Bạn tự nhủ sẽ ghi lại sau, nhưng “sau” không bao giờ đến. Điều này xảy ra bởi vì trí nhớ con người không đáng tin cậy, đặc biệt khi cuộc sống trở nên bận rộn. Một thói quen ghi chú tốt bắt đầu bằng việc đặt ra các lời nhắc nhở – những lời nhắc sẽ thôi thúc bạn lưu giữ những ý nghĩ thoáng qua vào đúng thời điểm.
Thói Quen Ghi Chú Là Gì Và Tại Sao Lại Quan Trọng?
Chúng ta liên tục bị tấn công bởi vô vàn thông tin và những yếu tố gây xao nhãng khác: thông báo, email, quảng cáo, và sức hút không ngừng của mạng xã hội. Dòng chảy thông tin liên tục này làm phân mảnh sự chú ý của chúng ta và khiến việc quên đi những nhiệm vụ, ý tưởng, hay cam kết quan trọng trở nên dễ dàng hơn. Tệ hơn nữa, những ý tưởng tuyệt vời thường chợt đến khi chúng ta ít mong đợi nhất.
Thói quen ghi chú được lấy cảm hứng từ phương pháp Getting Things Done (GTD) của David Allen, trong đó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đưa các nhiệm vụ và ý tưởng ra khỏi tâm trí vào một hệ thống đáng tin cậy ngay khi chúng xuất hiện, nhằm giải phóng không gian tinh thần. Mặc dù có nguồn gốc từ GTD, thói quen ghi chú rất linh hoạt và có thể tích hợp vào bất kỳ hệ thống năng suất nào.
Tuy nhiên, một thói quen ghi chú tốt không chỉ đơn thuần là viết các ý tưởng và việc cần làm vào sổ tay, ghi chú dán, hay các ứng dụng ngẫu nhiên. Cách tiếp cận đó thường dẫn đến sự hỗn loạn và bỏ sót chi tiết. Thay vào đó, đó là việc chủ động và nhất quán đưa mọi thứ vào một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy, phù hợp với lối sống và quy trình làm việc của bạn.
Điều này đảm bảo mọi thứ được lưu trữ tại một vị trí trung tâm, giúp bạn dễ dàng truy cập, sắp xếp và hành động khi đến lúc. Ứng dụng Reminders của Apple là một công cụ tuyệt vời mà tôi sử dụng như một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy để ghi chú các mục nhanh chóng và cải thiện hệ thống quản lý kiến thức cá nhân của mình.
Tại sao ư? Thứ nhất, nó miễn phí và trực quan, giúp bất kỳ ai có thiết bị Apple đều có thể truy cập dễ dàng. Thứ hai, nó đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị Apple của tôi, vì vậy tôi có thể ghi lại ý tưởng trên iPhone khi đang di chuyển và sắp xếp chúng sau này trên máy Mac. Thứ ba, sự đơn giản của nó cho phép tôi nhanh chóng thêm nhiệm vụ hoặc ghi chú mà không bị sa lầy bởi các tính năng không cần thiết.
Để thực sự khai thác tiềm năng của Reminders trong việc ghi chú nhanh các mục, điều quan trọng là phải thiết lập nó để sử dụng tối ưu. Dưới đây là cách thực hiện.
Thiết Lập Danh Sách Ghi Chú (Inbox) Chuyên Dụng
Các danh sách trong ứng dụng Reminders là một tính năng hiệu quả để tổ chức và phân loại các nhiệm vụ liên quan. Bước đầu tiên để bắt đầu thói quen ghi chú của bạn là tạo một danh sách chuyên dụng có tên Capture hoặc Inbox — hoặc tốt hơn nữa, đổi tên danh sách Reminders mặc định.
Bước này rất quan trọng vì danh sách Reminders mặc định là nơi các nhiệm vụ được tự động thêm vào khi sử dụng Siri hoặc các phương pháp khác. Vì vậy, mặc dù bạn có thể tạo một danh sách tùy chỉnh khác để ghi chú, các nhiệm vụ của bạn sẽ không tự động được thêm vào đó. Đổi tên danh sách Reminders mặc định thành một cái gì đó như Inbox hoặc Capture giúp làm rõ mục đích của nó và dễ dàng tích hợp vào quy trình làm việc của bạn hơn.
Dưới đây là cách đổi tên danh sách Reminders mặc định:
-
Mở ứng dụng Reminders trên máy Mac của bạn.
-
Tìm danh sách Reminders mặc định trong thanh bên dưới mục My Lists.
-
Nhấp chuột phải (hoặc nhấn Control-click) vào danh sách và chọn Rename.
-
Nhập một tên như Inbox hoặc Capture, chọn Color (Màu) và Icon (Biểu tượng), rồi nhấp OK.
Giao diện đổi tên danh sách mặc định thành Inbox hoặc Capture trong ứng dụng Reminders trên macOS
Khi danh sách Capture chuyên dụng của bạn đã được thiết lập, nó sẽ trở thành khu vực tạm thời chứa tất cả các nhiệm vụ và ý tưởng mới đến, chưa được xử lý. Hãy coi nó như một nơi “đổ” kỹ thuật số nơi bạn có thể nhanh chóng giải phóng mọi thứ chợt nghĩ ra mà không cần lo lắng về việc sắp xếp ngay lập tức.
Trong tương lai, bất cứ khi nào bạn sử dụng Siri, tiện ích Reminders (widget), bảng chia sẻ (share sheet) hoặc bất kỳ phương pháp nào khác để thêm nhiệm vụ, chúng sẽ tự động được thêm vào danh sách Inbox hoặc Capture của bạn. Từ đó, bạn có thể xem lại và sắp xếp chúng vào các danh sách phù hợp trong các buổi đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần của mình.
Lên Lịch Đánh Giá Hàng Ngày Hoặc Hàng Tuần Để Xử Lý Các Mục Đã Ghi Lại
Mục đích của việc ghi lại các nhiệm vụ và ý tưởng là để giải phóng chúng khỏi tâm trí bạn và đưa vào một hệ thống đáng tin cậy, giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn có thể quên những mục đã ghi lại và bỏ lỡ thời hạn, thì hệ thống này chỉ hoạt động nếu bạn liên tục quay lại để xem xét và sắp xếp những gì bạn đã ghi.
Đó là lý do tại sao việc lên lịch một quy trình đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần là rất quan trọng để liên tục hoàn thành danh sách việc cần làm của bạn. Việc đánh giá này cho phép bạn xem lại các mục đã ghi, làm rõ mục đích của chúng và sắp xếp chúng vào các danh mục hoặc dự án tương ứng. Nó cũng cho phép bạn đặt thời hạn, ủy quyền nhiệm vụ hoặc loại bỏ những mục không còn liên quan.
Tần suất đánh giá của bạn sẽ phụ thuộc vào quy trình làm việc và khối lượng công việc bạn xử lý. Bạn có thể thích một buổi đánh giá nhanh hàng ngày hoặc chọn một buổi đánh giá hàng tuần toàn diện hơn để lập kế hoạch. Bất kể sở thích của bạn là gì, điều quan trọng là chọn một ngày và thời gian nhất quán cho các buổi đánh giá của mình và tuân thủ nó.
Dưới đây là cách lên lịch đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần trong ứng dụng Reminders:
-
Mở ứng dụng Reminders và truy cập danh sách Inbox (Capture) của bạn.
-
Nhấp vào biểu tượng + (dấu cộng) ở góc trên bên phải để thêm một lời nhắc mới. Nhập tiêu đề, ví dụ: Đánh giá hàng tuần hoặc Đánh giá hàng ngày, tùy theo sở thích của bạn.
-
Nhấp vào biểu tượng info (i) bên cạnh lời nhắc.
-
Đánh dấu vào ô On a Day (Vào một ngày).
-
Tiếp theo, đánh dấu vào ô At a Time (Vào một thời điểm) và chọn thời gian cụ thể bạn muốn hoàn thành buổi đánh giá của mình.
-
Đặt lời nhắc lặp lại để nó tự động xuất hiện trong lịch trình của bạn.
-
Nhấp vào menu thả xuống repeat (lặp lại) và chọn Custom (Tùy chỉnh) ở dưới cùng.
-
Trong menu bật lên tiếp theo, chọn Daily (Hàng ngày) hoặc Weekly (Hàng tuần). Nếu bạn chọn Weekly, hãy chọn ngày trong tuần bạn muốn hoàn thành buổi đánh giá của mình.
-
Nhấp OK.
Thiết lập nhắc nhở tự động cho quy trình đánh giá hàng tuần trong ứng dụng Reminders của Apple
Bằng cách thiết lập lời nhắc đánh giá định kỳ, bạn tạo ra một thói quen có cấu trúc giúp bạn liên tục xử lý và tổ chức các mục đã ghi lại. Điều này cũng cho phép bạn duy trì một hệ thống ghi chú sạch sẽ và có tổ chức, giảm sự lộn xộn trong tâm trí và tiếp cận mỗi ngày hoặc mỗi tuần với sự tự tin.
Cách Ghi Chú Nhanh Các Mục Trong Reminders
Ghi lại nhiệm vụ và ý tưởng cốt yếu là tốc độ – bạn muốn thêm các mục vào Reminders nhanh nhất có thể để tránh quên chúng. Reminders cung cấp một số cách để ghi chú các mục một cách dễ dàng, bao gồm:
1. Sử Dụng Spotlight Để Mở Reminders
Mặc dù Reminders hiện không cung cấp phím tắt toàn hệ thống (như phím tắt “Quick Entry” của OmniFocus) để thêm tác vụ nhanh chóng, Spotlight vẫn là một giải pháp thay thế hợp lý. Mặc dù phương pháp này yêu cầu thêm một vài bước so với phím tắt chuyên dụng, đây vẫn là một cách đáng tin cậy để mở Reminders nhanh chóng và bắt đầu ghi chú tác vụ.
{width=1200 height=752}Để mở Reminders bằng Spotlight, hãy nhấn Command + Space trên máy Mac của bạn, sau đó gõ Reminders và nhấn Enter để mở ứng dụng và thêm tác vụ của bạn.
2. Sử Dụng Siri Để Thêm Tác Vụ Không Cần Dùng Tay
Siri là một trong những cách tôi yêu thích để ghi lại các mục trong Reminders, đặc biệt khi tôi đang bận tay. Đơn giản chỉ cần kích hoạt Siri bằng cách nói, “Hey Siri”, sau đó là tác vụ của bạn. Ví dụ:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi thợ sửa ống nước lúc 9 giờ sáng thứ Sáu.”
- “Hey Siri, nhắc tôi gửi email cho khách hàng vào 10 giờ sáng mai.”
Nếu bạn đã đổi tên danh sách Reminders mặc định của mình thành Capture hoặc Inbox (như đã mô tả ở trên), bất kỳ tác vụ nào được thêm thông qua Siri sẽ tự động đi thẳng vào danh sách này.
3. Thiết Lập Widget Để Truy Cập Nhanh
Thêm các widget tương tác vào màn hình nền máy Mac của bạn tạo ra một lối tắt trực quan giúp các công cụ yêu thích của bạn luôn trong tầm tay. Thêm widget Reminders vào màn hình nền cho phép bạn nhanh chóng xem, đánh dấu hoàn thành và mở ứng dụng.
{width=1200 height=705}Để thêm widget Reminders vào màn hình nền máy Mac, nhấp Control-click vào hình nền máy tính và chọn Edit Widgets (Sửa Widget) để mở trình duyệt widget. Tìm kiếm Reminders, sau đó chọn kích thước widget bạn muốn và kéo nó vào màn hình nền của bạn.
Mặc dù widget Reminders chủ yếu cho phép bạn xem và đánh dấu hoàn thành các tác vụ trực tiếp, bạn cũng có thể nhấp vào widget để nhanh chóng mở ứng dụng Reminders và thêm các mục mới như bình thường.
Một thói quen ghi chú mạnh mẽ là một thủ thuật năng suất có thể giúp bạn lấy lại sự minh mẫn tinh thần và tập trung vào những gì quan trọng nhất. Với những lời khuyên này, bạn có thể dễ dàng sử dụng ứng dụng Reminders để ghi lại và tổ chức các nhiệm vụ trên máy Mac của mình.
