Việc phải đối mặt với một bảng số liệu khổng lồ có thể khiến bạn cảm thấy choáng váng và khó nắm bắt thông tin. Tuy nhiên, khi bạn khám phá sức mạnh của các quy tắc định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) được mã hóa bằng màu sắc, việc nhận diện các biến động và bất thường trong dữ liệu trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Một bảng tính được trực quan hóa sinh động sẽ nhanh chóng thu hút sự chú ý đến những điểm cần tập trung nhất, giúp bạn phân tích dữ liệu hiệu quả hơn.
1. Biến Số Liệu Thành Thanh Dữ Liệu (Data Bars)
Khi xem xét các con số, việc so sánh trực quan có thể giúp não bộ của chúng ta nhanh chóng nhận diện các mô hình và mối quan hệ. Cho dù đó là số lượng, tỷ lệ phần trăm hay tiền tệ, việc thêm các thanh ngang thông qua tính năng định dạng có điều kiện trong Excel có thể giúp bạn nhanh chóng trích xuất thông tin chi tiết chỉ trong nháy mắt.
Ví dụ dưới đây sẽ sử dụng một báo cáo đơn giản thể hiện doanh số bán hàng của các sản phẩm trong ba tháng (Tháng Một, Tháng Hai và Tháng Ba).
Để áp dụng các thanh ngang vào dữ liệu số, bạn hãy chọn tab Home (Trang chủ), sau đó nhấp vào Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) > Data Bars (Thanh Dữ liệu), rồi chọn một trong các tùy chọn trong phần Gradient Fill (Tô Dải màu) hoặc Solid Fill (Tô Đặc).
Menu Excel hiển thị cách thêm Data Bars vào dữ liệu số
Ngay khi các thanh dữ liệu được áp dụng, bạn có thể dễ dàng nhận ra sản phẩm nào đang dẫn đầu về hiệu suất mà không cần xem xét từng con số cụ thể. Trong ví dụ này, máy tính xách tay (laptops) là sản phẩm bán chạy nhất trong tất cả các tháng, trong khi tai nghe (headphones) có doanh số thấp nhất.
2. Trực Quan Hóa Xu Hướng Với Bộ Biểu Tượng (Icon Sets)
Ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng các biểu tượng là tính trực quan của chúng, cho phép bạn phân loại dữ liệu một cách rõ ràng hơn. Chẳng hạn, việc đặt một mũi tên xanh hướng lên bên cạnh một con số có thể ngay lập tức chỉ ra một xu hướng tăng trưởng mà không cần phải đọc giá trị cụ thể.
Bảng dữ liệu Excel minh họa xu hướng tăng giảm bằng các biểu tượng Icon Sets
Để thêm một bộ biểu tượng, bạn hãy nhấp vào Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) > Icon Sets (Bộ Biểu tượng) và chọn một trong các tùy chọn hiển thị.
Menu chọn bộ biểu tượng Icon Sets trong tính năng Conditional Formatting của Excel
Tiếp theo, bạn sẽ cần định nghĩa ý nghĩa của xu hướng tăng hoặc giảm. Nhấp vào Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) > Manage Rules (Quản lý Quy tắc).
Giao diện quản lý quy tắc định dạng có điều kiện trong Excel (Conditional Formatting Rules Manager)
Chọn bộ biểu tượng bạn vừa tạo và nhấp vào nút Edit (Chỉnh sửa).
Chọn và chỉnh sửa quy tắc Icon Set trong cửa sổ quản lý định dạng có điều kiện của Excel
Tại đây, bạn có thể thiết lập cách hiển thị các biểu tượng dựa trên giá trị của ô. Ví dụ, thiết lập When value is (Khi giá trị là) thành 90 và toán tử là >= có nghĩa là khi giá trị lớn hơn hoặc bằng 90, một mũi tên xanh hướng lên sẽ xuất hiện bên cạnh ô.
Cửa sổ chỉnh sửa quy tắc định dạng Icon Set để thiết lập điều kiện hiển thị biểu tượng theo giá trị
Sau đó, nhấp vào OK và nhấp OK một lần nữa để áp dụng các thay đổi.
Ngoài việc biểu thị xu hướng, bạn có thể sử dụng các bộ biểu tượng để chỉ ra nhiều điều khác. Ví dụ, các ngôi sao có thể biểu thị những mục có hiệu suất hàng đầu, hoặc một biểu tượng dừng có thể chỉ ra dữ liệu có vấn đề.
3. Tô Màu Toàn Bộ Hàng Dựa Trên Giá Trị Ô Cụ Thể
Việc tô sáng toàn bộ một hàng trong bảng tính Excel là một cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý của người đọc ngay lập tức. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ xem xét một báo cáo với dữ liệu về trạng thái của các tác vụ. Excel sẽ tự động tô sáng các tác vụ quá hạn bằng màu đỏ dựa trên cột Due Date (Ngày đến hạn) (cột D).
Để thực hiện điều này, hãy nhấp vào Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) > New Rule (Quy tắc Mới). Chọn Use a formula to determine which cells to format (Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng), và dưới mục Format values where this formula is true (Định dạng các giá trị khi công thức này đúng), nhập công thức sau:
=$D3<TODAY()
Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện bằng công thức kiểm tra ngày quá hạn trong Excel
Trong công thức trên, $D3 cho Excel biết cột chứa các ô cần kiểm tra. TODAY() là một hàm ngày tháng trong Excel trả về ngày hiện tại. Toàn bộ công thức có nghĩa là nếu một ngày trong cột Due Date nhỏ hơn ngày hiện tại, chúng ta muốn áp dụng định dạng có điều kiện.
Để thiết lập màu tô nền, nhấp vào nút Format (Định dạng) trong cửa sổ Edit Formatting Rule (Chỉnh sửa Quy tắc Định dạng). Sau đó, chọn tab Fill (Tô nền) và chọn màu đỏ từ danh sách các màu. Cuối cùng, nhấp OK.
Chọn màu tô nền đỏ trong cài đặt định dạng có điều kiện của Excel để đánh dấu hàng
Sau đó, nhấp OK và nhấp OK một lần nữa để áp dụng các thay đổi. Bạn sẽ thấy rằng đối với mỗi hàng có ngày sớm hơn ngày hiện tại (ví dụ: ngày 12/4/2025 tại thời điểm viết bài này), hàng đó sẽ được tô sáng.
4. Tô Màu Xen Kẽ Hàng Linh Hoạt (Zebra Shading)
Khái niệm “zebra shading” (tô màu xen kẽ như sọc ngựa vằn) bắt nguồn từ việc ngựa vằn có các sọc đen trắng xen kẽ. Đây là một cách tuyệt vời để phân chia trực quan các hàng, giúp người đọc dễ dàng theo dõi hàng mà họ đang xem. Bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện, bạn có thể thêm hiệu ứng zebra shading một cách linh hoạt vào báo cáo của mình, tự động cập nhật khi bạn thêm hoặc xóa các hàng.
Để thực hiện điều này, hãy chọn tất cả các hàng bạn muốn áp dụng hiệu ứng tô màu xen kẽ, bao gồm cả những hàng có thể được thêm vào trong tương lai, và nhấp vào Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) > New Rule (Quy tắc Mới). Chọn Use a formula to determine which cells to format (Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng), và dưới mục Format values where this formula is true (Định dạng các giá trị khi công thức này đúng), nhập công thức sau:
=MOD(ROW(),2)=0Công thức trên sẽ làm cho các hàng chẵn có định dạng có điều kiện, trong khi các hàng lẻ sẽ giữ nguyên màu trắng.
Bây giờ, nhấp vào Format (Định dạng) và chọn màu xám nhạt từ danh sách màu trong tab Fill (Tô nền). Sau đó, bạn sẽ thấy hiệu ứng zebra shading đã được áp dụng cho các ô đã chọn. Khi bạn xóa hoặc thêm một hàng trong phạm vi đó, định dạng sẽ được duy trì một cách tự động.
Bảng tính Excel hiển thị hiệu ứng tô màu hàng xen kẽ (Zebra Shading) để dễ đọc
Với những thủ thuật định dạng có điều kiện đơn giản này, báo cáo Excel của bạn sẽ không chỉ dễ đọc mà còn trở nên hấp dẫn hơn. Hãy thử áp dụng các kỹ thuật này vào báo cáo tiếp theo của bạn và xem liệu chúng có tạo ra sự khác biệt tích cực không nhé!
