Bạn có bao giờ ước chiếc PC của mình có thể tự động xử lý các công việc lặp đi lặp lại hàng ngày không? Với Power Automate trong Windows 11, điều này hoàn toàn có thể thực hiện được. Với kinh nghiệm sử dụng thực tế, tôi đã tận dụng Power Automate để tự động hóa các hoạt động lặp lại hàng ngày, từ đó nâng cao đáng kể năng suất làm việc và giải phóng thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết 5 cách tôi đã áp dụng công cụ mạnh mẽ này để biến chiếc máy tính thành một trợ lý cá nhân đắc lực.
1. Dọn dẹp Desktop Tự động Hàng ngày
Mặc dù có nhiều cách tốt hơn để lưu trữ tệp tin so với việc để chúng trên màn hình nền, desktop của tôi thường xuyên biến thành một “bãi rác” chứa các ảnh chụp màn hình, tài liệu và các tệp tin ngẫu nhiên khác trong suốt cả ngày, khiến nó trở nên lộn xộn. Để giải quyết vấn đề này, tôi đã tạo một luồng (flow) Power Automate giúp tự động sắp xếp các tệp tin trên desktop vào các thư mục đã định sẵn chỉ với một cú nhấp chuột.
Luồng này được lên lịch chạy hàng ngày vào một thời điểm nhất định (sử dụng Windows Task Scheduler), di chuyển các tệp tin đến thư mục tương ứng dựa trên loại tệp. Ví dụ, tất cả các tệp .docx, .xlsx và .pdf sẽ được chuyển vào thư mục Documents; các tệp hình ảnh như .jpg và .png sẽ được đưa vào thư mục Images; và các tệp lối tắt .lnk sẽ được di chuyển đến thư mục Shortcuts.
Việc thiết lập luồng này khá đơn giản thông qua giao diện Power Automate thân thiện với người dùng. Đầu tiên, bạn mở ứng dụng Power Automate dành cho máy tính (desktop), sau đó nhấp vào New flow. Đặt tên cho luồng của bạn một cách dễ hiểu, ví dụ “Dọn dẹp Desktop”, rồi nhấp Create. Bạn sẽ được chuyển đến ngăn chính của luồng. Tại đây, hãy sao chép và dán đoạn mã sau vào khu vực luồng chính, sau đó nhấp save.
Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPathIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Shortcuts''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;' ''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.By.NoSort SortDescending3: False Files=> FilesFile.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\Shortcuts'' ' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFilesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Images''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.By.NoSort SortDescending3: False Files=> ImagesFile.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImagesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Documents''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.By.NoSort SortDescending3: False Files=> DocumentsFile.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\Documents'' ' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocumentsSau khi tạo luồng, bạn có thể dễ dàng lên lịch để nó chạy tự động bằng cách sử dụng Windows Task Scheduler, đảm bảo màn hình desktop luôn gọn gàng mà không cần sự can thiệp thủ công.
2. Tự động hóa Quản lý Phiên bản Tài liệu với OneDrive
Kiểm soát phiên bản không chỉ dành cho các nhà phát triển—đó là một giải pháp cứu cánh cho bất kỳ ai làm việc với các tệp tin thường xuyên được cập nhật. Trước đây, tôi rất khó khăn trong việc theo dõi các bản sửa đổi tài liệu, thường xuyên kết thúc với nhiều phiên bản nằm rải rác ở các thư mục khác nhau. Power Automate và OneDrive đã giúp tôi giải quyết vấn đề này.
Tôi đã thiết lập một luồng tự động sao lưu các tài liệu quan trọng của mình, bao gồm PDF và bảng tính, lên OneDrive bất cứ khi nào chúng được sửa đổi. Luồng này giám sát các thư mục cụ thể để phát hiện thay đổi và đồng bộ hóa các tệp đã cập nhật vào các thư mục tương ứng trên đám mây.
Điều này đảm bảo tôi luôn có một bản sao lưu tài liệu quan trọng được cập nhật liên tục trên đám mây, giúp dễ dàng truy cập các phiên bản trước đó nếu cần. Việc này giống như có một trợ lý cá nhân liên tục giữ các tệp của tôi an toàn và ngăn nắp mà tôi không cần phải làm gì cả. Để thiết lập luồng này, bạn cần đăng nhập vào tài khoản OneDrive của mình trong trình duyệt web.
Ngoài ra, tôi cũng cấu hình các phiên bản có dấu thời gian trong OneDrive, cho phép tôi theo dõi các thay đổi theo thời gian. Nếu tôi vô tình ghi đè lên một tệp hoặc cần tham khảo một phiên bản cũ hơn, tôi có thể nhanh chóng khôi phục nó từ lịch sử phiên bản của OneDrive.
3. Tự động Chuyển đổi Định dạng Tệp tin
Làm việc với các tệp tin ở nhiều định dạng khác nhau có thể là một cơn đau đầu, đặc biệt khi phải chuyển đổi chúng theo cách thủ công. Tôi đã mất rất nhiều thời gian cho những công việc chuyển đổi tẻ nhạt này cho đến khi bắt đầu sử dụng Power Automate.
Ứng dụng Power Automate Desktop có một số luồng chuyển đổi tệp tin được tích hợp sẵn. Nó giám sát một thư mục được chỉ định để tìm các tệp tin mới. Bất cứ khi nào một tệp tin được thêm vào—dù là tài liệu Word hay bản trình bày PowerPoint—luồng sẽ tự động chuyển đổi nó sang định dạng mong muốn của tôi, chẳng hạn như PDF.
Sau khi chuyển đổi, luồng sẽ di chuyển các tệp đã xử lý đến các thư mục cụ thể dựa trên loại và mục đích của chúng. Điều này giúp mọi thứ được sắp xếp và dễ tìm. Tuy nhiên, yếu tố tiết kiệm thời gian thực sự nằm ở bước cuối cùng: luồng tự động chia sẻ các tệp đã chuyển đổi qua email bằng Outlook. Không còn phải đính kèm thủ công hay loay hoay với đường dẫn tệp nữa. Chỉ cần thiết lập một lần và quên đi.
4. Power Automate Hỗ trợ Cân bằng Cuộc sống & Công việc
Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống có thể là một thách thức khi công việc và cuộc sống cá nhân chỉ cách nhau một cú nhấp chuột. Việc sa đà vào các tác vụ công việc ngoài giờ quy định là điều quá dễ dàng. Đó là lúc bạn cần sử dụng Power Automate kết hợp với Windows Task Scheduler.
Tôi đã tạo một luồng đóng các ứng dụng liên quan đến công việc như Outlook, Teams và VPN của công ty vào một thời điểm nhất định mỗi buổi tối. Điều này giúp tôi ngắt kết nối tinh thần khỏi công việc và tận hưởng thời gian rảnh mà không bị cám dỗ liên tục phải kiểm tra tin nhắn hay email.
Luồng được kích hoạt bởi một tác vụ đã lên lịch trong Windows Task Scheduler, vì vậy nó chạy một cách nhất quán vào thời điểm đã định. Tôi đã tạo luồng này bằng tính năng ghi lại (record) trong Power Automate Desktop. Đầu tiên, tôi mở các ứng dụng mà tôi muốn đóng và bắt đầu một bản ghi mới. Sau đó, tôi tự tay đóng từng ứng dụng trong khi Power Automate ghi lại các hành động của tôi. Sau khi dừng ghi, tôi đã có một luồng cơ bản có thể tái tạo quy trình đóng ứng dụng của mình.
Tiếp theo, tôi đã chỉnh sửa luồng đã ghi để thêm xử lý lỗi nhằm đảm bảo luồng có thể xử lý các kịch bản như ứng dụng không được mở. Tôi có một luồng tương tự vào cuối tuần, kích hoạt chế độ “không làm việc” nghiêm ngặt hơn. Chế độ này bật trả lời tự động “vắng mặt” (out-of-office) trong Outlook, giúp ranh giới giữa công việc và giải trí không còn bị mờ.
5. Tự động hóa Lịch trình Cá nhân và Quản lý Tác vụ
Quản lý một lịch trình bận rộn đôi khi cũng giống như một công việc toàn thời gian. Tuy nhiên, tôi sử dụng Power Automate để tạo các mục việc cần làm (to-do items) từ các sự kiện trong lịch của mình. Ngay khi một cuộc họp mới được lên lịch, một tác vụ tương ứng sẽ được thêm vào danh sách việc cần làm của tôi, giúp tôi không bao giờ quên chuẩn bị.
Tự động hóa này được hỗ trợ bởi phiên bản web của Power Automate (không phải ứng dụng desktop), tích hợp với các ứng dụng Office 365 như Outlook và To Do.
Các mẫu tự động hóa lịch trên nền tảng web Power Automate
Trang web Power Automate cung cấp nhiều mẫu có sẵn cho các quy trình làm việc phổ biến, giúp việc bắt đầu trở nên dễ dàng hơn. Tất nhiên, bạn sẽ cần đăng nhập vào các ứng dụng của mình và cấp các quyền cần thiết, nhưng một khi đã thiết lập, các luồng này có thể giúp bạn tiết kiệm vô số giờ.
Power Automate thực sự hữu ích trong thói quen hàng ngày của tôi, vì nó đơn giản hóa các tác vụ và giúp tôi tiết kiệm hàng giờ đồng hồ. Bằng cách tự động hóa các khía cạnh tẻ nhạt và tốn thời gian trong công việc, tôi có thể tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn, bạn thậm chí có thể sử dụng Windows PowerShell để tự động hóa bất cứ điều gì trên PC của mình.
Kết luận
Qua 5 ví dụ cụ thể trên, rõ ràng Power Automate trong Windows 11 không chỉ là một công cụ mạnh mẽ mà còn là một trợ thủ đắc lực giúp bạn quản lý thời gian, tăng cường năng suất và cân bằng cuộc sống. Từ việc dọn dẹp desktop tự động, kiểm soát phiên bản tài liệu, chuyển đổi file nhanh chóng, cho đến việc thiết lập ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân, hay quản lý lịch trình một cách thông minh – Power Automate đều mang lại những giải pháp tự động hóa hiệu quả.
Bằng cách áp dụng những “thủ thuật” này, bạn sẽ nhận thấy sự thay đổi rõ rệt trong cách mình làm việc và tương tác với máy tính. Hãy bắt đầu khám phá và tạo ra những luồng tự động hóa phù hợp với nhu cầu của riêng bạn để biến chiếc PC thành một cỗ máy làm việc hiệu quả và thông minh hơn. Chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
