Sao lưu dữ liệu là một bước thiết yếu để bảo vệ thông tin, nhưng đó mới chỉ là một nửa của cuộc chiến. Để đảm bảo dữ liệu của bạn thực sự an toàn, đáng tin cậy và có thể truy cập khi cần, bạn cần chủ động tránh những sai lầm phổ biến trong quá trình sao lưu. Việc này không chỉ giúp bạn phòng ngừa rủi ro mất mát thông tin mà còn khẳng định sự chuyên nghiệp trong quản lý dữ liệu cá nhân hay doanh nghiệp.
1. Đặt Tất Cả Bản Sao Lưu Vào Một Nơi Duy Nhất
Một trong những sai lầm tốn kém nhất trong việc sao lưu dữ liệu là lưu trữ tất cả các bản sao lưu ở cùng một vị trí. Hãy hình dung bạn chỉ dựa vào một ổ đĩa ngoài, rồi một ngày phát hiện nó bị hỏng ngay khi bạn cần khôi phục dữ liệu. Việc chỉ lưu trữ bản sao lưu ở một nơi duy nhất, dù là dịch vụ đám mây hay thiết bị NAS, đều khiến dữ liệu của bạn dễ bị tổn thương trước các sự cố.
Cách tiếp cận an toàn nhất là tuân thủ quy tắc sao lưu 3-2-1. Quy tắc này khuyến nghị bạn nên giữ ba bản sao của dữ liệu: một tệp gốc và hai bản sao lưu. Để giảm thiểu rủi ro, các bản sao lưu này nên được lưu trữ trên hai loại phương tiện khác nhau, ví dụ như một ổ cứng ngoài và một dịch vụ đám mây. Quan trọng nhất, ít nhất một bản sao lưu nên được giữ ở một địa điểm khác biệt về mặt vật lý (offsite) so với dữ liệu chính của bạn để đảm bảo an toàn trước mọi thảm họa cục bộ. Chẳng hạn, một ổ cứng ngoài thường được giữ ở nhà, trong khi bản sao lưu đám mây được lưu trữ trên một máy chủ từ xa, cách xa vị trí vật lý của bạn.
2. Sao Lưu Dữ Liệu Không Thường Xuyên
Phần mềm sao lưu dữ liệu Western Digital trên máy tính xách tay giúp tự động hóa quá trình bảo vệ thông tin
Ngay cả khi bạn có nhiều bản sao lưu, chúng có thể trở nên vô dụng nếu đã lỗi thời. Nếu bạn chỉ sao lưu dữ liệu một cách không thường xuyên, bạn có nguy cơ mất các tệp quan trọng được tạo hoặc sửa đổi kể từ lần sao lưu cuối cùng. Điều này đặc biệt nghiêm trọng đối với các dữ liệu công việc hoặc học tập được cập nhật liên tục.
Để tránh rủi ro này, tốt nhất bạn nên thiết lập một lịch trình sao lưu thường xuyên. Lý tưởng nhất, các bản sao lưu nên được thực hiện hàng ngày hoặc ít nhất là hàng tuần. Tuy nhiên, tần suất có thể thay đổi tùy thuộc vào mức độ quan trọng và khối lượng dữ liệu được sao lưu. Đối với dữ liệu thường xuyên thay đổi như tài liệu làm việc, sao lưu hàng ngày là cần thiết.
Bạn cũng có thể tự động hóa quá trình sao lưu bằng cách sử dụng các dịch vụ đám mây hoặc phần mềm sao lưu chuyên dụng. Điều này đảm bảo dữ liệu của bạn luôn được bảo vệ một cách nhất quán, loại bỏ nhu cầu sao lưu thủ công và giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin quý giá do quên hoặc thiếu sót.
3. Ghi Đè Lên Các Bản Sao Lưu Cũ
Cửa sổ sao lưu dữ liệu trên màn hình máy tính xách tay bị hỏng, minh họa rủi ro khi ghi đè bản sao lưu cũ
Tự động hóa sao lưu rất hữu ích, nhưng bạn cũng cần cẩn thận không ghi đè lên các bản sao lưu cũ quá sớm. Nhiều người cho rằng việc có một bản sao lưu gần đây nghĩa là dữ liệu của họ an toàn. Tuy nhiên, nếu một tệp bị hỏng hoặc mất và bạn không phát hiện ra ngay lập tức, bản sao lưu mới nhất của bạn có thể đã thay thế phiên bản cũ hơn, còn nguyên vẹn. Điều này có nghĩa là bạn có thể mất các tệp quan trọng vĩnh viễn.
Để tránh tình trạng này, bạn nên có một hệ thống sao lưu lưu giữ nhiều phiên bản của các tệp. Nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến và chương trình sao lưu cung cấp tính năng “quản lý phiên bản” (versioning), cho phép bạn khôi phục các bản sao cũ hơn của tệp nếu cần. Tính năng này cực kỳ quan trọng khi bạn làm việc với các tài liệu mà có thể cần quay lại các trạng thái trước đó.
Bạn cũng có thể thiết lập lịch trình để giữ các bản sao lưu trong một khoảng thời gian nhất định trước khi chúng bị xóa. Ví dụ, việc giữ các bản sao lưu hàng tuần trong một tháng và các bản sao lưu hàng tháng trong một năm đảm bảo bạn có nhiều điểm khôi phục khác nhau. Nếu bạn đang sử dụng ổ cứng ngoài, bạn nên tránh ghi đè lên cùng một tệp sao lưu. Thay vào đó, hãy lưu các bản sao lưu với các ngày khác nhau hoặc sử dụng phần mềm quản lý phiên bản cho bạn. Bằng cách này, nếu có sự cố, bạn sẽ có nhiều lựa chọn để khôi phục tệp thay vì chỉ dựa vào một bản sao lưu duy nhất có khả năng bị hỏng.
4. Bỏ Qua Bảo Mật Bản Sao Lưu
Biểu tượng BitLocker trên màn hình Windows 11, thể hiện tầm quan trọng của việc mã hóa để bảo mật dữ liệu sao lưu
Bản thân việc sao lưu không đủ nếu nó dễ bị tổn thương trước các mối đe dọa mạng như ransomware, truy cập trái phép hoặc xóa nhầm. Nói cách khác, một bản sao lưu được bảo mật kém có thể rủi ro như việc không có bản sao lưu nào cả. Khi dữ liệu của bạn rơi vào tay kẻ xấu, hậu quả có thể rất nghiêm trọng.
Mã hóa các bản sao lưu của bạn đảm bảo rằng ngay cả khi ai đó truy cập được, họ cũng không thể đọc hoặc sử dụng dữ liệu mà không có khóa giải mã. Tương tự, việc sử dụng xác thực đa yếu tố (MFA) đáng tin cậy cho các hệ thống sao lưu của bạn có thể thêm một lớp bảo mật bổ sung và khiến người dùng trái phép khó truy cập hơn nhiều. MFA yêu cầu một bước xác minh thứ hai, như mã gửi qua điện thoại, ngoài mật khẩu thông thường.
Bạn cũng có thể duy trì một bản sao ngoại tuyến (air-gapped) của các bản sao lưu quan trọng nhất. Tội phạm mạng thường nhắm mục tiêu vào lưu trữ trực tuyến và các bản sao lưu được kết nối mạng trong các cuộc tấn công ransomware, nhưng một bản sao lưu ngoại tuyến vẫn an toàn và có thể được sử dụng để khôi phục. Ngoài ra, việc kiểm toán bảo mật thường xuyên và giám sát chủ động có thể giúp bạn phát hiện và khắc phục các lỗ hổng trước khi chúng trở thành mối đe dọa lớn.
5. Không Xác Minh Bản Sao Lưu
Minh họa biểu tượng sao lưu dữ liệu và ngón tay chỉ vào, nhấn mạnh việc cần thiết phải xác minh tính toàn vẹn của bản sao lưu
Sao lưu dữ liệu một cách an toàn, thường xuyên và bảo mật là quan trọng, nhưng bạn cũng cần đảm bảo rằng các bản sao lưu của mình thực sự hoạt động được. Các tệp bị hỏng, sao lưu không đầy đủ hoặc lỗi lưu trữ là những vấn đề phổ biến có thể khiến bạn không thể truy cập dữ liệu quan trọng khi cần nhất.
Điều cuối cùng bạn muốn là cho rằng tệp của mình an toàn, chỉ để phát hiện chúng không thể sử dụng được khi bạn thực sự cần đến. Để ngăn chặn điều này, hãy định kỳ xác minh các bản sao lưu bằng cách khôi phục một vài tệp hoặc thực hiện khôi phục thử nghiệm đầy đủ. Việc này đảm bảo phần mềm sao lưu của bạn hoạt động bình thường và các tệp của bạn vẫn còn nguyên vẹn.
Nếu bạn đang sử dụng ổ cứng ngoài, dịch vụ đám mây hoặc ổ đĩa mạng, hãy dành một chút thời gian để mở một vài tệp đã sao lưu để đảm bảo chúng có thể truy cập và không bị hỏng. Một quy trình xác minh đơn giản có thể giúp bạn tránh những bất ngờ khó chịu khi thảm họa xảy ra.
Việc tránh những sai lầm phổ biến khi sao lưu này không quá khó khăn và có thể giúp bạn thoát khỏi căng thẳng cùng nguy cơ mất mát dữ liệu quý giá. Thay vì chờ đợi thảm họa xảy ra, hãy dành thời gian để xem xét lại các thực hành sao lưu của bạn và thực hiện những cải tiến cần thiết ngay hôm nay để bảo vệ thông tin quan trọng của bạn một cách tốt nhất.
