Trong nhiều năm, tôi đã thực hiện đa nhiệm như một người tung hứng trên dây. Tôi nghĩ rằng mình đã hoàn thành được rất nhiều việc cho đến khi một màn sương mù tinh thần kỳ lạ khiến tôi phải xem xét lại các phương pháp của mình. Tôi đã thử nghiệm đơn nhiệm – tập trung vào một việc tại một thời điểm – và mọi thứ đã thay đổi.
Giải Mã Lầm Tưởng Về Đa Nhiệm (Multitasking) Và Nhu Cầu Thay Đổi
Trong nhiều năm, tôi từng nghĩ rằng đa nhiệm là liều thuốc chữa bách bệnh cho cảm giác tội lỗi về năng suất. Với vai trò là một người viết về công nghệ, tôi thường mở hàng tá tab cho email, bài viết và công cụ tìm kiếm. Tôi viết bài trong khi xem YouTube. Tôi trả lời tin nhắn Slack ngay giữa cuộc gọi WhatsApp. Cảm giác như tôi đang tận dụng tối đa từng phút. Nhưng thực tế, tôi chỉ đang quay cuồng trong vô vọng.
Điều cuối cùng thúc đẩy tôi thay đổi chính là sự kiệt sức. Tôi làm việc nhiều giờ nhưng hiệu suất không hề cải thiện. Thậm chí, mọi thứ còn trở nên rời rạc hơn. Tôi không thể nhớ những gì mình vừa đọc vài phút trước. Tôi chật vật để hoàn thành nhiệm vụ mà không bị phân tâm. Tệ nhất là tôi luôn “sẵn sàng” làm việc nhưng hiếm khi thực sự hiện diện hoàn toàn. Nỗi sợ thứ hai của tôi là suy giảm nhận thức.
Tôi bắt đầu tìm hiểu nghiên cứu và phát hiện ra một điều rất đúng: chúng ta không thực sự đa nhiệm. Não bộ của chúng ta chuyển đổi nhanh chóng giữa các tác vụ, và theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA), mỗi lần chuyển đổi đều phải trả giá – giảm sự chú ý, hiệu suất chậm hơn và tăng mệt mỏi tinh thần. Đó là lúc tôi quyết định thử điều ngược lại: đơn nhiệm (monotasking).
Monotasking Trở Thành Bí Quyết Nâng Cao Năng Suất Yêu Thích Của Tôi
Tôi không thực hiện thay đổi triệt để chỉ sau một đêm. Thay vào đó, tôi chọn một thói quen để khắc phục: nghe các hướng dẫn YouTube trong khi viết bài cho công việc. Điều này tưởng chừng vô hại – chỉ là tiếng ồn nền trong khi tôi gõ phím. Nhưng thực tế, tôi không tiếp thu được video và cũng không viết tốt. Các câu văn của tôi lủng củng, và tôi thường phải xem lại cùng một video sau đó vì tôi không ghi nhớ được gì.
Giờ đây, tôi phân bổ thời gian cho cả hai việc. Khi tôi viết, chỉ có tôi và tài liệu. Khi tôi muốn học từ một video, tôi tập trung hoàn toàn – đeo tai nghe, mở sổ ghi chú. Tôi đã cắt giảm thời gian viết của mình gần 30%, và tôi cũng tiếp thu được nhiều hơn từ các video.
Tôi viết toàn màn hình trên Microsoft Word với Chế độ Tập trung (Focus Mode) hoặc sử dụng Typora, điều này giúp tăng cường sự tập trung.
Giao diện Microsoft Word ở chế độ Focus Mode giúp tập trung cao độ khi viết bài
Dưới đây là hai ví dụ khác cho thấy công nghệ từng là một phần của vấn đề đa nhiệm của tôi – và cách tôi sử dụng nó tốt hơn hiện nay.
Thí Nghiệm 1: Khi Chuyển Đổi Ứng Dụng Ảnh Hưởng Đến Kế Hoạch Tuần
Trước đây: Lịch, danh sách việc cần làm và ghi chú dự án của tôi nằm rải rác trên ba ứng dụng: Google Calendar, Notion và Reminders. Tôi liên tục nhảy qua lại giữa chúng, cố gắng “tối ưu hóa” tuần của mình. Nhưng cuối cùng, tôi lại bị phân tâm bởi các ghi chú phụ hoặc email.
Bây giờ: Tôi dành 30 phút mỗi Chủ Nhật để lập kế hoạch tuần chỉ sử dụng một màn hình. Tôi vẫn sử dụng nhiều công cụ, nhưng tôi mở chúng lần lượt từng cái một. Đầu tiên, tôi xem lại lịch của mình. Sau đó, tôi kiểm tra Notion để nắm bắt mục tiêu dự án. Cuối cùng, tôi thêm các nhiệm vụ vào Reminders. Không còn Alt-tabbing. Không còn sự xao nhãng. Thói quen này đã giúp tôi lập kế hoạch bình tĩnh và rõ ràng hơn mà không bỏ sót bất kỳ điều gì.
Thiết lập màn hình làm việc với Google Calendar, Notion và Apple Reminders, minh họa quy trình đơn nhiệm trong lập kế hoạch
Hãy thử sử dụng Focus Assist trên Windows hoặc Focus Mode trên macOS và đồng bộ hóa chúng với các thiết bị Apple khác để tắt thông báo trong khi bạn lập kế hoạch hoặc làm việc.
Thí Nghiệm 2: Kiểm Tra Email Trong Khi Đang Tham Gia Cuộc Họp Video
Trước đây: Trong các cuộc họp, tôi thường để hộp thư đến mở. Tôi tự nhủ rằng mình đang duy trì năng suất bằng cách dọn dẹp email. Nhưng tôi đã bỏ lỡ một nửa cuộc trò chuyện và phải yêu cầu mọi người lặp lại.
Bây giờ: Tôi chuyển sang chế độ toàn màn hình cho cuộc họp và ghi chú bằng bút và giấy hoặc một thiết bị riêng với các thông báo đã tắt. Tôi chỉ xem email trước hoặc sau cuộc gọi. Sự thay đổi này đã giúp tôi trở thành một người lắng nghe tốt hơn – và phản hồi chu đáo hơn.
Hướng dẫn tắt thông báo trình duyệt Google Chrome, giúp bạn duy trì sự tập trung tối đa trong các cuộc họp hoặc công việc
Nếu bạn sử dụng Zoom hoặc Google Meet, hãy tắt tùy chọn “Hiển thị thông báo email” trong cuộc gọi. Đừng sử dụng chế độ Picture-in-Picture để giữ tab cuộc họp nằm trên các tab khác. Cắt bỏ dù chỉ một phần nhỏ của sự xao nhãng cũng giúp ích nhiều hơn bạn mong đợi.
Monotasking Đã Thay Đổi Tư Duy Và Cuộc Sống Của Tôi Như Thế Nào
Sau vài tuần, tôi nhận thấy những thay đổi đáng ngạc nhiên. Tôi cảm thấy ít mệt mỏi hơn vào cuối ngày. Trí nhớ của tôi được cải thiện vì tôi không còn phải đọc lại những gì mình vừa đọc. Tôi làm ít việc hơn cùng một lúc nhưng lại hoàn thành được nhiều việc hơn.
Tôi cũng bắt đầu yêu thích công việc của mình hơn. Tập trung sâu là cần thiết cho công việc sâu. Dù là viết một bài báo phức tạp hay đọc nghiên cứu, sự hài lòng khi “nhập tâm” đã trở thành điều gây nghiện đối với tôi. Nhưng như mọi thứ, phải mất thời gian để nó trở thành một thói quen.
Cũng có những hạn chế. Đơn nhiệm không phải lúc nào cũng thực tế. Một số công việc đòi hỏi phải chuyển đổi ngữ cảnh nhanh chóng. Và một số tác vụ, như gấp quần áo, có thể kết hợp tốt với các tác vụ khác (nghe nhạc) không đòi hỏi nhận thức cao. Nhưng thách thức lớn nhất là thay đổi thói quen của tôi. Đa nhiệm đã định hình lại não bộ tôi để khao khát ảo ảnh về năng suất đó. Ban đầu, đơn nhiệm mang lại cảm giác nhàm chán lạ thường. Nhưng tôi đã kiên trì, và sự nhàm chán đó cuối cùng đã biến thành sự bình yên.
Cuộc tranh luận giữa đơn nhiệm và đa nhiệm không phải là mới. Nhưng bạn phải có chủ ý hơn nếu bạn cảm thấy chán nản với đa nhiệm. Nếu bạn luôn bận rộn nhưng cảm thấy mình không bao giờ hoàn thành được việc gì, hãy thử điều này: chọn chỉ một nhiệm vụ, đặt hẹn giờ 25 phút, và không làm gì khác. Chống lại sự thôi thúc. Chỉ vậy thôi. Thí nghiệm nhỏ này có thể mang lại những bất ngờ lớn.
Hãy sử dụng công nghệ để hỗ trợ, không phải để cản trở. Các ứng dụng như Forest, Cold Turkey, hoặc thậm chí iOS Screen Time có thể chặn các yếu tố gây xao nhãng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thực hiện đa nhiệm một chút, hãy nhóm các tác vụ tương tự lại với nhau. Ví dụ, nhóm các email, công việc vặt hoặc cuộc họp của bạn lại để não bộ của bạn không phải liên tục chuyển đổi.
Monotasking không chỉ là một kỹ thuật làm việc, mà còn là một triết lý giúp bạn tái kiểm soát sự tập trung và tối ưu hóa năng suất thực sự. Bằng cách loại bỏ những xao nhãng không cần thiết và dành trọn vẹn sự chú ý cho từng nhiệm vụ, bạn sẽ không chỉ hoàn thành công việc hiệu quả hơn mà còn cảm thấy ít căng thẳng và hài lòng hơn với những gì mình đạt được. Hãy bắt đầu thử nghiệm ngay hôm nay để cảm nhận sự khác biệt!
