Trong kỷ nguyên số, việc bảo vệ tài liệu và dữ liệu cá nhân là vô cùng cần thiết. Bạn không cần phải chi trả bất kỳ khoản phí nào để đảm bảo an toàn cho các thông tin nhạy cảm của mình. Có nhiều ứng dụng miễn phí đáng tin cậy giúp bạn khóa chặt mọi thứ và gửi chúng một cách an toàn cho bất kỳ ai. Bài viết này của Thuthuat365.net sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng các công cụ này để tối ưu hóa bảo mật dữ liệu cá nhân, nâng cao khả năng chống lại các rủi ro an ninh mạng mà không phải tốn kém.
Sử Dụng Phần Mềm Nén Miễn Phí Để Bảo Mật Tệp
Để giữ các tệp của bạn được riêng tư, hãy bắt đầu với phần mềm nén. WinRAR và 7-Zip cung cấp cho bạn các tùy chọn mạnh mẽ và nhanh chóng để tạo kho lưu trữ được bảo vệ bằng mật khẩu. Nhiều người tin dùng các công cụ này vì chúng vừa nhanh, vừa đơn giản để sử dụng.
WinRAR
WinRAR cung cấp các điều khiển dễ sử dụng và tính năng bảo mật mạnh mẽ. Sau khi cài đặt, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp hoặc thư mục nào, chọn Add to archive (Thêm vào kho lưu trữ), sau đó đặt mật khẩu và bật tùy chọn “encrypt file names (mã hóa tên tệp)”. Khi thực hiện thao tác này, bạn không chỉ ẩn nội dung mà còn ẩn cả danh sách các tệp bên trong, đảm bảo không ai có thể xem được nội dung nếu không biết mật khẩu.
Với việc dữ liệu cá nhân liên tục bị nhắm mục tiêu bởi các hệ thống tự động, việc có cả mật khẩu và mã hóa cho các tệp của bạn giờ đây là điều bắt buộc. WinRAR sử dụng mã hóa AES-256, cùng tiêu chuẩn mà các ngân hàng và công ty công nghệ tin cậy cho thông tin nhạy cảm. Nếu ai đó cố gắng truy cập trái phép, hệ thống mật khẩu của WinRAR sẽ làm chậm quá trình xâm nhập, khiến các cuộc tấn công vét cạn (brute-force) gần như không thể thực hiện. Bạn cũng không cần phải trả tiền cho các tính năng cốt lõi; phiên bản miễn phí vẫn giữ nguyên tất cả các công cụ bảo mật và nén, trong khi người dùng trả phí chỉ đơn giản là không bị làm phiền bởi các cửa sổ nhắc nhở.
7-Zip
7-Zip cung cấp khả năng bảo vệ mạnh mẽ trong một gói phần mềm nhẹ hơn, hoàn toàn miễn phí và mã nguồn mở. Để khóa một tệp, hãy cài đặt 7-Zip, nhấp chuột phải vào đối tượng bạn muốn bảo vệ và chọn Add to archive (Thêm vào kho lưu trữ). Sau đó, đặt mật khẩu và đánh dấu chọn “encrypt file names (mã hóa tên tệp)”.
Đặt mật khẩu và mã hóa tệp với 7-Zip
Giống như WinRAR, 7-Zip sử dụng mã hóa AES-256 để bảo mật các tệp của bạn. Theo kinh nghiệm của Thuthuat365.net, việc nén bằng định dạng 7z cực kỳ hiệu quả trong việc thu nhỏ các tệp lớn thành một gói nhỏ hơn mà không ảnh hưởng đến nội dung của chúng. Điều này giúp việc tải lên tệp dễ dàng hơn vì không yêu cầu nhiều băng thông. Vì lý do đó, sử dụng 7-Zip là cách yêu thích để bảo mật các tệp đa phương tiện cho mục đích lưu trữ, bởi vì mật khẩu và mã hóa hiện rất quan trọng cho các bản sao lưu.
Ngoài ra, 7-Zip còn cho phép bạn tạo các tệp mã hóa tự giải nén (self-extracting encrypted files). Bằng cách này, người nhận chỉ cần mật khẩu để mở tệp – không cần phải cài đặt bất kỳ phần mềm đặc biệt nào.
Gửi Tài Liệu Bảo Vệ Mật Khẩu Bằng Bộ Ứng Dụng Văn Phòng
Khi bạn chuẩn bị hợp đồng, ngân sách hoặc đề xuất kinh doanh, Microsoft Office và LibreOffice đều tích hợp sẵn tính năng bảo vệ bằng mật khẩu. Bạn có thể kiểm soát quyền truy cập thông tin nhạy cảm của mình bằng cách làm theo các bước đơn giản trong các chương trình bạn đã quen thuộc.
Microsoft Office
Thiết lập mật khẩu bảo vệ tài liệu trong Microsoft Office
Để khóa một tài liệu Microsoft Office, hãy mở tệp của bạn và nhấp vào File (Tệp) > Info (Thông tin) > Protect Document (Bảo vệ tài liệu) > Encrypt with Password (Mã hóa bằng mật khẩu). Nhập mật khẩu của bạn và xác nhận. Office sau đó sẽ mã hóa toàn bộ tài liệu của bạn bằng bảo mật AES. Không ai có thể mở nó nếu không có mật khẩu.
LibreOffice
Tùy chọn lưu tài liệu kèm mật khẩu trong LibreOffice Writer
LibreOffice, một bộ ứng dụng miễn phí phổ biến giữa sinh viên và các chuyên gia, cung cấp một phương pháp gần như tương tự. Khi bạn lưu công việc của mình, hãy đánh dấu chọn tùy chọn Save with Password (Lưu với mật khẩu). LibreOffice sau đó sẽ nhắc bạn nhập một mật khẩu mạnh, và áp dụng nó cho toàn bộ tài liệu bằng mã hóa nâng cao. Mặc dù miễn phí, tính năng bảo mật tích hợp của LibreOffice vẫn sánh ngang hoặc vượt trội hơn nhiều giải pháp trả phí.
Hãy nhớ rằng, nếu bạn quên mật khẩu, cả Microsoft và LibreOffice đều không thể khôi phục tài liệu cho bạn. Hãy lưu mật khẩu ở một nơi đáng tin cậy, chẳng hạn như ứng dụng quản lý mật khẩu miễn phí. Cả hai bộ ứng dụng Office đã cải thiện khả năng mã hóa của chúng qua nhiều năm, vì vậy hãy chạy các phiên bản mới nhất để có bảo mật tốt nhất. Bằng cách sử dụng Office hoặc LibreOffice, bạn tránh được rủi ro từ các công cụ bên thứ ba không rõ nguồn gốc trong khi vẫn có được sự bảo vệ mạnh mẽ, đáng tin cậy.
Chia Sẻ Tệp PGP Mã Hóa Với Kleopatra Để Bảo Mật Tối Cao
Nếu bạn cần bảo mật cao hơn, chẳng hạn như khi gửi hình ảnh hoặc tài liệu riêng tư và tối mật, hãy nâng cấp mức độ bảo vệ với mã hóa PGP và bảo vệ bằng mật khẩu sử dụng Kleopatra. Công cụ miễn phí này dựa trên một hệ thống khóa mà các doanh nghiệp và tổ chức chính phủ tin cậy để giữ các tệp riêng tư.
Tải xuống Kleopatra như một phần của Gpg4win, sau đó khởi chạy và bắt đầu bằng cách tạo “cặp khóa” của bạn theo hướng dẫn khi bạn mở ứng dụng lần đầu. Lưu trữ khóa riêng tư của bạn một cách an toàn và trao khóa công khai của bạn cho bất kỳ ai bạn muốn nhận tệp được bảo vệ từ họ. Nếu bạn cần gửi một bức ảnh hoặc tài liệu được mã hóa, hãy nhấp chuột phải vào nó, chọn tùy chọn Sign and Encrypt (Ký và Mã hóa) từ Kleopatra, và chọn khóa công khai của người nhận. Kleopatra sẽ tạo một tệp đã khóa mà chỉ người nhận của bạn mới có thể mở bằng khóa riêng tư của họ, điều này xảy ra tự động nếu họ mở tệp trên máy tính của riêng họ với Kleopatra đã được cài đặt.
Tạo cặp khóa mã hóa PGP mới bằng Kleopatra
Kleopatra yêu cầu mật khẩu để hoàn tất quá trình mã hóa tệp
Thông báo mã hóa tệp thành công trong giao diện Kleopatra
Nếu bạn đang gửi tệp, hãy yêu cầu người liên hệ của bạn cung cấp khóa công khai của họ. Nhập khóa đó, mã hóa tệp của bạn, sau đó gửi qua email, tin nhắn hoặc lưu trữ đám mây. Chỉ người liên hệ mà bạn đã chọn mới có thể mở khóa được, ngay cả khi ai đó chặn được tệp trong quá trình truyền tải.
Kleopatra có thể cảm thấy xa lạ nếu bạn đã quen với các công cụ mật khẩu đơn giản, nhưng hãy kiên trì với nó. Một khi bạn nắm vững các kiến thức cơ bản, việc sử dụng Kleopatra để mã hóa tin nhắn và tệp của bạn sẽ là một trong những cách dễ dàng nhất để bạn lấy lại quyền riêng tư của mình.
Bạn hoàn toàn có thể bảo vệ các tệp của mình mà không phải trả tiền cho phần mềm bổ sung hay đối phó với các plugin phức tạp. WinRAR và 7-Zip giúp bạn dễ dàng khóa các kho lưu trữ và chia sẻ chúng với sự an tâm. Microsoft Office và LibreOffice cung cấp các cách đơn giản để bảo vệ tài liệu quan trọng của bạn bằng mật khẩu ngay từ menu của chúng. Nếu bạn cần loại bảo mật được các chuyên gia quyền riêng tư tin tưởng, Kleopatra với mã hóa PGP sẽ giữ cho các tệp nhạy cảm nhất của bạn thực sự riêng tư – không tốn thêm chi phí nào. Với những công cụ này, bạn có mọi thứ cần thiết để giữ thông tin của mình an toàn và chia sẻ nó một cách tự tin.
