Trong kỷ nguyên số, việc quản lý và xử lý lượng lớn tài liệu trở nên phức tạp hơn bao giờ hết. May mắn thay, các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) đã xuất hiện để hỗ trợ người dùng tóm tắt, tổ chức và tìm kiếm thông tin hiệu quả. Hai trong số những cái tên nổi bật trong lĩnh vực này là Adobe Acrobat AI Assistant và Dropbox Dash. Cả hai đều cung cấp các tính năng AI hữu ích để tóm tắt và sắp xếp tài liệu, nhưng đâu mới là lựa chọn tối ưu cho nhu cầu của bạn? Bài viết này sẽ đi sâu vào so sánh từng khía cạnh để giúp bạn đưa ra quyết định.
Adobe Acrobat AI Assistant và Dropbox Dash là gì?
Adobe Acrobat AI Assistant là một công cụ AI tạo sinh, được cung cấp dưới dạng một tiện ích bổ sung cho bất kỳ gói Adobe Acrobat nào. Nó hoạt động bằng cách nhận diện thông tin trong các tài liệu PDF đã quét, tải lên hoặc các biểu mẫu PDF có thể điền, cho phép bạn sử dụng AI Assistant để đặt câu hỏi, tóm tắt hoặc trích dẫn thông tin chỉ trong vài giây.
Dropbox Dash là một công cụ tương tự được phát triển bởi Dropbox, một dịch vụ quản lý tệp trên đám mây. Mặc dù Dropbox cho phép tải lên ảnh và video, Dropbox Dash—công cụ tìm kiếm tổng hợp tích hợp AI của nó—lại chuyên về các tài liệu văn bản đã quét hoặc tải lên, cũng như các tài liệu trong các ứng dụng được kết nối. Nó có khả năng nhận diện thuật ngữ để tìm kiếm, tóm tắt hoặc cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi của bạn.
Giao diện trang chủ Dropbox Dash hiển thị các bảng điều khiển tài liệu và ứng dụng đã kết nối.
Mặc dù cả hai tiện ích bổ sung này đều mang lại các tính năng tương tự trong hai công cụ vốn khác biệt, chắc chắn sẽ có một công cụ hoạt động tốt hơn cho các tính năng quản lý tài liệu bằng AI.
Nền Tảng Hỗ Trợ và Chi Phí
Bạn có thể truy cập Adobe Acrobat AI Assistant thông qua phiên bản Adobe Acrobat dành cho máy tính để bàn, phiên bản trình duyệt và phiên bản di động (đang trong giai đoạn thử nghiệm tại thời điểm viết bài).
Giao diện Adobe Acrobat AI Assistant đang hoạt động trên máy tính Mac, minh họa khả năng tương tác với tài liệu PDF.
Để sử dụng Acrobat AI Assistant, bạn phải mua nó dưới dạng một tính năng bổ trợ riêng biệt cho gói Acrobat của mình. Bất kỳ loại gói nào cũng có thể sử dụng Acrobat AI Assistant, kể cả các gói miễn phí—nhưng bạn phải mua AI Assistant để sử dụng. Chi phí là 4,99 USD mỗi tháng, bất kể bạn đang sử dụng gói nào. Điều này có nghĩa là ngay cả người dùng Adobe Acrobat Pro—những người đã trả phí thuê bao—vẫn cần mua tiện ích bổ trợ AI Assistant một cách riêng biệt.
Dropbox Dash có sẵn dưới dạng ứng dụng riêng, và cũng có sẵn thông qua phiên bản trình duyệt và di động, nhưng chỉ ở Hoa Kỳ. Bạn có thể truy cập Dropbox Dash trên cả máy tính Windows và Mac, thiết bị di động Apple và Android, cũng như tất cả các trình duyệt lớn.
Bạn có thể sử dụng ứng dụng Dash tương tự như một công cụ tìm kiếm, nhưng thông tin hoàn toàn đến từ các tài liệu bạn đã kết nối hoặc tải lên, chứ không phải từ Internet. Hiện tại, Dash chỉ hoạt động với các tệp tiếng Anh tại khu vực Hoa Kỳ và chưa hỗ trợ các ngôn ngữ khác.
Ngược lại, với Dash, mặc dù Dropbox Dash bản thân là miễn phí, nó chỉ có thể được sử dụng với tài khoản Dropbox Premium. Điều này trái ngược với AI Assistant của Acrobat, một tiện ích bổ trợ trả phí nhưng có thể sử dụng với cả phiên bản Acrobat có phí hoặc miễn phí.
Khả Năng Tóm Tắt Tài Liệu
Sử dụng Acrobat AI Assistant hoặc Dropbox Dash để tóm tắt tài liệu là một trong những cách hữu ích nhất để tận dụng cả hai công cụ. Mặc dù có các công cụ AI khác như Otter tồn tại để tóm tắt tài liệu âm thanh thành bản tóm tắt văn bản—một công cụ AI tuyệt vời cho người viết nội dung—AI Assistant và Dash đều thực hiện tốt việc tóm tắt các khối văn bản lớn một cách nhanh chóng.
Khi mở một tài liệu với Acrobat AI Assistant, bạn sẽ ngay lập tức được cung cấp một bản tóm tắt tổng quan cơ bản. Bạn không cần làm gì để xem bản tóm tắt này, nó ngay lập tức cung cấp cho bạn cái nhìn nhanh về tài liệu—và bạn có thể tải lên tài liệu có dung lượng lớn tới 600 trang và tối đa 10 tài liệu cùng một lúc.
Kết quả tóm tắt và câu trả lời được cung cấp bởi Dropbox Dash dựa trên nội dung tài liệu.
Dropbox Dash có thể tóm tắt vô số tài liệu một cách nhanh chóng. Không chỉ các tài liệu và tệp bạn đã tải lên, mà nó còn có thể tóm tắt các cuộc họp công việc, email, bảng Notion và nhiều tài liệu dựa trên văn bản hoặc văn bản trong hình ảnh khác. Nó tóm tắt được nhiều hơn so với Acrobat, nhưng lại có hệ thống sử dụng phức tạp hơn. Bạn có thể tìm thấy các bản tóm tắt bằng cách đặt câu hỏi về tài liệu, tệp hoặc tài khoản đã kết nối.
Các Công Cụ Tìm Kiếm
Acrobat AI Assistant cung cấp các công cụ tìm kiếm khác nhau, bao gồm việc gõ câu hỏi hoặc sử dụng chức năng tìm kiếm bằng giọng nói. Bản tóm tắt tổng quan của ứng dụng tạo ra các câu hỏi chung nhưng liên quan mà bạn có thể sử dụng làm điểm khởi đầu nếu chưa có câu hỏi nào. Ngoài ra còn có một hộp văn bản nơi bạn có thể viết câu hỏi của riêng mình.
Hộp tìm kiếm AI đa năng của Dropbox Dash cho phép người dùng truy vấn thông tin từ tài liệu và ứng dụng.
Dropbox Dash có chức năng tìm kiếm tổng hợp có thể quét và tìm kiếm không chỉ tài liệu của bạn mà còn cả các tệp và ứng dụng bạn kết nối với tài khoản của mình. Nó có thể hoạt động như một công cụ tìm kiếm trong các tài liệu, tệp và tài khoản cá nhân của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm câu trả lời bằng cách hỏi Dash.
Bạn có thể tìm kiếm bằng từ khóa, tiêu đề và bảo vệ an ninh để ngăn chặn các thành viên nhóm không được ủy quyền truy cập vào các tài liệu quan trọng. Trong chức năng tìm kiếm, bạn có thể đặt câu hỏi trực tiếp cho Dash, và nó sẽ trả về các câu trả lời giống như con người dựa trên các tài liệu có sẵn.
Tính Năng Tìm Kiếm Bằng Giọng Nói
Màn hình Adobe Acrobat AI Assistant trên điện thoại di động hiển thị tính năng tìm kiếm bằng giọng nói.
Màn hình Adobe Acrobat AI Assistant trên di động với tùy chọn phát lại câu trả lời từ tính năng giọng nói.
Khi sử dụng Acrobat AI Assistant từ điện thoại thông minh, bạn có thể dùng giọng nói để tìm kiếm trong tài liệu của mình. Acrobat AI Assistant cho điện thoại hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm tại thời điểm viết bài, vì vậy nó chưa hoạt động với hiệu quả 100%, nhưng với lịch sử của Adobe, chúng ta có thể kỳ vọng vào những kết quả tốt khi tính năng này được phát hành chính thức.
Sau khi sử dụng chức năng chuyển giọng nói thành văn bản để tìm kiếm, bạn có thể phát câu trả lời ra loa để nghe thay vì chỉ đọc.
Tại thời điểm viết bài, Dropbox Dash chưa có chức năng giọng nói hoặc khả năng tìm kiếm bằng giọng nói.
Khả Năng Trích Dẫn Nguồn
Khi sử dụng Acrobat AI Assistant để quét tài liệu, tóm tắt hoặc trả lời các câu hỏi bạn đã hỏi AI về tài liệu của mình, kết quả sẽ luôn xuất hiện kèm theo trích dẫn có liên kết. Điều này đảm bảo bạn có thể chứng minh nơi Acrobat AI Assistant đã tìm thấy thông tin mà nó trình bày cho bạn.
Tính năng trích dẫn nguồn rõ ràng của Adobe Acrobat AI Assistant, giúp xác minh thông tin tóm tắt.
Kết quả của việc trích dẫn này cũng chứng minh rằng tất cả thông tin được cung cấp đều đến trực tiếp từ dữ liệu bạn cung cấp cho Adobe Acrobat. Nó không lấy thông tin không chính xác từ các nguồn khác, và bạn luôn có thể truy ngược lại chính xác nơi nó tóm tắt thông tin để mang lại sự yên tâm.
Dropbox Dash cũng trích dẫn nguồn, nhưng các trích dẫn của nó không rõ ràng hoặc dễ truy vết như của Acrobat. Vì Dash có quyền truy cập vào nhiều nội dung và dữ liệu hơn, do các ứng dụng tích hợp mà bạn có thể kết nối, có nhiều khả năng thông tin sai lệch sẽ được cung cấp trong các câu trả lời của bạn, vì vậy việc trích dẫn rõ ràng nên được ưu tiên hơn.
Khả Năng Kết Nối Ứng Dụng Bên Ngoài
Acrobat AI Assistant không kết nối với các ứng dụng bên ngoài hệ sinh thái Adobe. Mặc dù điều đó nghe có vẻ hạn chế, nhưng vì nó hoạt động trong Adobe Acrobat, nó có rất nhiều tính năng tích hợp sẵn, vì vậy bạn không bỏ lỡ nhiều khi không kết nối với các ứng dụng bên ngoài.
Adobe Acrobat AI có thể kết nối trực tiếp với Adobe Express, một trong những ứng dụng Adobe tốt nhất hiện nay. Thông qua kết nối này—mặc dù hơi khác so với công cụ Acrobat AI Assistant—bạn có thể tích hợp hình ảnh do AI tạo và thêm bố cục thiết kế vào tài liệu của mình. Khá ấn tượng.
Giao diện Dropbox Dash hiển thị danh sách các ứng dụng có thể kết nối để mở rộng khả năng tìm kiếm và quản lý tài liệu.
Giao diện của Dropbox Dash có một bảng điều khiển cho phép bạn kết nối hầu hết mọi công cụ phần mềm năng suất và quản lý với Dash. Điều này cho phép bạn sử dụng các chức năng tìm kiếm AI của Dash trên các ứng dụng khác, bao gồm email, các chuỗi trò chuyện và lịch, chỉ là một vài ví dụ.
Càng kết nối nhiều ứng dụng vào Bảng điều khiển quản trị Dash của bạn, bạn càng hưởng lợi nhiều hơn từ việc sử dụng Dash. Nó không chỉ có thể cung cấp câu trả lời từ tài liệu của bạn mà còn từ các tài khoản bạn đã liên kết bằng cách đọc tin nhắn hoặc thông tin khác được chia sẻ thông qua các tài khoản đã liên kết.
Kết Luận
Mặc dù hai công cụ này cung cấp các tính năng tương tự, nhưng chúng cũng đủ khác biệt để khó có thể so sánh quá nghiêm ngặt với nhau. Đối với người dùng không thuộc khu vực Hoa Kỳ, Adobe Acrobat AI Assistant là lựa chọn tốt nhất vì nó không bị chặn khu vực. Nếu bạn đã sử dụng một quy trình làm việc lớn với Adobe trong công việc hàng ngày, việc mua tiện ích bổ trợ AI Assistant sẽ không yêu cầu bạn phải học một giao diện mới, và công cụ này cũng rất đơn giản để sử dụng.
Khả năng trích dẫn rõ ràng và minh bạch của Acrobat đã mang lại sự tin tưởng lớn, điều mà tôi không tìm thấy ở các trích dẫn mơ hồ của Dropbox Dash. Tôi thích việc Acrobat ít kết nối ứng dụng bên ngoài hơn, vì Dash dường như quá mức cần thiết đối với sở thích cá nhân của tôi. Tôi không muốn AI can thiệp vào mọi khía cạnh trong cuộc sống, và tôi cảm thấy khó chịu khi Dash tự khởi động mỗi khi tôi mở máy tính xách tay thay vì chỉ truy cập khi tôi muốn hoặc cần.
Lựa chọn giữa Adobe Acrobat AI Assistant và Dropbox Dash phụ thuộc vào nhu cầu và quy trình làm việc cụ thể của bạn. Nếu bạn ưu tiên sự chính xác, minh bạch trong trích dẫn, và đã quen thuộc với hệ sinh thái Adobe, AI Assistant là một lựa chọn mạnh mẽ. Ngược lại, nếu bạn cần một công cụ tìm kiếm và tóm tắt đa năng, có khả năng kết nối sâu rộng với nhiều ứng dụng năng suất và sẵn lòng chấp nhận các giới hạn về khu vực, Dropbox Dash có thể phù hợp hơn. Hãy cân nhắc các ưu tiên của mình để chọn công cụ tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
