Khi một năm chuẩn bị khép lại, tôi thường dành thời gian để suy ngẫm về sự trưởng thành, những thành tựu đạt được và cả những bài học kinh nghiệm. Trong quá trình này, công nghệ đã trở thành một phần không thể thiếu, giúp tôi sắp xếp suy nghĩ, theo dõi tiến độ và nhận diện các mô hình thói quen của bản thân. Việc ứng dụng công nghệ vào quy trình tổng kết cuối năm không chỉ giúp quá trình này trở nên hiệu quả mà còn mang lại những cái nhìn sâu sắc, khách quan hơn về một chặng đường đã qua.
1. Ghi Nhật Ký Thành Công và Thất Bại
Mỗi năm trôi qua, dù thành công rực rỡ hay gặp phải nhiều thử thách, đều chất chứa những thắng lợi và mất mát riêng. Việc ghi nhận những điều này là cực kỳ quan trọng để định lượng được sự tiến bộ của bản thân.
Trong quá trình tổng kết cuối năm, tôi thường nhanh chóng ghi lại những thành công và thất bại lớn nhất của mình. Tôi thường thực hiện điều này trong ứng dụng Notion với định dạng gạch đầu dòng. Tôi cũng cố gắng nhìn nhận những “thất bại” dưới góc độ “bài học” và tìm hiểu xem mình có thể làm gì để năm tiếp theo tốt đẹp hơn. Phương pháp này giúp tôi không chỉ nhìn nhận hiện tại mà còn định hướng cho tương lai.
2. Rà Soát Các Ứng Dụng Đã Sử Dụng
Tôi phụ thuộc vào rất nhiều ứng dụng để duy trì sự ngăn nắp và theo dõi tiến độ công việc. Chẳng hạn, tôi sử dụng Things 3 để tổ chức các công việc hàng ngày và Strong để theo dõi quá trình tập gym. Việc rà soát lại dữ liệu từ các ứng dụng này là một cách tuyệt vời để đánh giá mức độ năng suất của bạn trong suốt cả năm, vì bạn có thể xem lại tất cả những gì đã hoàn thành.
Giao diện ứng dụng Things 3 hiển thị dữ liệu lịch sử công việc
Khi xem xét dữ liệu lịch sử của mình, tôi thường suy nghĩ về cách các thói quen hàng ngày đã đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu. Tôi áp dụng triết lý “săn linh dương và ghi chú chuột đồng” – nghĩa là tập trung vào những việc lớn mang lại hiệu quả cao, đồng thời không bỏ qua những chi tiết nhỏ. Nếu tôi nhận thấy mình đã dành quá nhiều thời gian cho các nhiệm vụ không tạo ra giá trị đáng kể, tôi biết rằng cần phải có sự thay đổi trong năm tới. Ngược lại, nếu đó là một năm đặc biệt thành công, tôi có thể xem lại dữ liệu để xác định những yếu tố lớn nhất đã đóng góp vào thành công đó.
3. Đánh Giá Các Mục Tiêu Của Năm Cũ
Trong vài năm gần đây, tôi thường đặt ra từ 3 đến 4 mục tiêu chính mà tôi muốn đạt được trong năm tiếp theo. Tuy nhiên, những mục tiêu này thường có thể thay đổi. Đôi khi, tôi thu thập được thông tin mới và cân nhắc một phương pháp tiếp cận khác; những lúc khác, tôi nhận ra rằng các mục tiêu ban đầu mình đặt ra đơn giản là chưa đủ ý nghĩa đối với bản thân.
Các yếu tố bên ngoài cũng có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của tôi. Năm 2020 là một ví dụ điển hình cho điều này, dù thực tế tôi vẫn đạt được phần lớn những gì đã đặt ra vào đầu năm. Dù mục tiêu có thay đổi hay không, tôi luôn đánh giá sự chênh lệch giữa ý định và kết quả. Tôi thường tự hỏi liệu mình có hài lòng khi đạt được hay không đạt được một mục tiêu; nếu không, tôi sẽ ghi lại lý do tại sao.
4. Lập Danh Sách Công Việc Cho Quá Trình Tổng Kết
Quy trình tổng kết cuối năm của tôi rất toàn diện và đôi khi kéo dài vài tuần. Để tránh cảm giác quá tải, tôi thường tạo các danh mục công việc (to-do list items) để tập trung vào từng lĩnh vực cụ thể. Trong khi Things 3 rất phù hợp cho các nhiệm vụ ngắn hạn, tôi thường sử dụng Todoist cho những công việc dài hạn hơn.
Ứng dụng nào được sử dụng không quá quan trọng ở đây; điều cốt lõi là sự phù hợp với sở thích cá nhân. Lý do tôi yêu thích Todoist là khả năng nhập ngày và đặt thời hạn hoàn thành mà không cần phải nhấp nhiều nút. Vì tôi thường bắt đầu quá trình tổng kết vào cuối tháng 10 hoặc đầu tháng 11, tôi thường đặt thời hạn hoàn thành mọi việc muộn nhất là vào giữa tháng 12.
5. Tổ Chức Tổng Kết Bằng Mẫu Sẵn (Templates)
Khi mới làm quen với việc tổng kết cuối năm, tôi luôn sử dụng các mẫu có sẵn để giữ cho quá trình này được tổ chức chặt chẽ hơn. Đây là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu; chỉ cần điền thông tin vào từng phần của mẫu, bạn sẽ nhanh chóng có một bản tổng kết cuối năm toàn diện.
Notion là ứng dụng tốt nhất để tạo các mẫu tổng kết cuối năm theo ý kiến của tôi. Tôi đặc biệt yêu thích mẫu “Year in Review” của Chichi, cho phép bạn đánh giá năm của mình theo nhiều hạng mục với hệ thống xếp hạng sao và cũng có thể liệt kê những điểm nổi bật.
Giao diện mẫu đánh giá cuối năm trên Notion
Khi sử dụng các mẫu này, tôi cũng thích bổ sung những khía cạnh khác – ví dụ như những bài hát yêu thích của mình trong năm. Nếu trang web hoặc dịch vụ yêu thích của bạn không có tính năng tổng kết cuối năm kiểu “Spotify Wrapped”, đây là cách gần nhất để bạn có được một bản tóm tắt cá nhân tương tự.
6. Tận Dụng AI Để Có Cái Nhìn Sâu Sắc
Bạn có thể làm rất nhiều điều thú vị với ChatGPT. Mặc dù nó không phải là sự thay thế cho tương tác của con người, nhưng tôi thích cách tôi có thể nhận được một góc nhìn cân bằng. Việc tìm kiếm lời khuyên trên các nền tảng mạng xã hội như Reddit cho bản tổng kết cuối năm của mình có thể hữu ích, nhưng đôi khi lại gây ra nhiều tác động tiêu cực hơn là tích cực.
Sau khi đã hoàn thành bản đánh giá hàng năm của mình, tôi yêu cầu ChatGPT xem xét chúng dựa trên các mục tiêu ban đầu của tôi. Nếu mục tiêu của tôi thay đổi trong năm, tôi sẽ giải thích lý do.
ChatGPT đưa ra các gợi ý cho bản tổng kết năm cá nhân
Tôi yêu cầu ChatGPT phải thật sự trung thực và đưa ra những khuyến nghị riêng về những gì nó sẽ cải thiện. Tôi sử dụng thông tin này để định hướng khi đặt mục tiêu cho 12 tháng tiếp theo.
7. Khám Phá Kho Lưu Trữ và Mục Việc Trì Hoãn
Ngoài việc hoàn thành các nhiệm vụ trong danh sách công việc, đôi khi tôi cũng lưu trữ thông tin hoặc đưa chúng vào danh sách việc trì hoãn (backlog). Do đó, như một phần của quá trình tổng kết cuối năm, tôi thường xem xét lại các kho lưu trữ và mục việc trì hoãn của mình để tìm kiếm ý tưởng.
Tôi thực hiện điều này vì hai lý do chính:
- Để tìm kiếm những ý tưởng tiềm năng mà tôi có thể đã quên.
- Để xác định những điều có thể đã làm khác đi nếu nhìn lại.
Nhiều công cụ phần mềm cho phép bạn xem lại kho lưu trữ của mình. Tôi cũng khuyên bạn nên tạo một trang backlog trong Google Docs hoặc Notion nếu bạn không có quyền truy cập vào tính năng này. Thói quen đơn giản này đã giúp tôi khám phá lại những ý tưởng bị lãng quên và biến chúng thành điều có ý nghĩa.
8. Trả Lời Các Câu Hỏi Gợi Mở Tư Duy
Trong khi nhiều bản tổng kết cuối năm chỉ tập trung vào các tuyên bố khách quan, tôi thích đi sâu hơn và tự hỏi mình những câu hỏi nghiêm túc. Việc này thường khá gợi mở tư duy đối với tôi, và vì tôi hiện đã có mức độ tự nhận thức tốt, tôi có thể đưa ra những câu trả lời khách quan.
Đôi khi, tôi sẽ yêu cầu ChatGPT đưa ra những câu hỏi này cho mình. Ví dụ, tôi đã sử dụng lời nhắc này như một phần trong đánh giá năm 2024 của mình:
Hãy cho tôi 10 câu hỏi gợi mở tư duy để tự hỏi trong bản tổng kết cuối năm của mình. Hãy đi sâu và nghiêm túc nhất có thể.Một số câu hỏi hữu ích nhất mà AI đã đưa ra là:
- Tôi đã thiếu sót ở đâu so với kỳ vọng của bản thân, và những mô hình hay niềm tin tiềm ẩn nào đã góp phần vào điều đó?
- Khi nào tôi cảm thấy được thỏa mãn nhất, và điều đó tiết lộ gì về giá trị và ưu tiên của tôi?
- Nếu 2024 là năm cuối cùng trong cuộc đời tôi, điều gì tôi sẽ tự hào, và điều gì tôi ước mình đã làm khác đi?
- Những nỗi sợ hãi, bất an hay nghi ngờ nào đã cản trở tôi, và làm thế nào tôi có thể đối mặt hoặc giải quyết chúng vào năm 2025?
Ngoài các công cụ AI, bạn cũng có thể sử dụng các mẫu với các câu hỏi cài đặt sẵn để đạt được kết quả tương tự.
Theo quan điểm của tôi, việc tổng kết cuối năm là rất quan trọng trong việc giúp bạn đạt được những mục tiêu lớn nhất của mình. Dành thời gian để lên kế hoạch cho chúng là điều cần thiết, và tôi sử dụng công nghệ để hỗ trợ điều này theo nhiều cách khác nhau.
