Thoạt nhìn, Microsoft Copilot có thể bị nhầm lẫn với ChatGPT nhưng dường như thiếu đi nhiều tính năng nổi bật. Tuy nhiên, sau một thời gian trải nghiệm, tôi đã phát hiện ra rằng công cụ này sở hữu một số lượng đáng ngạc nhiên các tính năng bị đánh giá thấp, nhưng thực sự rất đáng để bạn thử qua. Những tính năng này không chỉ giúp tối ưu hóa công việc mà còn nâng cao hiệu suất đáng kể trong môi trường làm việc kỹ thuật số.
1. Tải Lên Tệp Để Cung Cấp Ngữ Cảnh
Để tối ưu hóa hiệu quả của các lệnh (prompt) AI, việc cung cấp cho phần mềm càng nhiều ngữ cảnh càng tốt là điều vô cùng quan trọng. Thay vì chỉ thêm văn bản, bạn có thể xem xét việc tải lên các tệp và thư mục có liên quan.
Với Copilot, bạn có thể dễ dàng tải lên các tài liệu PDF và hình ảnh JPEG. Phần mềm sau đó có thể quét các tệp này và cung cấp tổng quan. Sau khi có được thông tin ban đầu, bạn có thể đi sâu hơn vào nghiên cứu của mình. Ngoài việc xem xét các yếu tố cụ thể của tài liệu PDF, bạn có thể yêu cầu phần mềm suy đoán về các lý do khác nhau. Nếu bạn muốn tải lên một hình ảnh, Copilot có thể quét các tệp này dựa trên yêu cầu của bạn.
Copilot có giới hạn về việc tải lên tệp, và do đó bạn có thể cần thu nhỏ kích thước tệp của mình. Nếu bạn đang đánh giá một tài liệu PDF, hãy cân nhắc xóa các trang không cần thiết để giảm dung lượng.
2. Rút Ngắn Lời Nhắc Cho Tương Lai
Việc lặp lại cùng một lời nhắc (prompt) nhiều lần có thể rất tốn thời gian. May mắn thay, Copilot có một cách để giải quyết vấn đề này. Mặc dù không có một công cụ chính xác để lưu các lời nhắc, bạn có thể hợp lý hóa các cuộc trò chuyện và nhiệm vụ.
Một khi bạn đã cung cấp đủ thông tin cho Copilot về các chủ đề nhất định, bạn có thể đưa ra các lời nhắc chỉ với một hoặc hai từ. Ví dụ, nếu bạn thích tạo danh sách, bạn có thể chỉ cần nói với Copilot “list” và sau đó cung cấp những gì cần được bao gồm.
Bên cạnh việc tạo các lời nhắc ngắn hơn, bạn có thể tối ưu hóa thời gian truy cập bằng cách tạo lối tắt Copilot trên màn hình desktop trong Windows.
3. Tạo Bảng Biểu Nhanh Chóng
Một trong những cách tốt nhất để sử dụng Copilot trong Windows là tích hợp công cụ này với các ứng dụng Microsoft khác. Ví dụ, bạn có thể sử dụng phần mềm để tạo Bảng Pivot (Pivot Tables) trong Excel.
Sử dụng Copilot để tạo các loại bảng này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong công việc thủ công. Hơn nữa, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan tốt hơn về thông tin cần thiết. Bạn có thể sử dụng tính năng này cho bất kỳ bảng nào bạn cần tạo; trong Copilot, bạn sẽ tìm thấy một tùy chọn để tóm tắt dữ liệu trong bảng tính của mình.
Mặc dù tính năng này sẽ đơn giản hóa việc tóm tắt, bạn vẫn nên kiểm tra lại để đảm bảo mọi thứ đều chính xác.
4. Tóm Tắt Văn Bản Dài
Ngoài việc tóm tắt dữ liệu, Microsoft Copilot còn rất giỏi trong việc cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các văn bản dài. Bạn có thể cung cấp cho phần mềm một tài liệu PDF và yêu cầu nó duyệt qua thông tin có trong đó, hoặc trích xuất dữ liệu từ khắp internet.
Bạn sẽ thấy mọi thứ ở định dạng dễ tiếp thu một khi bạn đã yêu cầu Copilot tóm tắt văn bản của mình. Tính năng này rất tiện lợi cho dù bạn cần nắm được ý tưởng của những cuốn sách dài hơn hay tóm tắt các ghi chú học tập và cuộc họp.
Microsoft Copilot tóm tắt một bài viết dài
Nếu bạn định sử dụng tính năng này cho các bài viết, hãy sao chép và dán văn bản vào Copilot. Theo kinh nghiệm cá nhân, ứng dụng không thể đọc các liên kết cụ thể quá tốt. Tuy nhiên, bạn có thể cần chia nhỏ văn bản của mình, vì ứng dụng chỉ cho phép tối đa 10.240 ký tự mỗi tin nhắn.
5. Biểu Tượng “Xem Lại Các Cuộc Trò Chuyện Trước Đây”
Một điểm khác biệt lớn giữa ChatGPT và Microsoft Copilot là cách bạn truy cập các cuộc trò chuyện cũ. Trong ChatGPT, bạn sẽ thấy tất cả chúng trong thanh công cụ bên trái. Tuy nhiên, với Copilot, bạn cần nhấp vào biểu tượng đồng hồ và mũi tên tròn.
Biểu tượng xem lại các cuộc trò chuyện trước đây trong Copilot
Sau khi nhấp vào biểu tượng này, bạn sẽ thấy một danh sách các cuộc trò chuyện trước đây của mình. Tìm một cuộc trò chuyện mà bạn quan tâm và quay lại ngay. Bạn cũng có thể xóa bất kỳ cuộc trò chuyện nào không còn cần thiết và bắt đầu các cuộc trò chuyện mới nếu cần.
Truy cập các cuộc trò chuyện cũ trong Microsoft Copilot
6. Soạn Thảo Email Theo Dõi Sau Cuộc Họp
Dù bạn đang tham gia một cuộc họp hay hợp tác với bạn bè cùng lớp, bạn có thể sẽ có một danh sách các bước hành động phát sinh từ đó. Hoặc ít nhất, bạn nên có nếu bạn muốn làm việc hiệu quả hơn. Với rất nhiều nhiệm vụ khác đang chờ xử lý, việc bỏ qua việc gửi email theo dõi là rất dễ xảy ra.
Một trong những cách tốt nhất để sử dụng Copilot trong Outlook là gửi email theo dõi cho những người tham dự cuộc họp. Bạn có thể cho ứng dụng biết những gì họ cần biết trong khi thêm các chi tiết cần thiết khác (ví dụ: thời hạn). Tùy thuộc vào đối tượng của bạn, bạn thậm chí có thể thay đổi giọng điệu của tin nhắn.
Copilot trong Edge cung cấp bản nháp email
Sau khi viết email bằng Copilot, bạn chỉ cần thực hiện những điều chỉnh nhỏ. Một khi bạn đã làm điều này, tin nhắn sẽ sẵn sàng để gửi cho người khác.
7. Tạo Slide PowerPoint Tự Động
Copilot có thể giúp bạn hoàn thành mọi bài thuyết trình PowerPoint theo nhiều cách khác nhau, một trong số đó là tạo slide. Bạn có thể cung cấp cho phần mềm một lời nhắc để đảm bảo rằng tất cả các chi tiết quan trọng nhất được bao gồm; sau khi làm điều này, Copilot sẽ tạo một slide hoặc toàn bộ bài thuyết trình dựa trên nhu cầu của bạn.
Trong lời nhắc của bạn, bạn nên cung cấp cho Copilot càng nhiều thông tin càng tốt. Nếu cần, hãy cung cấp một bản phân tích đầy đủ về từng slide; bạn cũng có thể muốn cung cấp một số số liệu thống kê mà phần mềm có thể sử dụng.
Tạo bản trình bày mới với Copilot trong Microsoft
Khi PowerPoint tạo slide của bạn, bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ để phù hợp hơn với nhu cầu của mình. Bằng cách có một bản nháp ban đầu để làm việc, bạn có thể sẽ thấy rằng ý tưởng của mình trôi chảy hơn là phải bắt đầu từ đầu. Bạn có thể kết hợp Copilot với các tính năng nâng cao của PowerPoint để đưa bài thuyết trình của mình lên một tầm cao mới.
8. Hỗ Trợ Động Não Ý Tưởng
Bạn có thể nhận được kết quả tốt hơn khi động não ý tưởng với ChatGPT, nhưng nếu bạn không muốn sử dụng một chatbot AI khác, Copilot cũng khá hiệu quả trong lĩnh vực này. Công cụ này cho phép bạn chuẩn bị cho kỳ thi, hiện thực hóa các ý tưởng sáng tạo lớn của mình, chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn xin việc và nhiều hơn nữa.
Copilot rất giỏi trong việc động não ý tưởng theo định dạng gạch đầu dòng (bullet point). Bạn sẽ nhận được các dàn ý toàn diện và sau đó có thể đặt các câu hỏi tiếp theo để đào sâu nghiên cứu của mình. Mặc dù bạn có thể sử dụng các câu hỏi xuất hiện sau mỗi câu trả lời, Copilot cũng sẽ cho phép bạn tự đặt câu hỏi nếu cần.
Việc tạo bản đồ tư duy (mindmapping) với Copilot khó hơn. Tôi thấy rằng Copilot chỉ cung cấp cho bạn một danh sách các ứng dụng chuyên về lĩnh vực này chứ không thực sự lập bản đồ các suy nghĩ và quy trình của tôi. Nhưng đối với việc động não nói chung, bạn sẽ không gặp quá nhiều vấn đề.
Microsoft Copilot sở hữu rất nhiều công cụ tiềm năng giúp bạn thực hiện mọi loại dự án và yêu cầu. Công cụ này có thể tạo các bài thuyết trình đầy đủ, và bạn cũng sẽ thấy nó hữu ích khi động não các ý tưởng lớn của mình. Kết hợp các tính năng của Copilot với những tính năng đã có trong ứng dụng Microsoft yêu thích của bạn có thể mang lại hiệu quả đặc biệt mạnh mẽ. Hãy khám phá và tận dụng tối đa sức mạnh của Copilot để nâng cao năng suất công việc hàng ngày của bạn!
