bạn chọn như Todoist, Microsoft To Do hoặc TickTick.
Xem lại các ghi chú mới, danh sách nhiệm vụ của bạn và lịch trình của ngày mai. Sau đó, chọn Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất (MIT) của bạn và đánh dấu rõ ràng. Tôi gọi đó là Điểm Nhấn Hàng Ngày của Tôi, và tôi phân loại nó là điều gì đó Khẩn cấp, Thỏa mãn, hoặc Vui vẻ.
Giao diện Google Sheets hiển thị mục "My Daily Highlight", minh họa cách ưu tiên nhiệm vụ quan trọng nhất hàng ngày bằng cách phân loại thành khẩn cấp, hài lòng hoặc thú vị.
Hạn chế các nhiệm vụ hàng ngày khác của bạn chỉ còn 3 đến 5 mục quan trọng để giảm cảm giác choáng ngợp. Sử dụng danh sách “Làm sau” hoặc hoãn các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn.
Kỹ Thuật “Time Blocking” (Phân Bổ Thời Gian)
Sử dụng các ứng dụng phổ biến như Google Calendar, Fantastical, Apple Calendar hoặc Motion. Kéo hoặc nhập các nhiệm vụ vào lịch của bạn với các khung thời gian thực tế, bao gồm cả thời gian đệm. Luôn lên lịch cho công việc, nghỉ giải lao, tập thể dục và bữa trưa. Hãy coi chúng như những cuộc hẹn.
Mã hóa màu sắc cho các nhiệm vụ để dễ dàng tham khảo nhanh (ví dụ: màu xanh lam cho công việc chuyên sâu, màu xanh lá cây cho cuộc họp, màu cam cho nghỉ ngơi, v.v.).
Nếu Time Blocking không hiệu quả với bạn, hãy thử Task Batching (gom nhóm tác vụ). Tôi thường xuyên chuyển đổi giữa hai phương pháp này vì các ngày và nhiệm vụ không phải lúc nào cũng giống nhau.
Chuẩn Bị Không Gian Làm Việc Cho Ngày Mai
Đóng các tab và ứng dụng mà bạn sẽ không cần vào ngày mai.
Mở sẵn các tài liệu hoặc công cụ chính liên quan đến các nhiệm vụ đầu tiên của bạn và lưu các liên kết trong lịch hoặc ghi chú nhiệm vụ của bạn. Nếu tôi đang viết một bài báo, tôi đánh dấu chúng vào một thư mục tạm thời có tên “Bắt đầu từ đây”.
Khi bắt đầu các nhiệm vụ quan trọng, hãy kích hoạt Chế Độ Tập Trung (iOS/macOS) hoặc Digital Wellbeing/Không Làm Phiền (Android) để tắt tiếng các phiền nhiễu trong các khoảng thời gian làm việc.
Màn hình điện thoại Android hiển thị tính năng "Chế độ Tập trung" (Focus Mode), giúp người dùng loại bỏ phiền nhiễu kỹ thuật số để tăng cường sự tập trung vào công việc.
Tôi đề cập đến công việc kỹ thuật số ở đây. Những mẹo này áp dụng cho mọi thứ. Ví dụ, nếu bạn đi tập gym vào buổi sáng, hãy chuẩn bị đồ đạc vào tối hôm trước.
Kiểm Tra Lại & Cam Kết
Quét qua lịch và các nhiệm vụ của bạn để đảm bảo kế hoạch của bạn tập trung và thực tế. Đóng các ứng dụng gây xao nhãng và tinh thần cam kết với ứng dụng năng suất tối thượng mà tất cả chúng ta đều có — đồng hồ.
Lập kế hoạch vào buổi tối không chỉ đơn thuần là viết một danh sách việc cần làm, đó là một thói quen chiến lược. Việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số để thu thập, ưu tiên, lên lịch và chuẩn bị trước khi ngủ giúp não bộ của chúng ta có đủ thời gian để hình dung ngày hôm sau. Cũng cần nhớ rằng, nếu có những việc bất ngờ xảy ra, bạn luôn có thể lập kế hoạch vi mô và thay đổi mọi thứ. Bạn sẽ chuyển đổi từ cảm giác quá tải sang sự rõ ràng và từ căng thẳng buổi sáng sang động lực mạnh mẽ.
