Bạn có bao giờ mong muốn một “nút bấm” thần kỳ có thể ngay lập tức biến những đoạn văn phức tạp trở nên dễ hiểu? Microsoft Copilot trong Word chính là công cụ mạnh mẽ như vậy. Chỉ với vài câu lệnh (prompt), trợ lý AI này có khả năng biến những văn bản khó đọc, lộn xộn thành thông tin mà bất kỳ ai cũng có thể nắm bắt. Bạn không cần phải là một kỹ sư prompt chuyên nghiệp để khai thác tối đa sức mạnh của Copilot trong Word.
Vì Sao Cần Copilot Để Xử Lý Văn Bản Phức Tạp?
Với vai trò là một người viết và biên tập viên, việc đọc và xử lý thông tin là công việc thường ngày. Tôi phải đối mặt với những ý tưởng phức tạp và nhiệm vụ biến chúng thành những thông điệp rõ ràng. Đôi khi, điều này đòi hỏi tôi phải đọc qua các tài liệu kỹ thuật quá chuyên sâu hoặc các báo cáo dày đặc thuật ngữ ngành.
Bạn có thể đã biết Copilot là một đối tác hỗ trợ viết lách tuyệt vời. Tuy nhiên, khả năng thực sự của nó còn vượt xa hơn thế: nó có thể biến một đoạn văn bản “mờ mịt như bùn” trở nên dễ hiểu hơn rất nhiều.
Dù bạn đang xử lý các bản ghi nhớ, tài liệu PDF, hợp đồng hay bất kỳ loại văn bản nào khác, chỉ cần đánh dấu đoạn văn phức tạp và yêu cầu Copilot viết lại với một vài prompt mô tả. Copilot là một phần không thể thiếu của Windows, Microsoft 365 và Microsoft Edge. Việc học cách sử dụng Copilot hiệu quả sẽ phụ thuộc vào ứng dụng và nhiệm vụ cụ thể của bạn.
Các Prompt Yêu Thích Để Viết Lại Văn Bản Với Copilot
Giống như tất cả các chatbot AI tạo sinh, việc soạn thảo prompt một cách chính xác là yếu tố then chốt để đạt được kết quả mong muốn. Dưới đây là một số prompt và phương pháp mà tôi thường xuyên sử dụng và ưa thích:
“Viết lại đoạn này để dễ đọc hơn”
Đây là cách đơn giản nhất để nhanh chóng nắm bắt ý chính của bất kỳ nội dung nào. Để đơn giản hóa văn bản phức tạp, tôi thường sử dụng prompt:
Rewrite this to make it easier to read.
(Viết lại đoạn này để dễ đọc hơn.)
Prompt này giúp Copilot hiểu rằng tôi muốn văn bản trở nên dễ hiểu hơn mà không làm mất đi ý nghĩa cốt lõi của nó. Tùy thuộc vào nhu cầu, tôi cũng có thể chỉ định liệu tôi muốn văn bản súc tích hơn hay chi tiết hơn. Khi vẫn chưa hoàn toàn hiểu, tôi thường nhấp vào Regenerate để yêu cầu một phiên bản khác.
Phương pháp này cực kỳ hiệu quả với các ngôn ngữ “doanh nghiệp”, Điều khoản dịch vụ, các văn bản pháp lý khác hoặc bất kỳ văn bản nào nghe có vẻ lủng củng. Copilot sẽ diễn đạt lại các câu dài, cắt bỏ những từ ngữ thừa thãi và thay thế các thuật ngữ chuyên ngành bằng ngôn ngữ thông dụng, dễ hiểu. Bạn cũng có thể áp dụng prompt này cho chính bài viết của mình. Nó giúp bạn đánh giá xem liệu mình có đang truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và súc tích nhất hay không.
“Chuyển đổi văn bản này cho trình độ đọc lớp 8”
Sử dụng prompt này khi bạn muốn chuyển đổi nội dung cho một đối tượng độc giả phổ thông hoặc giải thích một khái niệm phức tạp cho người không quen thuộc với chủ đề.
Copilot đơn giản hóa từ vựng và cấu trúc mà không làm giảm đi chất lượng hay “phổ cập” quá mức nội dung. Đây là một ý tưởng tuyệt vời cho các tài liệu hướng dẫn, tài liệu trợ giúp và các văn bản khoa học.
Tất nhiên, bạn có thể thử các trình độ đọc khác với prompt như “Make this suitable for a 5th-grade reading level” (Chuyển đổi văn bản này cho trình độ đọc lớp 5). Hoặc, đi theo hướng ngược lại với prompt như “Rewrite this for a professional audience” (Viết lại đoạn này cho đối tượng chuyên gia). Trình độ đọc lớp 8 được hỗ trợ bởi công thức kiểm tra độ dễ đọc Flesch-Kincaid. Cấp độ này đảm bảo nội dung dễ hiểu, giúp bài viết tiếp cận được nhiều đối tượng hơn.
“Tóm tắt đoạn văn này trong một câu”
Đôi khi, tất cả những gì tôi cần là ý chính. Prompt này giúp cắt giảm những giải thích dài dòng xuống còn những yếu tố thiết yếu. Đây là prompt lý tưởng để đọc các báo cáo dày đặc thông tin hoặc trích xuất tóm tắt từ bất kỳ nội dung nào. Tôi cũng thấy prompt này phù hợp khi mức năng lượng thấp dẫn đến khả năng tập trung kém.
Summarize this paragraph in one sentence.
(Tóm tắt đoạn văn này trong một câu.)
Bạn có thể thêm một prompt như “Preserve the key detail about X” (Giữ lại chi tiết chính về X) để buộc Copilot giữ lại ý tưởng chính đằng sau nội dung.
Các Cách Khác Để Copilot Làm Rõ Văn Bản
Hãy nhớ rằng, Copilot là một AI tạo sinh. Vì vậy, bạn có thể trò chuyện với nó như thể bạn đang nói chuyện với một người trong phòng. Hãy thử các prompt khác nhau và tinh chỉnh chúng dựa trên kết quả đầu ra. Ví dụ, bạn có thể thử một công thức tạo prompt gồm bốn phần.
Dưới đây là một vài ý tưởng nữa:
Prompt “Giải thích như tôi 5 tuổi” theo cấp độ tăng dần
Có một số công cụ “Giải thích như tôi 5 tuổi” được hỗ trợ bởi AI (ví dụ như Hyperwrite). Tôi đoán ý tưởng này được mượn từ subreddit phổ biến r/explainlikeimfive.
Để hiểu các chủ đề phức tạp, tôi sử dụng một phiên bản có cấp độ tăng dần, liên kết các cấp độ hiểu khác nhau với nhau. Một prompt thường ngày có thể như sau:
Explain this like I’m five.
(Giải thích điều này như tôi 5 tuổi.)
Nếu Copilot có thể giải thích nó bằng các thuật ngữ của trẻ mẫu giáo, điều đó thường có nghĩa là tôi đã có một điểm khởi đầu tốt để xây dựng.
Thanh bên Microsoft Copilot hiển thị các phiên bản giải thích văn bản theo cấp độ khác nhau.
Now explain it like I’m in high school.
(Bây giờ giải thích như tôi là học sinh trung học.)
Phiên bản này xây dựng dựa trên phiên bản trước với độ sâu hơn một chút. Tuy nhiên, tôi vẫn ở cấp độ không chuyên gia.
Now explain it like I’m a college student studying this topic.
(Bây giờ giải thích như tôi là một sinh viên đại học đang nghiên cứu chủ đề này.)
Hai prompt đầu tiên đã xây dựng kiến thức nền tảng. Prompt này thêm từ vựng kỹ thuật, khám phá các khái niệm cơ bản và thường bao gồm các ví dụ hoặc tham chiếu mà người mới bắt đầu sẽ không theo kịp. Copilot sẽ viết lại phiên bản đơn giản hóa mới bên dưới phiên bản gốc. Bạn có thể đọc và sau đó xóa các phiên bản. Ngoài ra, bạn có thể chọn nút Copilot trên thanh Ribbon và mở thanh bên.
Chuyển đổi thành Gạch đầu dòng hoặc Bảng biểu
Bạn có thể yêu cầu Copilot chuyển đổi văn bản thành gạch đầu dòng hoặc bảng biểu. Điều này giúp văn bản phức tạp dễ quét và hiểu hơn. Bảng biểu rất tốt cho các báo cáo giàu dữ liệu, trong khi gạch đầu dòng phù hợp với bất kỳ nội dung nào có thể thực hiện được theo các bước.
Giao diện Microsoft Copilot trong Word hiển thị kết quả chuyển đổi văn bản sang dạng gạch đầu dòng.
Chuyển đổi từ Giọng văn bị động sang Chủ động
Nếu một chủ đề phức tạp, giọng văn bị động sẽ khiến các câu khó theo dõi hơn. Ngược lại, giọng văn chủ động buộc phải có sự rõ ràng bằng cách đặt chủ ngữ lên hàng đầu, thể hiện rõ ràng ai đang làm gì. Dưới đây là một prompt:
Analyze the [sentence/paragraph/section] for passive voice. Rewrite it using active voice where appropriate.
(Phân tích [câu/đoạn văn/phần] này để tìm giọng văn bị động. Viết lại nó bằng giọng văn chủ động khi thích hợp.)
Microsoft Copilot trong Word minh họa việc chuyển đổi văn bản từ giọng bị động sang giọng chủ động.
Khi viết hoặc đọc, đừng chấp nhận mù quáng bản nháp đầu tiên mà Copilot đưa ra. Hãy sử dụng nó làm cơ sở, sau đó điều chỉnh nó với nhiều prompt hơn. Copilot, giống như tất cả các chatbot AI, học hỏi từ mỗi cuộc trò chuyện.
Hãy bắt đầu từ những phần nhỏ. Lấy một đoạn văn bản dày đặc và yêu cầu Copilot viết lại nó bằng các thuật ngữ đơn giản hơn. Thử nghiệm với các cấp độ đọc, tóm tắt và giải thích ở các độ sâu khác nhau. Bạn sẽ ngạc nhiên khi bất kỳ chủ đề nào cũng trở nên dễ hiểu hơn nhiều khi bạn chủ động tương tác với nó.
Kết luận
Microsoft Copilot trong Word không chỉ là một công cụ hỗ trợ viết lách mà còn là một trợ lý AI đắc lực giúp chúng ta vượt qua rào cản của văn bản phức tạp. Bằng cách áp dụng linh hoạt các prompt đã được chia sẻ, từ việc đơn giản hóa ngôn ngữ đến chuyển đổi giọng văn hay tóm tắt thông tin, người dùng có thể nâng cao đáng kể khả năng đọc hiểu và hiệu suất làm việc. Copilot thực sự mở ra một kỷ nguyên mới trong việc tương tác với văn bản, biến những thách thức về nội dung trở thành cơ hội để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả.
Hãy thử nghiệm ngay các prompt này trong công việc hàng ngày của bạn với Microsoft Copilot trong Word. Bạn có kinh nghiệm hay prompt nào hay muốn chia sẻ không? Hãy để lại bình luận phía dưới để chúng ta cùng thảo luận nhé!
