Bạn có bao giờ lo lắng rằng mình sẽ bỏ sót ai đó hay giọng điệu trở nên cứng nhắc khi gửi hàng loạt lời mời hoặc thông báo? Với Mail Merge, nỗi lo đó sẽ tan biến. Kỹ thuật này giúp bạn gửi vô số lời mời sự kiện hay bản tin với dấu ấn cá nhân chỉ trong vài phút. Mail Merge là một công cụ mạnh mẽ giúp tự động hóa quá trình gửi tin nhắn cá nhân hóa đến một nhóm lớn người nhận, mang lại hiệu quả vượt trội trong giao tiếp hàng ngày và công việc.
Mail Merge Là Gì?
Mail Merge, hay còn gọi là trộn thư, cho phép bạn gửi các thông điệp cá nhân hóa đến một nhóm lớn liên hệ cùng một lúc. Bạn có thể chuẩn bị một mẫu thông điệp – thường là email, thư tay, hay bản tin – và cá nhân hóa nó cho nhiều người nhận mà không cần chỉnh sửa thủ công từng bản. Tôi thường xuyên sử dụng tính năng này khi cần tiếp cận nhiều người cùng lúc nhưng vẫn muốn xưng hô tên riêng và bao gồm thông tin cụ thể liên quan đến từng người.
Hãy hình dung Mail Merge như một hệ thống tự động tùy chỉnh mẫu email của bạn với tên, địa chỉ hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác mà bạn muốn đưa vào.
Một quy trình Mail Merge thường kết hợp ba yếu tố chính:
- Tài liệu chính: Đây là mẫu tin nhắn của bạn, ví dụ như một bản nháp email hoặc một mẫu thư trong Microsoft Word.
- Nguồn dữ liệu: Là nơi chứa thông tin chi tiết của các liên hệ, chẳng hạn như một bảng tính Excel, Google Sheets, hoặc danh bạ Outlook với các trường như tên, địa chỉ, hoặc số đơn hàng.
- Công cụ Mail Merge: Đây là tính năng được tích hợp sẵn trong Microsoft Word hoặc các tiện ích bổ sung của bên thứ ba trong Gmail.
Bằng cách khớp các trường giữ chỗ trong tài liệu chính của bạn (ví dụ: «Tên») với các trường tương ứng trong nguồn dữ liệu của bạn (ví dụ: “Nguyễn Văn A”), công cụ sẽ tự động gửi từng email riêng lẻ, trông như thể được thiết kế riêng cho người nhận.
Hướng Dẫn Chuẩn Bị Dữ Liệu Cho Mail Merge
Bất kể nguồn dữ liệu bạn sử dụng là gì, tôi nhận ra tầm quan trọng của việc tạo ra dữ liệu sạch, có tổ chức. Nếu danh sách liên hệ của bạn không đầy đủ hoặc lộn xộn, dù quy trình Mail Merge có tốt đến mấy, email của bạn vẫn có thể gặp lỗi hoặc thiếu thông tin chi tiết. Vì vậy, hãy đầu tư thời gian chuẩn bị dữ liệu một lần và bạn có thể tái sử dụng nhiều lần.
- Xác định các trường dữ liệu quan trọng: Quyết định những thông tin nào bạn cần để cá nhân hóa email của mình. Thông thường, điều này bao gồm họ và tên, địa chỉ email, và có thể là vị trí hoặc chi tiết đơn hàng gần đây.
- Tạo một tệp Excel và thêm dữ liệu: Sử dụng các tiêu đề cột cho mỗi phần dữ liệu. Ví dụ:
HoTenEmailCongTySoDienThoai
- Làm sạch bảng tính của bạn: Xóa bỏ bất kỳ khoảng trắng thừa hoặc các vấn đề định dạng, và xác minh tất cả các địa chỉ email đều chính xác. Một nguồn dữ liệu gọn gàng, nhất quán sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ.
Lựa Chọn Công Cụ Mail Merge Phù Hợp
Khi nói đến các công cụ Mail Merge, tôi thường sử dụng bộ ứng dụng Microsoft 365 (Word, Excel và Outlook) vì các tính năng mạnh mẽ và khả năng tích hợp liền mạch. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng Gmail và Google Sheets cho các công việc trộn thư nhanh hoặc khi làm việc trên các dự án hợp tác nhỏ trên nền tảng của Google.
Các công cụ Mail Merge khác nhau cung cấp nhiều tính năng và mức độ phức tạp đa dạng. Tôi khuyên bạn nên chọn công cụ phù hợp với quy trình làm việc, quy mô danh sách gửi thư và sở thích cá nhân của bạn.
Nếu bạn cần các tính năng nâng cao như phân tích chi tiết, lên lịch hoặc tự động hóa, hãy cân nhắc các nền tảng chuyên biệt (ví dụ: Mailchimp cho bản tin).
Hướng Dẫn Tạo Mail Merge Với Excel & Word (Qua Outlook)
Microsoft Word cung cấp nhiều tùy chỉnh cho tính năng Mail Merge thông qua tab “Mailings” trên thanh công cụ, bao gồm cả một trình hướng dẫn Mail Merge. Tuy nhiên, tôi sẽ hướng dẫn cách tiếp cận đơn giản hơn với các tùy chọn trực tiếp trên tab “Mailings”.
Chuẩn Bị Dữ Liệu Excel
Hãy dành thời gian để tạo và duy trì một bảng tính Excel chứa dữ liệu liên hệ của bạn. Và xin đừng quên sao lưu nó ở nơi an toàn.
Bảng dữ liệu Excel mẫu chuẩn bị cho Mail Merge với các cột Họ, Tên, Email
Dưới đây là một số mẹo để chuẩn bị và định dạng bảng tính đúng cách:
- Nếu dữ liệu của bạn đang ở định dạng Excel, bạn có thể chuẩn bị trực tiếp. Nếu đó là tệp .txt hoặc .csv, bạn cần nhập chúng vào Excel và chuẩn bị.
- Đảm bảo mỗi cột có một tiêu đề rõ ràng (ví dụ: “FirstName,” “LastName,” “Email”).
- Thực tiễn tốt nhất là tên cột trong bảng tính phải khớp với tên trường trộn thư. Ngoài ra, bạn cần có các cột riêng cho họ và tên để có thể xưng hô với người nhận bằng tên riêng của họ.
- Định dạng các cột chứa dữ liệu số có thể phức tạp. Ví dụ, mã ZIP/mã bưu chính phải được định dạng là văn bản để giữ các số 0 đứng đầu (ví dụ: 00499). Hãy định dạng chúng thành văn bản trước khi nhập.
- Trong mẫu Word, hãy đặt ký hiệu thích hợp cho bất kỳ loại tiền tệ hoặc phần trăm nào trước hoặc sau trường trộn thư. Nếu không có chúng, bất kỳ con số nào cũng có thể không có ý nghĩa đối với người nhận.
Nếu bạn đang tìm kiếm dữ liệu mẫu để thực hành Mail Merge, các ví dụ ở đây được tạo trên các trang web như Mockaroo và Generate Data.
Bắt Đầu Mail Merge Trong Microsoft Word
Soạn thảo nội dung email trong Microsoft Word và lưu tài liệu dưới dạng mẫu trên máy tính của bạn để sử dụng trong tương lai.
Có nhiều kịch bản Mail Merge khác nhau. Ví dụ, bạn có thể cần gửi tệp đính kèm với mỗi email hoặc gửi dữ liệu kinh doanh khác nhau cho mỗi người nhận tùy theo vai trò của họ. Các phương pháp phức tạp hơn cũng có thể được bao gồm với Rules (Mailings > Write & Insert Fields group > Rules).
- Tạo hoặc mở tài liệu Word bạn muốn sử dụng cho Mail Merge.
- Nhấp vào tab Mailings trên thanh ribbon.
- Chọn Start Mail Merge > E-mail Messages từ menu thả xuống.
Bắt đầu tính năng Mail Merge trong Microsoft Word từ tab Mailings
Bây giờ, hãy viết nội dung email của bạn vào tài liệu trống. Để trống các không gian mà bạn muốn chèn thông tin cá nhân hóa. Word sẽ chèn các trường trộn thư từ nguồn dữ liệu của bạn vào đây.
Mẫu tài liệu Word với các trường trộn thư Mail Merge được chèn
Tiếp theo, đã đến lúc lấy dữ liệu từ Excel.
- Nhấp vào Select Recipients > Use an Existing List.
- Duyệt đến tệp Excel nguồn và nhấp vào Open trong hộp thoại để chọn nó.
- Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách từ tùy chọn Type a New List trong menu thả xuống.
- Chọn File > Save.
- Ở bất cứ đâu bạn muốn thông tin cá nhân hóa (như tên riêng của ai đó), nhấp vào Insert Merge Field.
- Chọn tiêu đề cột Excel có liên quan.
- Trên tab Mailings, nhấp vào Preview Results.
- Sử dụng các nút mũi tên để xem qua các người nhận khác nhau.
Xác minh rằng tên, công ty và các trường khác xuất hiện chính xác trong phần thân văn bản. Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Check for Errors để tìm các trường trống.
Các trường như «FirstName» đảm bảo người nhận thấy tên của họ thay vì một lời chào chung chung. Bạn cũng có thể tự động hóa kiểu tên và lời chào bằng tùy chọn Greeting Line trong nhóm Write & Insert Fields.
Gửi Email Trộn Qua Outlook
Nếu bản xem trước của bạn hiển thị kết quả nhất quán, thì tất cả những gì còn lại là giao giai đoạn cuối cùng cho Outlook.
- Nhấp vào Finish & Merge > Send Email Messages.
- Chỉ định các trường sau trong tùy chọn Merge to Email:
- Trường To: Chọn cột Excel chứa email người nhận (ví dụ: “Email”).
- Subject line: Thêm tiêu đề mong muốn của bạn vào đây (bạn không thể chèn trường trộn thư ở đây trong Mail Merge cơ bản của Word).
- Mail format: Chọn HTML để có một email được định dạng đẹp mắt.
- Nhấn OK, và Word sẽ chuyển giao từng email cá nhân hóa cho Outlook.
- Mở Outlook để xác nhận các thư đã nằm trong thư mục Hộp thư đi (Outbox) hoặc Đã gửi (Sent) của bạn.
Hoàn tất quá trình trộn thư và gửi email Mail Merge thông qua Outlook
Nếu bạn có một danh sách lớn, hãy cân nhắc gửi email theo từng đợt để phát hiện và sửa bất kỳ lỗi nào. Một số nhà cung cấp dịch vụ thư cũng áp đặt giới hạn gửi, hạn chế số lượng email bạn có thể gửi trong một giờ hoặc một ngày.
Hướng Dẫn Tạo Mail Merge Với Gmail & Google Sheets
Gmail và Google Sheets cũng là một phương pháp thay thế để thực hiện Mail Merge. Mặc dù Gmail không có khả năng Mail Merge tích hợp sẵn, bạn có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách sử dụng Google Sheets và một số tiện ích bổ sung Mail Merge tuyệt vời.
Quá trình này bao gồm việc lưu trữ dữ liệu trong Google Sheets và gửi email bằng tiện ích mở rộng Chrome như Mail Merge. Lưu ý rằng nhiều tiện ích bổ sung không yêu cầu đăng ký Google Workspace. Chúng hoạt động trong phiên bản Gmail miễn phí nhưng có thể có các tính năng hoặc giới hạn về số lượng cụ thể.
Mail Merge vẫn là một trong những phương pháp tôi thường dùng để gửi số lượng lớn email cá nhân hóa. Trộn thư không chỉ dành cho email công việc. Bạn có thể sử dụng nó tại nhà để gửi lời chúc ngày lễ, tiếp cận cộng đồng hoặc giao tiếp với giáo viên và học sinh.
Bước quan trọng là phân đoạn dữ liệu của bạn với một mẫu được soạn thảo tốt. Ngoài ra, hãy làm theo các mẹo trên và xem xét múi giờ nếu bạn có danh sách liên hệ toàn cầu.
