Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” (all-in-one productivity apps) hứa hẹn là giải pháp hoàn hảo cho mọi vấn đề trong việc theo dõi và quản lý công việc. Về lý thuyết, ý tưởng này nghe có vẻ tuyệt vời. Tuy nhiên, trên thực tế, chúng thường không hoạt động như mong đợi và đôi khi còn gây phản tác dụng.
1. Giao Diện Cồng Kềnh và Phức Tạp
Khi sử dụng các ứng dụng năng suất all-in-one, bạn có quyền truy cập vào vô số tính năng. Các công cụ này tích hợp lịch, danh sách việc cần làm, tính năng ghi chú và nhiều hơn nữa. Ban đầu, bạn có thể cảm thấy như mình đã tìm thấy “chén thánh” của quản lý dự án – cho đến khi bạn bắt đầu thực sự sử dụng chúng.
Nhiều ứng dụng năng suất tổng hợp có giao diện lộn xộn, đặc biệt nếu chúng là sản phẩm mới và chưa có đủ thời gian để tối ưu trải nghiệm người dùng. Các bảng điều khiển thường cảm thấy rườm rà, và việc điều hướng có thể khó khăn hơn mức cần thiết. Ngay cả một số ứng dụng all-in-one tưởng chừng đơn giản hơn cũng vẫn có thể cảm thấy “cồng kềnh” khi chúng tích hợp quá nhiều tính năng.
Cài đặt cộng tác tài liệu phức tạp trong ứng dụng Spike minh họa giao diện cồng kềnh.
Trải nghiệm người dùng trên máy tính để bàn đã đủ khó chịu, nhưng ứng dụng di động của chúng thường còn gây phiền toái hơn. Do đó, nếu bạn muốn theo dõi công việc khi đang di chuyển, bạn có thể sẽ cảm thấy thất vọng. Sự phức tạp này làm giảm hiệu quả sử dụng và khiến người dùng mất thời gian làm quen thay vì tập trung vào công việc chính.
2. Gây Áp Lực Tâm Lý và Cảm Giác Choáng Ngợp
Một điều mà nhiều người thường mắc sai lầm về năng suất là cố gắng làm cho mọi thứ trở nên quá phức tạp. Một số người (và nhà sáng lập ứng dụng) đáng tiếc nghĩ rằng càng nhiều tính năng, ứng dụng càng tốt. Tuy nhiên, điều xảy ra lại hoàn toàn ngược lại. Thay vì trở thành một “thần năng suất”, bạn thường cảm thấy choáng ngợp và kiệt sức.
Các ứng dụng năng suất all-in-one thường gây cảm giác quá tải, và đôi khi thật khó để biết nên bắt đầu từ đâu. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cảm thấy áp lực phải sử dụng mọi tính năng, dẫn đến ít công việc thực tế được hoàn thành hơn và nhiều thao tác “duy trì” vô nghĩa hơn.
Notion là một ví dụ điển hình. Mặc dù Notion là một công cụ tuyệt vời để ghi chú, nhưng tôi đã không còn sử dụng nó để tổ chức toàn bộ cuộc sống cá nhân. Quá thường xuyên, tôi cảm thấy mình cần phải thử mọi loại mẫu có sẵn. Một số công cụ email có tính năng năng suất, như Spike, cũng gây ra hiệu ứng tương tự. Việc mở một ứng dụng và bị “tấn công” bởi hàng loạt tính năng mới hiếm khi dẫn đến năng suất thực sự. Nếu các ứng dụng này cho phép tùy chỉnh để loại bỏ bớt các tính năng không cần thiết, câu chuyện sẽ khác.
3. Thiếu Độ Tin Cậy và Khả Năng Duy Trì Lâu Dài
Trong vai trò một người hoạt động trong lĩnh vực công nghệ và viết về các ứng dụng trong nhiều năm, tôi đã chứng kiến rất nhiều sự chuyển đổi. Tôi cũng thấy nhiều ứng dụng ra đời và biến mất, và tôi rất hoài nghi về bất kỳ xu hướng hay công cụ mới nào chưa được kiểm chứng theo thời gian. Sự bùng nổ của AI vào cuối năm 2022 và đầu năm 2023 là một ví dụ điển hình; tôi đã thử rất nhiều ứng dụng mà giờ đây không còn tồn tại.
Theo quan điểm của tôi, nhiều ứng dụng năng suất all-in-one mới không đủ ổn định để sử dụng lâu dài. Tôi không thể tin tưởng một công cụ tuyên bố sẽ giải quyết mọi vấn đề của tôi nhưng lại có nguy cơ cao ngừng tồn tại hoặc không còn được cập nhật khi nguồn vốn đầu tư mạo hiểm cạn kiệt. Ngay cả khi tôi vẫn có thể sử dụng công cụ đó, tôi không muốn tự đặt mình vào tình thế dễ bị tấn công bởi một trong những nguồn malware phổ biến nhất (do ứng dụng không được bảo trì).
Trước khi tôi sử dụng bất kỳ công cụ nào thường xuyên, đặc biệt là phần mềm năng suất, nó phải tồn tại ít nhất 4-5 năm. Lý tưởng nhất, tôi muốn nó đã có lợi nhuận vào thời điểm tôi bắt đầu sử dụng. Bằng cách đó, tôi biết rằng nó ít có khả năng biến mất khi tôi đã quen với tất cả các tính năng của nó.
Bên cạnh sự không chắc chắn về khả năng tồn tại lâu dài, các ứng dụng năng suất all-in-one thường kém tin cậy trong quá trình sử dụng thực tế. Ví dụ, tôi thường xuyên gặp phải tình trạng ứng dụng bị treo nhiều hơn so với các ứng dụng chuyên dụng. Hơn nữa, tôi từng gặp trường hợp thông tin của mình không đồng bộ hoặc bị xóa. Một phiền toái khác mà tôi thường gặp là tài khoản của tôi thường xuyên bị đăng xuất, và tôi cần phải đăng nhập mỗi khi mở ứng dụng. Nếu tôi đang cố gắng lên kế hoạch cho một ngày, việc liên tục phải đăng nhập là điều cuối cùng tôi muốn làm.
4. Áp Lực “Hệ Thống Hoàn Hảo” Vô Nghĩa
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có một loạt tính năng hấp dẫn khiến người dùng khó lòng không sử dụng một số trong số đó. Ngoài ghi chú, lịch và danh sách việc cần làm, bạn có thể làm cho các tác vụ của mình trông đẹp mắt hơn với biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban. Mặc dù điều này nghe có vẻ tuyệt vời về lý thuyết, nhưng bạn thường sẽ hoàn thành ít công việc hơn so với việc giữ mọi thứ đơn giản.
Bảng Kanban đẹp mắt trong Obsidian minh họa xu hướng tập trung vào hệ thống thay vì công việc.
Khi sử dụng các công cụ này, bạn thường cảm thấy mình cần một hệ thống hoàn hảo. Trừ khi bạn đã tối ưu hóa hoàn hảo các tác vụ và sử dụng sự phối màu lý tưởng, bạn có thể cảm thấy việc làm việc trên các nhiệm vụ đã liệt kê là một sự lãng phí thời gian. Bạn có thể tạo ra một hệ thống hoàn hảo vài lần, nhưng cuối cùng, bạn sẽ mệt mỏi vì phải duy trì nó. Đôi khi, bạn sẽ có những tháng khó khăn hơn, và tại một thời điểm nào đó, bạn có thể tự hỏi liệu mình có thực sự cần quá nhiều “chuông và còi” như vậy không. Giữ mọi thứ đơn giản và tập trung vào việc thực hiện công việc là một trong những chiến thuật năng suất tốt nhất.
5. Hiệu Quả Tương Tự Với Các Ứng Dụng Đơn Giản, Chuyên Biệt
Mặc dù bạn nên cố gắng tránh chuyển đổi ngữ cảnh (context-switching) nhiều nhất có thể, nhưng bạn thường có thể đạt được kết quả năng suất tuyệt vời với các ứng dụng đơn giản. Thay vì sử dụng một công cụ năng suất all-in-one, hãy cân nhắc sử dụng:
- Todoist hoặc Things 3 cho danh sách việc cần làm (hoặc thậm chí là sử dụng danh sách việc cần làm bằng giấy).
- Google Calendar hoặc Apple Calendar để quản lý thời gian của bạn.
- Asana để lập kế hoạch deadline dài hạn.
- Google Keep, Notion (chỉ cho mục đích ghi chú), hoặc Apple Notes để ghi chú.
Trừ khi bạn đang thực hiện một công việc thực sự chuyên biệt, bạn không cần quá nhiều công cụ khác. Bạn thường sẽ cảm thấy thoải mái hơn sau khi chuyển sang một hệ thống dễ dàng hơn, đồng thời thấy nó dễ duy trì hơn. Kết quả là, bạn sẽ đạt được năng suất cao hơn về lâu dài.
Minh họa việc lên lịch làm việc chuyên sâu bằng ứng dụng lịch đơn giản giúp tối ưu năng suất.
Các ứng dụng năng suất all-in-one có thể phù hợp với một số ít người, nhưng chúng thường quá phức tạp đối với người dùng thông thường. Bạn không nhất thiết cần một công cụ làm mọi thứ, và trên thực tế, việc sử dụng một công cụ như vậy có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Thay vào đó, bạn cần một hệ thống đơn giản mà bạn có thể kiên trì sử dụng. Hãy cân nhắc các giải pháp chuyên biệt hơn để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của bạn.
