Trong nhiều năm, tôi đã tin rằng các ứng dụng tích hợp của Apple quá cơ bản và luôn tìm kiếm sự hỗ trợ từ vô số ứng dụng bên thứ ba phức tạp để quản lý năng suất. Tôi từng nghĩ rằng mình cần một “con dao đa năng Thụy Sĩ” khi thực tế một con dao đơn giản cũng có thể hoàn thành tốt công việc. Tuy nhiên, sau khi quyết định tập trung hoàn toàn vào các ứng dụng năng suất của Apple, tôi ước gì mình đã làm điều này sớm hơn.
Vấn Đề Với Các Công Cụ Năng Suất Bên Thứ Ba
Tôi luôn tìm kiếm những công cụ năng suất tốt nhất để giữ mọi thứ ngăn nắp và tập trung. Trong những năm qua, tôi đã thử mọi thứ từ Notion và OmniFocus đến Obsidian và Todoist. Mặc dù mỗi công cụ này đều có điểm mạnh riêng, nhưng cuối cùng tôi nhận ra chúng đều gặp phải những thách thức tương tự nhau gây khó chịu.
Thứ nhất, nhiều ứng dụng bên thứ ba đi kèm với quá nhiều tính năng, đến mức chúng có thể trở nên choáng ngợp. Mặc dù những “chuông và còi” này ban đầu có vẻ hấp dẫn, chúng cũng đòi hỏi một đường cong học tập dốc. Tôi đã dành hàng giờ để tùy chỉnh bảng điều khiển, thiết lập quy trình làm việc và học cách sử dụng các tính năng nâng cao, chỉ để nhận ra rằng mình không cần đến một nửa trong số đó.
Thứ hai, mặc dù hầu hết các công cụ này đều đồng bộ hóa lên đám mây, chúng không phải lúc nào cũng giao tiếp tốt với nhau hoặc với các công cụ khác mà tôi sử dụng hàng ngày. Điều này dẫn đến các quy trình làm việc bị ngắt kết nối và rất nhiều công việc thủ công để giữ mọi thứ được cập nhật.
Mặt khác, các ứng dụng năng suất của Apple được thiết kế có chủ đích hướng đến sự đơn giản và tích hợp liền mạch. Không có bộ tính năng quá tải hay đường cong học tập dốc. Thay vào đó, chúng tập trung vào việc thực hiện một vài điều tốt và tích hợp liền mạch, mang lại trải nghiệm mượt mà, kết nối hơn, cho phép tôi tập trung vào công việc của mình, chứ không phải vào các công cụ.
Reminders: Quản Lý Tác Vụ Vượt Mong Đợi
Thoạt nhìn, ứng dụng Reminders của Apple có vẻ giống như một danh sách việc cần làm cơ bản – tuyệt vời cho việc đi chợ và những lời nhắc nhở nhanh. Mặc dù Reminders không giàu tính năng như các “ông lớn” quản lý dự án như OmniFocus, nhưng chính điều đó lại làm cho nó trở nên hiệu quả.
Reminders đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa tính đơn giản và chức năng, và khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng Apple khác đã biến nó thành một phần không thể thiếu trong hệ thống năng suất của tôi.
Tác vụ đánh giá hàng tuần được tổ chức trong ứng dụng Reminders của Apple, thể hiện khả năng quản lý dự án hiệu quả.
Reminders tập trung vào những điều cần thiết – mọi thứ đều ở đúng vị trí bạn cần, không có sự phức tạp không cần thiết hay tùy chỉnh vô tận. Điều này giúp việc tổ chức danh sách việc cần làm trong Reminders trở nên dễ dàng. Ví dụ, một trong những tính năng bị đánh giá thấp nhất của Reminders là khả năng xử lý cả các việc cần làm đơn giản lẫn các dự án phức tạp. Bạn có thể chia nhỏ các dự án lớn thành các tác vụ nhỏ hơn và thậm chí tạo các tác vụ con bên trong các tác vụ đó.
Nhắc nhở dựa trên vị trí là một tính năng đơn giản nhưng hiệu quả khác, cho phép bạn đặt cảnh báo kích hoạt khi bạn đến một địa điểm cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc tưới cây ngay khi về đến nhà.
Tôi cũng sử dụng Danh sách thông minh (Smart Lists) trong Reminders để giảm bớt gánh nặng trong việc tổ chức tác vụ. Thay vì sắp xếp thủ công các lời nhắc vào các danh sách khác nhau, Smart Lists tự động nhóm các tác vụ dựa trên các tiêu chí như ngày, mức độ ưu tiên, thời gian hoặc vị trí.
Notes: Trung Tâm Tri Thức Cá Nhân Của Tôi
Apple Notes là ứng dụng ghi chú tốt nhất dành cho người dùng Apple. Mặc dù nhiều người dùng chuyên nghiệp có thể cảm thấy ứng dụng Notes thiếu một số tính năng quan trọng, nhưng lợi ích của nó vẫn vượt trội so với nhược điểm, đặc biệt đối với những người trong hệ sinh thái Apple. Thay vì chuyển sang một ứng dụng khác, tôi sử dụng ProNotes để nâng cao khả năng của ứng dụng Notes trên máy Mac của mình.
Thanh công cụ định dạng của ProNotes, một tiện ích mở rộng giúp nâng cao khả năng của ứng dụng Ghi chú Apple trên macOS.
Một trong những điều tôi yêu thích nhất ở Apple Notes là tốc độ truy cập thông tin. Nhờ khả năng tích hợp sâu với macOS, tôi có thể mở các ghi chú cụ thể trong Spotlight Search chỉ bằng cách gõ một từ khóa.
Tôi cũng sử dụng ứng dụng Notes trên iPhone để quét tài liệu. Dù là hóa đơn, ghi chú viết tay hay hợp đồng, tôi đều có thể nhanh chóng quét và lưu lại. Nhờ đồng bộ hóa iCloud, chúng có thể truy cập ngay lập tức trên tất cả các thiết bị Apple của tôi.
Là một người thường xuyên có ý tưởng lóe lên bất chợt, tôi cần một cách để ghi lại chúng nhanh chóng trước khi chúng biến mất. Tôi sử dụng Hot Corners trên máy Mac để gán một trong các góc màn hình mở ứng dụng Notes nhanh chóng. Với một cú rê chuột đơn giản, tôi có thể ghi lại suy nghĩ mà không làm gián đoạn quy trình làm việc.
Calendar: Quản Lý Lịch Trình và Cuộc Họp
Tôi phải thừa nhận rằng mình không phải lúc nào cũng là một người hâm mộ Apple Calendar. Đó là lý do tại sao ban đầu tôi đã thay thế ứng dụng mặc định trên máy Mac bằng một lựa chọn bên thứ ba gọi là Fantastical. Tuy nhiên, tôi đã quay lại sử dụng Calendar vì nó miễn phí, và kể từ đó, tôi nhận ra rằng đôi khi, sự đơn giản chính xác là những gì bạn cần.
Giao diện ứng dụng Lịch của Apple trên macOS, minh họa khả năng quản lý nhiều lịch trình và sự kiện công việc cá nhân.
Một trong những điều tôi yêu thích nhất ở Apple Calendar là cách nó xử lý nhiều lịch một cách dễ dàng. Ví dụ, tôi có các lịch riêng biệt cho nhiều khía cạnh khác nhau trong cuộc sống của mình, mỗi lịch được gán một màu độc đáo. Sự phân biệt trực quan này giúp dễ dàng phân biệt chúng chỉ trong nháy mắt.
Một tính năng khác mà tôi yêu thích là Calendar có thể đồng bộ hóa các sự kiện từ các tài khoản lịch khác, như Google Calendar. Dù là một cuộc họp công việc được lên lịch bởi đồng nghiệp hay một sự kiện gia đình được chia sẻ qua Google, mọi thứ đều hiển thị ở một nơi.
Sự đơn giản của Apple Calendar tỏa sáng khi tạo sự kiện. Tôi có thể đặt lời nhắc, thêm thông tin địa điểm, người được mời, tệp đính kèm và nhiều hơn nữa. Nếu kế hoạch thay đổi, việc lên lịch lại cũng dễ dàng như kéo và thả các sự kiện sang một ngày khác. Thêm một sự kiện mới cũng dễ dàng như Ctrl-click vào ngày mong muốn và thêm chi tiết.
Tận Dụng Sức Mạnh Tích Hợp Của Ứng Dụng Apple
Các ứng dụng gốc của Apple không chỉ hữu ích khi đứng một mình mà còn tốt hơn nhiều khi được sử dụng cùng nhau, biến chúng thành một hệ thống năng suất gắn kết. Hãy bắt đầu với Siri, đã trở thành cách ưa thích của tôi để nhanh chóng thêm tác vụ vào Reminders. Bạn cũng có thể sử dụng Siri để tạo sự kiện trong Calendar và ghi chú, bằng cách nói những câu như:
- “Nhắc tôi gọi cho Sarah lúc 3 giờ chiều.”
- “Tạo một ghi chú có tiêu đề đề xuất sách.”
- “Tạo sự kiện họp với Paul trong Lịch vào ngày mai.”
Ngoài ra, Apple giúp dễ dàng kết nối thông tin giữa các công cụ này, ví dụ:
- Tôi có thể ghi lại ghi chú cuộc họp trong Notes và ngay lập tức tạo một tác vụ trong Reminders từ ghi chú đó.
- Các tác vụ trong Reminders xuất hiện trong Calendar, cho phép tôi xem lịch trình và các việc cần làm ở một nơi.
- Nếu tôi nhận được email về một cuộc họp, tôi có thể kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ.
Điều này có nghĩa là các tác vụ, sự kiện và ghi chú không tồn tại trong các “hầm” riêng biệt. Thay vào đó, chúng di chuyển linh hoạt giữa các ứng dụng, đảm bảo không có chi tiết nào bị mất và việc nâng cao năng suất trở nên tự nhiên.
Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple, tôi đã cải thiện quy trình làm việc và giảm thiểu sự phân tâm. Nếu bạn đã ở trong hệ sinh thái Apple, những ứng dụng này có thể là tất cả những gì bạn cần để nâng cao năng suất của mình.
