Trong nhiều thập kỷ, Microsoft Excel luôn là “gã khổng lồ” trong lĩnh vực bảng tính, được xem là công cụ tối ưu cho các chuyên gia phân tích dữ liệu, kế toán và bất kỳ ai muốn kiểm soát dòng và cột. Google Sheets, ngược lại, thường bị coi là “người em họ” nhẹ ký hơn. Tuy nhiên, giờ đây, Sheets sở hữu một tính năng mà Excel không có, không chỉ san bằng sân chơi mà còn có thể đảo ngược hoàn toàn vị thế. Tính năng này mang tên AI(), một hàm trí tuệ nhân tạo đột phá, hứa hẹn thay đổi cách chúng ta tương tác với dữ liệu trên bảng tính và nâng cao hiệu suất làm việc vượt trội.
Hàm AI(): Một Công Thức Hoàn Toàn Mới
Tính năng mới nhất mà Google bổ sung là một hàm có tên AI(). Đúng vậy, đây lại là một tính năng AI khác. Trong bối cảnh mọi ứng dụng đều đang cố gắng gắn nhãn “AI-powered” lên sản phẩm của mình, việc tích hợp AI cần phải thực sự mang lại giá trị thực tế. Hàm AI() trong Google Sheets đã chứng minh được điều đó, và còn hơn thế nữa. Khác với những tích hợp Gemini chưa hoàn thiện trước đây, nơi bạn chỉ có thể triệu hồi một thanh công cụ chatbot để hỗ trợ soạn thảo công thức, hàm AI() không phải là một trợ lý; nó chính là công thức.
Tại thời điểm viết bài, hàm =AI() chỉ khả dụng thông qua Google Workspace Labs và chỉ khi ngôn ngữ tài khoản Google của bạn được đặt là tiếng Anh.
Cú pháp của hàm này đơn giản đến bất ngờ:
=AI("prompt", [range])Bạn chỉ cần nhập một yêu cầu (prompt) bằng ngôn ngữ tự nhiên, chọn một phạm vi dữ liệu và nhấn Enter. AI sẽ bỏ qua việc tạo ra công thức phức tạp mà trực tiếp cung cấp kết quả đầu ra. Đằng sau hậu trường, Google đang định tuyến yêu cầu của bạn đến mô hình Gemini và sử dụng các thư viện Python để xử lý các tác vụ nặng. Bạn không cần viết một công thức đa hàm; bạn chỉ cần viết những gì bạn muốn, và Sheets sẽ thực hiện phần còn lại.
Có hai lợi thế lớn khi AI() là một hàm chứ không phải một tính năng rời rạc. Thứ nhất, bằng cách giới hạn sự chú ý của AI vào một phạm vi cụ thể, bạn có thể giảm thiểu hiện tượng “ảo giác AI” (AI hallucinations). Thứ hai, vì AI() là một hàm bảng tính chính thức, nó hoạt động mượt mà với các tính năng như tự động điền (autofill), flash fill và tất cả các tiện ích khác trong Sheets, tối ưu hóa quá trình xử lý dữ liệu.
Hãy cùng xem xét một vài ví dụ để hiểu rõ hơn về khả năng của hàm AI() này.
Ví Dụ Minh Họa Về Sức Mạnh Của AI()
Ví Dụ 1: Chuyển Đổi Văn Bản Sang Định Dạng Viết Hoa Đầu Câu (Sentence Case)
Excel có thể chuyển đổi văn bản thành chữ hoa, chữ thường hoặc Proper Case (viết hoa chữ cái đầu của mỗi từ). Tuy nhiên, nó không có chức năng Sentence Case (viết hoa chữ cái đầu câu, các chữ cái còn lại viết thường). Google Sheets trước đây cũng không có hàm gốc cho tác vụ này. Trong Excel (hoặc Sheets), cách giải quyết truyền thống sẽ trông như sau:
=UPPER(LEFT(A2,1))&LOWER(RIGHT(A2,LEN(A2)-1))
Công thức Excel phức tạp để chuyển văn bản thành định dạng Sentence Case thủ công
Công thức này không quá khó hiểu, nhưng cũng không trực quan. Nếu bạn không biết công thức này từ trước, bạn sẽ phải tìm kiếm hoặc mất thời gian để xây dựng nó. Bây giờ, hãy xem điều gì xảy ra trong Google Sheets với hàm =AI():
=AI("Convert the text to sentence case", A2)Chỉ cần nhấn Enter và sau đó nhấp vào Generate and Insert, bạn đã hoàn tất! Không còn phải “uốn nắn” đầu óc để nhớ hàm PROPER, LOWER hay cách ghép nối chúng. Bởi vì nó là một công thức, bạn có thể tự động điền nó trên toàn bộ tập dữ liệu của mình như bất kỳ hàm nào khác.
Sử dụng hàm AI() trong Google Sheets để nhanh chóng chuyển đổi nhiều ô sang định dạng Sentence Case
Lưu ý: Bạn cần đặt yêu cầu (prompt) của mình trong dấu ngoặc kép. Nếu cần bao gồm dấu ngoặc kép bên trong yêu cầu, hãy sử dụng dấu ngoặc đơn (‘) thay thế.
Ví Dụ 2: Trích Xuất Tên Miền Từ Địa Chỉ Email
Giả sử bạn có một cột chứa đầy đủ các địa chỉ email và bạn chỉ muốn trích xuất phần tên miền (mọi thứ sau ký tự @). Trong Excel, công thức của bạn có thể trông như thế này:
=MID(A2,FIND("@",A2)+1,LEN(A2)-FIND("@",A2))
Công thức Excel thủ công để trích xuất tên miền từ địa chỉ email, đòi hỏi nhiều hàm lồng ghép
Công thức này hoạt động tốt. Nhưng hãy tự hỏi: bạn có nhớ nó ngay lập tức không? Một người dùng bình thường thậm chí có biết bắt đầu từ đâu không? Bây giờ, hãy xem cách làm với hàm =AI():
=AI("Extract the domain from this email", A2)Bạn vừa tiết kiệm được mười phút và ít nhất một cơn đau đầu. Có thể hơi khó chấp nhận nếu bạn tự hào về kỹ năng bảng tính của mình, nhưng đây rõ ràng là một sự thúc đẩy năng suất khổng lồ.
Ví Dụ 3: Phân Tích Cảm Xúc (Sentiment Analysis)
Đây là lúc mọi thứ trở nên thực sự thú vị. Như đã đề cập trước đó, hàm AI() không chỉ cố gắng ghép nối các hàm bảng tính hiện có; nó đang thực hiện một điều gì đó hoàn toàn khác. Bạn không bị giới hạn bởi những gì các hàm Excel hay Google Sheets có thể làm. Bạn đang được truy cập vào toàn bộ khả năng của một mô hình ngôn ngữ lớn (Large Language Model – LLM). Điều đó mở khóa những khả năng như phân loại văn bản, trích xuất chủ đề và phân tích cảm xúc, ngay trong bảng tính của bạn.
Bảng dữ liệu mẫu chứa các phản hồi của khách hàng trong Google Sheets trước khi phân tích AI
Giả sử bạn có một cột chứa phản hồi của khách hàng và bạn muốn gắn thẻ cảm xúc cho từng phản hồi. Trong Excel, đây sẽ là một cơn ác mộng. Hy vọng duy nhất của bạn là mã hóa cứng một danh sách từ khóa tích cực và tiêu cực và hy vọng sự trùng khớp là đủ tốt. Với AI(), bạn chỉ cần viết:
=AI("Label the sentiment of this feedback as Positive, Negative or Neutral. Capitalize the label.", B2)
Ứng dụng hàm AI() trong Google Sheets để tự động phân tích và gắn nhãn cảm xúc (Positive, Negative, Neutral) cho phản hồi khách hàng
Bạn thậm chí có thể đi xa hơn với một hàng khác:
=AI("Categorize the chief complaint as Delivery Time, Food Quality, Packaging, Wrong Order, or Price. Capitalize the first letter. If the sentiment is Positive, categorize it as None.", B2:C2)
Phân loại các khiếu nại chính của khách hàng tự động bằng hàm AI() trong Google Sheets, dựa trên dữ liệu đã được phân tích cảm xúc
Giờ đây, bạn đang “xâu chuỗi” đầu ra từ hàm AI() đầu tiên sang hàm thứ hai và mã hóa logic vào ngôn ngữ tự nhiên, tất cả mà không cần viết công thức hay thực hiện công việc thủ công. Nếu điều đó không giống tương lai thì còn điều gì nữa?
Tuy Nhiên, AI Vẫn Không Phải Là Phép Thuật
Tất nhiên, AI không phải là phép thuật. Nó vẫn mắc lỗi. Ngay cả khi hàng chục hàng đầu tiên trả về kết quả chính xác, hàng thứ hai mươi lăm có thể là một “cú lừa”. Nếu bạn đưa đầu ra không hoàn hảo đó vào hàm AI() thứ hai hoặc thứ ba, như ví dụ cuối cùng, lỗi sẽ tích lũy nhanh chóng. Một nhãn “Positive” sai có thể dẫn đến việc khiếu nại bị gắn nhãn “None”, và bạn sẽ bỏ lỡ một vấn đề thực sự trong phân tích của mình. Đây là nơi các công thức truyền thống vẫn chiếm ưu thế—một khi chúng hoạt động, chúng sẽ hoạt động chính xác.
Về mặt kỹ thuật, hàm AI() giới hạn phạm vi của nó ở 200 ô cho mỗi lần thao tác. Tự động điền (autofill) vẫn hoạt động, nhưng bạn sẽ cần áp dụng lại công thức theo từng khối nếu vượt quá giới hạn đó. Google cũng giới hạn mức sử dụng hàng ngày của bạn. Họ chưa chỉ định một con số chính xác, nhưng tác giả bài viết gốc đã đạt giới hạn sau khi sử dụng nó trên khoảng 500 hàng.
Ý Nghĩa Của Hàm AI() Đối Với Bảng Tính
Chúng ta đang sống trong những thời đại thú vị, không còn nghi ngờ gì nữa. AI có mặt ở khắp mọi nơi, và giờ đây khi sự cường điệu đã giảm bớt, các tích hợp AI thực sự bắt đầu có ý nghĩa và hoàn thành những công việc thực tế. Vậy, bạn có nên từ bỏ các hàm bảng tính truyền thống và để AI nắm quyền điều khiển không?
Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu quan trọng, nơi một con số sai có thể dẫn đến thảm họa, thì không, đừng tin tưởng một hàm AI sẽ làm đúng hoàn toàn. Trong những trường hợp đó, tốt hơn hết bạn nên yêu cầu ChatGPT giúp bạn tạo một công thức, tự kiểm tra nó và chỉ sau đó mới đưa vào sử dụng.
Tuy nhiên, không phải mọi bảng tính đều là vấn đề “sinh tử”. Đối với các tác vụ đơn giản hơn, ít rủi ro hơn, hàm AI mới của Google là một công cụ tăng năng suất tuyệt vời. Một khi nó trở nên nhất quán hơn, chúng ta có thể thấy nó thay thế các công thức cho rất nhiều người dùng.
Nếu bạn muốn tiếp tục viết công thức theo cách thủ công, điều đó không sao cả. Chỉ là đừng đổ lỗi cho người khác khi họ chọn con đường dễ dàng hơn và nó hoạt động hiệu quả. Nó giống như việc lái xe số sàn so với số tự động: tôi vẫn thích số sàn, nhưng tôi không ghét số tự động—chúng là tương lai của công nghệ.
Hãy thử nghiệm hàm AI() trong Google Sheets ngay hôm nay và chia sẻ trải nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới!
