Trí tuệ nhân tạo (AI) đã cách mạng hóa nhiều khía cạnh của công việc, và việc soạn thảo email không phải là ngoại lệ. AI có thể giúp bạn tạo ra các bản nháp email chỉ trong vài giây, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên phó mặc hoàn toàn cho AI trong mọi tình huống. Một số email cần sự tự động hóa để tăng tốc độ, trong khi những email khác lại đòi hỏi sự tinh tế, cảm xúc và tư duy con người. Việc hiểu rõ khi nào nên để AI hỗ trợ và khi nào bạn cần tự tay gõ từng từ có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong hiệu quả giao tiếp và uy tín cá nhân của bạn.
Khi nào AI là trợ thủ đắc lực cho việc soạn email?
AI có thể trở thành một công cụ cực kỳ hữu ích, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất, đặc biệt trong các tình huống cần tốc độ và sự chính xác.
Email đơn giản và mang tính hậu cần
Đối với các email có nội dung đơn giản, mang tính chất hậu cần hoặc giao tiếp nhanh gọn, việc sử dụng AI để soạn thảo gần như không gây ra bất kỳ vấn đề nào. Nếu email của bạn không đòi hỏi sự sáng tạo, tư duy phản biện sâu sắc hay truyền tải cảm xúc phức tạp, AI có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Ví dụ, khi bạn cần sắp xếp một cuộc họp đơn giản, bạn có thể đưa ra một yêu cầu ngắn gọn cho AI như: “Viết một email trả lời ngắn gọn, chuyên nghiệp cho email dưới đây và đề xuất cuộc họp vào lúc 11 giờ sáng.” Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể cho những công việc lặp lại.
Khi hộp thư quá tải: AI hỗ trợ xử lý lượng email lớn
Hộp thư đến của bạn có thể tràn ngập các câu hỏi từ đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng, và bạn cần phản hồi tất cả chúng. Mặc dù chúng tôi thường khuyến nghị tránh AI cho những nội dung đòi hỏi tính độc đáo, việc sử dụng AI như một công cụ bổ trợ khi soạn thảo các phản hồi có thể giảm bớt gánh nặng viết lách.
Chẳng hạn, bạn có thể phác thảo ý chính của phản hồi dưới dạng các gạch đầu dòng, sau đó yêu cầu ChatGPT biến những điểm đó thành một email hoàn chỉnh, mạch lạc và chuyên nghiệp.
Ví dụ ChatGPT tạo email chuyên nghiệp từ danh sách gạch đầu dòng.
Ngoài ra, AI còn có thể giúp bạn quản lý lượng email khổng lồ. Trong Outlook, các công cụ của Copilot được thiết kế để giúp bạn duyệt email nhanh chóng. Nhiều công cụ AI khác như Grammarly và Sanebox cũng có thể hỗ trợ bạn trong việc sắp xếp và quản lý hộp thư đến một cách hiệu quả hơn.
AI giúp tinh chỉnh và nâng cao chất lượng văn bản
Trong những trường hợp bạn bị mắc kẹt khi viết email, các công cụ AI như ChatGPT có thể bổ trợ tư duy và quá trình soạn thảo của bạn. Bạn có thể dán một bản nháp email vào AI và yêu cầu chỉnh sửa, gợi ý thêm ý tưởng, hoặc viết lại email theo một phong cách chuyên nghiệp hơn. Việc sử dụng các công cụ AI theo cách này không thay thế những ý tưởng độc đáo của riêng bạn mà là giúp bạn tinh chỉnh và hoàn thiện chúng.
Những trường hợp KHÔNG nên dựa vào AI để viết email
Mặc dù AI mang lại nhiều lợi ích, nhưng có những tình huống mà việc ủy thác hoàn toàn cho AI có thể gây ra những hậu quả không mong muốn, ảnh hưởng đến chất lượng công việc và các mối quan hệ.
Khi cần tư duy sáng tạo và phản biện cá nhân
AI thường không phải là lựa chọn tối ưu khi email của bạn đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy phản biện cá nhân. Việc dán một email nhận được và yêu cầu ChatGPT viết phản hồi có thể hữu ích trong các giao tiếp đơn giản, nhưng khi bạn cần cung cấp ý kiến đóng góp có giá trị, giải quyết một vấn đề phức tạp, hoặc truyền tải một quan điểm cá nhân sâu sắc, việc giao phó cho AI thường là không khôn ngoan. Quản lý, đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn có lẽ muốn biết suy nghĩ của bạn, chứ không phải những gì ChatGPT nghĩ. AI vẫn có thể là công cụ bổ trợ, nhưng nó không thể thay thế được khả năng sáng tạo độc đáo của con người.
Khi không có thời gian chỉnh sửa kỹ lưỡng đầu ra của AI
Các mô hình ngôn ngữ AI có xu hướng tạo ra những nội dung dài dòng và lặp từ. Trừ khi bạn là một chuyên gia về prompt engineering hoặc cung cấp rất nhiều chi tiết trong yêu cầu của mình để có đầu ra tốt hơn, bạn nên chỉnh sửa kết quả của ChatGPT trong gần như mọi trường hợp. Blaise Pascal đã từng nói nổi tiếng: “Nếu tôi có nhiều thời gian hơn, tôi đã viết một lá thư ngắn hơn,” và điều này cũng đúng với việc viết bằng AI.
Nếu bạn để ý, ngoài việc gợi ý chỉnh sửa, tất cả các ví dụ prompt mà chúng tôi đã tạo đều bao gồm từ “ngắn gọn” hoặc “súc tích” ở đâu đó. Bạn có thể thấy sự khác biệt mà một chút prompt engineering tạo ra dưới đây, với cùng một yêu cầu được đưa ra ở phiên bản thông thường và phiên bản “ngắn gọn”.
Ngay cả như vậy, phiên bản ngắn gọn vẫn khá chung chung, dù là một email điền vào chỗ trống cơ bản. Nó cần những chỉnh sửa đáng kể để có tính độc đáo và súc tích hơn. Tương tự, nếu tổ chức của bạn sử dụng công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn có thể muốn tránh hoàn toàn việc sử dụng AI. Mặc dù vậy, bạn có thể bị gắn cờ nhầm là sử dụng AI vì nhiều lý do, ngay cả khi bạn không dùng nó.
AI có thể thiếu sự tôn trọng người nhận
Khi bạn sử dụng AI để viết email, những gì bạn chỉ mất vài giây để đưa ra prompt, người nhận có thể mất vài phút để đọc. Đã có lúc tôi nhận được email từ đồng nghiệp mà rõ ràng là họ đã sử dụng AI tạo sinh để viết. Tôi cảm thấy vô cùng khó chịu với văn bản dài dòng, lan man, biết rằng mình có thể đã mất nhiều thời gian để đọc email hơn cả thời gian họ bỏ ra để viết.
Các công cụ AI có thể giúp bạn tận dụng thời gian để tạo ra nhiều đầu ra hơn, nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng ChatGPT để viết.
Dưới đây là một nguyên tắc chung khi xem xét sử dụng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác: Tôi có đang thiếu tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng AI không?
Đối với việc viết email đơn giản, làm rõ dàn ý, hoặc sử dụng như một công cụ hỗ trợ viết lách, AI có lẽ không thiếu tôn trọng thời gian của người nhận chút nào. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng AI chỉ vì bạn không muốn bỏ công sức viết một phản hồi mạch lạc, thì có lẽ bạn không nên sử dụng AI. Đôi khi, tốt hơn hết là không nói gì cả.
