Đối với tôi, sự trì hoãn không chỉ là một thói quen xấu mà còn là một lối sống mà tôi đã dành nhiều năm để cố gắng từ bỏ. Tôi luôn muốn mình làm việc hiệu quả hơn, nhưng điều đó dường như chưa bao giờ xảy ra. Tuy nhiên, sau vô số đêm thức khuya và những hạn chót bị bỏ lỡ, tôi nhận ra rằng công nghệ chính là chìa khóa để giải quyết vấn đề trì hoãn của mình.
Hiểu Rõ Nguyên Nhân Gây Trì Hoãn Của Tôi
Trước khi có thể bắt tay vào việc giải quyết vấn đề trì hoãn, tôi cần phải hiểu rõ điều gì đang diễn ra. Các yếu tố gây trì hoãn của tôi thường khá phổ biến, giống như những gì tôi đã nghe từ nhiều người khác, bắt đầu từ cảm giác quá tải.
Nếu có quá nhiều nhiệm vụ trên bàn, tôi thường rơi vào trạng thái “đóng băng” và thay vào đó lại tìm đến những thứ như xem Netflix, thay vì giải quyết dù chỉ một đầu mục trong danh sách công việc. Kế đến là vấn đề cầu toàn của tôi – nghĩa là nếu tôi cảm thấy mình không thể làm một việc gì đó một cách hoàn hảo, thì thà không làm còn hơn. Cuối cùng, đó là dòng chảy vô tận của những thứ gây xao nhãng. Giữa YouTube, TikTok, Netflix và nhiều ứng dụng khác, việc giữ tập trung chưa bao giờ là một nhiệm vụ dễ dàng.
Công nghệ, dĩ nhiên, cũng đóng vai trò trong mớ hỗn độn này. Các thuật toán liên tục “chăm bẵm” tôi bằng những nội dung giải trí khi tôi cần làm việc, và sự phụ thuộc của tôi vào các thiết bị đã biến thành một vòng lặp cuộn trang không ngừng. Và, đúng vậy, trong khi tôi có thể đổ lỗi cho các thiết bị của mình rồi bỏ qua, tại sao không “chiêu mộ” chúng vào cuộc chiến chống lại sự trì hoãn của tôi?
Biến Công Nghệ Thành Công Cụ Năng Suất Mạnh Mẽ
Công nghệ là một trong những yếu tố gây trì hoãn lớn nhất của tôi, nhưng đồng thời, tôi biết rằng nếu sử dụng đúng cách, nó cũng có thể trở thành công cụ hữu ích nhất. Vấn đề là tôi phải tìm ra những công cụ nào phù hợp và sử dụng chúng ra sao.
Các Công Cụ Quản Lý Thời Gian Tối Ưu
Quản lý thời gian luôn là “gót chân Achilles” của tôi, nhưng Google Calendar, Trello và Notion đã trở thành bộ ba “thánh” ứng dụng quản lý thời gian của tôi. Google Calendar là công cụ tôi sử dụng thường xuyên nhất – tôi chặn thời gian cho mọi thứ, từ hạn chót công việc đến thời gian nghỉ ngơi, để không nhiệm vụ nào cảm thấy quá lớn hay quá mơ hồ. Trello giúp các dự án liên quan đến công việc của tôi đi đúng hướng bằng cách cho phép tôi chia nhỏ chúng thành các bước hành động nhỏ hơn, dễ thực hiện.
Giao diện Trello hiển thị cách tạo bảng công việc từ mẫu có sẵn
Và cuối cùng là Notion, không gian làm việc tất cả trong một mà tôi thậm chí không biết mình cần. Đây là nơi tôi vạch ra các mục tiêu lớn hơn, dài hạn hơn và bất cứ điều gì tôi học được trong các buổi đánh giá buổi sáng để có thể điều chỉnh chúng với những gì tôi đang làm hàng ngày. Bằng cách giữ mọi thứ ở ba nơi này, tôi có thể tạo ra một hệ thống đủ chặt chẽ, khiến việc trì hoãn trở nên khó khăn hơn là làm theo.
Ứng Dụng Nâng Cao Sự Tập Trung Hiệu Quả
Mặc dù giữ cho mọi thứ ngăn nắp là bước đầu tiên trong việc biến sự trì hoãn thành năng suất, việc thực sự giữ tập trung lại là một thử thách khác. Đây là lúc các ứng dụng như Forest, Freedom và kỹ thuật Pomodoro quen thuộc phát huy tác dụng.
Hình ảnh rừng cây kỹ thuật số trong ứng dụng Forest, thể hiện quá trình tập trung đã đạt được
Giao diện màn hình chính của ứng dụng Forest, nơi bắt đầu trồng cây khi tập trung làm việc
Ví dụ, Forest đã “gamify” sự tập trung của tôi. Khi tôi tập trung vào một nhiệm vụ, tôi cũng đang trồng một cái cây kỹ thuật số – nếu tôi cắt ngắn sự tập trung đó, cái cây sẽ chết. Vâng, tôi giờ đây chịu trách nhiệm về mặt cảm xúc cho một cái cây nhỏ bé, và phải nói rằng, điều này thực sự hiệu quả. Tôi chưa bao giờ cảm thấy gắn kết với một “vật thể” kỹ thuật số như vậy kể từ thời Tamagotchi. Hơn nữa, tôi còn có thể kiếm được tiền kỹ thuật số để góp phần trồng cây thật ngoài đời, và tôi gọi đó là một đôi bên cùng có lợi.
Ngoài ra còn có ứng dụng Freedom, sẽ chặn các trang web và ứng dụng gây xao nhãng trong những giờ mà bạn cài đặt. Thật là một điều “khiêm tốn” khi bạn nhận ra mình thường xuyên cố gắng mở X (Twitter cũ) hay YouTube đến mức nào, chỉ để bị chào đón bằng thông báo “Bị chặn!”.
Và sau đó là kỹ thuật Pomodoro, một thủ thuật năng suất kết hợp các khoảng thời gian làm việc tập trung (thường là khoảng 25 phút) với những lần nghỉ ngắn. Tôi kết hợp kỹ thuật này với một bộ đếm thời gian, và voilà – tôi đang tự rèn luyện bản thân làm việc hiệu quả bằng cách biết rằng chỉ còn vài phút nữa là đến giờ nghỉ. Những công cụ này không chỉ giúp tôi tập trung mà còn khiến mọi thứ trở nên thú vị hơn một chút, điều mà tôi đã học được là rất hữu ích trong việc chống lại sự trì hoãn.
Tăng Cường Động Lực Với Công Nghệ
Một công cụ hỗ trợ bất ngờ trên hành trình nâng cao năng suất của tôi là các ứng dụng theo dõi thói quen như Habitica. Habitica biến các công việc hàng ngày hoặc mục tiêu của tôi thành một trò chơi nhập vai nhỏ dễ thương, nơi việc hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau sẽ mang lại phần thưởng cho hình đại diện ảo của tôi.
Thú thật, điều này khá là tạo động lực – đặc biệt đối với một người như tôi, người không ngại “hối lộ” đứa trẻ bên trong mình để hoàn thành công việc. Hơn nữa, Habitica là ứng dụng miễn phí, nghĩa là tôi không phải trả bất cứ khoản phí nào để gặt hái phần thưởng.
Và những chiến thắng nhỏ này tích lũy rất nhanh. Tôi có thể nhận được trang phục và thiết bị mới cho nhân vật của mình, giúp tôi hình dung không chỉ các mục tiêu mà còn cả vị trí của tôi trên hành trình. Việc nhìn thấy tiến độ của mình theo thời gian đã thực sự thay đổi cuộc chơi, đặc biệt là khi tôi có thể thấy mình đang tiến bộ đến mức nào.
Xây Dựng Thói Quen Tốt Hơn Nhờ Công Nghệ
Theo thời gian, những công cụ này không chỉ giúp tôi hoàn thành các nhiệm vụ mà còn thực sự thay đổi thói quen của tôi. Tôi hiếm khi cảm thấy sợ hãi khi bắt đầu làm việc nữa, bởi vì hệ thống các công cụ công nghệ được kết nối của tôi giúp loại bỏ sự mệt mỏi khi ra quyết định và sự xao nhãng.
Các nhiệm vụ diễn ra trong ngày của tôi như một cỗ máy đồng hồ, và vì mọi thứ được sắp xếp hoàn hảo, tôi không còn cảm thấy vội vã hay dễ bị quá tải như trước đây. Ngoài ra, tôi cũng nhận thấy một sự thay đổi trong tư duy của mình. Thay vì xem công nghệ như một thói quen đáng bị chỉ trích, tôi nhìn nhận nó như một công cụ mạnh mẽ để làm điều tốt.
Minh chứng rõ ràng nhất – tính cầu toàn của tôi đã không còn tệ như trước. Nhờ những công cụ khuyến khích bắt đầu từ những điều nhỏ và tập trung vào tiến độ hơn là sự hoàn hảo, tôi đã học được cách ưu tiên động lực thay vì sự không tì vết. Các hệ thống tôi đã thiết lập khiến việc trì hoãn thực sự trở nên… nhàm chán. Và xét đến việc tôi rất thích mọi thứ được vận động, tôi xem đó là một chiến thắng.
Sự thật là không có một phương pháp chung nào phù hợp cho tất cả mọi người để vượt qua sự trì hoãn. Điều hiệu quả với tôi có thể không hiệu quả với tất cả mọi người, nhưng tôi có thể nói rằng việc biến chính công nghệ từng là nguyên nhân gây trì hoãn của tôi thành công cụ năng suất đã mang lại sự thay đổi lớn. Chắc chắn, tôi vẫn có những lúc mắc lỗi hoặc những ngày mà sự kháng cự dường như mạnh hơn tiến độ, nhưng với những công cụ này, tôi luôn chỉ cần một cú nhấp chuột để quay lại đúng quỹ đạo.
