Trong hành trình tìm kiếm bí quyết làm việc hiệu quả, tôi đã thử nghiệm qua hơn 20 phương pháp năng suất khác nhau, và không ít trong số đó là những thất bại nặng nề. Tuy nhiên, tôi cũng đã khám phá ra một vài kỹ thuật đơn giản nhưng mang tính đột phá, thực sự mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc – và chúng cũng có thể hữu ích cho bạn. Với vai trò là biên tập viên và chuyên gia SEO của thuthuat365.net, tôi chia sẻ những kinh nghiệm cá nhân này với mong muốn giúp cộng đồng độc giả yêu công nghệ Việt Nam tối ưu hóa hiệu suất của mình.
1. Nguyên Tắc Pareto (Quy Tắc 80/20)
Nguyên tắc Pareto, còn được biết đến với tên gọi quy tắc 80/20, cho rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% những việc bạn làm. Lý thuyết này đã thay đổi cuộc sống của tôi trong mọi lĩnh vực. Chẳng hạn, tôi nhận ra rằng chỉ một số ít nhiệm vụ chịu trách nhiệm cho thành công của tôi với tư cách là một người viết.
Khi đi sâu hơn, tôi cũng phát hiện ra rằng chỉ một vài nhiệm vụ hoặc khách hàng là nguyên nhân chính gây ra hầu hết căng thẳng cho tôi. Sau khi loại bỏ chúng, tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho các ưu tiên lớn hơn. Và khi tôi ngừng áp dụng nguyên tắc này một thời gian, tôi đã không ngạc nhiên khi thấy mình lại rơi vào tình trạng khó khăn.
Ngoài công việc, tôi còn áp dụng quy tắc 80/20 vào các mối quan hệ cá nhân và những gì tôi làm trong thời gian rảnh rỗi. Giờ đây, tôi dành phần lớn thời gian cho các dự án sáng tạo và sở thích có ý nghĩa, cũng như dành thời gian cho những người tôi muốn ở bên – điều này dẫn đến chất lượng cuộc sống cao hơn.
2. Kỹ Thuật Làm Việc 60 Phút, Nghỉ 15 Phút
Kỹ thuật Pomodoro tiêu chuẩn (25 phút làm việc sau đó nghỉ ngơi) không phù hợp với tôi, vì tôi thường mất ít nhất 15-20 phút để đi vào trạng thái tập trung cao độ (flow state). Việc dừng lại mỗi khi tôi đạt được nhịp độ làm việc khiến tôi thất vọng, và kết quả là tôi đã tăng thời gian làm việc lên 60 phút. Điều này giúp tôi duy trì năng suất nhất quán hơn, và đây là điều tôi vẫn đang áp dụng cho đến ngày nay.
Giao diện ứng dụng Notion hiển thị công cụ theo dõi Pomodoro với thời gian làm việc được đặt thành 60 phút.
Sau khi viết hoặc nghiên cứu trong 60 phút, tôi sẽ nghỉ 15 phút. Trong thời gian này, tôi thường đi bộ một đoạn ngắn hoặc đổ đầy chai nước. Ngoài việc cho bộ não có thời gian nghỉ ngơi, tôi còn hoàn thành các vòng hoạt động của Apple Watch bằng cách đảm bảo rằng tôi đứng dậy và vận động mỗi giờ.
Tôi khuyên bạn nên thử nghiệm với thời gian làm việc và nghỉ ngơi của mình vì hiệu quả có thể khác nhau tùy người. Phương pháp này cũng rất hiệu quả đối với tôi với tư cách là một người viết, nhưng bạn có thể cần tập trung lâu hơn tùy thuộc vào nghề nghiệp hoặc lĩnh vực bạn đang học. Notion có công cụ theo dõi Pomodoro miễn phí mà bạn có thể thay đổi thành 60 phút.
3. Ghép Nối Thói Quen (Habit-Stacking)
Tôi học được cách ghép nối thói quen từ cuốn sách Atomic Habits của James Clear vào năm 2020. Việc tập trung vào những thói quen tốt thay vì kết quả cuối cùng đã giúp tôi đạt được nhiều mục tiêu. Mục tiêu của tôi vào thời điểm đó là cải thiện sức khỏe tinh thần, trở thành một người viết tự do, xây dựng một thói quen tập luyện nhất quán và chuyển ra nước ngoài sinh sống. Tôi bắt đầu nhỏ với những thói quen hàng ngày sau:
- Thiền năm phút
- Viết một mục nhật ký (dù chỉ một gạch đầu dòng)
- Liên hệ với ba người bạn muốn hợp tác
- Tập thể dục 30 phút (dù chỉ là đi bộ)
Khi đã quen hơn, tôi tăng thời lượng và sản lượng cho từng thói quen. Tôi cũng thêm nhiều thói quen hơn khi tôi có thể thực hiện những thói quen kia một cách tự động. Tôi khuyên bạn cũng nên làm tương tự nếu bạn đang ở trong tình huống giống như tôi trước đây; cố gắng làm mọi thứ cùng lúc sẽ dẫn đến tình trạng kiệt sức.
4. Đánh Giá Hàng Tuần
Đạt được những mục tiêu lớn cần thời gian, và bạn sẽ không phải lúc nào cũng nhận thấy sự tiến bộ của mình từ tuần này sang tuần khác. Do đó, xây dựng thói quen đánh giá hàng tuần là một cách tuyệt vời để nhìn nhận lại những nỗ lực của bạn.
Để xem xét tuần của mình, tôi nhìn vào những gì tôi đã làm, những điểm có thể cải thiện và những thành công mà tôi có thể ăn mừng. Nhờ đó, tôi có thể thấy rõ mình đã tiến bộ như thế nào và cần điều chỉnh ở đâu nếu cần. Tôi cũng tự nhận thức rõ hơn và có thể xác định những trở ngại tiềm ẩn sớm hơn.
Buổi đánh giá hàng tuần của bạn sẽ chỉ mất tối đa một giờ, nhưng bạn sẽ đảm bảo rằng mình dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ có ý nghĩa. Đó là một sự đầu tư mang lại lợi ích lớn.
5. Danh Sách Việc Cần Làm (To-Do Lists)
Rất nhiều lời khuyên về năng suất trực tuyến đã làm phức tạp hóa một cách không cần thiết những gì cần có để thành công. Sau khi kiệt sức, tôi đã quay lại với những danh sách việc cần làm đơn giản. Thật buồn cười, tôi thấy những danh sách này hiệu quả hơn nhiều so với nhiều hệ thống phức tạp mà người khác khuyên dùng.
Giao diện ứng dụng Things 3, một công cụ quản lý danh sách việc cần làm hiệu quả, với các tab hiển thị danh mục công việc khác nhau.
Tôi thấy rằng chuyển sang danh sách việc cần làm trên giấy là cách tốt nhất để sắp xếp ngày của mình, nhưng các danh sách kỹ thuật số cũng có những ưu điểm riêng. Chẳng hạn, tôi rất thích ứng dụng Things 3. TickTick, Todoist và Microsoft To Do cũng là những công cụ tuyệt vời (và miễn phí).
Việc không đặt quá nhiều nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm của bạn là rất quan trọng để duy trì sự nhất quán, nhưng bạn sẽ cần thử nghiệm trước khi khám phá khả năng lý tưởng của mình.
6. Làm Việc Đơn Nhiệm (Single-Tasking)
Sau nhiều lần kiệt sức khi thực hiện đa nhiệm (và ngày càng cảm thấy thất vọng hơn mỗi lần), tôi đã thử tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Thay vì cảm thấy liên tục bị tụt lại phía sau, tôi thực sự hoàn thành được nhiều việc hơn mỗi ngày và có thể tăng khả năng của mình. Trớ trêu thay, tôi cũng có nhiều thời gian rảnh hơn vì tôi hoàn thành danh sách việc cần làm nhanh hơn (và chất lượng công việc của tôi vẫn tăng lên).
Theo tôi, bộ não của bạn thực chất là một siêu máy tính với 1GB RAM. Hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm; cố gắng viết một bài trong khi phác thảo một bài khác sẽ nhanh chóng trở nên bực bội.
Tôi khuyên bạn nên sử dụng các công cụ chặn trang web để loại bỏ phiền nhiễu trong khi tập trung vào một nhiệm vụ. Cold Turkey là lựa chọn yêu thích cá nhân của tôi vì các hạn chế của nó rất khó để bỏ qua.
7. Hộp Thư Đến “Inbox Zero”
Việc có hơn 50 email chưa đọc trong hộp thư đến của tôi nhanh chóng làm tắc nghẽn bộ não và ngăn cản tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Để giải quyết vấn đề này, tôi đặt mục tiêu có một hộp thư đến sạch sẽ vào cuối mỗi ngày. Tôi thường kiểm tra email hai lần, một lần vào buổi sáng và một lần nữa vào buổi tối.
Tôi đánh dấu sao các tin nhắn quan trọng để phản hồi sau. Mọi thứ khác đều bị xóa. Tôi cũng kiểm tra thư mục spam phòng trường hợp có bất kỳ điều quan trọng nào vô tình bị lạc vào đó. Để tiết kiệm thời gian, tôi quản lý email của mình trong Mailbird.
Hướng dẫn tạo hộp thư đến hợp nhất trong ứng dụng Mailbird, giúp quản lý email hiệu quả và đạt mục tiêu Inbox Zero.
8. “Năng Suất Chậm” (Slow Productivity)
Cuốn sách “Slow Productivity” của Cal Newport nhằm mục đích chỉ ra một cách làm việc tự nhiên hơn (và thực sự hoàn thành công việc). Cuốn sách đã làm nổi bật cách sự sáng tạo thăng trầm, và tôi đã học cách chấp nhận các giai đoạn bận rộn và yên tĩnh như một phần của cuộc sống. Ông cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng hơn số lượng; sau khi nhận ra mình đang làm quá nhiều thứ cùng lúc, tôi đã chọn tập trung vào việc tạo ra công việc tốt nhất có thể thay vì chỉ chú trọng vào số lượng.
Áp dụng năng suất chậm cần thời gian, đặc biệt nếu bạn đã quen với việc liên tục cảm thấy như đang chạy đua với thời gian (tôi cũng vậy). Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng đó là một con đường dẫn đến điểm số tốt hơn, được công nhận chuyên nghiệp hơn và sự thỏa mãn cá nhân cao hơn.
9. Quy Tắc 2 Phút
Những việc nhỏ tích tụ thường làm tôi mất tập trung hơn cả những nhiệm vụ lớn. Để giải quyết vấn đề này, tôi bắt đầu áp dụng quy tắc hai phút vào năm 2022. Nếu một việc gì đó mất ít hơn hai phút để làm (ví dụ: phản hồi một email tôi vừa thấy), tôi sẽ làm ngay lập tức.
Bạn càng chờ đợi để làm một việc gì đó, nó càng tiêu tốn nhiều dung lượng tinh thần của bạn. Hoàn thành những mục này trong danh sách việc cần làm càng sớm càng tốt sẽ giúp bạn giải phóng để hoàn thành các dự án lớn hơn và cho phép bạn áp dụng phương pháp Zen to Done.
10. Tạo Chuỗi Thói Quen (Setting Streaks)
Thiết lập các chuỗi thói quen là một trong những phương pháp tốt nhất tôi từng sử dụng để hình thành những thói quen mới. Tôi thường sử dụng các ứng dụng theo dõi thói quen đơn giản để xác định khi nào tôi đã hoàn thành một nhiệm vụ; Habitica là gợi ý hàng đầu của tôi.
Giao diện ứng dụng Habitica hiển thị tùy chọn thêm một thói quen mới để theo dõi chuỗi hoàn thành công việc.
Bạn không cần phải theo dõi chuỗi thói quen mãi mãi, nhưng tôi khuyên bạn nên làm vậy cho đến khi thói quen đó trở thành một phần trong lịch trình hàng ngày của bạn. Hơn nữa, tôi khuyến nghị sử dụng phương pháp này để xây dựng những thói quen tốt mới. Khi cố gắng bỏ một thói quen xấu, việc nghĩ về việc tôi đã không làm điều đó trong bao lâu lại khiến tôi dễ phá vỡ chuỗi hơn.
Những phương pháp tăng năng suất làm việc hiệu quả này đã giúp tôi tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm căng thẳng và đạt được nhiều mục tiêu quan trọng. Tại thuthuat365.net, chúng tôi tin rằng việc áp dụng đúng công cụ và kỹ thuật sẽ nâng cao đáng kể trải nghiệm công nghệ và hiệu suất cá nhân của bạn. Hãy thử nghiệm những phương pháp này và chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới!
