Notion đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với nhiều người dùng cá nhân và đội nhóm nhờ khả năng linh hoạt trong quản lý công việc, ghi chú, và tổ chức thông tin. Mặc dù phiên bản miễn phí của Notion đã mang lại rất nhiều giá trị, việc nâng cấp lên gói Notion Plus có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn làm việc. Với những tính năng bổ sung mạnh mẽ, gói đăng ký này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, chứng minh rằng chi phí bỏ ra là hoàn toàn xứng đáng. Hãy cùng khám phá 6 lý do chính khiến Notion Plus trở thành một khoản đầu tư hiệu quả cho năng suất của bạn.
1. Tự động hóa Mạnh Mẽ Giúp Quản Lý Bảng Lớn Dễ Dàng
Phần lớn quy trình làm việc của tôi trong Notion liên quan đến việc theo dõi các nhiệm vụ với trạng thái thay đổi liên tục. Ở phiên bản miễn phí, việc cập nhật trạng thái nhiệm vụ trong các bảng và điều chỉnh các trường liên quan thường phải thực hiện thủ công. Điều này tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức, đặc biệt khi khối lượng công việc tăng lên.
Với tính năng tự động hóa (Automations) của Notion Plus, việc quản lý các nhiệm vụ này trở nên vô cùng đơn giản. Chỉ cần thay đổi một trường thả xuống (drop-down field), mọi thông tin liên quan khác sẽ tự động cập nhật theo.
Tự động hóa đồng bộ dự án Asana vào Notion giúp quản lý công việc hiệu quả.
Ví dụ, tôi có một bảng Notion để theo dõi trạng thái tất cả các bài viết của mình. Khi tôi hoàn thành việc lên ý tưởng hoặc viết một bài, tôi chỉ cần cập nhật thuộc tính trạng thái (status property) trong bảng, và các thuộc tính khác như ngày hoàn thành, người duyệt, hay giai đoạn tiếp theo sẽ tự động cập nhật. Notion Plus cũng hỗ trợ các tự động hóa được lên lịch (scheduled automations) cho các quy trình làm việc định kỳ.
Nhìn chung, tính năng này giúp tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian và đơn giản hóa việc theo dõi công việc trong Notion. Trước khi nâng cấp lên gói Plus, tôi phải cập nhật từng thuộc tính riêng lẻ trong các bảng Notion, và chúng trở nên khó quản lý ngay khi quy trình làm việc của tôi trở nên bận rộn.
2. Khối Không Giới Hạn Giúp Tổ Chức Nhiều Thông Tin Hơn Trên Một Trang
Khối (blocks) trong Notion là các thành phần cơ bản mà bạn đặt trên một trang để thực hiện một tác vụ cụ thể, như danh sách việc cần làm, ô kiểm, nội dung nhúng (embeds), hoặc thậm chí là các đoạn văn bản. Phiên bản miễn phí của Notion giới hạn 1.000 khối nếu bạn chia sẻ trang với người khác, điều này trở thành một vấn đề lớn đối với các dự án cộng tác mà tôi đang theo dõi trong Notion.
Notion Plus loại bỏ hoàn toàn giới hạn này, mang lại cho bạn khối không giới hạn, đồng thời cho phép bạn mời tối đa 100 khách (guests) vào các trang của mình. Mặc dù tôi không chia sẻ trang của mình với nhiều người đến vậy, việc có khối không giới hạn trong một không gian làm việc chia sẻ đồng nghĩa với việc các thành viên trong nhóm của tôi có thể xây dựng các trang, cơ sở dữ liệu và công cụ theo dõi khổng lồ mà không lo hết không gian trên một tài liệu dài.
Một ví dụ điển hình là việc theo dõi tài liệu cho các trang web mà tôi phát triển. Các tài liệu này được chia sẻ giữa ba đến bốn thành viên trong nhóm, những người làm việc trên các phần riêng lẻ trong một trang bao gồm thiết kế, mã phụ trợ (backend code), tài liệu phía máy khách (client-side documentations), v.v.
Với Notion Plus, tôi có thể tổ chức thông tin về mọi trang web, từ thiết kế đến tài liệu mã nguồn, trên một trang duy nhất và chia sẻ với các thành viên trong nhóm. Điều này giúp việc hợp tác dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều, dễ dàng biện minh cho mức giá 10 USD của gói đăng ký.
Bạn cũng nhận được tính năng tải tệp không giới hạn, với mỗi tệp tải lên tối đa 5GB. Với khả năng này, bạn có thể dễ dàng tạo một bộ sưu tập tài liệu, tài sản kỹ thuật số, mã nguồn, tệp văn bản và mọi thứ cần thiết liên quan đến một dự án cụ thể chỉ trong một trang Notion duy nhất.
3. Trực Quan Hóa Tiến Độ Dự Án Bằng Biểu Đồ
Notion Plus cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu theo nhiều cách khác nhau như biểu đồ đường, biểu đồ cột và biểu đồ hình tròn (donut graphs). Kết hợp với tính năng tự động hóa, điều này giúp việc theo dõi tiến độ dự án trở nên cực kỳ dễ dàng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ và xem tổng quan tiến độ của toàn bộ dự án chỉ trong nháy mắt.
Trực quan hóa tiến độ dự án với biểu đồ thanh trong cơ sở dữ liệu Notion.
Bạn cũng có thể làm điều này trong phiên bản miễn phí của Notion, nhưng sẽ tốn nhiều công sức hơn để theo dõi tiến độ một cách chính xác. Sử dụng các thuộc tính quan hệ (relation) và tổng hợp (rollup) là cách dễ nhất ở đây. Ví dụ, bạn có thể tính toán mức độ hoàn thành một dự án bằng cách sử dụng thuộc tính tổng hợp liên kết với các ô kiểm (checkboxes) theo dõi từng mục tiêu riêng lẻ.
Trực quan hóa tiến độ của bạn mang lại nhiều lợi ích hơn là chỉ cho bạn biết dự án đã đi đến đâu. Các chỉ báo tiến độ trực quan giúp bạn dễ dàng ưu tiên các nhiệm vụ và phân bổ nguồn lực vào đúng khu vực, nâng cao trách nhiệm giải trình và giúp bạn xem tiến độ theo thời gian thực.
4. Lịch Sử Phiên Bản Trang Dài Hơn Giúp An Tâm Làm Việc
Bạn đã bao giờ muốn quay lại một phiên bản tài liệu cũ nhưng nhận ra nó đã quá lâu và chương trình bạn đang sử dụng không theo dõi lịch sử lâu đến vậy chưa? Notion Plus giải quyết vấn đề đó.
Với gói đăng ký Plus, bạn nhận được 30 ngày lịch sử phiên bản trên các trang Notion của mình, so với bảy ngày được cung cấp trong phiên bản miễn phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể khôi phục trang của mình về một phiên bản cũ hơn trong vòng tối đa 30 ngày.
Xem và khôi phục lịch sử phiên bản trang Notion trong 30 ngày với Notion Plus.
Đối với tôi, sự tiện lợi lớn nhất mà tính năng này mang lại là sự an tâm. Tôi có thể làm việc mà không phải lo lắng về việc vô tình xóa nội dung của một trang và chia sẻ trang với các thành viên trong nhóm hoặc khách mà không phải lo lắng ai đó vô tình xóa một đoạn văn bản hoặc bảng quan trọng.
Điều này cũng giúp theo dõi tiến độ và sự phát triển của tài liệu theo thời gian. Tôi thường xuyên xem lại các phiên bản trang mới và cũ để xem một dự án cụ thể đã tiến triển đến đâu. Tôi cũng sử dụng tính năng này để theo dõi và so sánh cách các đoạn mã nhỏ mà tôi viết phát triển theo thời gian và liệu một phiên bản trước đó có hoạt động tốt hơn phiên bản hiện tại hay không. Giá trị công việc mà nếu không có lịch sử phiên bản mở rộng sẽ bị mất đi, lớn hơn nhiều so với chi phí đăng ký đối với tôi.
5. Nhiều Cơ Sở Dữ Liệu Đồng Bộ Cho Quản Lý Đa Luồng Dữ Liệu
Bạn chỉ nhận được một cơ sở dữ liệu được đồng bộ (synced database) trên gói miễn phí của Notion, điều này có thể gây khó khăn nếu bạn đang theo dõi nhiều luồng dữ liệu từ các dịch vụ như GitHub và Asana. Gói đăng ký Plus bao gồm cơ sở dữ liệu không giới hạn, nghĩa là bạn có thể theo dõi bao nhiêu dự án tùy thích và đồng bộ chúng với các dịch vụ bên ngoài.
Các cơ sở dữ liệu này cho phép tôi đồng bộ các vấn đề (issues) và yêu cầu kéo (pull requests) từ kho lưu trữ GitHub của tôi vào Notion và chia sẻ chúng với nhóm của mình, ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào kho lưu trữ. Tất cả những gì tôi cần làm là sao chép và dán liên kết vấn đề hoặc yêu cầu kéo từ GitHub vào các trang Notion của mình, và Notion sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Quản lý nhiều luồng dữ liệu với cơ sở dữ liệu Notion được đồng bộ từ GitHub.
Tôi có các cơ sở dữ liệu khác nhau trên mỗi trang để theo dõi các kho lưu trữ khác nhau từ GitHub, điều này giúp giữ tất cả thông tin về một dự án đang diễn ra trên một trang Notion. Giới hạn số hàng trong gói Plus cũng cao hơn đáng kể (20.000 so với 100 trong gói miễn phí), nghĩa là các kho lưu trữ lớn hơn cũng hoạt động mà không gặp vấn đề gì.
Nhìn chung, tính năng này cho phép bạn quản lý khối lượng công việc cá nhân, kết nối các vấn đề GitHub với các nhiệm vụ và đề cập đến các phiếu và vấn đề này ở bất cứ đâu trong không gian làm việc Notion của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập các mối quan hệ tự động giữa cơ sở dữ liệu đồng bộ GitHub và Jira, giúp việc theo dõi yêu cầu kéo và bất kỳ nhiệm vụ hoặc vấn đề nào trong Notion trở nên dễ dàng hơn.
6. Tùy Chỉnh Giao Diện Giúp Notion Trông Chuyên Nghiệp Hơn
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, gói đăng ký Notion Plus cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tùy chỉnh trang web. Điều này có nghĩa là bạn có thể đặt trang chủ (homepage), tùy chỉnh biểu tượng trang (favicon) và bản xem trước chia sẻ (share preview), sử dụng tiêu đề tùy chỉnh (custom headers), và nhiều hơn nữa. Các tính năng này đặc biệt hữu ích khi tôi tạo các trang cho khách hàng cần có nhận diện thương hiệu cụ thể và không muốn chúng trông giống như được tạo vội vàng bằng một chương trình bên ngoài.
Tùy chỉnh giao diện website và không gian làm việc Notion chuyên nghiệp hơn với Notion Plus.
Bên cạnh đó, tôi cũng có thể tinh chỉnh giao diện các trang Notion của mình và thiết kế chúng đẹp mắt hơn. Mặc dù việc điều chỉnh trang theo ý muốn có thể mất một chút thời gian, nhưng một không gian làm việc được thiết kế tốt có thể tăng năng suất và tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn hơn. Hơn nữa, nếu bạn phải nhìn vào một tài liệu hàng giờ, bạn cũng nên làm cho nó trông đẹp hơn thiết kế mặc định của Notion.
Tôi không áp dụng điều này cho mọi trang mình có, nhưng tôi chắc chắn sử dụng nó đủ thường xuyên để tính năng này tạo ra sự khác biệt. Khi tạo trang cho khách hàng, đây trở thành một tính năng cực kỳ tiện dụng giúp tài liệu của tôi nổi bật và tạo ấn tượng tốt.
Notion Plus có thể mang lại những điều kỳ diệu nếu bạn sử dụng Notion như một công cụ hàng ngày để ghi lại hoặc theo dõi công việc, tiến độ và các dự án của mình. Các tính năng mà nó cung cấp giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và rắc rối, điều cuối cùng cũng bù đắp cho chi phí đăng ký. Hãy cân nhắc nâng cấp để tối ưu hóa trải nghiệm Notion của bạn ngay hôm nay!
