Làm việc từ quán cà phê đã trở thành một lựa chọn phổ biến, giúp duy trì năng suất và thay đổi không khí cho nhiều người làm việc tự do hoặc làm việc từ xa. Tuy nhiên, để biến quán cà phê thành một văn phòng hiệu quả thực sự, việc chuẩn bị những công cụ công nghệ cần thiết là vô cùng quan trọng. Một trục trặc nhỏ về công nghệ cũng có thể phá hỏng cả một chuỗi làm việc hiệu quả của bạn. Bài viết này sẽ chia sẻ những mẹo công nghệ thiết yếu giúp bạn tối ưu hóa trải nghiệm làm việc tại quán cà phê, đảm bảo an toàn và năng suất cao nhất.
1. Luôn Mang Theo Nguồn Năng Lượng Dự Phòng
Mặc dù ngày càng có nhiều quán cà phê thân thiện với người dùng laptop, nhưng không phải bàn nào cũng có ổ cắm điện ở vị trí thuận tiện. Tôi đã từng gặp phải tình huống hết pin đột ngột khi đang làm việc. Bạn nên luôn chuẩn bị sẵn sàng cho những trường hợp xấu nhất. Bên cạnh việc sạc đầy pin laptop trước khi đi, mang theo một cục sạc dự phòng (power bank) dành cho laptop là một lựa chọn thông minh.
Sạc dự phòng Ugreen Nexode 12000mAh trong ba lô, giải pháp năng lượng cho laptop khi làm việc từ xa.
Có nhiều cách để sạc laptop mà không cần củ sạc thông thường, nhưng sử dụng sạc dự phòng là phương pháp đáng tin cậy nhất. Cần lưu ý rằng không phải tất cả các sạc dự phòng đều có dung lượng đủ lớn để sạc đầy laptop của bạn. Tuy nhiên, chúng vẫn là giải pháp tuyệt vời để đảm bảo thiết bị của bạn không cạn pin giữa chừng trong phiên làm việc, duy trì năng suất liên tục.
2. Luôn Dùng VPN Khi Kết Nối Wi-Fi Công Cộng
Trong thời đại số hiện nay, việc đề cao cảnh giác có thể giúp bạn tránh được nhiều mối đe dọa an ninh mạng. Tin tặc thường nhắm mục tiêu vào các mạng Wi-Fi công cộng để theo dõi người dùng không đề phòng tại quán cà phê, từ đó đánh cắp mật khẩu hoặc thông tin cá nhân quan trọng khác.
Bạn nên luôn kết nối Wi-Fi công cộng thông qua một dịch vụ VPN (Mạng riêng ảo). VPN sẽ mã hóa dữ liệu của bạn, ẩn địa chỉ IP thực và bảo vệ bạn khỏi phần mềm độc hại – đây là tất cả những gì bạn cần để giữ an toàn khi làm việc bên ngoài văn phòng. Nếu bạn đang tìm kiếm một VPN đáng tin cậy, Mullvad VPN là một lựa chọn tốt vì dịch vụ này không yêu cầu bất kỳ thông tin cá nhân nào để đăng ký, giúp tăng cường quyền riêng tư.
3. Cân Nhắc Sử Dụng Điểm Phát Sóng Di Động (Mobile Hotspot)
Cá nhân tôi thích sử dụng kết nối internet của riêng mình. Mặc dù điều này không giúp bù đắp chi phí cho tất cả các loại cà phê và bánh sừng bò mà tôi tiêu thụ trong ngày, nhưng tôi thực sự tin rằng nó đáng giá. Đầu tiên, nó loại bỏ hoàn toàn rủi ro an ninh mạng liên quan đến Wi-Fi công cộng. Thứ hai, tôi không bao giờ phải lo lắng về chất lượng kết nối Wi-Fi của quán cà phê.
Thiết bị phát sóng di động (mobile hotspot) đặt cạnh laptop, đảm bảo kết nối internet ổn định khi làm việc tại quán cà phê.
Kinh nghiệm nhiều năm làm việc từ xa đã cho tôi thấy rằng, theo định luật Murphy, bạn nên luôn mong đợi kết nối mạng sẽ mất đúng vào thời điểm bất tiện nhất. Lúc đó, bạn chỉ có hai lựa chọn: dọn đồ và tìm một địa điểm mới, hoặc tranh cãi với nhân viên pha chế về việc họ nên khởi động lại bộ định tuyến thường xuyên hơn. Cách tốt nhất để tránh rắc rối này là dựa vào kết nối của riêng bạn. Ít nhất, bạn nên chuẩn bị sẵn sàng để bật điểm phát sóng (hotspot) trên điện thoại, mặc dù đây không phải là giải pháp lâu dài vì việc phát hotspot sẽ làm cạn pin điện thoại nhanh chóng. Thay vào đó, tôi đề xuất bạn nên sở hữu một thiết bị phát sóng di động chuyên dụng hoặc một USB dongle 4G/5G.
4. Chuẩn Bị Một Bộ Tai Nghe (Headset) Chất Lượng
Một bộ tai nghe chất lượng cao nên luôn có trong bộ công cụ làm việc từ xa của bạn. Tôi không chỉ gợi ý điều này để bạn có thể thưởng thức những bản nhạc yêu thích (mặc dù đó chắc chắn là một lựa chọn hợp lý), mà quan trọng hơn là bạn không bao giờ biết khi nào một cuộc họp nhóm bất ngờ hoặc một cuộc trò chuyện nhanh qua Slack có thể xảy ra. Bạn chắc chắn không muốn lấy lý do “tôi đang ở quán cà phê” để thoái thác.
Việc tìm kiếm một bộ tai nghe tốt có thể khá khó khăn trong thị trường đa dạng hiện nay. Nếu bạn cần hỗ trợ, hãy tham khảo các đánh giá về tai nghe Bluetooth tốt nhất để tìm được sản phẩm phù hợp với nhu cầu của mình, giúp bạn tập trung và giao tiếp hiệu quả hơn.
5. Kết Nối Từ Xa Đến Máy Tính Chính Của Bạn
Nếu bạn là một freelancer hoặc đang làm việc cho một công ty không sử dụng hệ thống đám mây, việc làm việc tại quán cà phê có thể trở thành vấn đề nếu đột nhiên bạn cần truy cập phần mềm hoặc một tập tin nằm trên máy tính thứ hai (máy tính ở nhà hoặc văn phòng).
Ví dụ, tôi thường chỉnh sửa tất cả ảnh và ảnh chụp màn hình cho bài viết của mình trên máy tính để bàn chính vì tôi không cài đặt Photoshop trên laptop. Mặc dù đã cố gắng lên kế hoạch trước, vẫn có những tình huống tôi cần thực hiện các chỉnh sửa nhanh chóng khi đang ở bên ngoài.
Giải pháp rất đơn giản: tôi sử dụng tính năng Meshnet của NordVPN để kết nối laptop với máy tính chính, cho phép tôi truy cập Photoshop từ xa. Nếu bạn chỉ cần truy cập các tệp tin, việc tải tất cả tài liệu công việc lên Google Drive hoặc một dịch vụ lưu trữ đám mây khác sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
Với những mẹo công nghệ thiết thực này, không gian làm việc của bạn tại quán cà phê sẽ bắt đầu trông (và hoạt động) giống một văn phòng thực thụ hơn. Bạn sẽ không bao giờ phải tranh cãi với nhân viên pha chế về vấn đề Wi-Fi hoặc lo lắng về bất kỳ rào cản công nghệ nào nữa, từ đó tối ưu hóa năng suất và hiệu quả làm việc.
