Khi số lượng thiết bị công nghệ ngày càng chồng chất, sự cản trở giữa bạn và những việc bạn cần hoặc muốn làm cũng tăng lên. Với một chút kế hoạch và vài thủ thuật thực tế, tôi đã biến mớ hỗn độn công nghệ của mình thành một bộ thiết lập ngăn nắp, hiệu quả. Mục tiêu của bài viết này là chia sẻ hành trình và những nguyên tắc đã giúp tôi đạt được không gian làm việc gọn gàng, tối ưu.
1. Đặt Mục Tiêu Và Hoạch Định Giải Pháp
Khi bắt tay vào bất kỳ công việc tổ chức nào, tốt nhất là nên lập kế hoạch trước khi thực hiện. Tôi thường hình dung trong đầu những món đồ sẽ như thế nào và những vấn đề nào có thể phát sinh.
Tôi thích sử dụng Obsidian để lập kế hoạch, vì vậy tôi đã dùng nó để ghi lại các mục tiêu, những vấn đề tiềm ẩn và cách tôi định giải quyết chúng. Việc này giúp loại bỏ những vấn đề nhỏ ngay từ đầu, làm cho công việc diễn ra suôn sẻ hơn. Nó cũng giúp bạn nhìn thấy bức tranh lớn hơn và xác định liệu có cần thay đổi gì không trước khi quá muộn.
Trong trường hợp của tôi, tôi đã đặt ra một vài mục tiêu đơn giản:
- Giảm sự bừa bộn thị giác và giúp bàn làm việc dễ tiếp cận hơn.
- Có một vị trí cố định để cất trả mọi thứ thay vì không biết đặt chúng ở đâu.
- Giảm thiểu thời gian tìm kiếm đồ vật.
Khi viết ra những mục tiêu này, tôi nhận ra rằng mình sẽ phải đối mặt với một vài thách thức:
- Có những vật dụng thường xuyên sử dụng mà việc cất giữ và lấy ra lại gây khó chịu.
- Tôi có rất nhiều thiết bị công nghệ từ nhiều lĩnh vực khác nhau, vì vậy tôi cần tìm một cách khác để phân loại chúng.
- Tôi không thể sử dụng một chiếc hộp sâu vì tôi không muốn các vật dụng chồng chất lên nhau và phải lục lọi trong một hộp chứa đồ dễ vỡ.
Sau một hồi suy nghĩ, tôi đã tìm ra giải pháp cho những vấn đề này:
- Tôi sẽ giữ một chiếc hộp nhỏ gần đó cho các vật dụng thường xuyên sử dụng và trả chúng về đúng vị trí vào cuối ngày.
- Tôi sẽ phân loại chúng theo kích thước và hình dạng: thiết bị lớn, thiết bị nhỏ, sau đó là phụ kiện và các phần đính kèm.
- Tôi sẽ dọn trống tủ sắt bên cạnh bàn làm việc của mình, chiếc tủ này có các ngăn kéo nông và dễ tiếp cận.
Tôi đã cố gắng không làm mọi thứ trở nên phức tạp, vì đó là một cách dễ dàng để nhanh chóng cảm thấy choáng ngợp và khiến công việc trở nên lớn hơn so với thực tế. Bạn muốn xây dựng một khuôn khổ đơn giản và dễ làm theo. Bạn vẫn sẽ gặp phải vấn đề trong quá trình sắp xếp, nhưng bạn sẽ rất vui vì có một hướng dẫn và bạn đã giải quyết hầu hết các vấn đề rõ ràng trước khi thực sự bắt đầu.
2. Thu Gom Thiết Bị Trước Khi Sắp Xếp
Trước khi bạn bắt đầu sắp xếp và cất giữ mọi thứ, tốt nhất là hãy lấy một chiếc hộp lớn và đặt vào đó tất cả những vật dụng không ở đúng vị trí của chúng. Những thứ như dây cáp nằm rải rác, bộ sạc, điện thoại dự phòng, ống kính, tai nghe, pin và những thứ tương tự; hãy đặt tất cả chúng vào một chiếc hộp lớn và chỉ cần nhìn vào chúng – điều này giúp bạn nhìn thấy bức tranh tổng thể rõ ràng hơn và thậm chí bạn có thể tìm ra cách phân loại chúng hiệu quả hơn.
Ở giai đoạn này, bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn về nhiệm vụ phía trước. Bạn có thể thấy rằng mình sẽ muốn thay đổi một vài điều so với kế hoạch ban đầu, và điều đó hoàn toàn ổn. Đó là mục đích của việc thu gom mọi thứ, để hình dung sâu hơn. Nếu bạn chỉ bắt đầu đặt các vật dụng vào vị trí, bạn sẽ lại trở nên lộn xộn một lần nữa mà không có hệ thống nào để giữ mọi thứ ngăn nắp lâu dài.
Hình ảnh các thiết bị công nghệ, dây cáp, phụ kiện được gom chung vào một thùng lớn để chuẩn bị sắp xếp lại
Ở phía bên trái của hộp là những thứ tôi quyết định bán và tặng đi để dọn dẹp không gian của mình hơn nữa. Tôi đã thay thế combo Scarlett Solo và AT-2020 cồng kềnh của mình bằng một chiếc Rode VideoMic Go II (đánh giá của chúng tôi) đơn giản và linh hoạt hơn. Việc này biến nhiều món đồ thành một mà không làm giảm chất lượng. Tôi cũng có thể sử dụng nó với máy ảnh hoặc điện thoại của mình, giúp nó có tính di động cao — điều mà bộ thiết lập ghi âm cũ của tôi không thể làm được.
3. Chuẩn Bị Không Gian Lưu Trữ Chuyên Biệt
Hình ảnh ngăn kéo tủ sắt trống rỗng, sẵn sàng để sắp xếp và tổ chức các thiết bị công nghệ
Bây giờ bạn đã thu gom mọi thứ cần sắp xếp, nhưng vẫn chưa phải lúc đặt chúng vào vị trí. Đã đến lúc chuẩn bị “ngôi nhà” cho chúng.
Nếu bạn đã có một không gian trống để đặt chúng vào, thật tốt. Tuy nhiên, tôi có ý định tận dụng lại chiếc tủ sắt mà PC của tôi đang đặt trên đó và biến nó thành một không gian chức năng hơn. Rất có thể bạn cũng có một không gian có thể phục vụ nhiều chức năng hơn – nó miễn phí, và nó sẽ làm cho không gian trở nên thỏa mãn hơn vì giờ đây nó có một mục đích thực sự.
Trong trường hợp của tôi, tôi đã dọn trống các ngăn kéo của mình. Tôi hài lòng với ngăn kéo trên cùng vì nó chứa đầy những vật dụng phi công nghệ quan trọng mà tôi cần phải dễ dàng tiếp cận. Tuy nhiên, mỗi ngăn bên dưới lại là một mớ hỗn độn ngẫu nhiên gồm dây cáp, phụ kiện, v.v. Tôi đã đặt những thứ đó vào thùng rác trong giai đoạn thu gom.
Trong thời gian này, tôi cũng tìm thấy những thứ tôi muốn đặt vào một “kho lưu trữ” ở ngăn kéo dưới cùng để tôi không phải lo lắng về chúng trong giai đoạn sắp xếp.
4. Sắp Xếp Thiết Bị Công Nghệ Với Chủ Đích
Một chút “bật mí”: tôi thực sự thấy rằng 90% số đồ công nghệ mà tôi muốn sắp xếp thực sự vừa vặn trong một ngăn kéo duy nhất. Tôi rất ngạc nhiên về mức độ hiệu quả của việc sắp xếp có chủ đích.
Sắp xếp theo mức độ ưu tiên và hình dạng
Ngăn “ngăn kéo công nghệ” chính này là nơi tôi đặt dây cáp, phụ kiện công nghệ, pin, thiết bị lưu trữ, v.v. Tôi đã phân loại mớ dây cáp lộn xộn bằng các túi zip mà tôi dán nhãn bằng bút dạ không phai. Sau đó, tôi sắp xếp chúng theo thứ tự mức độ cấp thiết, bất kể tầm quan trọng. Nếu nó quan trọng nhưng hiếm khi được sử dụng, nó sẽ nằm ở phía sau — càng thường xuyên cần đến nó, nó sẽ càng được đặt gần phía trước.
Toàn cảnh ngăn kéo đựng thiết bị công nghệ được sắp xếp khoa học với các túi zip cáp sạc và phụ kiện xếp dọc theo hình dạng
Ở phía sau, hoặc phần ngoài cùng bên trái của hình ảnh, là các túi cáp tôi đã quyết định giữ lại. Di chuyển sang phải, bạn có thể thấy các vật thể có hình dạng tương tự được đặt nằm nghiêng theo một hàng: các phụ kiện ống kính máy ảnh hình trụ, bộ sạc hình chữ nhật và một hộp nhỏ chứa nhiều vật dụng nhỏ khác nhau như pin, thẻ SD, v.v. Tôi đã lấy cảm hứng từ cách sắp xếp kiểu giá sách. Việc lấy đồ từ các khe như thế này dễ dàng hơn nhiều so với việc chúng chồng chất lên nhau. Hầu hết các loại cáp tôi có là cáp USB-C. Mặc dù hầu hết chúng đều nằm trong túi, tôi đã chọn một vài cáp USB-C có khả năng sạc nhanh hoặc truyền dữ liệu để đặt ở phía trước để dễ dàng tiếp cận.
Mẹo tối ưu không gian hiệu quả
Hình ảnh micro Rode VideoMic Go II, Anker USB hub và máy đo laser Xiaomi được đặt gọn gàng trên một túi cáp dùng làm vách ngăn trong ngăn kéo
Như bạn có thể thấy, tôi đã sử dụng một trong những túi cáp làm vách ngăn. Tôi nhận thấy rằng không gian phía trên rất hoàn hảo cho các vật dụng thường xuyên sử dụng. Các vật dụng như Rode VideoMic Go II, Anker USB hub và máy đo laser Xiaomi (chúng vừa vặn một cách hài lòng vào những vị trí đó và sẽ không di chuyển lung tung). Tôi cũng đã đặt mút chắn gió của micro Rode lên trên không gian tôi đặt các loại cáp thường dùng. Việc các vật dụng chồng chất lên nhau có thể mâu thuẫn với những gì tôi đã nói trước đây, nhưng tôi có nhiều khả năng sử dụng những thứ ở trên hơn là những thứ ở dưới.
Ngăn kéo với ngăn chứa bí mật bên dưới hộp pin máy ảnh, dùng để lưu trữ ví lạnh Trezor và các loại cáp ít dùng
Một điều khác tôi thích là ngăn bí mật trong hình ảnh trên. Bên dưới hộp đựng pin máy ảnh là nửa còn lại của hộp chứa các vật dụng ít khi sử dụng — hoặc những thứ tôi muốn cất giấu như ví lạnh Trezor của mình. Nó cũng chứa một số loại cáp rất ngắn mà tôi không có khả năng sử dụng trong hầu hết các trường hợp.
Sau tất cả những điều này, tôi còn lại hai ngăn kéo trống. Một ngăn, tôi đã đổ đầy những thứ lớn hơn mà tôi không sử dụng nhiều, như bộ điều khiển, bàn phím và chuột dự phòng, và máy chơi game PSP của mình. Tôi thậm chí không cần một chiếc hộp để cất đồ đi bởi vì việc đặt mọi thứ trở lại rất dễ dàng với cách sắp xếp của nó.
Tôi đã đạt được ba mục tiêu chính của mình nhưng không ngờ lại có thêm không gian lưu trữ mặc dù giờ đây tôi có thể cất giữ nhiều thứ hơn. Phần thưởng bổ sung này khiến nó đáng giá hơn nhiều thời gian của tôi, và tôi hy vọng nó cũng sẽ đáng giá thời gian của bạn!
