Việc chèn bảng vào tài liệu Word là một phương pháp tuyệt vời để tổ chức và trình bày thông tin một cách có cấu trúc. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải dừng lại ở những bảng cơ bản. Với một vài điều chỉnh định dạng đơn giản, bạn có thể biến các bảng thông thường thành những yếu tố chuyên nghiệp, hấp dẫn về mặt hình ảnh, góp phần nâng cao chất lượng tài liệu của mình. Bài viết này của thuthuat365.net sẽ hướng dẫn bạn các thủ thuật tối ưu bảng trong Word, giúp bạn khai thác tối đa công cụ mạnh mẽ này.
1. Định vị và Căn chỉnh Bảng trong Word
Việc định vị bảng hợp lý là yếu tố then chốt để tạo ra một tài liệu được trình bày chỉn chu. Bạn có thể dễ dàng quản lý vị trí và căn chỉnh của bảng bằng cách sử dụng tính năng “Thuộc tính Bảng” (Table Properties) trong Microsoft Word.
Để truy cập tính năng này, bạn hãy nhấp chuột phải vào bảng và chọn Table Properties (Thuộc tính Bảng) từ menu ngữ cảnh. Thao tác này sẽ mở một hộp thoại nơi bạn có thể điều chỉnh kích thước, căn chỉnh, thụt lề và cách ngắt dòng văn bản xung quanh bảng để phù hợp với nhu cầu của mình.
Theo mặc định, Word sẽ căn chỉnh bảng sang lề trái. Nếu bạn muốn căn giữa bảng, hãy vào tab Table (Bảng) và chọn tùy chọn Center (Căn giữa) trong phần Alignment (Căn chỉnh). Sau đó, bạn có thể điều chỉnh khoảng cách của bảng so với lề trái bằng tùy chọn Indent from Left (Thụt lề từ trái).
Hộp thoại Thuộc tính Bảng trong Microsoft Word cho phép điều chỉnh kích thước, căn chỉnh và ngắt dòng của bảng.
Việc định vị bảng so với văn bản xung quanh cũng rất dễ dàng. Đơn giản chỉ cần kéo bảng bằng biểu tượng tay cầm nằm ở góc trên bên trái để di chuyển nó. Khi bạn làm như vậy, Word sẽ tự động điều chỉnh cách ngắt dòng văn bản từ None (Không) sang Around (Xung quanh). Để kiểm soát chi tiết hơn, bạn có thể sử dụng hộp thoại Table Positioning (Định vị Bảng) trong Table Properties để chỉ định khoảng cách từ văn bản xung quanh cho mỗi cạnh của bảng.
Nếu bảng có liên quan chặt chẽ đến một đoạn văn bản cụ thể, hãy bật tùy chọn Move with Text (Di chuyển cùng văn bản). Điều này đảm bảo bảng luôn được căn chỉnh dọc với đoạn văn bản tương ứng, ngay cả khi văn bản bị dịch chuyển.
2. Tinh chỉnh Kích thước Bằng Thước kẻ
Nếu bạn đang tìm cách đơn giản để cải thiện hình thức của bảng trong Word, việc điều chỉnh kích thước chính xác là rất quan trọng. Để kiểm soát chính xác kích thước của các hàng và cột, hãy sử dụng thước kẻ trong Word để thực hiện các điều chỉnh chính xác.
Để thực hiện, di chuyển chuột qua đường viền của bảng. Khi con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều, hãy nhấp và giữ đường viền đồng thời nhấn phím ALT. Sau đó, kéo các hàng hoặc cột để điều chỉnh chúng theo kích thước mong muốn. Thủ thuật này giúp bạn tối ưu bảng trong Word một cách trực quan và nhanh chóng.
3. Phân bố Đều Hàng và Cột
Bạn muốn tạo một bảng với các hàng và cột được phân bố đều? Tin tốt là bạn không cần phải điều chỉnh thủ công từng hàng hoặc cột.
Đơn giản chỉ cần chọn toàn bộ bảng và chuyển đến tab Table Layout (Bố cục Bảng). Trong nhóm Cell Size (Kích thước Ô), nhấp vào Distribute Rows (Phân bố Hàng) hoặc Distribute Columns (Phân bố Cột), và Word sẽ tự động điều chỉnh các hàng hoặc cột để đảm bảo khoảng cách đều. Đây là một mẹo hiệu quả để duy trì sự chuyên nghiệp cho bảng biểu của bạn.
Tính năng Phân bố Cột trong tab Bố cục Bảng của Word giúp cân bằng độ rộng các cột tự động.
4. Thay đổi Bố cục và Giao diện Bảng
Sau khi bảng của bạn đã được định vị và các hàng, cột đã được điều chỉnh, bạn có thể tiếp tục nâng cao bố cục và giao diện của nó để phù hợp với phong cách tài liệu của mình.
Bạn có thể vào tab Table Design (Thiết kế Bảng) và sử dụng công cụ Shading (Tô màu nền) để thêm màu nền vào các ô, hàng hoặc cột riêng lẻ. Trong cùng tab, menu Table Styles (Kiểu Bảng) cung cấp nhiều kiểu được thiết kế sẵn, giúp bạn áp dụng ngay lập tức định dạng nhất quán cho toàn bộ bảng. Đây là cách tuyệt vời để tối ưu bảng trong Word về mặt thẩm mỹ.
Công cụ Tô màu (Shading) trong tab Thiết kế Bảng của Word để thêm màu nền cho ô hoặc hàng bảng.
5. Chuyển đổi Văn bản Thành Bảng và Ngược Lại
Bạn không phải lúc nào cũng cần tạo một bảng từ đầu. Word cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi văn bản hiện có thành bảng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Để thực hiện, chọn dữ liệu không có dạng bảng trong tài liệu của bạn và đi tới Insert (Chèn) > Table (Bảng) > Convert Text to Table (Chuyển văn bản thành Bảng). Word sẽ tự động phân tích các dấu phân cách văn bản để xác định số lượng hàng và cột, sau đó định dạng nội dung thành một bảng.
Nếu bảng không hiển thị như mong đợi, bạn có thể sử dụng hộp thoại Convert Text to Table để chỉ định cách Word nên phân tách dữ liệu thành hàng và cột. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi nhập dữ liệu không có dạng bảng từ các tệp CSV hoặc TXT vào một bảng đã được định dạng.
Tùy chọn Chuyển văn bản thành Bảng trong Word giúp định dạng dữ liệu không có cấu trúc thành bảng.
Nếu ai đó yêu cầu dữ liệu ở định dạng giá trị phân tách bằng dấu phẩy (CSV) hoặc định dạng phân cách khác, bạn có thể chuyển đổi bảng trở lại thành văn bản. Để thực hiện, chọn toàn bộ bảng bằng cách nhấp vào biểu tượng “di chuyển” phía trên bảng. Sau đó, đi tới Table Tools (Công cụ Bảng) > Layout (Bố cục) và nhấp vào tùy chọn Convert to Text (Chuyển đổi thành Văn bản) trong nhóm Data (Dữ liệu).
6. Tự động Điền Số Thứ Tự cho Cột
Trong khi Microsoft Excel giúp việc tự động điền một dãy số trở nên dễ dàng, Microsoft Word lại không có tính năng tích hợp tương tự cho bảng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nhanh chóng tạo một cột được đánh số trong bảng của mình, điều đó khá đơn giản để thực hiện.
Đầu tiên, hãy tạo một cột mới cho các số thứ tự nếu chưa có. Chọn cột bằng cách đặt chuột lên tiêu đề cột. Sau đó, đi tới Home (Trang chủ) > Paragraph (Đoạn văn) và nhấp vào nút Numbering (Đánh số). Word sẽ tự động tạo một dãy số trong cột đã chọn. Đây là thủ thuật đơn giản giúp tối ưu bảng trong Word khi cần đánh số liệu.
Sử dụng nút Đánh số (Numbering) trong tab Trang chủ để tự động điền số thứ tự vào cột bảng Word.
7. “Đóng băng” Kích thước Ô Bảng
Các bảng trong Microsoft Word tự động điều chỉnh kích thước để phù hợp với dữ liệu mới. Tuy nhiên, có những trường hợp bạn không muốn bảng thay đổi kích thước, ngay cả khi dữ liệu mới được thêm vào. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể “đóng băng” kích thước của các ô.
Để thực hiện điều này, trước tiên hãy chỉ định kích thước cố định cho các ô bằng cách điều hướng đến Table Properties (Thuộc tính Bảng) > Row (Hàng). Sau đó, nhập một giá trị vào hộp Specify height (Chỉ định chiều cao) và chọn Exactly (Chính xác) từ menu thả xuống cho chiều cao hàng.
Tiếp theo, vào tab Table (Bảng), nhấp vào nút Options (Tùy chọn), và bỏ chọn hộp kiểm Automatically Resize to Fit Contents (Tự động thay đổi kích thước để phù hợp với nội dung). Nhấp OK hai lần để thoát hộp thoại Thuộc tính Bảng.
Hộp thoại Tùy chọn Bảng trong Word để tắt tính năng tự động thay đổi kích thước, giúp "đóng băng" ô bảng.
Thủ thuật này cũng giải quyết vấn đề chèn hình ảnh vào một ô, ngăn ô không bị mở rộng để chứa hình ảnh. Nếu hình ảnh lớn hơn không gian có sẵn, nó sẽ bị cắt để vừa với ô.
8. Chuyển Đổi Hàng Thành Cột (Transpose)
Có những lúc bạn có thể cần chuyển đổi hàng thành cột và ngược lại. Ví dụ, khi số lượng cột vượt quá lề trang. Quá trình này được gọi là chuyển vị (transposition).
Thật không may, Word không có tính năng tích hợp để chuyển vị bảng. Để khắc phục điều này, bạn có thể sao chép bảng của mình vào Microsoft Excel, nơi bạn có thể hoán đổi hàng thành cột. Sau khi hoàn tất, bạn có thể sao chép và dán bảng trở lại vào Microsoft Word. Đây là giải pháp hữu hiệu khi bạn cần điều chỉnh bố cục dữ liệu phức tạp, giúp tối ưu bảng trong Word thông qua sự hỗ trợ của Excel.
Tùy chọn Chuyển vị (Transpose) trong Excel giúp hoán đổi hàng và cột của bảng trước khi dán lại vào Word.
9. Dán Bảng Excel vào Gmail Giữ Nguyên Định Dạng
Theo mặc định, Gmail không giữ lại định dạng bảng tính khi bạn dán dữ liệu từ Microsoft Excel. Để gửi dữ liệu dạng bảng qua email mà không cần đính kèm riêng, bạn có thể sử dụng Microsoft Word như một cầu nối.
Đầu tiên, sao chép bảng Microsoft Excel và dán vào tài liệu Microsoft Word, đảm bảo rằng định dạng nguồn được giữ lại. Sau đó, sao chép bảng từ Microsoft Word và dán vào tin nhắn Gmail của bạn.
Phương pháp này đảm bảo rằng bảng của bạn giữ được giao diện gọn gàng, có tổ chức, giúp người nhận dễ dàng xem dữ liệu trực tiếp trong nội dung email mà không yêu cầu tệp đính kèm.
Bảng được dán từ Word sang email Gmail giữ nguyên định dạng, đảm bảo hiển thị rõ ràng.
10. Tái Sử Dụng Bảng Mẫu để Tiết kiệm Thời gian
Định dạng bảng trong Word có thể là một trải nghiệm bổ ích, nhưng không cần phải lặp lại quá trình này mỗi lần. Nếu bạn thường xuyên sử dụng một bảng cụ thể, Word cho phép bạn lưu nó để sử dụng trong tương lai.
Khi bảng của bạn đã sẵn sàng, hãy chuyển đến tab Insert (Chèn), sau đó chọn Quick Parts (Thành phần nhanh) > Save Selection to Quick Part Gallery (Lưu vùng chọn vào Thư viện thành phần nhanh) từ nhóm Text (Văn bản). Sau khi lưu bảng vào Thư viện thành phần nhanh, bạn có thể dễ dàng tái sử dụng nó bằng cách nhấp vào tùy chọn Quick Parts và chọn bảng đã lưu của bạn từ thư viện. Đây là thủ thuật cuối cùng giúp bạn tối ưu bảng trong Word bằng cách nâng cao hiệu suất làm việc.
Lưu bảng mẫu vào Thư viện thành phần nhanh (Quick Part Gallery) trong Word để tái sử dụng sau này.
Các thủ thuật định dạng được liệt kê ở trên rất phù hợp cho bất kỳ ai thường xuyên sử dụng bảng để tổ chức thông tin trong Microsoft Word. Bằng cách áp dụng các kỹ thuật này, bạn có thể tạo ra những bảng không chỉ hữu ích mà còn hấp dẫn về mặt hình ảnh và dễ đọc. Đừng ngần ngại thử áp dụng chúng để nâng cấp bảng Word của bạn lên một tầm cao mới!
