Microsoft Office là bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc với hàng tỷ người dùng trên toàn thế giới, nhưng ít ai biết rằng nó ẩn chứa vô vàn tính năng mạnh mẽ có thể biến đổi cách bạn làm việc. Ngay cả những người đã sử dụng Office hàng thập kỷ cũng thường xuyên khám phá ra những công cụ mới giúp nâng cao đáng kể năng suất và tối ưu hóa quy trình làm việc. Bài viết này sẽ đi sâu vào 6 “viên ngọc ẩn” trong Microsoft Office, từ khả năng đọc chính tả thông minh đến các công cụ quản lý email hiệu quả, giúp bạn tận dụng tối đa tiềm năng của bộ phần mềm này.
1. Đọc Chính Tả và Chuyển Đổi Giọng Nói Thành Văn Bản (Dictation & Transcribe)
Bạn muốn ghi lại ý tưởng nhanh hơn hay chuyển đổi các cuộc họp thành văn bản? Tính năng “Dictate” (Đọc Chính Tả) trong Microsoft Word cho phép bạn biến giọng nói thành văn bản một cách dễ dàng. Để sử dụng, bạn chỉ cần vào tab Home, chọn Dictate và cấp quyền truy cập micro cần thiết.
Khi đã kích hoạt, bạn có thể bắt đầu nói và để Microsoft Word tự động gõ lại. Độ chính xác của tính năng này phụ thuộc nhiều vào giọng điệu và tốc độ nói của bạn. Người dùng có thể tùy chỉnh cài đặt “Dictate” để bật tự động đặt dấu câu và lọc các cụm từ nhạy cảm, giúp văn bản đầu ra trở nên hoàn thiện hơn.
Nếu nhu cầu của bạn vượt xa việc đọc chính tả theo thời gian thực, tính năng “Transcribe” (Chuyển đổi Giọng nói thành Văn bản) trong Word và OneNote sẽ là công cụ đắc lực. Thay vì mải mê ghi chép, bạn có thể tập trung lắng nghe và để phần mềm tạo ra một bản ghi văn bản đầy đủ với phân công người nói, dấu thời gian, và khả năng chỉnh sửa hoặc chèn các phần vào tài liệu của mình. Bạn có thể ghi âm trực tiếp hoặc tải lên các tệp âm thanh đã ghi sẵn để chuyển đổi.
2. Tìm Kiếm Thông Minh Microsoft Search
Chức năng “Search” (Tìm kiếm) trong các ứng dụng Microsoft Office như Word hay Excel không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ tìm kiếm trợ giúp. Nó còn hoạt động như một tính năng ra lệnh bằng văn bản (text-to-command), cho phép bạn nhanh chóng áp dụng các hành động cụ thể mà không cần phải cuộn qua các thanh Ribbon phức tạp. Ví dụ, để chèn một bảng trong Word, bạn chỉ cần nhấp vào thanh tìm kiếm, gõ insert a table (chèn bảng), sau đó chọn Add Table (Thêm Bảng).
Sử dụng tính năng Tìm kiếm của Microsoft để nhập lệnh và thực hiện thao tác nhanh trong ứng dụng Word trên Windows 11
Tương tự, bạn có thể thêm hoặc xóa cột, chèn biểu đồ, watermark và nhiều thao tác khác vào tài liệu mà không cần điều hướng thủ công qua thanh Ribbon. Trong Excel, chức năng tìm kiếm này có thể được dùng để nhanh chóng tìm các công thức, sắp xếp dữ liệu, hoặc áp dụng các tùy chọn định dạng chỉ bằng vài phím gõ.
3. Hộp Thư Đến Ưu Tiên (Focused Inbox) trong Outlook
“Focused Inbox” trong Outlook là một tính năng năng suất được thiết kế để giúp bạn duy trì sự sắp xếp bằng cách tự động phân loại email. Khi được kích hoạt, tính năng này sẽ gửi những tin nhắn quan trọng đến tab “Focused” (Ưu tiên), trong khi những email ít quan trọng hơn – như bản tin hay khuyến mãi – sẽ được chuyển hướng đến tab “Other” (Khác), giúp giảm thiểu phiền nhiễu và tập trung hơn vào công việc chính.
Để bật “Focused Inbox” trong cài đặt Outlook, bạn hãy mở ứng dụng Outlook, chọn Inbox (Hộp thư đến) của mình và mở tab View (Xem). Sau đó, nhấp vào View settings (Cài đặt hiển thị) ở góc trên bên trái.
Trong tab Layout (Bố cục), chọn Sort messages into Focused and Other (Sắp xếp thư vào Ưu tiên và Khác) để kích hoạt “Focused Inbox”.
Cài đặt Hộp thư đến ưu tiên (Focused Inbox) đã được bật trong ứng dụng Outlook trên Windows, giúp phân loại email hiệu quả
“Focused Inbox” sử dụng cơ chế lọc để ưu tiên email dựa trên tương tác trước đây của bạn với các liên hệ và người gửi quan trọng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tự di chuyển email sang tab “Focused” hoặc “Other” bằng cách chọn và nhấp chuột phải vào email bạn muốn di chuyển, chọn Move (Di chuyển), sau đó chọn Focused hoặc Other tùy theo ý muốn của bạn.
4. Các Bước Nhanh (Quick Steps) trong Outlook
“Quick Steps” (Các Bước Nhanh) trong Outlook là một công cụ giúp bạn quản lý email nhanh hơn bằng cách áp dụng nhiều hành động chỉ với một cú nhấp chuột. Ví dụ, bạn có thể tạo một “Quick Step” để tự động chuyển tiếp email từ một người gửi cụ thể đến trưởng nhóm của bạn và đồng thời di chuyển chúng vào một thư mục được chỉ định. Bạn cũng có thể thiết lập các phím tắt bàn phím để truy cập nhanh hơn nữa.
Giao diện tạo Bước Nhanh (Quick Step) trong Outlook trên Windows, cho phép tùy chỉnh các hành động tự động hóa email
Bạn có thể thiết lập “Quick Steps” trong cài đặt Outlook bằng cách sử dụng các hành động được định nghĩa trước hoặc tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Ngoài ra, bạn còn có thể tạo các “Quick Steps” tùy chỉnh cho các tác vụ như lưu một email dưới dạng mẫu để dễ dàng sử dụng lại trong tương lai.
5. So Sánh Tài Liệu Trong Word (Compare Documents)
Microsoft Word cung cấp một tính năng tiện lợi giúp bạn so sánh hai tài liệu với nhau, mặc dù công cụ này chỉ có sẵn trong phiên bản desktop. “Compare Documents” cho phép bạn xem xét các thay đổi, xác định sự khác biệt và phát hiện bất kỳ vấn đề nào trước khi hoàn thiện tài liệu của mình.
Để so sánh tài liệu trong Word, bạn hãy truy cập tab Review (Xem lại), nhấp vào Compare (So sánh), và chọn Compare Documents (So sánh Tài liệu). Trong hộp thoại “Compare Documents”, bạn tải lên cả tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi từ ổ đĩa cục bộ của mình, sau đó nhấp OK để tiến hành.
Word sau đó sẽ hợp nhất hai tài liệu và hiển thị các điểm khác biệt dưới dạng chú thích trong bảng điều khiển bên cạnh. Nếu bạn hài lòng với các chỉnh sửa, bạn có thể hợp nhất chúng vào tài liệu gốc. Để hợp nhất tài liệu, trong tab Review, nhấp vào menu thả xuống cho Accept (Chấp nhận), sau đó chọn Accept All Changes (Chấp nhận Tất cả Thay đổi).
6. Giải Toán Với Math Solver Trong OneNote
OneNote là một ứng dụng ghi chú tuyệt vời vì nhiều lý do. Nếu bạn là học sinh, sinh viên, ứng dụng này còn có thể giúp bạn nhanh chóng giải quyết các bài toán hoặc thực hiện các phép tính.
Để xem khả năng giải toán của OneNote, bạn chỉ cần viết biểu thức hoặc phương trình toán học của mình mà không có dấu cách, theo sau là dấu bằng để nhận được câu trả lời. Ví dụ, gõ (25+75)/2= và nhấn Enter để xem lời giải.
OneNote có thể xử lý các phép toán số học cơ bản, đại số, và thậm chí một số phương trình phức tạp hơn. Nếu bạn có tài khoản Microsoft Work hoặc School, bạn còn có thể truy cập tính năng Math Assistant để thực hiện các phép tính nâng cao hơn nữa, biến OneNote thành một công cụ học tập và làm việc đa năng.
Những tính năng ẩn này của Microsoft Office là minh chứng cho sức mạnh tiềm ẩn mà nhiều người dùng chưa khai thác. Bằng cách tìm hiểu và áp dụng chúng, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao đáng kể hiệu suất làm việc, biến các tác vụ hàng ngày trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Hãy bắt đầu khám phá và trải nghiệm sự khác biệt ngay hôm nay!
