Nếu bạn tham gia bất kỳ cuộc thảo luận nào về bảng tính, khả năng cao bạn sẽ chứng kiến “cuộc chiến vĩ đại” giữa Excel và Google Sheets. Mỗi bên đều tin rằng họ đã chọn công cụ ưu việt hơn, nhưng có một điều cả hai đều không thừa nhận – họ đều đúng một nửa.
Lựa Chọn Sai Lầm Giữa Excel Và Google Sheets Đang Khiến Bạn Tốn Kém
Các công cụ khác nhau xuất sắc trong các tác vụ khác nhau, và nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho Excel và Google Sheets. Cố chấp chỉ dùng một công cụ khi thực tế bạn cần cả hai sẽ làm mất thời gian, giới hạn tiềm năng và thành thật mà nói, khiến công việc của bạn khó khăn hơn nhiều so với mức cần thiết.
Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng chạy một mô hình tài chính khổng lồ với hàng nghìn hàng (rows) trong Google Sheets. Công việc lẽ ra chỉ mất 30 phút lại biến thành cơn ác mộng ba giờ đồng hồ với tình trạng giật lag khi cuộn trang và các công thức liên tục bị lỗi. Đó là điều xảy ra khi bạn ép Sheets làm những việc mà Excel xử lý tốt hơn. Ngược lại, có thể bạn đang cộng tác với năm đồng đội trong một dự án. Bạn gửi một tệp Excel đi, và đột nhiên mọi người đều hỏi: “Khoan, chúng ta đang dùng phiên bản nào vậy?”
Công thức CORREL tính tương quan ngân sách quảng cáo TV trong Excel, minh họa khả năng xử lý mô hình tài chính phức tạp
Tất nhiên, Google Sheets miễn phí, nhưng miễn phí trở nên đắt đỏ khi bạn phải trả thêm chi phí phần mềm, chi phí đào tạo, hoặc tệ nhất là chi phí cơ hội của hàng giờ lãng phí để vật lộn với một công cụ không thực sự được xây dựng cho mục tiêu bạn muốn đạt được. Và ngoài chi phí, còn có vấn đề bảo mật. Đôi khi, bạn cần giữ dữ liệu nhạy cảm hoàn toàn ngoài đám mây, và Excel rõ ràng là lựa chọn hàng đầu trong trường hợp này.
Thành thạo Excel không chỉ là một kỹ năng hay ho để có. Hầu hết mọi vai trò trong lĩnh vực tài chính, tư vấn và phân tích dữ liệu đều kỳ vọng bạn phải nắm vững các tính năng nâng cao của Excel. Bỏ qua nó, bạn đang thực sự tự giới hạn cơ hội việc làm của mình. Tuy nhiên, việc bỏ qua Google Sheets cũng rủi ro không kém.
Excel Là Lựa Chọn Tối Ưu Cho Các Tác Vụ Nặng, Độ Chính Xác Cao
Khi bạn cần xử lý các con số nghiêm túc, Excel vẫn là nhà vô địch không thể tranh cãi. Danh tiếng của nó như một tiêu chuẩn ngành vượt xa các chiêu trò tiếp thị; Excel thực sự được xây dựng cho các loại công việc nặng nhọc mà các công cụ khác sẽ gục ngã dưới áp lực.
Mô Hình Hóa Dữ Liệu Nâng Cao
Hãy xem xét việc mô hình hóa dữ liệu nâng cao, nơi Excel dẫn đầu. Power Pivot trong Excel cho phép bạn xây dựng các mô hình dữ liệu mạnh mẽ, định nghĩa mối quan hệ giữa các bảng lớn và sử dụng công thức Data Analysis Expressions (DAX) cho các phép tính phức tạp. Bạn có thể phân tích dữ liệu đa chiều trực tiếp trong các bảng Pivot ở quy mô mà Google Sheets sẽ phải “bó tay”. Nếu bạn đang làm việc với các mô hình tài chính hoặc tập dữ liệu phức tạp, đây là những công cụ thiết yếu mà gần như không thể tái tạo ở bất kỳ nơi nào khác.
Hộp thoại tạo Pivot Table trong Excel, minh họa công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ của Excel
Tự Động Hóa Với VBA Macros
Sau đó là tự động hóa. Macro VBA của Excel có thể biến các quy trình làm việc nhiều bước, nhàm chán thành các thao tác chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể loại bỏ lỗi do con người và làm cho các quy trình phức tạp trở nên dễ tiếp cận với bất kỳ ai trong nhóm của bạn, ngay cả những người không biết cách lập trình. Google Sheets có Apps Script, đúng vậy, nhưng nó không mang lại sức mạnh tự động hóa liền mạch tương tự, đặc biệt khi bạn cần kết nối môi trường máy tính để bàn và đám mây.
Hiệu Năng Vượt Trội Với Tập Dữ Liệu Lớn
Ngay cả các tính năng cơ bản của Excel cũng được thiết kế để xử lý quy mô lớn. Các bảng Pivot của nó xử lý các tập dữ liệu khổng lồ mà không hề hấn gì, cung cấp các tùy chọn nhóm và tính toán nâng cao vẫn nhanh như chớp khi Google Sheets sẽ bị chậm chạp. Một khi bạn đạt đến vài nghìn hàng, Sheets thường trở nên ì ạch và không đáng tin cậy (đúng lúc bạn cần hiệu suất nhất).
Khả Năng Biểu Đồ Chuyên Nghiệp
Khả năng tạo biểu đồ của Excel cũng ở một đẳng cấp khác. Mặc dù Sheets có thể tạo ra các biểu đồ khá tốt, công cụ trực quan hóa của Excel tạo ra các sản phẩm chuyên nghiệp với độ tùy chỉnh và định dạng chính xác mà các nhóm tài chính và giám đốc điều hành thực sự muốn thấy trong các bài thuyết trình.
Google Sheets Thắng Thế Về Khả Năng Cộng Tác Nhờ Kiến Trúc Đám Mây
Khi Google xây dựng Sheets, họ đã hình dung lại hoàn toàn một bảng tính có thể là gì trong thời đại internet — dựa trên đám mây, miễn phí và có thể truy cập ở bất cứ đâu bạn có kết nối với khả năng cộng tác thời gian thực. Nó không chỉ cố gắng sao chép Excel với các tính năng chia sẻ tốt hơn.
Cộng Tác Thời Gian Thực Vượt Trội
Excel được tạo ra cho một người trên một máy tính. Các tính năng cộng tác của nó, ngay cả với Microsoft 365 và OneDrive, cảm thấy giống như được “vá” thêm vào vì chúng thực sự là vậy. Nhiều người có thể chỉnh sửa một bảng tính Google Sheets đồng thời mà không gặp xung đột phiên bản. Các bình luận là tức thì và được sắp xếp theo luồng. Lịch sử sửa đổi tự động diễn ra để bạn có thể thấy chính xác ai đã thay đổi gì và khi nào. Sau đó, bạn có thể khôi phục bất kỳ phiên bản trước đó chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Mặc dù Excel đã bắt kịp đáng kể với tính năng đồng tác giả trên đám mây thông qua OneDrive và SharePoint, nhưng nó vẫn có cảm giác như tính năng cộng tác được “gắn thêm” vào một ứng dụng máy tính để bàn. Bạn cần thiết lập đúng, đào tạo và kỷ luật tổ chức để tránh xung đột và khóa truy cập. Google Sheets chỉ đơn giản là hoạt động, ngay lập tức, cho mọi người.
Tích Hợp Sâu Rộng Với Hệ Sinh Thái Google
Lợi thế tích hợp cũng rất lớn. Quyền chia sẻ của Sheets đồng bộ hóa với tài khoản Google của bạn, giúp việc quản lý quyền truy cập trở nên trực quan cho các nhóm đã sử dụng Gmail, Drive và Calendar. Đối với tôi, Sheets giống như một phần mở rộng tự nhiên của các ứng dụng tôi sử dụng hàng ngày và không cảm thấy như một công cụ khác để học. Ai mà chẳng có tài khoản Google, đặc biệt nếu họ sử dụng thiết bị Android?
Chỉnh Sửa Liền Mạch Đa Thiết Bị
Bên cạnh đó, chỉnh sửa đa thiết bị tốt hơn trên Sheets. Trong khi các ứng dụng di động của Excel đã cải thiện đáng kể, Google Sheets được thiết kế ngay từ đầu để hoạt động tốt như nhau trên máy tính xách tay, điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn. Bạn có thể thực hiện các chỉnh sửa quan trọng trong khi di chuyển, chia sẻ cập nhật nhanh chóng từ một cuộc họp với khách hàng và tiếp tục liền mạch trên máy tính để bàn.
Sử Dụng Cả Hai Công Cụ: Tối Ưu Hiệu Quả Cho Công Việc
Thay vì chọn một phe trong cuộc chiến bảng tính này, cách tiếp cận thông minh hơn là điều phối cả hai dựa trên những gì mỗi tình huống thực sự yêu cầu.
Mũi tên minh họa luồng dữ liệu chuyển đổi giữa Google Sheets và Excel, tượng trưng cho việc sử dụng kết hợp hai công cụ
Chiến Lược Phối Hợp Thông Minh
Bắt đầu với Google Sheets khi cộng tác là trọng tâm. Sử dụng nó cho các buổi động não, thu thập yêu cầu, theo dõi tiến độ hoặc bất kỳ tài liệu chia sẻ nào yêu cầu cập nhật liên tục từ nhiều người. Nhưng khi đến lúc cần đi sâu vào các con số, hãy mở Excel. Mô hình tài chính, phân tích thống kê, tính toán kỹ thuật hoặc xử lý các tập dữ liệu khổng lồ, phức tạp là nơi sức mạnh tính toán của Excel phát huy.
Trình chỉnh sửa biểu đồ trong Google Sheets, thể hiện khả năng tùy chỉnh trực quan dữ liệu đã phân tích
Tiết Kiệm Chi Phí và Đón Đầu Tương Lai
Phần tuyệt vời là một khi phân tích chuyên sâu của bạn hoàn tất, bạn có thể đưa những thông tin chi tiết đó trở lại Google Sheets. Bằng cách này, bạn sẽ không cần mọi người trong nhóm của mình phải có gói đăng ký Microsoft 365 đầy đủ. Thông thường, chỉ cần một người — chuyên gia Excel — có gói Microsoft 365 cơ bản nhất bao gồm Excel cho web là đủ.
Mặc dù phiên bản web có một số giới hạn so với ứng dụng máy tính để bàn, nhưng nó đủ mạnh cho hầu hết các tác vụ phân tích. Họ có thể xử lý mô hình nâng cao và sau đó chia sẻ kết quả đơn giản hóa trở lại Google Sheets để mọi người cùng cộng tác tự do.
Chiến lược hai công cụ này cũng giúp quy trình làm việc của bạn chống lại các thay đổi trong tương lai. Google Sheets tiếp tục mở rộng khả năng phân tích và tích hợp với các công cụ dữ liệu nghiêm túc như BigQuery. Trong khi đó, Excel tiếp tục đầu tư vào tính năng đồng tác giả thời gian thực, tích hợp đám mây và khả năng truy cập trên thiết bị di động. Bằng cách thành thạo cả hai, bạn sẽ có vị thế để nắm bắt những đổi mới tốt nhất từ cả hai phía.
Chuyển Đổi Dữ Liệu Linh Hoạt Giữa Excel Và Google Sheets
Mối lo ngại lớn nhất về việc sử dụng cả Excel và Google Sheets là bị kẹt trong các kho dữ liệu riêng biệt. Nhưng việc di chuyển dữ liệu giữa chúng dễ dàng hơn bạn nghĩ.
Phương Pháp Chuyển Đổi Trực Tiếp Đơn Giản
Hãy bắt đầu với cách tiếp cận đơn giản nhất, cũng là cách tôi thường sử dụng nhất. Tải một tệp Excel lên Google Drive và bạn có thể chuyển đổi nó sang định dạng Google Sheets ngay tại đó.
Hầu hết định dạng và công thức của bạn sẽ được chuyển đổi tự động. Việc quay trở lại cũng liền mạch không kém. Chỉ cần tải xuống bất kỳ Google Sheet nào dưới dạng tệp Excel (.xlsx) trực tiếp từ menu “Tệp” để bạn có thể mở nó bằng Excel.
Menu Tệp trong Google Sheets hiển thị các tùy chọn tải xuống bảng tính dưới nhiều định dạng khác nhau, bao gồm Excel (.xlsx)
Tất nhiên, một số tính năng nâng cao không tồn tại hoàn hảo sau quá trình chuyển đổi. Các macro VBA phức tạp, một số loại biểu đồ hoặc mô hình Power Pivot có thể không chuyển đổi sạch sẽ. Tương tự, các yếu tố dành riêng cho Google Sheets như Apps Script hoặc một số công thức tùy chỉnh sẽ không hoạt động hoàn toàn trong Excel. Thật tốt khi nhận thức được những giới hạn đó ngay từ đầu, nhưng đối với hầu hết công việc hàng ngày, việc chuyển đổi hoạt động rất tốt.
Sử Dụng Định Dạng CSV Cho Dữ Liệu Thô
Để đạt khả năng tương thích tối đa, bạn có thể cân nhắc CSV, mặc dù đây không phải là một tùy chọn tôi thực sự sử dụng. Cả Excel và Google Sheets đều hỗ trợ tệp CSV (Comma-Separated Values). CSV loại bỏ tất cả các chi tiết phức tạp và chỉ trình bày dữ liệu thô trong một bảng. Nó hoàn hảo khi bạn muốn một cách sạch sẽ, đáng tin cậy để vận chuyển dữ liệu giữa hai công cụ. Chỉ cần nhớ rằng CSV không lưu trữ công thức hoặc định dạng, vì vậy bạn sẽ muốn kiểm tra lại các yếu tố như dấu phân cách và ký tự đặc biệt trong quá trình nhập.
Tận Dụng Lưu Trữ Đám Mây Và Kết Nối Trực Tiếp
Lưu trữ đám mây cũng có thể giúp ích. Bạn có thể xem (và chỉnh sửa nhẹ) một tệp Excel nằm trong Google Drive mà không cần chuyển đổi hoàn toàn. Trong khi đó, các tệp trong OneDrive mở mượt mà trong Excel Online từ bất kỳ trình duyệt nào. Điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt để bắt đầu công việc trên điện thoại trong Sheets, tiếp tục trên máy tính xách tay trong Excel và chia sẻ kết quả cuối cùng trở lại thông qua Sheets. Nếu bạn muốn một cái gì đó liền mạch hơn nữa, Power Query của Excel hỗ trợ kết nối trực tiếp với Google Sheets. Điều này có nghĩa là bạn có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ một Google Sheet thẳng vào Excel mà không cần xuất hoặc nhập tệp thủ công.
Tự Động Hóa Quy Trình Với Công Cụ Bên Thứ Ba
Nếu nhóm của bạn liên tục di chuyển dữ liệu giữa các nền tảng, các công cụ như Zapier hoặc Make có thể xử lý phần lớn công việc tự động. Thiết lập một quy trình làm việc trong đó các cập nhật cho một Google Sheet cộng tác sẽ kích hoạt các cập nhật cho tệp phân tích Excel chính của bạn, hoặc ngược lại. Điều này có thể là quá mức cần thiết cho việc sử dụng không thường xuyên, nhưng nếu bạn thực hiện công việc này hàng tuần, tự động hóa sẽ nhanh chóng mang lại lợi ích.
Tương lai không thuộc về người dùng Excel hay người dùng Google Sheets. Nó thuộc về những người nhận ra rằng hai công cụ này có thể trông tương tự, nhưng mỗi công cụ đều có những thế mạnh riêng tỏa sáng trong các tình huống khác nhau. Trong khi những người khác lãng phí thời gian trong các cuộc chiến bảng tính, bạn sẽ bận rộn giải quyết vấn đề và mang lại kết quả. Đó là một vị trí khá tốt để đạt được.
