Windows File Explorer là công cụ quản lý tệp tin mặc định quen thuộc, nhưng có lẽ nó chỉ đủ dùng. Việc thiếu tính năng xem trước nhanh, khả năng truy cập đám mây rườm rà và các thao tác hàng loạt tẻ nhạt khiến việc quản lý tệp tin hàng ngày trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Với tư cách là một người dùng thường xuyên và một chuyên gia công nghệ tại thuthuat365.net, tôi đã tìm ra những tiện ích bổ sung miễn phí dưới đây để khắc phục triệt để những hạn chế đó, giúp nâng cao hiệu suất làm việc của bạn.
1. Listary
Trong suốt nhiều năm qua, tôi đã thử vô số phương pháp tìm kiếm trong File Explorer nhưng luôn cảm thấy thất vọng. Đó là lý do vì sao tôi đã tin dùng Everything Search trong nhiều năm; không gì có thể đánh bại tốc độ tìm kiếm tệp tin nhanh như chớp của nó.
Giao diện thanh tìm kiếm Listary hiển thị trong Windows 11, minh họa khả năng tìm kiếm file tức thì của tiện ích.
Tuy nhiên, gần đây Listary đã hoàn toàn chinh phục tôi bởi nó làm được điều mà Everything không thể: tích hợp trực tiếp vào File Explorer và mọi hộp thoại trong Windows. Nhờ đó, thay vì phải điều hướng đến một thư mục, tôi chỉ cần gõ tên tệp hoặc thư mục rồi chuyển trực tiếp đến đó.
Mặc dù Everything vẫn là lựa chọn hàng đầu của tôi cho mục đích tìm kiếm tệp tin thuần túy, Listary mang đến khả năng tìm kiếm tức thì ở mọi nơi tôi làm việc. Chỉ cần nhấn đúp phím Ctrl, trình khởi chạy nhanh (thanh tìm kiếm) của Listary sẽ xuất hiện. Tôi chỉ cần gõ vài ký tự của bất kỳ tên tệp nào và nó sẽ hiển thị kết quả ngay lập tức—nhanh gần bằng Everything.
Điều thực sự khiến tôi bị thuyết phục là tính năng chuyển đổi nhanh. Khi đang ở trong hộp thoại Save As và cần chuyển sang một thư mục khác, tôi chỉ cần gõ tên thư mục đó và Listary sẽ đưa tôi đến đó ngay lập tức. Ứng dụng này cũng ghi nhớ các thư mục và tệp tin gần đây của tôi, giúp dễ dàng quay lại các thư mục thường xuyên truy cập.
Listary tích hợp tìm kiếm nhanh trực tiếp vào hộp thoại Save As của Microsoft Word, giúp người dùng dễ dàng lưu file vào thư mục mong muốn.
Tính năng tìm kiếm mờ (fuzzy search) là một thủ thuật tiện lợi khác của Listary. Tôi có thể gõ budgt thay vì budget hoặc 2024rep để tìm 2024_annual_report và Listary vẫn hiểu ý tôi. Ứng dụng này cũng có chức năng như một trình khởi chạy. Bạn có thể gõ calc để mở Calculator hoặc chạy các công cụ dòng lệnh mà không cần mở Terminal.
Tải xuống: Listary (Miễn phí, bản Pro giá 19,95 USD)
2. TeraCopy
Trong khi Listary giải quyết vấn đề tìm kiếm, việc sao chép các tệp tin lớn trên Windows vẫn là một cơn đau đầu. Thanh tiến trình không đáng tin cậy, quá trình truyền tệp đôi khi thất bại ngẫu nhiên, và dù Windows có nút tạm dừng, nó không phải lúc nào cũng hoạt động như mong đợi. Nút tạm dừng không phản hồi tức thì, và nếu hệ thống của bạn gặp sự cố hoặc khởi động lại, bạn không thể tiếp tục từ vị trí đã dừng.
TeraCopy thay thế trình xử lý sao chép mặc định bằng một tiện ích truyền tệp nâng cao hơn. Bất cứ khi nào tôi di chuyển hoặc sao chép tệp tin trên Windows, TeraCopy sẽ tự động quản lý quá trình, hiển thị tốc độ truyền thực tế và ước tính thời gian chính xác. Tôi có thể dễ dàng tạm dừng quá trình truyền nếu cần giải phóng băng thông cho các tác vụ khác.
Điểm nổi bật của TeraCopy là khả năng phục hồi lỗi. Nếu một tệp không sao chép được, TeraCopy sẽ không dừng toàn bộ hoạt động—nó bỏ qua tệp tin có vấn đề và tiếp tục với phần còn lại. Ngoài ra, nó có thể tự động xác minh tệp tin sau mỗi lần truyền để đảm bảo không có gì bị thiếu hoặc bị hỏng trong quá trình sao chép.
TeraCopy miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân, nhưng đối với mục đích kinh doanh, bạn sẽ cần giấy phép TeraCopy Pro. Phiên bản Pro cung cấp các tính năng bổ sung như xóa tệp an toàn, chỉnh sửa danh sách tệp và xuất báo cáo.
Tải xuống: TeraCopy (Miễn phí, bản Pro giá 29,95 USD)
3. Mountain Duck
Tôi làm việc với bộ nhớ đám mây hàng ngày để quản lý các bản nháp bài viết, kho mã nguồn và tệp nghiên cứu. Nhưng việc liên tục chuyển đổi giữa các tab trình duyệt và đồng bộ hóa toàn bộ thư mục tốn thời gian và làm lộn xộn thiết bị của tôi. Mountain Duck giải quyết vấn đề này bằng cách biến các ổ đĩa đám mây thành các ổ đĩa lưu trữ thông thường trong File Explorer.
Sau khi tôi kết nối các tài khoản Google Drive, Dropbox và OneDrive của mình, chúng sẽ hiển thị trong File Explorer giống hệt như ổ đĩa hệ thống của máy tính. Tôi có thể kéo tệp tin trực tiếp vào các thư mục đám mây, chỉnh sửa tài liệu mà không cần tải xuống trước, và tìm kiếm trên tất cả bộ nhớ đám mây của mình cùng một lúc. Ứng dụng này chỉ tải xuống tệp tin khi tôi mở chúng, vì vậy chúng không chiếm dung lượng trên máy tính cho đến khi tôi cần.
Mountain Duck hiển thị các ổ đĩa lưu trữ đám mây như Google Drive và Dropbox ngay trong File Explorer, giống như các ổ đĩa cục bộ.
Mountain Duck hoạt động với hầu hết các dịch vụ lưu trữ đám mây tốt nhất—không chỉ những dịch vụ phổ biến như Google Drive, mà còn cả máy chủ FTP, WebDAV và hàng tá tùy chọn lưu trữ kỹ thuật khác như Wasabi và Backblaze. Ứng dụng này bao gồm các mẫu cài đặt sẵn cho các dịch vụ này, vì vậy bạn không cần phải tự mình tìm hiểu các chi tiết máy chủ phức tạp.
Mountain Duck là một ứng dụng trả phí, nhưng nó cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày để bạn có thể kiểm tra tất cả các tính năng của nó trước khi mua. Nếu bạn sử dụng nhiều dịch vụ đám mây hoặc cần kết nối với các hệ thống lưu trữ chuyên biệt, công cụ này sẽ giúp mọi thứ hoạt động cùng nhau như một ổ đĩa lưu trữ lớn trên máy tính của bạn.
Tải xuống: Mountain Duck (47 USD, có bản dùng thử miễn phí)
4. DropIt
Nếu bạn liên tục tải xuống các tệp PDF nghiên cứu, bản nháp của khách hàng, hình ảnh hoặc mẫu mã nguồn vào thư mục Tải xuống của mình, thư mục đó sẽ trở nên lộn xộn trong thời gian ngắn. Mặc dù bạn có thể quản lý các tệp này theo cách thủ công bằng cách di chuyển chúng đến các thư mục thích hợp, nhưng không ai làm điều đó, đặc biệt là khi xử lý hàng chục tệp hàng ngày.
Cửa sổ tùy chọn của DropIt trên màn hình Windows 11, nơi người dùng thiết lập các quy tắc tự động sắp xếp file.
DropIt là một trong những tiện ích tự động hóa Windows yêu thích của tôi, mặc dù nó đã không được cập nhật trong một thời gian. Nó giúp loại bỏ sự rắc rối trong việc quản lý tệp tin bằng cách theo dõi các thư mục và di chuyển tệp tin dựa trên các quy tắc bạn đặt. Ví dụ, tôi đã cấu hình DropIt theo dõi thư mục Tải xuống của mình. Khi tôi tải xuống một tệp PDF, nó sẽ tự động di chuyển tệp đó vào thư mục Tài liệu. Hình ảnh được gửi đến thư mục Ảnh và sắp xếp theo ngày, trong khi các tệp cài đặt sẽ bị xóa sau 30 ngày.
Thiết lập quy tắc rất đơn giản: chỉ cần chọn tệp tin cần theo dõi—theo loại, tên hoặc kích thước—và quyết định điều gì sẽ xảy ra với chúng. DropIt có thể di chuyển, sao chép, nén, đổi tên hoặc thậm chí tải tệp tin lên bộ nhớ đám mây. Sau khi thiết lập, nó sẽ chạy âm thầm trong nền, giữ cho các thư mục của bạn được tổ chức mà bạn không cần phải động tay.
Tải xuống: DropIt (Miễn phí)
5. Quick Look
Bảng xem trước (Preview Pane) của Windows File Explorer là một cách tiện lợi để xem hình ảnh và tệp văn bản ở khung bên phải mà không cần mở chúng trước. Tuy nhiên, khả năng hỗ trợ của nó bị giới hạn ở các định dạng hình ảnh cơ bản, văn bản thuần túy và một số tài liệu Office (với kết quả không nhất quán). Quick Look là một tiện ích miễn phí cho phép bạn xem trước bất kỳ tệp tin nào bằng cách nhấn phím cách (spacebar) và đóng nó bằng cách nhấn Esc.
Dù đó là tệp PDF, hình ảnh, video hay thậm chí là tệp ZIP, Quick Look hiển thị nội dung ngay lập tức. Tôi có thể lướt qua các tài liệu nhiều trang, phát video và thậm chí duyệt các thư mục mà không cần mở chúng. Đối với một người xử lý hàng chục tệp tin mỗi ngày như tôi, điều này cho phép tôi duyệt qua các tệp mà không cần phải mở nhiều ứng dụng và chờ đợi thời gian tải của chúng.
Bạn có thể mở rộng khả năng của nó hơn nữa bằng cách sử dụng các plugin QuickLook. Tôi đã thêm hỗ trợ cho các tệp markdown và Office 365, tô sáng cú pháp mã và thậm chí cả các mô hình 3D. Nó đã trở nên cần thiết đến mức sử dụng File Explorer mà không có nó cảm thấy như bị thiếu sót. Tiện ích này thực sự nên được tích hợp sẵn vào Windows.
Tải xuống: QuickLook (Miễn phí)
6. Bulk Rename Utility
Bulk Rename Utility xử lý các tác vụ đổi tên tệp tin phức tạp mà File Explorer không thể quản lý. Trong khi File Explorer chỉ thêm các số thứ tự cơ bản khi đổi tên hàng loạt, công cụ này có thể đổi tên nhiều tệp tin và thậm chí toàn bộ thư mục bằng cách sử dụng các mẫu và quy tắc nâng cao.
Bulk Rename Utility cung cấp rất nhiều tùy chọn để đổi tên tệp tin bằng cách sử dụng ngày, siêu dữ liệu (metadata), thay đổi chữ hoa/thường, chèn văn bản vào các vị trí cụ thể, cập nhật phần mở rộng hoặc sử dụng biểu thức chính quy (regular expressions). Bạn có thể trích xuất dữ liệu EXIF từ ảnh hoặc thẻ ID3 từ tệp nhạc để tạo tên có ý nghĩa dựa trên nội dung tệp thực tế. Tính năng xem trước trực tiếp hiển thị chính xác tệp tin sẽ trông như thế nào trước khi áp dụng thay đổi, giúp bạn biết trước kết quả.
Giao diện chính của Bulk Rename Utility hiển thị các tùy chọn đổi tên file hàng loạt phức tạp và tính năng xem trước trực tiếp.
Tôi thường lưu các mẫu đổi tên đã sử dụng để tái sử dụng ngay lập tức. Tiện ích này tích hợp vào menu chuột phải của File Explorer và cung cấp phiên bản Portable nếu bạn muốn chạy công cụ từ ổ USB.
Bulk Rename Utility miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân tại nhà. Nếu bạn có kế hoạch sử dụng nó trong môi trường thương mại, bạn sẽ cần mua giấy phép.
Tải xuống: Bulk Rename Utility (Miễn phí)
Đây chỉ là một vài công cụ giúp tôi giải quyết những phiền toái lớn nhất với Windows File Explorer. Chúng đã trở thành một phần thiết yếu trong quy trình làm việc của tôi đến mức tôi cài đặt chúng trên mọi máy Windows mới mà tôi thiết lập. Và ngoài Mountain Duck, tất cả đều cung cấp phiên bản miễn phí, giúp bạn dễ dàng trải nghiệm và nâng cao hiệu suất quản lý tệp tin của mình ngay lập tức. Hãy thử và chia sẻ trải nghiệm của bạn trong phần bình luận nhé!
