Trong một thế giới mà mọi công việc đều đòi hỏi sự chú ý của bạn, chìa khóa để vượt qua mớ hỗn độn dường như rất đơn giản: tuân thủ một quy tắc, kiên định với nó và bắt tay vào hành động. Tôi đã ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu thực hiện – từng nhiệm vụ được ưu tiên một cách có chủ đích. Để nâng cao hiệu suất làm việc và giải quyết khối lượng công việc khổng lồ, việc áp dụng một phương pháp quản lý công việc hiệu quả là cực kỳ cần thiết. Đây không chỉ là một lý thuyết suông, mà là một chiến lược đã được kiểm chứng qua thực tiễn, giúp tôi giữ vững tinh thần và định hướng rõ ràng trong mọi dự án.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên Là Gì?
Hãy tạo một danh sách các nhiệm vụ của bạn được xếp hạng theo mức độ quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng trình tự đó mà không bỏ qua hay nhảy việc.
Đó chính là quy tắc. Không có thủ thuật, không có hệ thống mã màu phức tạp, cũng không có các ứng dụng năng suất cao cấp liên tục gửi thông báo nhắc nhở. Tôi gọi đây là Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên, và nó cực kỳ hiệu quả.
Bạn xác định điều gì quan trọng nhất, cam kết thực hiện theo thứ tự đó, và bắt tay vào hành động. Không phải dựa trên việc gì nhanh nhất, dễ nhất, hay thú vị nhất, mà hoàn toàn dựa trên những gì khẩn cấp nhất, có thời hạn cụ thể, hoặc được cấp trên hay đồng đội yêu cầu.
Đây là nơi mà hầu hết mọi người vấp ngã. Họ viết danh sách của mình và ngay lập tức muốn bỏ qua. Nhiệm vụ số 1 cảm thấy quá nặng nề, nên họ nhảy sang nhiệm vụ số 6 để có một “chiến thắng nhanh”, theo đuổi cảm giác hưng phấn từ dopamine trong khi tự thuyết phục mình rằng họ đang làm việc hiệu quả.
Thật không may, họ không thực sự làm việc hiệu quả. Dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn nhắc đến hai lần tuần trước? Vẫn chưa đụng đến. Công việc quan trọng phải nộp vào buổi trưa? Bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hoặc chỉnh sửa các slide ngày hôm qua.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên chấm dứt tình trạng này, không có việc sắp xếp lại hay thương lượng. Bạn làm nhiệm vụ quan trọng nhất trước, rồi đến nhiệm vụ thứ hai, sau đó là thứ ba – luôn theo đúng thứ tự.
Nó không hào nhoáng, và chắc chắn sẽ không mang lại cho bạn ảo tưởng về sự tiến bộ. Với phương pháp này, bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ nhận thấy những kết quả có ý nghĩa. Các dự án được hoàn thành, các ưu tiên luôn rõ ràng, và bạn ngừng lãng phí năng lượng vào việc quyết định làm gì cứ sau vài phút.
Lập Danh Sách Và “Trao Quyền” Cho Nó
Bạn không thể tuân theo một hệ thống không tồn tại. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nhiệm vụ đang có trong đầu bạn – nhỏ, lớn, dở dang hay chỉ là ý tưởng. Viết ra tất cả mọi thứ bạn có thể nghĩ ra. Đừng lo lắng về việc phân loại vội, hãy coi đây là việc sắp xếp công cụ của bạn trước khi bắt đầu xây dựng.
Hình ảnh một danh sách các nhiệm vụ chưa được sắp xếp trên giấy ghi chú, thể hiện quá trình liệt kê công việc ban đầu.
Khi danh sách hoàn tất, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải theo những gì có vẻ thú vị hay những gì sẽ gây ấn tượng với người khác, mà theo mức độ khẩn cấp và mức độ liên quan. Tránh dán nhãn mọi thứ là “ưu tiên cao”, vì điều đó không thực sự ưu tiên hóa tầm quan trọng của các nhiệm vụ của bạn. Đây là một cách tiếp cận thực tế, không phải cảm tính.
Tôi thường tự hỏi mình những câu hỏi sau: Việc gì cần được hoàn thành trước vì người khác đang chờ đợi? Nhiệm vụ nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những nhiệm vụ hiện ra trong tâm trí chính là những nhiệm vụ thuộc về vị trí đầu tiên. Nếu tôi không chắc liệu Nhiệm vụ A hay Nhiệm vụ B quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh đến quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm hàng ngày công sức lãng phí.
Ảnh chụp màn hình danh sách nhiệm vụ đã được sắp xếp theo mức độ ưu tiên giảm dần, từ việc quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn.
Khi danh sách đã được hoàn tất, thách thức bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng sau đó những lý do bắt đầu xuất hiện: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút,” hoặc “Tôi không có tâm trạng làm Nhiệm vụ số 1 ngay bây giờ, hãy để tôi làm Nhiệm vụ số 5.” Họ nhảy việc và chọn những mục dễ hơn, rơi vào những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian.
Đây là một cái bẫy tự tạo. Mỗi lần đi đường vòng là đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến lên theo một cách thực sự hiệu quả.
Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công việc bạn đã đầu tư. Đừng quyết định lại cả ngày của mình cứ sau 15 phút; Nhiệm vụ số 1 có nghĩa là bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Hãy cam kết hoàn thành chúng theo thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự như đã viết. Bộ não của bạn sẽ cố gắng thương lượng, đừng để nó làm vậy.
Ưu Tiên Không Phải Đoán Mò, Đó Là Giao Tiếp
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ độc lập – bạn ngồi một mình với những suy nghĩ của mình, đưa ra một quyết định và tiến lên. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã từng bị sếp khiển trách vì dành hai ngày cho một việc lẽ ra có thể đợi một tuần.
Bước này là cần thiết: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đây là một phần quan trọng của việc tuân thủ Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất cùng với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ nhiệm vụ nào nặng ký hơn, hãy cứ hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó tương tự như: “Em có Nhiệm vụ A và B cần làm hôm nay, anh/chị muốn em giải quyết việc nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp đáng tin cậy hoặc trưởng nhóm – và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn đang mắc kẹt chờ đợi phản hồi, việc tiến lên một cách thận trọng còn hơn là trì hoãn. Hãy hỏi ai đó quen thuộc với dự án để lấy ý kiến của họ, và giữ một ghi chép ngắn gọn về những gì bạn đã quyết định, tại sao, và khi nào bạn đã liên hệ.
Không có quản lý nào hợp lý sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động đó. Việc dành 60 giây để hỏi xin hướng dẫn tốt hơn nhiều so với hàng giờ sửa chữa một sai lầm do đoán mò một cách âm thầm.
Không Để Tâm Trạng Chi Phối Quyết Định
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng nhất đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, thích giao tiếp xã hội hơn sau bữa trưa và kiệt sức vào giữa buổi chiều. Chẳng bao lâu, thứ tự công việc của bạn sẽ dựa vào cảm giác của bạn, chứ không phải điều gì quan trọng. Đó là cách mà cả tuần trôi đi mất. Bạn lãng phí năng lượng vào việc sắp xếp lại công việc để phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua các nhiệm vụ khó khăn vì họ quá mất tập trung hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức trong công việc. Thay vì tuân theo danh sách ưu tiên, họ tìm kiếm những lối tắt phù hợp với tâm trạng hiện tại của mình.
Quy tắc này đảo ngược điều đó. Thay vì uốn cong danh sách nhiệm vụ của bạn để phù hợp với tâm trạng, bạn làm ngược lại: điều chỉnh tâm trạng của bạn để đáp ứng yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể có nghĩa là lên lịch cho nhiệm vụ khó nhất vào thời gian tập trung cao độ, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp năng lượng trước một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Tôi thường uống nước, vươn vai, điều chỉnh lại mắt, đi ra ngoài nhanh một chút, bất cứ điều gì giúp tôi chuẩn bị hành động. Dù tôi làm gì, tôi cũng không sắp xếp lại hay bỏ qua nhiệm vụ.
Hãy nghỉ ngơi nhanh giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những nhiệm vụ dài. Những khoảng dừng ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, cũng giúp bạn tập trung lại. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn không đổi; tính cách của bạn là biến số mà bạn kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm đến từ điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không hoài nghi, chỉ là sự tiến bộ ổn định.
Đà Tiến Độ Quan Trọng Hơn Động Lực
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng nó có thể dao động mạnh mẽ. Nếu bạn dựa vào động lực làm yếu tố thúc đẩy chính, kết quả công việc của bạn sẽ không đồng đều và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên tự xây dựng dựa trên đà tiến độ.
Đà tiến độ không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt tay vào và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục có ưu tiên cao – dù khó đến mấy – chiến thắng đó sẽ được tích lũy. Bởi vì bạn đã và đang tiến lên, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo tưởng về sự tiến bộ. Rất dễ tự lừa dối mình rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ một số nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự tạo ra sự khác biệt, bạn chưa thực sự đạt được tiến bộ. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác tốt đẹp trong khoảnh khắc đó.
Theo kinh nghiệm của tôi, đà tiến độ đến từ năng suất. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra chuyển động tiến lên có ý nghĩa. Loại tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, tích lũy kết quả và tạo dựng niềm tin trong môi trường làm việc của mình.
Hãy quên đi sự hài lòng phù du từ những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà tiến độ bền vững đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn đã bắt đầu guồng quay, việc tuân thủ danh sách sẽ trở nên thỏa mãn hơn.
Khi Lệch Khỏi Danh Sách, Hãy Bắt Đầu Lại
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như tôi đã từng nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ hành động theo tâm trạng, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua hoàn toàn quy tắc. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi đi chệch hướng.
Đừng lấy thất bại làm lý do để bỏ đi hệ thống của bạn, hãy sử dụng nó làm bằng chứng cho thấy tại sao Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi chệch hướng hoặc sắp xếp lại danh sách, hãy dừng lại, hít thở, quay lại danh sách của bạn và cam kết lại theo thứ tự.
Không có gì phải xấu hổ khi bắt đầu lại và không cần phải hoảng sợ, bạn không cần phải tạo ra một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào kế hoạch đang hoạt động và thực hành việc tuân thủ nó.
Với Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy tạo thói quen lập danh sách, đặt thứ tự và thực hiện từng mục một, không thỏa hiệp. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên khi sự rõ ràng nhanh chóng thay thế sự hỗn loạn.
