Trước đây, tôi từng gặp khó khăn trong việc ghi nhớ những gì đã đọc và biến các ý tưởng thành hành động cụ thể. Tình trạng này đã thay đổi hoàn toàn khi tôi xây dựng một hệ thống quản lý tri thức cá nhân (PKM) – một hệ thống có khả năng thích ứng và phát triển cùng với quá trình học hỏi của tôi. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết về cách tôi thiết lập và vận hành hệ thống PKM này, từ việc xác định nguồn đầu vào, lựa chọn công cụ, đến xây dựng quy trình thu thập, tổ chức và kết nối thông tin một cách hiệu quả, đặc biệt với Logseq là hạt nhân. Mục tiêu là giúp bạn đọc, dù là người dùng công nghệ phổ thông hay chuyên gia, có thể tự xây dựng cho mình một hệ thống tương tự, biến thông tin thô thành kiến thức sâu sắc và hành động thực tiễn.
Các Nguồn Đầu Vào Cho Hệ Thống Quản Lý Tri Thức Cá Nhân Của Tôi
Nền tảng của bất kỳ hệ thống quản lý tri thức hiệu quả nào đều phụ thuộc rất lớn vào các nguồn đầu vào của bạn – loại nội dung bạn tiêu thụ và nơi nó đến. Việc xác định rõ các nguồn đầu vào là yếu tố then chốt giúp tôi lựa chọn những công cụ phù hợp nhất để hỗ trợ hệ thống của mình, từ đó biến thông tin thô thành những hiểu biết có giá trị.
Biểu đồ các nguồn đầu vào thông tin trong hệ thống quản lý tri thức cá nhân Logseq
Tôi dành nhiều thời gian đọc các bài viết trực tuyến, và việc thu thập những điểm cốt lõi từ các bài viết này là một ưu tiên hàng đầu. Điều này đảm bảo rằng những thông tin giá trị không bị lãng quên sau khi đọc xong.
Ngoài ra, YouTube là một trong những nền tảng yêu thích của tôi để tiếp nhận nội dung, đặc biệt là các hướng dẫn và thảo luận chuyên sâu. Tôi thường sử dụng bản ghi chép hoặc dấu thời gian để ghi lại những điểm hữu ích nhất, phục vụ cho việc tham khảo sau này.
Mặc dù tôi chủ yếu sử dụng các nền tảng mạng xã hội như TikTok và Instagram cho mục đích giải trí, thỉnh thoảng chúng vẫn mang lại những ý tưởng mới đáng để ghi lại. Những khoảnh khắc truyền cảm hứng thụ động này không chiếm ưu thế trong quy trình đầu vào của tôi, nhưng tôi luôn đảm bảo rằng mọi ý tưởng quan trọng hay cảm hứng sáng tạo từ các nền tảng này đều được ghi lại để khám phá trong tương lai.
Giao diện ứng dụng Apple Books với sách Getting Things Done, minh họa nguồn thông tin cho PKM
Các cuộc họp Microsoft Teams hàng ngày của tôi là một nguồn phong phú các thông tin và hạng mục hành động, bao gồm các buổi họp scrum buổi sáng và các buổi động não tạo ra ý tưởng và nhiệm vụ cần được ghi lại. Cuối cùng, tôi sử dụng Apple Books để tổ chức và đọc sách của mình. Ứng dụng này giúp tôi đạt được mục tiêu đọc sách và làm nổi bật các phần quan trọng.
Các Công Cụ Quản Lý Tri Thức Cá Nhân (PKM) Tôi Sử Dụng
Bước tiếp theo trong việc xây dựng hệ thống quản lý tri thức cá nhân của tôi là lựa chọn những công cụ tốt nhất để hỗ trợ quy trình làm việc. Với vai trò là người dùng Mac và iPhone, việc này tương đối đơn giản, vì các thiết bị này đi kèm với một số ứng dụng miễn phí, tích hợp sẵn và dễ sử dụng, có khả năng đồng bộ hóa liền mạch trên các thiết bị, giúp việc thu thập và quản lý thông tin khi đang di chuyển trở nên lý tưởng.
Reminders và Notes
Reminders và Notes là hai ứng dụng thường bị đánh giá thấp trong hệ sinh thái Apple và là điểm khởi đầu cho hệ thống của tôi. Vì tôi luôn mang theo iPhone bên mình, tôi sử dụng các ứng dụng này để ghi lại nhanh các ghi chú, ý tưởng và nhiệm vụ. Tôi dùng Notes bất cứ khi nào cần ghi nhanh một ý tưởng, và tôi sử dụng Reminders cho các thông tin cần hành động.
Logseq – Trung Tâm Của Hệ Thống
Mặc dù tôi rất yêu thích ứng dụng Notes, nhưng nó vẫn thiếu một số tính năng tôi cần để tổ chức và kết nối các ý tưởng trong hệ thống quản lý tri thức cá nhân của mình. Đó là lúc Logseq trở thành trung tâm của bộ công cụ quản lý tri thức cá nhân của tôi.
Trang ghi chú Logseq hiển thị văn bản được tô sáng, minh họa cách tổ chức ý tưởng hiệu quả
Logseq là một công cụ lập dàn ý có cấu trúc mạng lưới (networked outliner), và tôi rất thích cấu trúc bullet-point tự động của nó, giúp việc phân tách ý tưởng thành các khối nhỏ hơn, dễ quản lý trở nên dễ dàng.
Readwise
Công cụ thiết yếu tiếp theo trong bộ công cụ PKM của tôi là Readwise; một ứng dụng đọc sau (read-it-later) giúp tôi tinh gọn cách thu thập các đoạn highlight và xem lại những hiểu biết quan trọng. Tôi chủ yếu sử dụng Readwise để nhập các đoạn highlight từ Apple Books vào Logseq. Tuy nhiên, nó cũng hỗ trợ nhiều dịch vụ khác, bao gồm Kindle, Instapaper, Pocket và nhiều hơn nữa.
Plugin Readwise tích hợp trong giao diện Logseq, hỗ trợ đồng bộ hóa các đoạn highlight
Những công cụ quản lý tri thức cá nhân này giúp tôi tạo ra một hệ thống hiệu quả để thu thập, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin.
Hệ Thống Thu Thập Và Tổ Chức Thông Tin Của Tôi
Một hệ thống quản lý tri thức tốt đòi hỏi một quy trình quản lý thông tin có cấu trúc nhưng vẫn linh hoạt, đó là lý do tại sao tôi sử dụng một số phần của phương pháp “Getting Things Done” (GTD) để thu thập và tổ chức các nhiệm vụ và thông tin của mình. Phương pháp GTD nhấn mạnh việc thu thập mọi thứ và xử lý chúng sau, giúp giải phóng không gian tinh thần trong khi đảm bảo không có gì bị lãng quên.
Tính năng Ghi chú nhanh trong ứng dụng Apple Notes, hỗ trợ thu thập thông tin tức thời cho hệ thống PKM
Trong giai đoạn thu thập, tôi ưu tiên tốc độ hơn sự chính xác. Mục tiêu của tôi là ghi lại nhanh các tóm tắt, làm nổi bật các điểm chính hoặc bao gồm các liên kết hay dấu thời gian đến tài liệu gốc. Việc thu thập sơ bộ này đảm bảo tôi không đánh mất những thông tin giá trị, ngay cả khi tôi đang bận rộn với việc khác.
Có nhiều cách để nhanh chóng bắt đầu một ghi chú mới trong Notes trên iPhone, bao gồm thêm tiện ích Ghi chú nhanh vào Trung tâm điều khiển hoặc sử dụng Siri để đọc chính tả. Ngoài ra, tôi sử dụng Hot Corners trên máy Mac của mình để nhanh chóng mở ứng dụng Notes. Tôi cũng có thể ghi âm lại các ghi chú khi việc gõ phím quá chậm hoặc không thực tế. Đối với các nhiệm vụ và thông tin cần hành động, tôi ưu tiên sử dụng Reminders. Tôi đã thiết lập một Danh sách Hộp thư đến (thư mục) nơi tôi thu thập tất cả các nhiệm vụ và ý tưởng trước khi xử lý chúng.
Danh sách các mục hành động trong mục Hộp thư đến của ứng dụng Reminders, quản lý công việc hiệu quả
Sau khi đã thu thập thông tin, bước tiếp theo là tổ chức nó. Tại đây, Logseq đóng vai trò trung tâm, vì đây là một công cụ mạnh mẽ để ghi chú và tổ chức ghi chú từ sách và tài liệu PDF. Nhật ký dựa trên dòng thời gian và cấu trúc dàn ý (outliner structure) của nó giúp dễ dàng tổ chức thông tin theo trình tự thời gian và cấp bậc.
Tôi thường xuyên xem lại thư mục Quick Notes trong Notes, nơi tôi lưu trữ các ghi chú thu thập ban đầu, sau đó tôi chuyển và tổ chức chúng trong Logseq. Trong giai đoạn này, tôi thích diễn giải lại các ghi chú bằng lời văn của riêng mình, điều này giúp tôi xử lý thông tin sâu sắc hơn và đảm bảo tôi thực sự hiểu nó.
Cách Tôi Kết Nối Thông Tin Với Logseq
Kết nối thông tin là một phần quan trọng của một hệ thống quản lý tri thức cá nhân hiệu quả. Sau khi thu thập và tổ chức thông tin, việc tạo ra các kết nối có ý nghĩa giữa các ý tưởng này là điều biến một bộ sưu tập ghi chú thành một cơ sở tri thức năng động và phát triển. Đây là lúc các tính năng liên kết hai chiều và trực quan hóa của Logseq phát huy tác dụng.
Bất cứ khi nào tôi liên kết một trang bằng cách sử dụng dấu ngoặc kép đôi, ví dụ: [[Tên Trang]], Logseq sẽ tự động tạo một kết nối hai chiều giữa trang đó và trang hiện tại. Điều này cho phép tôi dễ dàng điều hướng giữa các thông tin liên quan và xem các khái niệm khác nhau được kết nối với nhau như thế nào.
Tính năng liên kết hai chiều trong Logseq giúp kết nối các ý tưởng và trang ghi chú liên quan
Ngoài việc liên kết các trang, tôi cũng có thể sử dụng Logseq để tham chiếu các khối văn bản riêng lẻ bằng cách sử dụng dấu ngoặc đơn đôi, ví dụ: ((Mô tả Khối)). Cách tiếp cận chi tiết này đảm bảo rằng tôi có thể kết nối các phần thông tin cụ thể trên các ghi chú khác nhau, tạo ra một mạng lưới các ý tưởng liên quan với nhau, dễ dàng điều hướng và truy xuất.
Để trực quan hóa các mối quan hệ giữa các ý tưởng sâu hơn, tôi sử dụng plugin Markmap của Logseq, giúp chuyển đổi các ghi chú kiểu dàn ý của tôi thành các bản đồ tư duy tương tác. Điều này giúp tôi nhìn thấy cấu trúc các ý tưởng của mình được trình bày một cách trực quan. Cuối cùng, Chế độ xem Đồ thị (Graph View) của Logseq tạo ra một biểu diễn trực quan của tất cả các kết nối trong ghi chú của tôi, hiển thị cách các trang và ý tưởng liên quan đến nhau.
Tầm Quan Trọng Của Việc Xem Xét Hệ Thống PKM Thường Xuyên
Mục đích của tôi khi xây dựng một hệ thống quản lý tri thức cá nhân là tạo ra một thứ có thể phát triển cùng tôi, thích nghi với những nhu cầu và mục tiêu đang thay đổi của tôi. Để đạt được điều này, tôi đã biến việc xem xét thường xuyên thành một phần thiết yếu trong quy trình làm việc của mình. Những đánh giá này đảm bảo rằng hệ thống của tôi vẫn hiệu quả, phù hợp và phù hợp với các ưu tiên của tôi.
Giao diện bảng trắng (whiteboard) của Logseq, hỗ trợ việc xem xét và điều chỉnh hệ thống quản lý tri thức cá nhân
Ví dụ, nếu tôi đang tập trung vào một dự án chuyên môn mới, tôi có thể cần điều chỉnh các nguồn đầu vào hoặc sắp xếp lại các ghi chú của mình để ưu tiên thông tin liên quan đến dự án đó. Việc xem xét thường xuyên cũng giúp tôi tinh gọn hệ thống của mình.
Theo thời gian, bất kỳ hệ thống nào cũng có thể tích lũy thông tin dư thừa hoặc lỗi thời, khiến việc tìm kiếm những gì thực sự hữu ích trở nên khó khăn hơn. Bằng cách xem lại các ghi chú của mình, tôi có thể dọn dẹp cơ sở tri thức, lưu trữ các dự án cũ và tinh chỉnh quy trình làm việc để đảm bảo mọi thứ vẫn trực quan và hiệu quả.
Xây dựng một hệ thống quản lý tri thức cá nhân phát triển cùng bạn là tạo ra một quy trình thích ứng, hỗ trợ nhu cầu và mục tiêu của bạn. Cách tiếp cận này đảm bảo hệ thống của bạn vẫn là một kho lưu trữ thông tin hiệu quả và là chất xúc tác cho sự phát triển, sáng tạo và năng suất trong mọi lĩnh vực cuộc sống của bạn.
