Bạn đã bao giờ thử một danh sách việc cần làm (to-do list) cũ kỹ nào đó và tự hỏi liệu nó có thực sự cho bạn biết lý do bạn hoàn thành hay không hoàn thành một việc gì đó? Với nhiều người, to-do list truyền thống thường chồng chất như những tượng đài của sự tội lỗi. Điều này dẫn đến việc từ bỏ to-do list và thay vào đó kết hợp hai phương pháp nhật ký hóa (journaling) để biến những hối tiếc thành hành động cụ thể, cải thiện năng suất cá nhân một cách đáng kể.
Tại Sao Nhật Ký Hóa (Journaling) Là Lựa Chọn Tối Ưu Hơn Cho Năng Suất?
Trong nhiều năm, việc duy trì các danh sách việc cần làm (to-do list) thường trở nên quá tải hoặc không thể hoàn thành vào giữa ngày. Việc gạch bỏ các mục chỉ mang lại sự hài lòng nhất thời, nhưng không thể nắm bắt được những ưu tiên hay suy nghĩ đang phát triển. Rõ ràng, một hệ thống mạnh mẽ hơn là cần thiết; một hệ thống có thể kết hợp việc lập kế hoạch với ngữ cảnh, sự phản ánh, các ý tưởng và theo dõi tiến độ.
Nhật ký hóa (journaling) mang đến trải nghiệm phong phú hơn. Thay vì các danh sách kiểm tra tĩnh, journaling cho phép người dùng kết nối các nhiệm vụ với ngữ cảnh và những hiểu biết cá nhân. Phương pháp này không chỉ giảm bớt lo lắng mà còn tăng cường sự tập trung. Khi thực hành journaling, các nhiệm vụ được ghi lại một cách tự nhiên như một phần của dòng chảy hàng ngày, chứ không phải là những mục hành động riêng lẻ. Đây là lúc to-do list truyền thống bắt đầu trở nên kém hiệu quả hơn trong việc quản lý công việc và thời gian.
Hệ Thống Năng Suất Cá Nhân Độc Đáo: Kết Hợp Bullet Journaling và Interstitial Journaling
Hệ thống năng suất cá nhân tiên tiến này là sự kết hợp tinh tế của hai kỹ thuật nhật ký hóa: Bullet Journaling và Interstitial Journaling.
Bullet Journaling: Ghi Chép Nhanh Gọn và Linh Hoạt
Bullet Journaling sử dụng phương pháp ghi chép nhanh gọn (rapid logging), được thiết kế bởi Ryder Carroll. Người dùng chỉ cần viết các ghi chú ngắn gọn, súc tích kết hợp với các biểu tượng để theo dõi linh hoạt các nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú. Phương pháp này cực kỳ hiệu quả để ghi lại các việc cần làm hàng ngày, đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành và lên lịch trình. Điều được đánh giá cao nhất ở Bullet Journaling là khả năng thích ứng. Người dùng có thể dễ dàng di chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc làm nổi bật các ưu tiên.
Sơ đồ minh họa cấu trúc và cách ghi chú của phương pháp Bullet Journaling với các biểu tượng nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú.
Interstitial Journaling: Ghi Lại Khoảnh Khắc Chuyển Giao và Suy Ngẫm Sâu Sắc
Interstitial Journaling lấp đầy những khoảng trống giữa các nhiệm vụ và sự kiện. Đây là thực hành ghi lại các suy nghĩ, phản ánh, thách thức hoặc ghi chú tiến độ ngay khi chúng xuất hiện trong ngày. Loại nhật ký này tạo cầu nối giữa việc lập kế hoạch và thực thi. Nó cho phép người dùng xử lý cảm xúc hoặc ý tưởng liên quan đến công việc mà không làm gián đoạn dòng chảy. Hơn nữa, nó còn làm nổi bật các yếu tố cản trở như sự sụt giảm năng lượng hoặc những khoảnh khắc làm việc sâu (deep work) mà thường bị bỏ qua trên một to-do list thông thường.
Bullet Journaling bao gồm phần Notes (ghi chú), mà bạn có thể sử dụng để thực hiện “interstitial” việc ghi nhật ký suy nghĩ của mình. Chỉ cần chú ý những khoảnh khắc bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác hoặc nghỉ ngơi.
Việc kết hợp hai phương pháp này mang lại một nhật ký hàng ngày năng động về những gì cần làm, tại sao nó quan trọng và cảm giác khi thực hiện. Nó cũng cung cấp một phần bị thiếu khác có thể xem lại bất cứ lúc nào: một tường thuật theo trình tự thời gian giúp làm sáng tỏ sự hỗn loạn hàng ngày.
Hướng Dẫn Tích Hợp Hệ Thống Journaling Kỹ Thuật Số Trên Apple Notes
Ban đầu, việc sử dụng sổ tay vật lý có nhiều lợi ích cho to-do list hoặc journaling, tuy nhiên nó không thực tế cho việc chỉnh sửa nhanh chóng hoặc đồng bộ hóa trên các thiết bị. Chuyển sang kỹ thuật số đã giải quyết vấn đề đó. Sau đây là cách tích hợp Bullet Journal và Interstitial Journaling bằng Apple Notes làm công cụ nhật ký chính.
Thiết Lập Cấu Trúc Cơ Bản Trong Apple Notes
Việc thiết kế một mẫu Bullet Journal đơn giản giúp duy trì sự nhất quán. Để bắt đầu, hãy tổ chức nhật ký của bạn bằng cách tạo một thư mục chuyên dụng có tên “Bullet Journal”.
Trong thư mục này, hãy thiết lập các ghi chú hoặc thư mục con cho nhật ký hàng ngày (daily logs), theo dõi thói quen (habit tracking) và các đánh giá hàng tuần hoặc hàng tháng (weekly/monthly reviews). Các thư mục con là tùy chọn và tùy thuộc vào nhu cầu cá nhân. Ví dụ, bạn có thể thiết lập ghi chú trong các thư mục con cho các dự án cụ thể. Bạn có thể xem các thư mục như thư viện, sắp xếp chúng và tìm kiếm bất cứ thứ gì trong đó.
Hình ảnh chụp màn hình ứng dụng Apple Notes cho thấy cách tạo và sắp xếp thư mục "Bullet Journal" để tổ chức nhật ký cá nhân.
Giao diện Apple Notes hiển thị các ghi chú con được sắp xếp gọn gàng trong thư mục "Bullet Journal", hỗ trợ theo dõi hàng ngày và tổng quan công việc.
Xây Dựng Bố Cục Nhật Ký Hàng Ngày
Một bố cục cơ bản có thể bao gồm ngày tháng, các Nhiệm vụ (Tasks) trong ngày, Sự kiện (Events) và không gian cho Ghi chú (Notes), nơi chứa đựng những phản ánh interstitial. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với nhu cầu và sao chép nó hàng ngày hoặc lưu nó dưới dạng một ghi chú có thể tái sử dụng.
Hiện tại, người dùng có thể thử nghiệm bằng cách thêm một mục Daily Highlight tập trung. Hãy đặt nó ở đầu danh sách và đánh dấu bằng một biểu tượng cảm xúc (emoji) đặc biệt.
Để ghi lại các suy nghĩ và hiểu biết giữa các nhiệm vụ trong phần Ghi chú, hãy tạo các ghi chú mới trong suốt cả ngày. Sử dụng các ghi chú này để nhanh chóng ghi lại những gì đang làm, cảm giác (ví dụ: tại sao lại trì hoãn) hoặc bất kỳ ý tưởng nào nảy sinh.
Ví dụ về bố cục một trang nhật ký Bullet Journal hàng ngày trên Apple Notes, bao gồm các nhiệm vụ, sự kiện, ghi chú và mục tiêu Daily Highlight.
Tận Dụng Tính Năng Nâng Cao Để Tối Ưu Journaling
Nếu phù hợp, hãy liên kết các ghi chú trong Apple Notes với các mục nhật ký Bullet Journal hoặc bất kỳ ghi chú nào khác để dễ dàng tham khảo. Chỉ cần nhập “>>” bên cạnh từ khóa của bạn. Bạn thậm chí có thể liên kết ngược các ghi chú với nhau. Cách tiếp cận này giúp thêm nhiều nội dung hơn trong khi vẫn nắm bắt được dòng chảy của ngày. Khi xem lại chúng, bạn sẽ tìm thấy manh mối về các kiểu làm việc mà một to-do list đơn giản bỏ lỡ.
Bạn cũng có thể gắn thẻ (tag) các mục Sự kiện và Ghi chú bằng các thẻ như #energy-low, #focus-high, #distracted. Sau này, bạn có thể lọc chúng từ thanh tìm kiếm và khám phá bất kỳ mẫu hình tiềm ẩn nào.
Hình ảnh minh họa tính năng liên kết ghi chú và gắn thẻ ngữ cảnh như #energy-low trong Apple Notes, giúp dễ dàng theo dõi các mẫu hình làm việc.
Apple Notes cung cấp một số tính năng hữu ích để nâng cao hệ thống nhật ký này. Sử dụng danh sách kiểm tra (checklists) để đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, tạo bảng để theo dõi thói quen, và nếu bạn sử dụng iPad, hãy tận dụng tính năng viết tay với Apple Pencil để có cảm giác cá nhân hơn.
Bạn cũng có thể đính kèm ảnh, tài liệu hoặc bản phác thảo để làm phong phú thêm ghi chú của mình, biến nhật ký trở nên tương tác và hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh. Những tính năng này biến Apple Notes thành một công cụ linh hoạt để quản lý cả nhiệm vụ và phản ánh.
Apple Notes cũng có các tùy chọn Lưới và Đường kẻ (Lines and Grids), có thể mang lại cảm giác giống như một cuốn nhật ký vật lý. Ngoài ra, việc khóa nhật ký còn mang lại sự riêng tư hơn.
Hãy nhớ rằng, điều quan trọng không phải là công cụ. Mà là thói quen và hệ thống phù hợp với bạn. Cả hai phương pháp nhật ký đều rất đơn giản, bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ kỹ thuật số nào (ngay cả Google Keep cũng đủ tốt làm nhật ký) hoặc một cuốn sổ giấy đơn giản. Bạn chỉ cần các biểu tượng đơn giản nhưng nhất quán để theo dõi các nhiệm vụ của mình.
Mẹo Thực Hành Journaling Hiệu Quả Với Apple Notes (Hoặc Bất Kỳ Ứng Dụng Nào Khác)
Nguyên tắc cốt lõi của Bullet Journal là ghi chép nhanh gọn (rapid logging) với các ký hiệu (nhiệm vụ •, ghi chú -, sự kiện ○). Những ký hiệu này rất dễ tạo trong bất kỳ ứng dụng ghi chú nào. Nếu thích, bạn thậm chí có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc (emoji).
Nhưng điều làm cho Bullet Journal nổi bật là nguyên tắc cốt lõi thứ hai của nó: di chuyển có chủ đích (intentional migration).
Nguyên Tắc “Rapid Logging” và “Intentional Migration”
Vào cuối ngày (hoặc đầu ngày hôm sau), hãy xem xét lại nhật ký hàng ngày (Daily Log) một cách nghiêm túc. Những gì nên được tiếp tục? Những gì bây giờ không còn liên quan? Hành động có chủ đích này ngăn chặn sự chồng chất nhiệm vụ và đảm bảo sự tập trung. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình, một biểu tượng mũi tên đơn giản được sử dụng để gợi ý việc di chuyển sang mục nhật ký hàng ngày tiếp theo. Kiểm tra các Sự kiện và suy nghĩ về những hành động có thể chuyển đổi thành nhiệm vụ hoặc dự án nhỏ cho sau này.
Ví dụ về cách thực hiện "intentional migration" trong Bullet Journal, sử dụng ký hiệu mũi tên để di chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành sang ngày tiếp theo.
Gợi Ý Mẫu “Interstitial Journaling” Để Tối Ưu Hóa Ghi Chú
Người dùng thường thích viết tự do các mục interstitial journaling trong phần Ghi chú. Dưới đây là một ý tưởng: bạn có thể thiết lập một mẫu như sau, tuân theo mô hình chung:
- Bạn vừa làm gì.
- Mất bao lâu?
- Bạn cảm thấy thế nào (năng lượng, sự tập trung, cảm xúc).
- Bạn sắp làm gì tiếp theo (và thường là lý do).
Các nhiệm vụ không còn là những mục riêng lẻ. Việc biến chúng thành hành động có chủ đích cũng giúp người dùng hình dung chúng. Bạn thậm chí không cần phải luôn gõ. Đôi khi, sử dụng ứng dụng Ghi chú của iPhone để ghi nhật ký bằng giọng nói để theo dõi sự trì hoãn cũng là một mẹo hữu ích.
Bất kỳ phương pháp nhật ký nào kết hợp việc ghi lại nhiệm vụ với ngữ cảnh, sự phản ánh và xem xét có chủ đích đều có sức mạnh làm cho một danh sách việc cần làm vô ngữ cảnh trở nên lỗi thời. Mấu chốt là không để hệ thống trở thành một gánh nặng mà chính nó (thay vì các nhiệm vụ) lại chiếm lấy sự chú ý của bạn. Vì vậy, đối với nhiều người, sự nhất quán và đơn giản của hệ thống mới là bí quyết thực sự để tối ưu hóa năng suất.
