Chỉ dựa vào một phương pháp sao lưu duy nhất có vẻ hiệu quả – nhưng điều đó chỉ đúng cho đến khi có sự cố xảy ra. Khi rủi ro ập đến, thời gian và công sức bỏ ra để khắc phục thiệt hại sẽ không hề nhỏ, đặc biệt nếu bạn không có một bản sao lưu riêng biệt nào khác!
1. Nguy Cơ Mất Dữ Liệu Tức Thì Nếu Chỉ Có Một Bản Sao Lưu
Thành thật mà nói, lý do chính khiến tôi trước đây chỉ dựa vào một phương pháp sao lưu duy nhất là vì sự lười biếng. Sâu thẳm trong tâm trí, tôi biết rằng sớm muộn gì cũng sẽ có chuyện không hay xảy ra – nhưng tôi vẫn không hành động. Và điều gì đã xảy ra? Tôi đã phải trả giá đắt.
Tôi từng lưu trữ hàng nghìn bức ảnh trên một ổ cứng cũ đã phục vụ tôi tốt trong vài năm. Rồi một buổi sáng, tôi vô tình đánh rơi chiếc ổ cứng đó xuống sàn nhà. Thật dại dột, tôi thậm chí còn chưa đăng ký tài khoản lưu trữ đám mây với nhà cung cấp nào, thế là tất cả hình ảnh của tôi đã biến mất vĩnh viễn. Đây là một trong những sai lầm lớn nhất về tổ chức ảnh mà tôi từng mắc phải, và điều này cũng áp dụng cho tất cả các loại tệp dữ liệu khác.
Việc đánh rơi ổ cứng hoàn toàn là lỗi của tôi. Nhưng tất cả các ổ cứng đều có tuổi thọ và sẽ hỏng vào một lúc nào đó, và bạn chắc chắn không muốn bị bất ngờ khi điều đó xảy ra.
2. Chi Phí Không Chỉ Dừng Lại Ở Tiền Bạc
Tôi từng nghĩ rằng việc chỉ sử dụng một phương pháp sao lưu sẽ giúp tôi tiết kiệm tiền. Mặc dù điều này có thể đúng ở một khía cạnh nào đó, nhưng tôi đã phải trả giá bằng thời gian và nỗi đau khổ khi mất đi những kỷ niệm quý giá trong nhiều năm. Bên cạnh việc cố gắng khôi phục các tệp bị mất, tôi còn phải bắt đầu lại các bài tập ở trường từ đầu vì phương pháp sao lưu tôi chọn đã thất bại.
Tiền bạc trở nên không đáng kể so với việc bị chậm trễ trong công việc và mất đi những ký ức quan trọng. Hơn nữa, tôi sẽ đặt công việc của khách hàng (trong lĩnh vực nhiếp ảnh) vào tình thế nguy hiểm nếu chỉ dựa vào một phương pháp sao lưu – điều này sẽ cản trở cơ hội kiếm tiền của tôi về lâu dài.
Ổ cứng ngoài đang kết nối với máy tính, minh họa việc sao lưu dữ liệu.
Việc sao lưu an toàn các tệp và thư mục không nhất thiết phải tốn kém. Hiện có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây giá rẻ; ví dụ, 50GB dung lượng iCloud bổ sung chỉ tốn 0,99 USD mỗi tháng. Ngoài ra, Google Drive cung cấp 15GB dữ liệu miễn phí, và gói đăng ký Google One 200GB chỉ tốn 30 USD mỗi năm.
3. Cải Thiện Bảo Mật Dữ Liệu
Ngay cả khi chọn nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ an toàn nhất, nguy cơ bị vi phạm bảo mật hoặc tấn công phần mềm độc hại vẫn luôn tồn tại. Do đó, việc chỉ dựa vào một phương pháp sao lưu – hoặc tệ hơn là một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ duy nhất – là tự rước lấy rắc rối.
Tôi biết mình có thể thực hiện một số bước để ngăn chặn các vi phạm bảo mật từ phía mình. Ví dụ, tôi có thể thiết lập xác thực đa yếu tố (MFA) và không tải nội dung từ các trang web đáng ngờ. Hơn nữa, tôi có thể lựa chọn từ nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây an toàn. Nhưng ngay cả khi đó, tôi cũng không thể đảm bảo rằng điều xấu sẽ không xảy ra. Bằng cách sử dụng nhiều phương pháp sao lưu, ít nhất tôi có một bản sao của các tệp và thư mục của mình trong trường hợp xảy ra vi phạm bảo mật.
4. Giảm Bớt Sự Lộn Xộn Và Tăng Tính Tổ Chức
Giữ cho không gian kỹ thuật số của tôi gọn gàng là điều cần thiết để đảm bảo tôi không cảm thấy quá tải. Khi chỉ sử dụng một phương pháp lưu trữ, tôi chắc chắn sẽ tích lũy rất nhiều dữ liệu rác mà tôi không nghĩ đến. Vì tôi vô thức đặt mọi thứ vào cùng một chỗ, tôi thường không chủ động dọn dẹp những không gian này.
Bên cạnh việc lưu trữ tất cả các tệp của mình, tôi sử dụng nhiều phương pháp sao lưu để có thể phân chia mọi thứ. Ví dụ, tôi có các tài khoản lưu trữ riêng biệt cho công việc và cá nhân. Hơn nữa, tôi thích có các hồ sơ riêng cho ảnh.
Các thư mục được phân loại gọn gàng trên ổ cứng máy tính, thể hiện lợi ích tổ chức dữ liệu.
Bằng cách phân chia dữ liệu, tôi có thể giữ mọi thứ có tổ chức hơn. Việc dọn dẹp mọi thứ cũng dễ dàng hơn nhiều nếu cần.
5. Đảm Bảo Mọi Dữ Liệu Đều Được Sao Lưu Đầy Đủ
Tôi không chỉ sao lưu nhiều bản sao tệp vì có thể xảy ra vi phạm bảo mật. Đôi khi, tôi chỉ đơn giản là quên tải lên một dịch vụ lưu trữ đám mây cụ thể nào đó. Nếu một thứ gì đó bị bỏ sót trên một nền tảng, tôi khó có thể sao lưu nó trên cả hai nền tảng. Do đó, tôi sử dụng nhiều phương pháp lưu trữ để đảm bảo luôn có ít nhất một bản sao của mọi thứ.
Sao lưu các tệp của tôi trên nhiều nơi cũng cho phép tôi đối chiếu chéo. Nếu tôi nhận thấy rằng một thứ gì đó không được sao lưu ở đâu đó, tôi có thể thực hiện điều đó sau.
6. Tránh Phụ Thuộc Vào Kết Nối Internet
Lưu trữ đám mây là một trong những phát minh vĩ đại nhất của thế giới; tôi không còn phải bận tâm đến việc lưu mọi thứ vào USB và hy vọng nó không bị lỗi nữa. Nhưng mặc dù tôi nghĩ chúng ta coi đó là điều hiển nhiên, tôi không muốn phụ thuộc liên tục vào kết nối internet.
Thư mục chứa các tệp PSD trên ổ cứng, minh họa khả năng truy cập dữ liệu offline.
Tôi thường có thể tin cậy vào internet để làm việc khi ở nhà. Tuy nhiên, tôi thường xuyên di chuyển và không phải lúc nào cũng có kết nối. Việc cho phép bản thân có tùy chọn lưu trữ dữ liệu ngoại tuyến giúp tôi luôn có quyền truy cập vào dữ liệu đó. Khi làm việc ngoại tuyến, tôi có thể đơn giản tải lên các phiên bản mới nhất của các tệp và thư mục của mình ngay khi tìm thấy Wi-Fi.
Dựa vào một phương pháp sao lưu duy nhất gần như luôn là một hành động mạo hiểm, và tôi đã rút ra bài học sau khi bị “đốt” vài lần. Lựa chọn nhiều tùy chọn sao lưu đảm bảo rằng tôi luôn có ít nhất một bản sao các tệp và thư mục quan trọng của mình, đồng thời mang lại khả năng bảo mật tốt hơn.
