Chúng ta thường dễ bị cuốn vào những lời quảng cáo hào nhoáng về các “bí kíp” tăng năng suất. Tuy nhiên, qua trải nghiệm thực tế khi thử nghiệm nhiều phương pháp phổ biến, tôi nhận thấy một số kỹ thuật tăng năng suất dường như chỉ phù hợp để bán sách hơn là cải thiện cuộc sống và công việc hàng ngày. Với vai trò là biên tập viên công nghệ và chuyên gia SEO của thuthuat365.net, tôi sẽ chia sẻ những phân tích chi tiết về lý do các phương pháp này có thể không hiệu quả với mọi người, dựa trên kinh nghiệm thực tiễn.
1. Time-Blocking (Chặn thời gian) và Timeboxing (Định hộp thời gian)
Là một trong những kỹ thuật tăng năng suất được ưa chuộng nhất, time-blocking là phương pháp đầu tiên tôi thử nghiệm. Thành thật mà nói, đó là một thất bại hoàn toàn. Tôi gặp phải vô số nhược điểm của việc duy trì một lịch trình cứng nhắc, chẳng hạn như cảm giác liên tục bị quá tải. Hơn nữa, tôi quá phụ thuộc vào việc mọi thứ phải diễn ra hoàn hảo; nếu chỉ lệch vài phút, ngay lập tức sẽ gây ra sự tồn đọng công việc.
Người dùng tạo và tùy chỉnh cuộc họp mới trong ứng dụng lịch
Sau đó, tôi chuyển sang timeboxing. Phương pháp này tương tự như time-blocking, nhưng thay vì chặn thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể, bạn phân bổ thời gian cho một loại công việc nhất định. Ví dụ, tôi dành thời gian cho công việc tự do nói chung thay vì một dự án cụ thể của khách hàng. Mặc dù có phần tốt hơn, tôi vẫn không thích cảm giác bị bó buộc theo cách này. Mặc dù tôi vẫn làm việc với số giờ gần như giống nhau mỗi ngày, nhưng lịch trình của tôi linh hoạt hơn nhiều. Nhờ đó, tôi hoàn thành được nhiều việc hơn và cũng cảm thấy hạnh phúc hơn rất nhiều.
2. Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro thường yêu cầu làm việc trong 25 phút rồi nghỉ ngơi. Tôi cần đưa các khoảng nghỉ giải lao vào lịch trình của mình vì tôi thường nhìn chằm chằm vào máy tính suốt sáu giờ liên tục, rồi tự hỏi tại sao mình không thể hoàn thành bất cứ việc gì vào cuối ngày. Tuy nhiên, kỹ thuật Pomodoro lại không hiệu quả theo nghĩa thông thường của nó.
Vấn đề chính của tôi với chiến thuật này là 25 phút – theo quan điểm của tôi – không đủ thời gian để hoàn thành một công việc có ý nghĩa. Đến thời điểm đó, tôi mới chỉ bắt đầu làm quen với nhiệm vụ. Tính chất dừng-bắt đầu quá nhiều khiến tôi chỉ cảm thấy thất vọng. Để khắc phục các nhược điểm của kỹ thuật Pomodoro, thay vào đó, tôi nghỉ giải lao mỗi giờ (hoặc khi tôi viết được 1.000 từ). Nếu bạn định thử chiến thuật này, tôi khuyên bạn nên tăng thời gian làm việc – đặc biệt nếu bạn dễ bị trì hoãn.
3. Xây dựng Bộ não Thứ hai (Building a Second Brain)
Cách đây vài năm, tôi từng rất say mê các phương pháp tăng năng suất, và đó là lúc tôi khám phá ra cuốn sách “Building a Second Brain” của Tiago Forte. Tuy nhiên, mặc dù tôi rất thích những lời khuyên của Forte trên YouTube, nhưng phương pháp bộ não thứ hai lại không phù hợp với tôi. Thay vì đơn giản hóa cuộc sống, tôi lại cảm thấy choáng ngợp và thậm chí còn không thể đọc hết cuốn sách.
Tôi cũng đã thử một số ứng dụng để xây dựng bộ não thứ hai, nhưng điều này cũng không giúp ích gì. Ngay sau đó, tôi đã khám phá ra meme “Chỉ cần dùng Apple Notes” (điều này khá tổng hợp cảm giác của tôi vào thời điểm đó). Thành thật mà nói, tôi thực sự nghĩ rằng việc xây dựng một bộ não thứ hai là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn là nhà nghiên cứu hoặc trong một lĩnh vực học thuật nào đó. Tuy nhiên, tôi không nghĩ rằng nhu cầu cá nhân của tôi yêu cầu một thứ gì đó phức tạp đến vậy.
4. Ăn Con Ếch (Eating the Frog)
“Eating the frog” là khi bạn hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày trước tiên. Ý tưởng là một khi bạn đã làm xong việc mà mình ghét nhất, phần còn lại của ngày sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi từng luôn cố gắng “ăn con ếch”, nhưng phương pháp này chỉ hiệu quả khoảng một nửa số lần.
Tôi dành chút thời gian để suy nghĩ lý do tại sao lại như vậy, và tôi nhận ra rằng “ăn con ếch” chỉ hiệu quả nếu tôi có một dự án cá nhân hoặc một việc gì đó tôi thích làm. Tuy nhiên, nếu tôi không thích một việc gì đó, tôi thấy tốt hơn là nên hoàn thành một việc khác và gạch bỏ nó khỏi danh sách việc cần làm của mình. Sau đó, tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ kia mà không bị phân tâm. Việc trở nên tối giản hơn và chỉ thực hiện các nhiệm vụ thực sự mang lại giá trị giúp tôi không còn cần đến kỹ thuật này. Ví dụ, tôi chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Hơn nữa, tôi cố tình đặt ít mục hơn vào danh sách việc cần làm của mình; nếu mỗi giờ đều được lấp đầy, tôi sẽ nhanh chóng kiệt sức.
5. Ma trận Eisenhower (Eisenhower Matrix)
Bạn có thể chuẩn bị danh sách việc cần làm bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower bằng cách chia các nhiệm vụ thành bốn phần: Làm ngay, Làm sau, Ủy thác và Loại bỏ. Mặc dù khái niệm này rất tuyệt, tôi đã dành quá nhiều thời gian để bị ám ảnh về việc các nhiệm vụ nên được đặt ở đâu và do đó hoàn thành rất ít việc. Đối với tôi, đó là một cách khác để trì hoãn.
Cài đặt nhiệm vụ có ưu tiên thấp nhất trong ứng dụng Todoist
Cũng giống như “ăn con ếch”, thay vào đó tôi thấy dễ dàng hơn khi xác định các nhiệm vụ nhất quán sẽ giúp tôi đạt được mục tiêu của mình. Ví dụ, điều gì thúc đẩy tôi phát triển với tư cách là một người làm việc tự do là viết, chỉnh sửa, đưa ra ý tưởng và xây dựng mối quan hệ. Mọi thứ khác đều là “có thì tốt” chứ không phải là điều cần thiết.
6. Lập kế hoạch công việc cả tuần
Tôi đã trải qua một giai đoạn khi tôi lập kế hoạch toàn bộ danh sách việc cần làm hàng tuần của mình trước. Mặc dù tôi nghĩ điều này sẽ giúp tôi tập trung tốt hơn, nhưng trên thực tế, tôi không thể tập trung hơn chút nào. Hơn nữa, tôi nhận thấy rằng việc lập kế hoạch cả tuần trước đồng nghĩa với việc tôi không thể thích ứng với các kịch bản thay đổi.
Điện thoại có danh sách việc cần làm bên cạnh sổ ghi chép có danh sách việc cần làm viết tay, bút và một số ghi chú dính xung quanh.
Vì tôi là một người làm việc tự do, lịch trình hàng ngày của tôi không phải lúc nào cũng giống nhau. Hơn nữa, tôi có thể cần phải phản ứng với một câu chuyện nào đó trong thời gian ngắn. Cả hai điều này đều khiến tôi cảm thấy căng thẳng suốt cả ngày. Tôi phải chỉ ra rằng tôi chắc chắn có thể thấy lợi ích của việc lập kế hoạch cả tuần trước nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên. Nó cũng tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp có các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, bạn cần quyết định xem mình có thuộc các nhóm đó hay không và sau đó thử nghiệm để xem liệu bạn có thực sự hưởng lợi hay không.
7. Kỹ thuật phân loại (The Triage Technique)
Kỹ thuật phân loại khá giống với Ma trận Eisenhower; bạn ưu tiên các nhiệm vụ của mình với mục tiêu tập trung vào những gì quan trọng và tiết kiệm thời gian. Nhưng mặc dù tôi nghĩ nó có thể hiệu quả với một số người, nhưng nó lại không giúp ích gì nhiều để cải thiện cuộc sống hàng ngày của tôi.
Một lần nữa, chiến thuật này chỉ là một hình thức trì hoãn. Không phải tôi muốn nghe có vẻ kiêu ngạo, nhưng tôi đã quá say mê năng suất đủ lâu để biết mình nên và không nên làm gì. Tất cả những gì Kỹ thuật phân loại làm là khiến mọi thứ trở nên khó hiểu hơn và không tiết kiệm cho tôi bất kỳ thời gian nào. Nếu tôi cần ưu tiên một nhiệm vụ, tôi sẽ chỉ đơn giản đánh dấu nó là khẩn cấp trên danh sách việc cần làm bằng giấy của mình. Trước đây, tôi đã thêm một dấu ưu tiên trong ứng dụng danh sách việc cần làm của mình; nhiều công cụ, như TickTick và Todoist, cho phép bạn làm điều này.
Kết luận, việc khám phá một loạt các kỹ thuật tăng năng suất là điều cần thiết để khám phá điều gì thực sự hiệu quả nhất với bạn. Mặc dù tôi đã đạt được thành công với một số phương pháp, tôi cũng đã dành rất nhiều thời gian cho các chiến thuật không phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc của mình. Hãy mạnh dạn thử nghiệm và tìm ra con đường tăng năng suất của riêng bạn.
