Ngày nay, có rất nhiều công cụ quản lý kiến thức cá nhân (PKM – Personal Knowledge Management) được cung cấp, mỗi công cụ đều hứa hẹn sẽ tổ chức cuộc sống và cải thiện hiệu suất của bạn. Mặc dù những công cụ này thường được thiết kế tốt và hữu ích, nhưng chúng không phải là “viên đạn bạc” thần kỳ như cách chúng được tiếp thị. Dưới đây là những lý do cốt lõi giải thích cho nhận định này.
1. Sự Phức Tạp và Quá Tải Tính Năng
Dù là do áp lực cạnh tranh hay nhu cầu từ người dùng, hầu hết các công cụ quản lý kiến thức đều khá phức tạp và khó tiếp cận đối với người mới bắt đầu. Chúng có xu hướng trở thành các “ứng dụng đa năng”, tích hợp vô số tính năng không cần thiết như quản lý tác vụ, lịch biểu hay lên kế hoạch.
Notion là một ví dụ điển hình về công cụ quản lý kiến thức với nhiều tính năng và độ khó học hỏi cao. Đây là một ứng dụng phổ biến, nhưng vô số tính năng của nó làm giảm hiệu quả chức năng cốt lõi, khiến việc sử dụng cho các tác vụ đơn giản hàng ngày trở nên khó khăn.
Giao diện database phức tạp của Notion với các bài giảng khóa học đại học
Trên thực tế, việc quản lý kiến thức chỉ phức tạp như cách bạn tạo ra nó. Không phải ai cũng cần tất cả các “chuông và còi” mà những công cụ này quảng cáo, và các trường hợp sử dụng của chúng thường rất chuyên biệt.
Hơn nữa, người dùng không nên bị dẫn dắt bởi suy nghĩ rằng việc tinh chỉnh một thiết lập Obsidian phù hợp với nhiều plugin và script tự động sẽ ngay lập tức giúp họ làm việc hiệu quả hơn, so với một hệ thống ghi chú đơn giản. Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” hiếm khi là lựa chọn tốt nhất. Thay vào đó, việc phân tán hệ thống của bạn trên nhiều nền tảng và tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể thường là lựa chọn hiệu quả hơn.
Ghi chú mẫu trong Obsidian thể hiện khả năng tùy biến nhưng tiềm ẩn phức tạp
2. Thời Gian Thiết Lập và Bảo Trì Hết Sức Tốn Kém
Thời gian thiết lập và bảo trì có thể nhanh chóng trở thành một cái bẫy năng suất với các công cụ quản lý kiến thức. Bạn có thể dễ dàng lạc lối trong việc thiết kế một hệ thống ghi chú hoàn hảo với các mẫu, cơ sở dữ liệu và kiểu dáng, rồi bỏ qua chính những ghi chú mà bạn muốn thực hiện. Việc quản lý hệ thống ghi chú tự nó đã trở thành một nhiệm vụ, tiêu tốn thời gian và năng lượng lẽ ra có thể dùng cho công việc thực sự hiệu quả.
Ảnh chụp màn hình tính năng Graph View của Obsidian minh họa sự phức tạp của việc quản lý hệ thống PKM
Đây không phải là vấn đề của bản thân các công cụ mà là cách chúng được sử dụng và tiếp thị. Các công cụ quản lý kiến thức được thiết kế để có thể tùy chỉnh và linh hoạt nhằm phục vụ người dùng với các nhu cầu khác nhau, đây là một điểm mạnh. Tuy nhiên, sự linh hoạt này thường dẫn đến các thiết lập phức tạp không cần thiết và khó duy trì.
Khi xây dựng một hệ thống quản lý kiến thức, bạn nên ưu tiên sự đơn giản và tính thực tiễn hơn là sự phức tạp và hoàn hảo. Nếu thiết lập hiện tại của bạn không hiệu quả, hãy điều chỉnh cho đến khi có một hệ thống phù hợp, nhưng hãy nhớ rằng không có thứ gọi là một thiết lập hoàn hảo.
3. Quá Nhiều Lựa Chọn Gây Khó Khăn
Có một lượng lớn các công cụ quản lý kiến thức trên thị trường, tất cả đều cung cấp các tính năng cốt lõi giống nhau. Sự phong phú về các lựa chọn phần mềm này khiến việc chọn công cụ phù hợp trở nên khó khăn.
Các nền tảng phần mềm này thường khá giống nhau, hơn cả những gì hầu hết người dùng muốn thừa nhận. Chúng gói gọn các tính năng thiết yếu tương tự: ghi chú, gắn thẻ (tagging), tìm kiếm và liên kết, trong các giao diện khác nhau và với những biến thể nhỏ. Sự khác biệt lớn giữa các công cụ này thường nằm ở phương pháp phân loại và cấu trúc ghi chú, cũng như mức độ khóa người dùng vào nền tảng của họ.
Lý tưởng nhất, bạn nên chọn một nền tảng quản lý kiến thức hoạt động ngoại tuyến, đa nền tảng và lưu trữ ghi chú của bạn ở định dạng có thể dễ dàng xuất ra sau này (ví dụ: Markdown). Khi đã giải quyết được điều đó, bạn có thể đơn giản chọn công cụ mà bạn thấy đẹp nhất hoặc cung cấp các tính năng cụ thể mà bạn yêu cầu.
4. Ảnh Hưởng Từ Các “Chuyên Gia” Năng Suất
Những người có ảnh hưởng (influencer) về năng suất là lý do lớn nhất khiến các công cụ quản lý kiến thức cá nhân bị đánh giá quá cao. Họ thổi phồng lời hứa của các ứng dụng này và quảng bá chúng như một lối tắt để đạt được năng suất.
Công cụ quản lý kiến thức yêu thích của họ hoặc lựa chọn của tuần được giới thiệu là cách tốt nhất để tổ chức thông tin, cải thiện sự hiểu biết và xây dựng “bộ não thứ hai”. Nội dung của họ thường tập trung nhiều hơn vào tính thẩm mỹ và khả năng tùy chỉnh hơn là tiện ích thực tế mà các công cụ mang lại. Chưa kể đến phân đoạn quảng cáo nơi họ nói về các mẫu (templates) hoặc khóa học đầy đủ cung cấp “mọi thứ bạn cần biết”.
Các video YouTube từ "chuyên gia" năng suất về Obsidian và quản lý kiến thức cá nhân
Nhìn chung, chúng ta cần hết sức thận trọng với bất kỳ ai mà công việc kinh doanh chính của họ là dạy người khác cách làm việc hiệu quả. Họ thường thành công hơn trong việc bán ý tưởng về năng suất hơn là tự mình sống một cách năng suất.
Quản lý kiến thức cốt lõi nằm ở việc tạo ra những ghi chú chất lượng, cô đọng và tổ chức những ghi chú đó theo cách có ý nghĩa đối với bạn. Cấu trúc nên phục vụ nội dung chứ không phải ngược lại. Hệ thống quản lý kiến thức cá nhân tốt nhất là hệ thống phù hợp với bạn, và nó có thể được triển khai trong bất kỳ công cụ nào, từ các thẻ chỉ mục vật lý đến cơ sở dữ liệu kỹ thuật số trong Notion.
Để thảo luận sâu hơn về cách xây dựng một hệ thống quản lý kiến thức thực sự hiệu quả, hãy chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới.
