Trước đây, mỗi buổi sáng của tôi thường bắt đầu với hàng loạt email và danh sách việc cần làm bị xáo trộn. Mọi thứ thay đổi khi tôi quyết định dừng lại thói quen đó. Giờ đây, khoảng thời gian yên tĩnh trước buổi trưa hoàn toàn thuộc về tôi – và tôi nhận thấy mình làm được nhiều việc hơn bao giờ hết. Việc thiết lập ranh giới với hộp thư đến không chỉ đơn thuần là một thay đổi nhỏ mà còn là một chiến lược hiệu quả để tối ưu hóa năng suất và tinh thần làm việc.
Những Lợi Ích Bất Ngờ Từ Thói Quen Mới Này
Tôi biết mình sẽ nhận được một số lợi ích khi không kiểm tra email trước buổi trưa, chẳng hạn như tăng cường sự tập trung. Tuy nhiên, một số lợi ích khác lại bất ngờ hơn rất nhiều.
1. Giảm Tình Trạng Phản Ứng Thụ Động
Kiểm tra email ngay khi bắt đầu ngày mới có tác động tương tự như việc đọc thông báo điện thoại của tôi. Thay vì hoàn thành các nhiệm vụ thiết yếu giúp tôi tiến gần hơn đến mục tiêu, tôi thường thấy mình ở trong trạng thái phản ứng thụ động. Tôi quan tâm đến việc giải quyết các vấn đề phát sinh hơn là đặt nền móng cho những công việc có ý nghĩa.
Hộp thư đến Gmail với nhiều email chưa đọc, minh họa tình trạng email quá tải cần quản lý
Nhiều email thực sự không khẩn cấp như tôi nghĩ. Ngay cả khi ai đó nói tôi phải phản hồi ngay lập tức, số lần tôi thực sự cần làm như vậy chỉ đếm trên đầu ngón tay. Ngoài việc không hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào mình đã đặt ra, tôi còn trở nên khó chịu với người khác.
Vì tôi không còn kiểm tra email trước buổi trưa, tôi ít phản ứng thụ động hơn nhiều khi cuối cùng mở hộp thư đến. Tôi có thể tiếp cận mọi tin nhắn một cách logic và bình tĩnh hơn.
2. Giảm Lo Lắng và Căng Thẳng
Tôi từng lo lắng mình sẽ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng nếu không kiểm tra email vào buổi sáng. Ví dụ, đôi khi tôi sợ ai đó muốn tuyển dụng tôi cho một công việc mình mong muốn, nhưng nếu tôi không phản hồi tin nhắn ngay lập tức, nhà tuyển dụng sẽ quên tôi và giao vai trò đó cho người khác.
Kể từ khi tôi ngừng kiểm tra email vào buổi sáng, tôi nhận ra những lo lắng đó không hề có thật. Tôi vẫn được tuyển dụng vào những công việc thú vị, và trái với những gì tâm trí tôi cố gắng nói với tôi, tôi không hề làm hỏng các mối quan hệ quan trọng.
Khi ít lo lắng hơn, tôi thấy việc giảm căng thẳng và xây dựng thói quen email lành mạnh trở nên dễ dàng hơn nhiều.
3. Tăng Cường Hiệu Suất Làm Việc
Một trong những lý do lớn nhất khiến tôi muốn thiết lập ranh giới với email là tôi liên tục bị xao nhãng trong công việc. Tôi luôn muốn làm việc hiệu quả và có những mục tiêu lớn, và tôi nhận thấy các thói quen công nghệ của mình – bao gồm kiểm tra email – đang cản trở tiến độ của tôi.
Tôi làm việc hiệu quả hơn nhiều sau khi không kiểm tra email vào buổi sáng. Tôi hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ thiết yếu của mình trước giờ ăn trưa, điều này giúp tôi cảm thấy thư thái hơn trong suốt phần còn lại của ngày. Một lợi ích phụ khác là tôi có cảm giác hài lòng, điều này thúc đẩy tôi tiếp tục.
Chuột không dây trên bàn làm việc gọn gàng trong không gian làm việc chung, biểu tượng cho môi trường làm việc hiệu quả và tập trung
Tôi dám khẳng định rằng việc không kiểm tra email vào buổi sáng đã có tác động lớn hơn bất kỳ ứng dụng tăng năng suất làm việc từ xa hay công cụ tương tự nào khác.
4. Khơi Gợi Khả Năng Sáng Tạo
Ít phản ứng thụ động, làm việc hiệu quả hơn và ít lo lắng hơn là một bộ ba mạnh mẽ. Khi kết hợp lại, chúng đã tạo ra sự khác biệt lớn trong khả năng sáng tạo của tôi. Tôi dành thời gian buổi sáng cho những suy nghĩ của riêng mình và làm những công việc có tác động lớn, tôi nghĩ ra vô số ý tưởng mới mỗi ngày. Thực tế, tôi có những ghi chú với hơn một trăm ý tưởng cho các dự án sáng tạo khác nhau của mình.
Nếu tôi hoàn thành công việc quan trọng trước buổi trưa, tôi vẫn không kiểm tra email. Thay vào đó, tôi có thể đi dạo, động não, hoặc viết nhật ký. Bằng cách để bộ não mình suy nghĩ, tôi thường phát triển được nhiều ý tưởng hơn nữa.
Ứng dụng Adobe Photoshop và Lightroom đang chạy trên iPad, minh họa cho công việc sáng tạo và tư duy không giới hạn
Ngoài việc tạo ra ý tưởng, việc không kiểm tra email vào buổi sáng đồng nghĩa với việc tôi có nhiều “băng thông” hơn cho các nhiệm vụ thiết yếu trong ngày. Vì vậy, tôi có thể dồn toàn bộ sức lực và nhìn ra những khoảng trống để thử những điều mới.
5. Cảm Giác Thư Thái Hơn
Vì lớn lên ở một thành phố lớn, tôi từng cho rằng bận rộn là trạng thái mặc định của con người. Nhưng sau khi chuyển đến một nơi ít hỗn loạn hơn, tôi bắt đầu không thích cái cảm giác mà tôi chỉ có thể mô tả là “luôn vội vàng như đang chạy theo một chuyến tàu”. Tôi không nhận ra thói quen email của mình đã góp phần vào cảm giác đó nhiều như thế nào cho đến khi tôi rời bỏ chúng.
Tôi cảm thấy mình có nhiều thời gian hơn. Kết quả là tôi thư thái hơn, điều này mang lại cho tôi sự tự tin rằng mình sẽ hoàn thành mọi thứ trong danh sách việc cần làm.
Ngoài việc không kiểm tra email, giảm số lượng mục trong danh sách việc cần làm cũng đã giúp ích rất nhiều. Việc có một danh sách những điều không nên làm với các thói quen có thể mang lại hiệu quả tương tự.
Bí Quyết Áp Dụng Thói Quen “Không Kiểm Tra Email Trước Buổi Trưa” Thành Công
Tôi rất muốn nói với bạn rằng tôi đã ngừng kiểm tra email một ngày và không bao giờ quay lại thói quen cũ. Tuy nhiên, tôi sẽ nói dối. Hành trình để đạt được điều này khá lộn xộn và mất vài tháng; một vài điều lớn đã tạo ra sự khác biệt lớn nhất.
1. Áp Dụng Phương Pháp Time-Blocking Buổi Sáng
Mặc dù phương pháp time-blocking không hiệu quả với tôi trong hầu hết các trường hợp, nhưng tôi vẫn lên lịch một số khối thời gian làm việc chuyên sâu (deep work) vào sáng sớm. Tôi dành ra hai giờ không bị gián đoạn sau khi thức dậy để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, và tôi không được phép làm bất cứ điều gì – kể cả ăn sáng – cho đến khi khoảng thời gian này trôi qua.
Khi khối thời gian của tôi kết thúc, tôi sẽ ăn uống và đi tập gym trước khi tiếp tục công việc vào buổi chiều. Chỉ sau đó tôi mới kiểm tra email của mình. Mặc dù tôi có nhiều sự linh hoạt hơn vì làm việc từ xa, bạn vẫn có thể ít nhất hoàn thành công việc quan trọng ngay khi thức dậy.
Lịch ứng dụng hiển thị các khối thời gian dành cho công việc chuyên sâu (deep work) vào buổi sáng, minh họa phương pháp time-blocking
Bất kỳ ứng dụng lịch nào cũng phù hợp để áp dụng phương pháp time-blocking cho các phiên làm việc chuyên sâu buổi sáng của bạn. Bắt đầu với 30 phút và tăng dần khi bạn cảm thấy thoải mái hơn. Một khi bạn thấy kết quả, bạn sẽ không còn cảm giác muốn kiểm tra email vào buổi sáng nữa.
2. Sử Dụng Công Cụ Chặn Website và Ứng Dụng
Ý chí là có hạn, và tôi thà loại bỏ sự xao nhãng hơn là cố gắng chống lại nó. Tôi khuyên bạn cũng nên làm như vậy nếu đang cố gắng xây dựng thói quen “không kiểm tra email vào buổi sáng”. Cách dễ nhất để ngừng thói quen này là sử dụng công cụ chặn website và/hoặc ứng dụng.
Tôi sử dụng Cold Turkey để chặn email của mình ngay vào buổi sáng và bất kỳ website hoặc ứng dụng nào khác có thể làm tôi xao nhãng. Phiên bản miễn phí khá tốt, nhưng tôi khuyên bạn nên trả phí một lần để có phiên bản đầy đủ. Khi đó bạn có thể lên lịch chặn theo ý muốn.
Giao diện ứng dụng Cold Turkey đang chặn các ứng dụng gây xao nhãng, hỗ trợ việc xây dựng thói quen làm việc không gián đoạn
3. Đăng Xuất và Xóa Bộ Nhớ Cache
Tạo ra rào cản cho bất kỳ thói quen nào bạn muốn dừng là điều cần thiết để hạn chế sự cám dỗ. Một trong những cách độc đáo nhất để làm như vậy là đăng xuất khỏi tài khoản email và xóa bộ nhớ cache. Tôi thậm chí còn xóa thông tin đăng nhập email của mình khỏi bất kỳ trình quản lý mật khẩu nào tôi sử dụng (nhưng hãy đảm bảo bạn đã ghi lại chúng ở đâu đó!).
Những thao tác này một mình không thể ngăn bạn truy cập tài khoản email, nhưng chúng làm cho việc đăng nhập trở nên khó khăn hơn. Nếu bạn giống tôi, bạn có thể truy cập email thường xuyên hơn vì bạn có thể nhìn thấy hộp thư đến ngay lập tức. Những giây phút phụ trội đó đủ để bạn phải suy nghĩ lại.
Email là một phần không thể tránh khỏi của cuộc sống, nhưng quản lý chúng là rất quan trọng. Việc thiết lập ranh giới – chẳng hạn như không xem hộp thư đến vào buổi sáng – đã thực sự thay đổi cuộc sống của tôi. Dù bạn đang học tập hay làm việc, tôi đề nghị bạn cũng nên thử áp dụng điều tương tự nếu có thể; nếu không, hãy tìm một sự cân bằng phù hợp với mình để nâng cao năng suất và cải thiện chất lượng cuộc sống số.
