Việc các tệp tin bị phân tán và không nhất quán trong cách đặt tên có thể khiến việc quản lý file trên hệ điều hành Windows trở nên phức tạp và tốn thời gian. Với những mẹo đơn giản dưới đây, bạn có thể sắp xếp tệp tin của mình một cách khoa học hơn, từ đó cải thiện đáng kể quy trình làm việc và năng suất sử dụng máy tính.
1. Tăng Tốc Độ Chuyển File Với Phím Tắt Bàn Phím và Chuột
Giống như bất kỳ công cụ nào khác, các phím tắt bàn phím có thể làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, và điều này không ngoại lệ khi nói đến File Explorer. Để thực hiện các tác vụ quản lý file cơ bản, bạn có thể sử dụng các phím tắt truyền thống như Ctrl + C để Sao chép (Copy), Ctrl + X để Cắt (Cut), Ctrl + V để Dán (Paste) nội dung, và Ctrl + A để chọn tất cả các mục trong một thư mục.
Bạn có thể bổ sung thêm kỹ năng sử dụng phím tắt bằng các thao tác chuột. Ví dụ, giữ phím Ctrl và nhấp vào một hoặc nhiều tệp tin để chỉ chọn các tệp cụ thể. Để chọn nhiều tệp tin liên tiếp, hãy giữ phím Shift, chọn tệp tin đầu tiên, sau đó nhấp vào tệp tin cuối cùng để chọn tất cả chúng. Muốn tăng tốc mọi thứ hơn nữa? Hãy tìm hiểu thêm các kỹ thuật đơn giản để sao chép file nhanh hơn trên Windows 10 và 11.
2. Làm Chủ File Explorer và Các Phím Tắt Điều Hướng
Microsoft cuối cùng đã bổ sung tính năng tab vào File Explorer với bản cập nhật Windows 11 năm 2022, loại bỏ nhu cầu phải mở nhiều cửa sổ khi làm việc với nhiều thư mục. Bạn có thể nhấn Ctrl + T bất cứ lúc nào để thêm một tab mới, hoặc sử dụng biểu tượng dấu cộng (+) được tìm thấy ở đầu cửa sổ File Explorer.
Nếu bạn vẫn thích làm việc với nhiều cửa sổ riêng biệt, bạn vẫn có thể mở chúng bằng cách nhấn Win + E trên bàn phím. Bạn cũng có thể sắp xếp hai cửa sổ theo các bố cục khác nhau bằng cách sử dụng các phím Win + Mũi tên Trái/Phải/Lên/Xuống.
Giao diện File Explorer trên Windows 11 hiển thị nhiều tab đang mở, giúp quản lý thư mục hiệu quả.
Bạn cũng có thể tùy chỉnh thanh truy cập nhanh (quick access toolbar) để truy cập nhanh hơn vào các thư mục thường dùng nhất của mình. Một cách tuyệt vời để thay đổi tốc độ truy cập file trong File Explorer là thay đổi thư mục đích (target folder), bạn có thể thực hiện điều này bằng cách nhấp vào File ở góc trên bên trái. Sau đó, chọn Options > General và đặt Open File Explorer thành thư mục bạn muốn nhắm mục tiêu.
Bạn có thể tìm hiểu thêm các mẹo File Explorer để quản lý file nhanh chóng nếu muốn tìm hiểu sâu hơn về các tùy chỉnh này.
3. Kích Hoạt Lập Chỉ Mục (Indexing) Để Tìm Kiếm File Nhanh Hơn
Theo mặc định, tính năng tìm kiếm tệp của Windows có thể chậm và kém hiệu quả, gây khó khăn khi bạn cần nhanh chóng tìm thấy thứ mình cần. Mặc dù các công cụ tìm kiếm tệp của bên thứ ba là một lựa chọn, nhưng việc bật Indexing là một giải pháp tích hợp có thể tăng tốc đáng kể các tìm kiếm của bạn.
Indexing hoạt động bằng cách quét các tệp, email và các nội dung khác trên máy tính của bạn, sau đó lập danh mục thông tin của chúng. Khi bạn tìm kiếm máy tính của mình sau khi lập chỉ mục, nó sẽ tra cứu chỉ mục của các mục để tìm kết quả tìm kiếm nhanh hơn.
Hộp thoại Tùy chọn lập chỉ mục (Indexing Options) trên Windows 11, cho phép cấu hình các vị trí cần lập chỉ mục để tối ưu tìm kiếm file.
Lập chỉ mục có thể ảnh hưởng đến hiệu suất hệ thống; do đó, bạn nên chỉ lập chỉ mục cho các tệp và thư mục mà bạn thường xuyên truy cập. Để tìm hiểu thêm về lập chỉ mục trong Windows, hãy khám phá hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách lập chỉ mục Windows 11 để có kết quả tìm kiếm nhanh hơn.
4. Sử Dụng Cấu Trúc Thư Mục và Quy Tắc Đặt Tên Thông Minh
Tổ chức các tệp của bạn với một cấu trúc thư mục rõ ràng, phân cấp là một cách hiệu quả để quản lý chúng. Với phương pháp này, mỗi tệp sẽ nằm trong thư mục được chỉ định của nó, cho phép bạn tìm thấy nó nhanh hơn khi cần.
Việc đặt tên chính xác cho các thư mục và tệp của bạn cũng quan trọng không kém để tìm thấy các tệp quan trọng nhanh hơn. Tránh sử dụng các dấu câu như gạch ngang, dấu phẩy hoặc dấu gạch dưới ở đầu tên tệp. Ngoài ra, hãy giữ tên tệp của bạn ngắn gọn, lý tưởng là dưới 35 ký tự.
Bạn cũng có thể thêm ngày vào tên tệp để làm cho nó mô tả hơn. Hoặc, nếu bạn muốn sáng tạo hơn, bạn thậm chí có thể thêm biểu tượng cảm xúc (emojis). Nếu bạn đã có một chồng tệp và thư mục được đặt tên kém, việc đổi tên hàng loạt (batch renaming) có thể giúp ích. Bạn luôn có thể tìm hiểu các mẹo chuyên nghiệp để đặt tên và sắp xếp tệp trong Windows để giúp giữ cho các tệp của bạn được tổ chức.
5. Tự Động Hóa Quản Lý File Với Ứng Dụng Bên Thứ Ba
Các tiện ích tự động hóa có thể giúp bạn sắp xếp các tệp của mình tốt hơn. Các ứng dụng như File Juggler có thể được tùy chỉnh để theo dõi các thay đổi đối với thư mục của bạn và thực hiện các hành động dựa trên các quy tắc đã chỉ định.
Ví dụ, bạn có thể cấu hình nó để di chuyển và đổi tên tệp dựa trên nội dung của tệp PDF, sắp xếp tệp dựa trên đặc điểm của chúng, sử dụng dữ liệu EXIF để lập danh mục ảnh và tổ chức các tệp đa phương tiện. Các ứng dụng tự động hóa tệp tuyệt vời khác dành cho Windows bao gồm PhotoMove, tổ chức ảnh bằng siêu dữ liệu, và TagScanner, một công cụ mạnh mẽ để tổ chức và đổi tên các tệp đa phương tiện. Bạn cũng có thể tìm thấy nhiều ứng dụng tổ chức tệp tuyệt vời khác cho Windows.
6. Dọn Dẹp File Cũ, Không Sử Dụng và Làm Sạch Thùng Rác
Các tệp cũ và không sử dụng chiếm không gian trên ổ cứng của bạn và làm phức tạp việc quản lý tệp. Nhiều tệp này, bao gồm cả những tệp trong Thùng rác (Recycle Bin) của bạn, hiếm khi được sử dụng nhưng lại chiếm một lượng lớn không gian.
Để dọn dẹp các tệp rác, hãy bắt đầu bằng cách làm sạch Thùng rác của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ dọn dẹp ổ đĩa (Disk Cleanup) tích hợp sẵn để xóa các tệp tạm thời và tệp cài đặt Windows khỏi thư mục tải xuống.
Tiện ích Disk Cleanup đang chạy trên giao diện Windows 11, giúp dọn dẹp các tệp tin rác và giải phóng dung lượng ổ đĩa.
Để được hướng dẫn, hãy kiểm tra danh sách các tệp và thư mục Windows bạn có thể xóa một cách an toàn để giải phóng dung lượng mà không gây rủi ro đến sự ổn định của hệ thống. Nếu bạn vẫn cần thêm dung lượng, bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích ổ đĩa của bên thứ ba để tìm ra điều gì đang làm đầy ổ cứng của bạn.
7. Tối Ưu Dung Lượng Lưu Trữ Bằng Cách Nén File
Nếu việc xóa các tệp cũ không phải là một lựa chọn, việc nén chúng thành một kho lưu trữ (archive) có thể giúp giảm sự lộn xộn trên ổ đĩa lưu trữ của bạn trong khi vẫn duy trì cấu trúc tệp ban đầu. Nén tệp cũng là một cách hiệu quả để giảm việc sử dụng không gian ổ đĩa mà không cần xóa các tệp và thư mục.
Windows 11 hỗ trợ nén cơ bản để tạo và giải nén các tệp zip, nhưng nó thiếu các tính năng nâng cao như mã hóa tệp và tương đối chậm hơn so với các lựa chọn thay thế của bên thứ ba. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng 7-Zip để tạo các kho lưu trữ tệp ZIP, RAR, TAR và GZIP cho các nhu cầu nén nâng cao hơn.
8. Tận Dụng Lưu Trữ Đám Mây Để Truy Cập Dữ Liệu An Toàn và Dễ Dàng
Lưu trữ đám mây có thể đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn bằng cách cung cấp khả năng truy cập liền mạch vào các tệp trên nhiều thiết bị mà không cần phải chuyển đổi thủ công. Bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa tài liệu trên PC chạy Windows của mình và tiếp tục công việc ngay trên một thiết bị khác bằng cách đăng nhập vào các dịch vụ như Microsoft 365 hoặc Google Drive.
Cài đặt ứng dụng OneDrive trên Windows 11, hiển thị các tùy chọn đồng bộ hóa và lưu trữ đám mây để quản lý dữ liệu hiệu quả.
Nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp các công cụ để tổ chức tệp bằng cách sử dụng các thư mục được mã hóa màu và gắn thẻ (tagging). Các công cụ này cũng cung cấp tính năng tìm kiếm mạnh mẽ hơn, có thể tìm thấy tệp nhanh chóng bằng cách khớp các từ khóa trong tên tệp và thậm chí cả trong nội dung tài liệu.
Nếu bạn chưa sử dụng lưu trữ đám mây, hãy xem xét các dịch vụ lưu trữ đám mây tốt nhất để sao lưu và chia sẻ tệp của bạn nhằm hợp lý hóa việc quản lý tệp.
Mặc dù không có một phương pháp “một kích thước phù hợp cho tất cả” nào để giữ cho các tệp Windows của bạn được tổ chức, những mẹo này có thể giúp bạn giảm sự lộn xộn, cải thiện hiệu quả và tìm thấy thứ bạn cần nhanh hơn mà không làm gián đoạn quy trình làm việc hiện có của bạn. Hãy bắt đầu áp dụng chúng ngay hôm nay để tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng Windows của bạn!
